Criar e gerenciar faturas

Crie faturas para clientes com base no tempo rastreado e marque as entradas como faturadas, para não cobrar em dobro dos clientes.

O faturamento é uma ferramenta extra, que você pode usar ao atualizar seu espaço de trabalho para o plano Standard, Pro ou Enterprise.

O faturamento precisa estar habilitado nas configurações do espaço de trabalho.

Criando faturas #

Para criar faturas: 

1. Acesse a página Faturas 
2. Clique em Criar fatura
3. Escolha o cliente
4. Altere a moeda, o número da fatura e as datas de emissão/vencimento (se necessário)
5. Clique em Criar
6. Adicione itens à fatura manualmente ou importe seu tempo rastreado
7. Baixar PDF

Também existe a opção de duplicar a fatura existente e criar uma nova rapidamente. 

1. Escolha a fatura que você deseja duplicar
2. Clique no menu de três pontos
3. Escolha a opção Duplicar no menu suspenso

A fatura recém-criada contém as mesmas informações da original. Essas informações podem ser alteradas e editadas de acordo com sua necessidade. Quaisquer entradas de tempo importadas não terão sua dependência transferida.

Faturamento, nome, endereço e logotipo são obtidos nas configurações do espaço de trabalho e o Endereço de cobrança é obtido do cliente.

 Para editar o endereço do cliente: 

1. Vá para a página Clientes 
2. Escolha o cliente
3. Clique no ícone de edição e edite o endereço

Expanda sua lista de contatos nas configurações da página Faturas. Depois de adicionar mais contatos, eles aparecerão na conta no menu suspenso de qualquer fatura. 

Os administradores podem acessar a página Faturas. Você pode permitir que membros específicos também vejam e gerenciem as configurações do espaço de trabalho na seção Quem pode gerenciar faturas.

Editando faturas #

Para editar uma fatura: 

1. Clique nos três pontos 
2. Escolha uma ação no menu suspenso Ações no canto superior direito
3. Escolha uma das seguintes ações:
   • Ver todas as suas faturas
   • Filtrar por status
   • Marcar faturas como Enviadas, Pagas, Anuladas
   • Modificar, excluir, alterar o status de uma fatura
   • Baixar despesas

Registrando pagamento #

A opção Registrar pagamento salva o pagamento da fatura.

Para registrar o pagamento da fatura:

• Escolha a opção Registrar pagamento
• A tela Registrar pagamento é exibida
  • Data: data de hoje 
  • Opcionalmente, altere Data, Valor ou adicione uma observação
• No campo Valor insira o valor da fatura que você deseja marcar como Pago
• Clique em Salvar
• Valor: valor não pago

Como resultado, a fatura é marcada como: 

• Pago (você inseriu o valor total)
• Pago parcialmente: (você inseriu um valor menor que o valor da fatura)

O valor é exibido na moeda atribuída ao cliente.

Observação sobre o status da fatura:

• Se o status da fatura for Parcialmente pago, você poderá ver todos os pagamentos faturados anteriormente 
• Se o valor do pagamento registrado for um número negativo ou zero, a fatura poderá ser imediatamente marcada como Paga 
• Se a data de vencimento da fatura enviada passar, a fatura receberá o status Atrasado 
• Se o status for alterado para Não enviadas, todos os pagamentos processados anteriormente serão excluídos
• Para serem editadas, as faturas pagas precisam ser marcadas como Não enviadas ou Enviadas

Todas as outras faturas precisam ser processadas através da opção Registrar pagamento.

As faturas com o seguinte status não podem ser editadas:

• Parcialmente pago
• Totalmente pago
• Cancelado   

Configurar faturas manualmente #

Clockify permite marcar manualmente entradas de horas e despesas como faturadas/não faturadas. Dessa forma, você tem controle total sobre o fluxo de faturamento de trabalho, controle preciso de tempo e despesas sem erros de faturas duplicadas.

Para marcar manualmente a hora como faturada:

1. Acesse o Relatório detalhado
2. Escolha todas as entradas de tempo necessárias através da edição em massa 
3. Clique em Marcar como faturado (ao lado de Edição em massa no cabeçalho da tabela)

As entradas de tempo faturado têm uma etiqueta Faturado verde próxima a elas no Relatório detalhado.

Ao passar o mouse sobre a etiqueta Faturado, você verá o cliente e o ID da fatura sob a qual a entrada de tempo foi faturada (a menos que tenha sido marcada manualmente como faturada).

Por padrão, um incremento para o ID da fatura é pré definido da seguinte maneira: fatura1, fatura2, fatura3,… etc.

Para marcar o tempo como não faturado:

1. Escolha apenas entradas de tempo faturadas 
2. Clique em Marcar como não faturado

Adicionar taxa e desconto #

Você também pode adicionar Taxas e Desconto a cada fatura. 

Para fazer isso:

1. Escolha a fatura
2. Role até a parte inferior da página
3. Insira números nos campos Desconto (%) / Taxa (%)
4. O número de taxa/desconto é adicionado à fatura como porcentagem 

Desconto: aplicado ao subtotal da fatura

Taxa: aplicado ao resultado final

Se você estiver usando o Taxa 2, poderá escolher como ele será calculado:

1. Acesse a página Fatura
2. Clique em Configurações 
3. Escolha a guia Padrões
4. Clique em Adicionar segundo imposto 
5. Opções de Modo de tributação (aplicadas a todas as suas faturas):
   • Simples – ambos os impostos são aplicados sobre o total (por exemplo, o subtotal é $100, 10% de imposto1 é $10, 10% de imposto2 é $10 e o total é $120)
   • Composto – o segundo imposto é aplicado sobre o valor tributado (por exemplo, o subtotal é $ 100, 10% de imposto 1 é $ 10, 10% de imposto 2 é $ 11 e o total é $ 121)

Conversão do formato relógio para decimal #

O valor total entre relatórios e faturas pode ser ligeiramente diferente.

O tempo de arredondamento das faturas é de duas casas decimais, enquanto os relatórios levam em consideração mais casas decimais. 

Por exemplo:
Você tem uma entrada de tempo cuja duração é de 20 minutos ou 0,3333333h quando convertida para o formato decimal. Quando um relatório o multiplica pelo valor de US$ 100 por hora, o resultado no relatório é US$ 33,33. Mas quando essa entrada é importada para uma fatura, a fatura importa o tempo arredondado para duas casas decimais (0,33h), que quando multiplicado por US$ 100 equivale a US$ 33,00.

A opção de agrupamento também pode resultar em valores totais diferentes.

Por exemplo:
Você tem três inscrições em algum projeto, cada uma com 20 minutos. Se você importar o tempo um por um com a opção Horas de grupo: Detalhado, a fatura terá três itens de linha de 0,33 e o valor total será de US$ 99,00 (3 x 0,33h x US$ 100). Mas se você escolher a opção Horas em grupo: Projeto, elas serão somadas e arredondadas com mais casas decimais (como nos relatórios), resultando em uma fatura de US$ 100,00.

Para evitar discrepâncias devido ao arredondamento decimal, arredonde o tempo para cima, para baixo ou para o número mais próximo 6/12/15/30 minutos (ou seja, qualquer número divisível por seis).

Filtrar faturas #

Você pode filtrar faturas por: 

• Status
• Data de emissão
• Cliente
• ID
• Cobrar do contato
• Quantia 

Para filtrar faturas:

1. Acesse a página Faturas
2. Escolha os critérios de filtro na parte superior da página Faturas:
   • Período
   • Clique em Aplicar filtro
   • Cliente
   • Status
   • Quantia
   • Saldo
   • ID da fatura 

Todas as faturas serão filtradas de acordo com os critérios selecionados.

Classificar por entrada de tempo / detalhes de despesas #

Ao criar uma nova fatura ou editar a existente e importar horas e despesas, você pode optar por exibi-las de acordo com os detalhes na Visualização detalhada. 

Para fazer isso:

1. Escolha a fatura na página Faturas
2. Clique em Importar tempo e despesas na parte inferior da página
3. Escolha Detalhado no menu suspenso Tempo de exibição 

No rótulo Mostrar na fatura escolha a etiqueta marcando a caixa e reorganize-as arrastando e soltando. A caixa de seleção que você escolheu aparecerá na descrição do item.

O mesmo comportamento é aplicado para Detalhes de despesas e Detalhes de entrada de tempo.

Configurações de fatura #

Você pode obter faturas em outro idioma ou dar nomes diferentes (por exemplo, alterar o rótulo de Taxas para IVA):

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (configurações) ao lado do botão Criar fatura
3. Na guia Padrões, edite o conteúdo que você gostaria que fosse exibido em cada rótulo

Após as alterações feitas, cada PDF gerado exibirá os novos rótulos.
Ao criar uma nova fatura, ela pode herdar algum assunto, observação, data de emissão e taxas predefinidas.

Para definir padrões: 

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) nas páginas Faturas 
3. Faça as alterações necessárias na guia Padrões

Você pode ocultar as colunas Quantidade e Preço unitário das faturas em PDF na guia Aparência em Configurações da fatura. Lá você também pode definir se deseja que o texto seja exibido da direita para a esquerda.

Configuração de traduções #

Com as traduções, você pode personalizar rótulos em suas faturas, desde tipos de itens até valores totais devidos. 

As traduções aparecerão no PDF e nas versões impressas de todas as suas faturas.

1. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) ao lado do botão Criar fatura na página Faturas
2. Escolha a guia Traduções
3. Localize o campo denominado Tipo de item e insira sua tradução
4. Repita a etapa 3 para cada campo relevante
5. Salve suas traduções

Se você excluir um valor no campo do rótulo, esse rótulo não aparecerá na versão PDF da fatura.