Rastrear despesas

Para usar as Despesas, primeiro você precisa habilitar essa ferramenta nas Configurações do espaço de trabalho.

Record project and task-related expenses via web or mobile app, and include them in invoices.

You can also use expenses to record fixed fees (e.g. day rates, retainers, overtime pay, reimbursements, salaries, etc.), and expenses that are unit-based (e.g. hours, mileage, days, materials, etc.).

Despesas é uma ferramenta paga que você pode ativar atualizando o seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise .

Adicionando despesas #

Para usar Despesas, primeiro acesse as configurações do espaço de trabalho e ative Ativar rastreamento de despesas na seção Despesas

1. Clique em Despesas na barra lateral
2. Clique em Adicionar despesa
3. Choose date, project/task (optional), and category
4. Digite o valor (ou unidade)
5. Digite uma observação com mais informações (opcional)
6. Baixe o recibo (opcional)
7. Clique em Salvar

Para despesas que possuem unidade, os usuários inserem a unidade (por exemplo, quilometragem) e o valor total é calculado automaticamente com base no valor da categoria por unidade.

Observe que:

• Each expense inherits billable status from its project/task, which you can change on per expense basis
• Each expense inherits currency assigned to client
• You can edit existing expenses or delete them by clicking on the three dots next to the expense
• You can view expense’s receipts by clicking on the attachment icon

Formatos de arquivo aceitos para anexo: .png, .gif, .pdf, .jpg e .jpeg. Tamanho máximo do arquivo: 5 MB.

Registrar despesas usando o aplicativo móvel #

Você também pode registrar despesas por meio do aplicativo móvel Clockify (iOS ou Android).

Quem pode ver e adicionar despesas #

• Cada usuário pode ver e adicionar suas próprias despesas (a menos que sejam bloqueado)
• Os gerentes de equipe podem ver e adicionar despesas para os integrantes de sua equipe
• Os gerentes de projeto podem ver as despesas dos integrantes que trabalham nos projetos que gerenciam
• Admins can see and add expenses for everyone

Se você bloquear as planilhas de horas após uma determinada data, também afetará as despesas, sendo que os usuários regulares não poderão editar ou adicionar novas despesas para datas bloqueadas.

Se você é administrador, equipe ou gerente de projeto, pode ver as despesas de outras pessoas clicando no botão Colega de equipe selecionador no canto superior direito e edite-os,*se permitido.
*Os gerentes de projeto não podem editar nenhuma despesa

Categorias de despesas #

Os administradores podem criar novas categorias de despesas:

1. Clique em Despesas na barra lateral
2. Clique no ícone de Configurações
3. Clique em Adicionar categoria
4. Digite o nome da categoria
5. Clique em Esta despesa tem um preço unitário se desejar que os usuários insiram a unidade em vez da soma total (por exemplo, milhas), nomeie a unidade e insira o preço por unidade
6. Clique em Criar

Você pode atualizar, arquivar, restaurar e excluir uma categoria clicando nos três pontos.

Quando uma categoria é arquivada, os usuários não poderão criar novas despesas para ela, mas todas as despesas existentes permanecerão.

Para excluir uma categoria, primeiro você precisa arquivá-la e, em seguida, excluí-la. Quando uma categoria é excluída, todas as despesas dela serão desclassificadas.

Orçamento do projeto #

If your project/task has a budget, you can enable Budget includes billable expenses in the Settings.

Para fazer isso:

1. Navegue até a página Projetos.
2. Choose the project and click on project’s Settings tab
   
3. Role para baixo até Project estimate .
4. Escolha Orçamento do projeto from the dropdown as a way of tracking project progress 
5. You can choose it to be Manual or Task-based
6. Finally, toggle the switch to enable Including billable expenses into the budget 
   

Once enabled, project/task budget will include both billable time and billable expenses as part of their progress bar (and alerts).

Relatório de despesas #

Use expense report to see, edit, filter out and export tracked expenses. This is a paid feature available on Pro and Enterprise subscription plans.

For more information, check out the Expense report article.

Aprovar despesas #

As despesas adicionadas aparecem na página Despesas.

Para que as despesas sejam aprovadas, um administrador ou gerente de equipe/projeto precisa realizar esta ação no Página de aprovações . Antes da aprovação, as despesas precisam ser enviadas primeiro.

Envio de despesas para aprovação #

As despesas adicionadas aparecem na página Despesas. Agora, as despesas precisam ser submetidas para aprovação e posteriormente aprovadas pelo Proprietário/Administrador/Equipe/Gerente de Projeto.

Para obter mais informações, veja como Enviar despesas para aprovação.

Faturamento de despesas #

1. Abra uma fatura
2. Clique em Importar tempo e despesas
3. Selecione data e projetos
4. Ative Incluir despesas faturáveis
5. Escolha como deseja que as despesas sejam exibidas (exiba cada despesa como um novo item de linha ou agrupe-as por projeto, usuário ou categoria)
6. Clique em importar

Somente as despesas faturáveis ​​não faturadas são importadas para a fatura.

Se uma despesa tiver unidade, a coluna da unidade receberá a unidade da despesa e a coluna do preço, o preço da categoria. As despesas que não são calculadas em unidade serão exibidas como uma unidade.

O tempo importado será exibido como tipo de item de Serviço e as despesas como Produto. Você pode personalizar os nomes do tipo de item nas configurações da fatura, bem como ocultar a coluna do tipo de item no documento PDF.

Cada despesa importada será marcada como faturada para que você não cobre acidentalmente a mesma despesa duas vezes. Se você remover um item de linha que contém despesas importadas (ou excluir toda a fatura), essas despesas serão marcadas como não faturadas.

Você sempre pode marcar uma despesa como faturada ou não faturada manualmente no Relatório Detalhado de Despesas, selecionando-as com a edição em massa.