Crear y gestionar facturas
Crea facturas para clientes según el tiempo registrado y marca las entradas como facturadas, para no facturar dos veces a los clientes.
La facturación es una función adicional que puedes utilizar si actualizas tu espacio de trabajo al plan Estándar, Pro o Empresarial.
La facturación debe estar habilitada en la Configuración del espacio de trabajo.
Crear facturas #
Para crear facturas:
- Ve a la página de Facturas
- Haz clic en Crear factura
- Selecciona un cliente
- Cambia la moneda, número de factura, y fechas de emisión/entrega (si se necesita)
- Haz clic en Crear
- Añade elementos manualmente a la factura o importa tu tiempo rastreado
- Descarga el PDF
También existe la opción de duplicar la factura existente y crear rápidamente una nueva.
- Elige la factura que quieres duplicar
- Haz clic en el menú de tres puntos
- Selecciona la opción de Duplicar del menú desplegable
Esta factura recién creada contiene la misma información que la original. Esta información se puede cambiar y editar según tus necesidades. Cualquier entrada de tiempo importada no transferirá su dependencia.
Factura de, nombre, dirección y logo se toman de tu Configuración del espacio de trabajo, y Facturación a dirección se toma del cliente.
Para editar la dirección del cliente:
- Ve a la página de Clientes
- Selecciona un cliente
- Haz clic en el ícono de edición y edita su dirección
Expande tu lista de contactos en la configuración de la página de Facturas. Una vez que añadas más contactos, aparecerán en Factura de en el menú desplegable en cualquier factura.
Los administradores pueden acceder a la página de Facturas. Puedes permitir que miembros específicos también vean y gestionan en la configuración del espacio de trabajo en la sección Quién puede gestionar facturas.
Editar facturas #
Para editar una factura:
- Haz clic en los tres puntos
- Elige una acción del menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha
- Elige una de las siguientes acciones:
- Ver todas tus facturas
- Filtrar facturas por estado
- Marcar facturas como Enviadas, Pagadas, Anuladas
- Editar, eliminar, cambiar el estado de una factura
- Descargar gastos
Registro de pago #
La opción de Registro de pago guarda el pago de la factura.
Para registrar el pago de la factura:
- Selecciona la opción de Registro de pago
- Aparece la pantalla de Registro de pago
- Fecha: fecha de hoy
- Opcionalmente cambia Fecha, Importe, o añade una Nota
- En el campo de Importe introduce la cantidad de la facturas que quieres marcar como Pagadas
- Haz clic en Guardar
- Importe: importe impago
Como resultado, las facturas se marcan como:
- Pagadas (ingresaste la cantidad total)
- Pagadas parcialmente: (ingresaste la cantidad menor que la cantidad de la factura)
El importe se muestra en la moneda asignada al cliente.
Nota sobre el estado de la factura:
- Si el estado de la factura es Pagadas parcialmente, podrás ver todos los pagos facturados anteriormente
- Si la cantidad del pago registrado es un número negativo o cero, la factura se puede marcar inmediatamente como Pagada
- Si pasa la fecha de vencimiento de la factura enviada, la factura recibe un estado Atrasado
- Si el estado se cambia a Sin enviar, se eliminan todos los pagos procesados previamente
- Para poder editarlas, las facturas pagadas deben marcarse con el estado Sin enviar o Enviadas
Todas las demás facturas deben procesarse a través de la opción Registrar pago.
Las facturas con el siguiente estado no se pueden editar:
- Pagado parcialmente
- Totalmente pagado
- Anulado
Configurar facturas manualmente #
Clockify te permite marcar manualmente las entradas de tiempo y los gastos como facturados/no facturados. De esta manera, tendrás control total sobre el flujo de trabajo de facturación, seguimiento preciso del tiempo y gastos sin errores de facturas duplicadas.
Para marcar manualmente el tiempo como facturado:
- Ve al Informe detallado
- Elige todas las entradas de tiempo que necesitas a través de Edición masiva
- Haz clic en Marcar como facturado (junto a Edición masiva en el encabezado de la tabla)
Las entradas de tiempo facturadas tienen una etiqueta Facturado verde junto a ellas en el Informe detallado.
Al pasar el cursor por encima de la etiqueta Facturado, verás el cliente y el ID de factura bajo el cual se facturó la entrada de tiempo (a menos que se haya marcado manualmente como facturado).
De forma predeterminada, un incremento para el ID de la factura está predefinido de la siguiente manera: factura1, factura2, factura3… etc.
Para marcar el tiempo como no facturado:
- Elige solo entradas de tiempo facturadas
- Haz clic en Marcar como no facturado
Añadir impuestos y descuentos #
También puedes añadir Impuesto y Descuento a cada factura.
Para hacer eso:
- Elige la factura
- Desplázate hasta la parte inferior de la página
- Introduce números en los campos Descuento (%) / Impuesto (%)
- El número de impuesto/descuento se añade a la factura como porcentaje
Descuento: aplicado al subtotal de la factura
Impuesto: aplicado al resultado final
Si estás utilizando el Impuesto 2, puedes elegir cómo se calcula:
- Ve a la página de Facturas
- Haz clic en la Configuración
- Selecciona la pestaña Predeterminados
- Haz clic en Añadir segundo impuesto
- Opciones de Modo de impuestos (aplicadas a todas tus facturas):
- Simple – ambos impuestos se aplican sobre el total (por ejemplo, el subtotal es $100, el 10% de impuesto1 es $10, el 10% de impuesto2 es $10 y el total es $120)
- Compuesto – el segundo impuesto se aplica sobre el monto gravado (por ejemplo, el subtotal es $100, el 10% de impuesto1 es $10, el 10% de impuesto2 es $11 y el total es $121)
Conversión de formato de reloj a decimal #
El monto total entre informes y facturas puede diferir ligeramente.
Las facturas redondean el tiempo con dos decimales, mientras que los informes tienen en cuenta más decimales.
Por ejemplo:
Tienes una entrada de tiempo cuya duración es de 20 minutos, o 0,3333333 h cuando se convierte a formato decimal. Cuando un informe lo multiplica por una tarifa por hora de $100, el resultado en el informe es $33,33. Pero cuando esa entrada se importa a una factura, el tiempo de importación de la factura se redondea a dos decimales (0,33h), que al multiplicarse por $100 equivale a $33,00.
La opción de agrupación también puede dar como resultado montos totales diferentes.
Por ejemplo:
Tienes tres entradas en algún proyecto, cada una de 20 minutos. Si importas el tiempo uno por uno con la opción Agrupar horas: Detallado, la factura generará tres partidas de 0,33 y el monto total será de $99,00 (3 x 0,33h x $100). Pero si eliges la opción Agrupar horas: Proyecto, se resumirán y redondearán usando más decimales (como en los informes), lo que dará como resultado una factura de $100,00.
Para evitar discrepancias debido al redondeo decimal, redondea el tiempo hacia arriba, hacia abajo o al número más cercano 6/12/15/30 minutos (es decir, cualquier número divisible por seis).
Filtrar facturas #
Puedes filtrar facturas por:
- Estado
- Fecha de emisión
- Cliente
- ID
- Factura del contacto
- Importe
Para filtrar facturas:
- Ve a la página de Facturas
- Elige criterios de filtro en la parte superior de la página de Facturas:
- Rango de fechas
- Haz clic en Aplicar filtro
- Cliente
- Estado
- Importe
- Saldo
- ID de factura
Todas las facturas se filtrarán según los criterios seleccionados.
Ordenar por detalles de entrada de tiempo/gasto #
Cuando creas una nueva factura o editas la existente e importas el tiempo y los gastos, puedes optar por mostrarlos de acuerdo con los detalles en la Vista detallada.
Para hacer eso:
- Elige la factura en la página de Facturas
- Haz clic en Importar tiempo y gastos al final de la página
- Selecciona Detallado en el menú desplegable de Mostrar tiempo
En la etiqueta de Mostrar en factura elige la etiqueta marcando la casilla y reorganízalas arrastrando y soltando. La casilla de verificación que eligiste aparecerá en la descripción del elemento.
Lo mismo vale para Detalles de gasto y Detalles de entrada de tiempo.
Configuración de facturas #
Puedes recibir facturas en otro idioma o nombrar las cosas de manera diferente (por ejemplo, cambiar la etiqueta de Impuesto a IVA):
- Ve a la página de Facturas
- Haz clic en el ícono de engranaje (settings) (configuración) al lado del botón Crear factura
- En la pestaña de Predeterminados, edita el contenido que quieres que se muestre en cada etiqueta
Después de los cambios que hayas realizado, cada PDF que generes mostrará las nuevas etiquetas.
Cuando creas una nueva factura, puedes heredar algún asunto, nota, fecha de emisión e impuesto predefinidos.
Para establecer valores predeterminados:
- Ve a la página de Facturas
- Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) en las páginas de Facturas
- Realiza los cambios necesarios en la pestaña Predeterminados
Puedes ocultar las columnas Cantidad y Precio unitario de las facturas PDF en la pestaña Apariencia en Configuración de factura. Allí también puedes configurar si quieres que el texto se muestre de derecha a izquierda.
Configuración de traducciones #
Con las traducciones, puedes personalizar las etiquetas de tus facturas, desde tipos de elementos hasta montos totales adeudados.
Las traducciones aparecerán en el PDF y en las versiones impresas de todas tus facturas.
- Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) al lado del botón Crear factura en la página de Facturas
- Selecciona la pestaña de Traducciones
- Ubica el campo etiquetado como Tipo de elemento e introduce tu traducción
- Repite el paso 3 para cada campo relevante
- Guarda tus traducciones
Si eliminas un valor en el campo de etiqueta, esa etiqueta no aparecerá en la versión PDF de la factura.