Criar e gerenciar faturas

Crie faturas para clientes com base no tempo rastreado e marque as entradas como faturadas, para não cobrar em dobro dos clientes.

A fatura é uma ferramenta paga, que você pode usar se atualizar seu espaço de trabalho para o plano Standard, Pro ou Enterprise.

O faturamento precisa estar habilitado nas configurações do espaço de trabalho.

Criar faturas #

Para criar faturas: 

1. Acesse a página Faturas 
2. Clique em Criar fatura
3. Escolha o cliente
4. Altere a moeda, o número da fatura e as datas de emissão/vencimento (se necessário)
5. Clique em Criar

After you’ve done that, you can also make some additional changes like:

• Manually add items to the invoice
• Import your tracked time and expenses
• Download the invoice

There are also some actions you can do such as to duplicate the existing invoice and quickly create a new one. 

1. Escolha a fatura que você deseja duplicar
2. Clique no menu de três pontos
3. Escolha a opção Duplicar no menu suspenso

A fatura recém-criada contém as mesmas informações da original. Essas informações podem ser alteradas e editadas de acordo com sua necessidade. Quaisquer entradas de tempo importadas não terão sua dependência transferida.

Faturamento, nome, endereço e logotipo são obtidos nas configurações do espaço de trabalho e o Endereço de cobrança é obtido do cliente.

 Para editar o endereço do cliente: 

1. Vá para a página Clientes 
2. Escolha o cliente
3. Clique no ícone de edição e edite o endereço

Expanda sua lista de contatos nas configurações da página Faturas. Depois de adicionar mais contatos, eles aparecerão na conta no menu suspenso de qualquer fatura. 

Os administradores podem acessar a página Faturas. Você pode permitir que membros específicos também vejam e gerenciem as configurações do espaço de trabalho na seção Quem pode gerenciar faturas.

Edit invoice #

Para editar uma fatura: 

1. Go to the invoice you’d like to edit
2. Escolha uma ação no menu suspenso Ações no canto superior direito
3. Escolha uma das seguintes ações:
   • Ver todas as suas faturas
   • Filtrar por status
   • Marcar faturas como Enviadas, Pagas, Anuladas
   • Modificar, excluir, alterar o status de uma fatura
   • Baixar despesas

Registrando pagamento #

A opção de registro de pagamento salva o pagamento da fatura.

Para registrar o pagamento da fatura:

1. Escolha a opção Registrar pagamento
2. A tela Registrar pagamento aparece
   • Data: Insira a data de hoje 
   • Valor: Insira o valor da fatura não paga que você gostaria de marcar como Pago
   • Opcionalmente, altere Data, Valor ou adicione uma Nota

Clique em Salvar para concluir a ação.

Como resultado, a fatura é marcada como: 

• Pago (você inseriu o valor total)
• Pago parcialmente: (você inseriu um valor menor que o valor da fatura)

O valor é exibido na moeda atribuída ao cliente.

Janela de pagamentos #

Quando uma fatura é marcada como Paga, você verá a opção Pagamentos no menu de três pontos. Isso abrirá uma lista de todos os pagamentos registrados para essa fatura.

A janela Pagamentos inclui os seguintes detalhes:

• Data: A data do pagamento
• Author:A pessoa que fez o pagamento
• Quantia: O valor total pago
• Observação: Um campo opcional onde você pode adicionar uma nota

Status da fatura #

• Fatura com status Parcialmente paga, Totalmente paga e Anulada não pode ser editada; Para serem editadas, as faturas pagas precisam ser marcadas como Não enviadas ou Enviadas
• Se o status da fatura for Parcialmente pago, você poderá ver todos os pagamentos faturados anteriormente 
• Se o valor do pagamento registrado for um número negativo ou zero, a fatura poderá ser imediatamente marcada como Paga 
• Se a data de vencimento da fatura enviada passar, a fatura receberá o status Atrasado 
• Se o status for alterado para Não enviadas, todos os pagamentos processados anteriormente serão excluídos

Todas as outras faturas precisam ser processadas através da opção Registrar pagamento.

Configurar faturas manualmente #

Clockify permite marcar manualmente entradas de horas e despesas como faturadas/não faturadas. Dessa forma, você tem controle total sobre o fluxo de faturamento de trabalho, controle preciso de tempo e despesas sem erros de faturas duplicadas.

Para marcar manualmente a hora como faturada:

1. Acesse o Relatório detalhado
2. Escolha todas as entradas de tempo necessárias através da edição em massa 
3. Clique em Marcar como faturado (ao lado de Edição em massa no cabeçalho da tabela)

As entradas de tempo faturado têm uma etiqueta Faturado verde próxima a elas no Relatório detalhado.

Ao passar o mouse sobre a etiqueta Faturado, você verá o cliente e o ID da fatura sob a qual a entrada de tempo foi faturada (a menos que tenha sido marcada manualmente como faturada).

Por padrão, cada nova faturaID recebe automaticamente um número exclusivo em sequência, como fatura1, fatura2, fatura3 e assim por diante, graças ao recurso de incremento automático.

Para marcar o tempo como não faturado:

1. Escolha apenas entradas de tempo faturadas 
2. Clique em Marcar como não faturado

Conversão do formato relógio para decimal #

O valor total entre relatórios e faturas pode ser ligeiramente diferente.

O tempo de arredondamento das faturas é de duas casas decimais, enquanto os relatórios levam em consideração mais casas decimais. 

Por exemplo:
Você tem uma entrada de tempo cuja duração é de 20 minutos ou 0,3333333h quando convertida para o formato decimal. Quando um relatório o multiplica pelo valor de US$ 100 por hora, o resultado no relatório é US$ 33,33. Mas quando essa entrada é importada para uma fatura, a fatura importa o tempo arredondado para duas casas decimais (0,33h), que quando multiplicado por US$ 100 equivale a US$ 33,00.

A opção de agrupamento também pode resultar em valores totais diferentes.

Por exemplo:
Você tem três inscrições em algum projeto, cada uma com 20 minutos. Se você importar o tempo um por um com a opção Horas de grupo: Detalhado, a fatura terá três itens de linha de 0,33 e o valor total será de US$ 99,00 (3 x 0,33h x US$ 100). Mas se você escolher a opção Horas em grupo: Projeto, elas serão somadas e arredondadas com mais casas decimais (como nos relatórios), resultando em uma fatura de US$ 100,00.

Para evitar discrepâncias devido ao arredondamento decimal, arredonde o tempo para cima, para baixo ou para o número mais próximo 6/12/15/30 minutos (ou seja, qualquer número divisível por seis).

Taxes #

Taxas fields in an invoice form shows the amount of tax added to the total price of a product or a service. Tax can either be a general amount added to the total, or broken down by the item, depending on the tax system used. Clockify uses item-based tax system.

Item-based taxes #

Item-based taxes are used to apply taxes individually to each item on an invoice. This way you can have a better control over your taxes, making sure that taxes are applied only to relevant items.  

This feature is available to users on Standard and higher subscription plans and on Teste gratuito. 

In order to use it, the Invoicing feature needs to be enabled in the Configurações do espaço de trabalho: 

1. Navigate to the workspace name at the top left corner of the page
2. Open the three-dot menu and choose Configurações do espaço de trabalho
3. Navegue até a página Faturamento section in the Geral settings and toggle the switch to enable it

User permissions for this feature depend on the settings in the Permissions tab, in the Workspace settings. 

How item-based taxes work #

 When you create a new invoice, you will see two columns after the AMOUNT column:

• TAX (if only one tax is enabled)
• TAX 2 (if a second tax is enabled in the settings)

Each item on the invoice has checkboxes next to the TAX e TAX 2 columns. By default, these checkboxes are checked (blue with a white tick), indicating that the taxes are applied. Unchecking them means that taxes will not be applied to that particular item.

Taxes are calculated in the following way:

• TAX: This is calculated based on the percentage defined in the Invoice Settings
• TAX 2: If enabled, this is also calculated as a percentage of the item amount

Additionally to that, taxation mode can be:

• Simples: Both taxes are applied to the total amount of the item
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Imposto 2 at 10%, the calculated taxes will be $10 for each, making the total $120.
• Compound: The second tax is applied on the taxed amount, not the item amount.
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Imposto 2 at 10%, Tax 1 is $10, and Imposto 2 is calculated on the taxed amount, resulting in $11 for Imposto 2, making the total $121.

O checkboxes para TAX e TAX 2 are remembered for each item on the invoice, meaning that the selected state is retained until the invoice is manually edited or changes are made to the tax settings. If you change the tax percentage during invoice creation, the totals will update automatically to reflect the new tax rates.
If you switch from Simples ao Compound or vice versa, all Unsent invoices will automatically update to match the new taxation settings.

Por exemplo:

• Simple to Compound mode: The Apply tax checkbox will appear next to each item
• Compound to simple mode: The Tax 1 e Imposto 2 checkboxes will reappear

Old invoices are not affected by the new taxation mode and will continue to display the original tax calculation, including the previous formulas. 

Filtrar faturas #

Você pode filtrar faturas por: 

• Status
• Data de emissão
• Cliente
• ID
• Cobrar do contato
• Quantia 

Para filtrar faturas:

1. Acesse a página Faturas
2. Escolha os critérios de filtro na parte superior da página Faturas:
   • Intervalo de datas
   • Clique em Aplicar filtro
   • Cliente
   • Status
   • Valor
   • Saldo
   • ID da fatura 

Todas as faturas serão filtradas de acordo com os critérios selecionados.

Classificar por entrada de tempo ou detalhes de despesas #

Ao criar uma nova fatura ou editar a existente e importar horas e despesas, você pode optar por exibi-las de acordo com os detalhes na Visualização detalhada. 

Para fazer isso:

1. Escolha a fatura na página Faturas
2. Clique em Importar tempo e despesas na parte inferior da página
3. Escolha Detalhado no menu suspenso Tempo de exibição 

No rótulo Mostrar na fatura escolha a etiqueta marcando a caixa e reorganize-as arrastando e soltando. A caixa de seleção que você escolheu aparecerá na descrição do item.

O mesmo comportamento é aplicado para Detalhes de despesas e Detalhes de entrada de tempo.

Additional invoice settings #

Você pode obter faturas em outro idioma ou dar nomes diferentes (por exemplo, alterar o rótulo de Taxas para IVA):

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (configurações) ao lado do botão Criar fatura
3. Na guia Padrões, edite o conteúdo que você gostaria que fosse exibido em cada rótulo

Após as alterações feitas, cada PDF gerado exibirá os novos rótulos.
Ao criar uma nova fatura, ela pode herdar algum assunto, observação, data de emissão e taxas predefinidas.

Para definir padrões: 

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) nas páginas Faturas 
3. Faça as alterações necessárias na guia Padrões

Customize invoices exported in PDF from the Appearance tab in the Invoice Settings. Here, you have the option to hide Quantity and Unit Price columns, as well as toggle text direction from left-to-right or right-to-left.
Enable detailed invoicing by including TAX and TAX2 columns in your PDF exports simply by checking the provided boxes.

Existing invoices #

When the user clicks on the Invoices tab and enters any of the invoices, after the Quantia column, there should be two columns. TAX and TAX 2 depending on whether you applied one or two taxes on your invoices. 

Paid and partially paid invoices cannot be edited and the checkboxes are disabled, as well. 

Download invoices in PDF #

You can choose which columns should be visible in the downloaded PDF file. You can customize the PDF in the Configurações de fatura > Appearance tab and choose if you’d like to include TAX and TAX 2. 

Depending on which items you checked, those columns will be displayed in the PDF file. 

TAX and TAX 2 are system names which can be changed for the download file in the Invoices, Translation tab, where TAX and TAX 2 are input fields.

Configurar traduções #

Com as traduções, você pode personalizar rótulos em suas faturas, desde tipos de itens até valores totais devidos. 

As traduções aparecerão no PDF e nas versões impressas de todas as suas faturas.

1. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) ao lado do botão Criar fatura na página Faturas
2. Escolha a guia Traduções
3. Localize o campo denominado Tipo de item e insira sua tradução
4. Repita a etapa 3 para cada campo relevante
5. Salve suas traduções

Se você excluir um valor no campo do rótulo, esse rótulo não aparecerá na versão PDF da fatura.