Despesas
Para usar as Despesas, primeiro você precisa habilitar essa ferramenta nas Configurações do espaço de trabalho.
Registre as despesas relacionadas ao projeto via web ou aplicativo móvel e inclua-as nas faturas.
Você também pode usar despesas para registrar custos fixos (por exemplo, taxas diárias, honorários, pagamento de horas extras, reembolsos, salários, etc.) e despesas baseadas em unidades (por exemplo, horas, quilometragem, dias, materiais, etc.)
Despesas é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.
Adicionando despesas #
Para usar Despesas, primeiro acesse as configurações do espaço de trabalho e ative Ativar rastreamento de despesas na seção Despesas
- Clique no ícone de Despesas na barra lateral
- Clique em Adicionar despesa
- Escolha a data, o projeto e a categoria
- Digite o valor (ou unidade)
- Digite uma observação com mais informações (opcional)
- Baixe o recibo (opcional)
- Clique em Salvar
Para despesas que possuem unidade, os usuários inserem a unidade (por exemplo, quilometragem) e o valor total é calculado automaticamente com base no valor da categoria por unidade.
Observe que:
- cada despesa herda o status faturável de seu projeto, que você pode alterar por despesa
- cada despesa herda a moeda atribuída ao cliente
- você pode editar despesas existentes ou excluí-las clicando nos três pontos ao lado da despesa
- você pode visualizar os recibos de despesas clicando no ícone do anexo
Formatos de arquivo aceitos para anexo: .png, .gif, .pdf, .jpg e .jpeg. Tamanho máximo do arquivo: 5 MB.
Registrar despesas usando o aplicativo móvel #
Você também pode registrar despesas por meio do aplicativo móvel Clockify (iOS ou Android).
Quem pode ver e adicionar despesas #
- Cada usuário pode ver e adicionar suas próprias despesas.
- Os Gerentes de Equipe podem ver e adicionar despesas para os integrantes de sua equipe.
- Os Administradores podem ver e adicionar despesas para todos.
Se você bloquear as planilhas de horas após uma determinada data, também afetará as despesas, sendo que os usuários regulares não poderão editar ou adicionar novas despesas para datas bloqueadas.
Se você for Administrador ou Gerente de Equipe, poderá ver as despesas de outros funcionários clicando no seletor Integrantes da Equipe no canto superior direito e editá-los (se permitido).
Categorias de despesas #
Os administradores podem criar novas categorias de despesas:
- Clique no ícone de Despesas na barra lateral
- Clique no ícone de Configurações
- Clique em Adicionar categoria
- Digite o nome da categoria
- Clique no ícone de Esta despesa tem um preço unitário se desejar que os usuários insiram a unidade em vez da soma total (por exemplo, milhas), nomeie a unidade e insira o preço por unidade
- Clique em Criar
Você pode atualizar, arquivar, restaurar e excluir uma categoria clicando nos três pontos.
Quando uma categoria é arquivada, os usuários não poderão criar novas despesas para ela, mas todas as despesas existentes permanecerão.
Para excluir uma categoria, primeiro você precisa arquivá-la e, em seguida, excluí-la. Quando uma categoria é excluída, todas as despesas dela serão desclassificadas.
Status do projeto #
Se o seu projeto tiver um orçamento, você pode habilitar O orçamento inclui despesas faturáveis nas Configurações.
Uma vez ativado, o orçamento do projeto incluirá o tempo faturável e as despesas faturáveis como parte de sua barra de progresso (e alertas).
Relatório de despesas #
Para ver todas as despesas monitoradas, abra o Relatório de despesas na barra lateral ou em qualquer Relatório e clique em Relatório de tempo e selecione Relatório de despesas.
Você pode obter o relatório para qualquer período de datas necessário, escolhendo o intervalo no canto superior direito e escolhendo um intervalo de tempo predefinido ou selecionando um intervalo personalizado.
Você pode filtrar o relatório pelos seguintes critérios: faturável (faturável, não faturável ),(aprovado, não aprovado) e aprovação (aprovado, não aprovado) e faturamento (faturado).
Você pode classificar as despesas clicando no cabeçalho da coluna na tabela.
As despesas faturadas são marcadas como faturadas. Passe o mouse sobre a etiqueta faturada para ver qual fatura os retirou.
Você pode marcar manualmente as despesas como faturadas selecionando-as por meio da edição em massa e escolhendo Marcar como faturado. Para marcar como não faturado, selecione apenas as despesas faturadas.
Você pode exportar todas as despesas em PDF, CSV e Excel clicando em Exportar.
Depois de fazer o rebaixamento da sua assinatura Enterprise ou PRO para um plano inferior, as despesas criadas anteriormente não ficarão visíveis e não poderão mais ser exportadas.
Para editar ou excluir uma despesa, clique nos três pontos ao lado da despesa.
- Administradores podem ver e editar todas as despesas
- Gerentes podem ver todas as despesas dos funcionários ou projetos de suas equipes e editá-las, se habilitadas. Quem pode editar o tempo e as despesas para outras pessoas nas Configurações do Espaço de Trabalho
- Os usuários regulares podem ver e editar apenas suas próprias despesas (a menos que estejam bloqueadas)
Você também pode personalizar uma exportação em PDF, Excel ou CSV do relatório de despesas na página Relatório de despesas detalhado.
- Vá para Relatórios
- Clique em Exportar
- Escolha Personalizar
- Escolha quais informações você gostaria de obter
- Salvar
Cada relatório exportado em PDF, Excel ou CSV incluirá os dados selecionados.
Essa ferramenta está disponível nos planos de assinatura Pro e Enterprise.
Aprovar despesas #
As despesas adicionadas aparecem na página Despesas.
Para que as despesas sejam aprovadas, um administrador ou gerente de equipe precisa realizar esta ação na página Aprovações. Antes da aprovação, as despesas precisam ser enviadas primeiro.
Para enviar despesas para aprovação:
- Clique no botão Enviar acima do rótulo Despesas que você criou
- A tela de confirmação de Enviar para aprovação aparece com o prazo especificado e as despesas
- Clique em ENVIAR
A identificação de Aprovação pendente será exibida acima da Despesa enviada que ainda não foi aprovada.
Se você passar o mouse sobre a tag Aprovação pendente, verá o nome do usuário que enviou as Despesas. Ao clicar no X, você pode retirar a aprovação. Se você fizer isso, um administrador não poderá aprovar tempo e despesas, a menos que você envie novamente.
Administradores podem editar aprovações de despesas pendentes. Os gerentes de equipe também podem executar essa ação para os integrantes de sua equipe.
As despesas também podem ser enviadas para aprovação no Planilha de horas e no Rastreador de tempo.
Faturamento de despesas #
- Abra uma fatura
- Clique em Importar tempo e despesas
- Selecione data e projetos
- Ative Incluir despesas faturáveis
- Escolha como deseja que as despesas sejam exibidas (exiba cada despesa como um novo item de linha ou agrupe-as por projeto, usuário ou categoria)
- Clique em importar
Somente as despesas faturáveis não faturadas são importadas para a fatura.
Se uma despesa tiver unidade, a coluna da unidade receberá a unidade da despesa e a coluna do preço, o preço da categoria. As despesas que não são calculadas em unidade serão exibidas como uma unidade.
O tempo importado será exibido como tipo de item de Serviço e as despesas como Produto. Você pode personalizar os nomes do tipo de item nas configurações da fatura, bem como ocultar a coluna do tipo de item no documento PDF.
Cada despesa importada será marcada como faturada para que você não cobre acidentalmente a mesma despesa duas vezes. Se você remover um item de linha que contém despesas importadas (ou excluir toda a fatura), essas despesas serão marcadas como não faturadas.
Você sempre pode marcar uma despesa como faturada ou não faturada manualmente no Relatório Detalhado de Despesas, selecionando-as com a edição em massa.
