Rechnungen per E-Mail senden
Nach der Erstellung einer Rechnung kannst du sie direkt aus Clockify an deinen Kunden senden.
Die Funktion ist nur für Administratoren und Besitzer eines Arbeitsbereichs mit dem Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan verfügbar.
E-Mail-Vorlagen konfigurieren #
Du kannst die passende E-Mail-Vorlage auswählen, die an deinen Kunden gesendet wird, wenn du ihm eine Rechnung über Clockify sendest.
Für Projekte, die Rechnungsstellung häufig erfordern, können E-Mail-Vorlagen dir dabei helfen, ein einheitliches Format zu behalten und Zeit zu sparen.
Um E-Mail-Vorlagen zu konfigurieren, solltest du:
- Zu Rechnungseinstellungen gehen
- Auf die Registerkarte "E-Mails" klicken
- Im Abschnitt "E-Mail-Parameter" eine Liste mit Parametern finden, die in der E-Mail eingeschlossen werden können
Du kannst nach deinen Präferenzen E-Mail-Parameter, Rechnungs-E-Mail-Vorlage und Erinnerungs-E-Mail-Vorlage einrichten.
Die Vorlage für die Rechnungs-E-Mail ist der tatsächliche Inhalt der E-Mail. Sie kann nach deinen Bedürfnissen geändert werden.
Die Erinnerung-E-Mail ist eine freundliche Erinnerung, dass eine Rechnung überfällig ist.
Um eine Rechnungs-E-Mail zu senden, solltest du:
- Zur Registerkarte "Rechnung" gehen
- Eine Rechnung auswählen
- Auf die Schaltfläche "Rechnung senden" klicken
- Das Kästchen "Ausgabenbericht anfügen" oder "Rechnung im PDF-Format anfügen" optional markieren
Wenn du eine der Optionen markierst, werden alle Ausgaben aus der Rechnung an einen Kunden im PDF-Format gesendet.
Als Ergebnis wird die E-Mail basierend auf den in der Rechnung definierten Parametern an deinen Kunden gesendet.
Um sicherzustellen, dass deine Daten sicher sind, haben wir einen PIN-Code hinzugefügt, mit dem du auf deinen Ausgabenbericht zugreifen kannst. Du erhältst den Code in der Rechnungs-E-Mail. Du solltest sie einfach benutzen, um den Bericht zu öffnen. Der Code läuft sieben Tage nach dem Versand der E-Mail ab.