Enviar tempo e despesas para aprovação
Os usuários podem enviar as planilhas de horas e despesas semanais, mensais e semestrais para aprovação. Como um Administrador/Gerente de equipe, você precisa revisar para verificar as horas faturáveis e as despesas do projeto antes de aprová-las para faturamento do cliente.
A aprovação de tempo é uma funcionalidade paga, que você pode ativar fazendo upgrade do seu espaço de trabalho para o plano Standard, Pro ou Enterprise. A aprovação de despesas também é uma funcionalidade paga disponível nos planos Pro e Enterprise.
Para submeter despesas para aprovação, você precisa ativar o rastreamento de despesas nas configurações do espaço de trabalho. Dessa forma, ao submeter o tempo registrado para aprovação, as despesas registradas para esse período também serão submetidas, e vice-versa.
Para obter mais informações sobre o processo de aprovação, consulte Aprovar tempo e despesas.
Enviar tempo para aprovação #
Usuários regulares #
Usuários regulares podem enviar seu tempo por meio do Rastreador de tempo ou da Planilha de horas.
Para enviar o tempo no Rastreador de tempo:
- Abra a página Rastreador de tempo
- Escolha a entrada pendente que você deseja enviar para aprovação
- Clique em Enviar para aprovação
- Clique em Enviar para concluir a ação
Para enviar o tempo na Planilha de horas:
- Abra a página Planilha de horas
- Escolha o período que você deseja enviar para aprovação
- Clique em Enviar para aprovação no canto inferior direito da página
- Clique em Enviar na janela pop-up para confirmar a ação
- Clique em Enviar para concluir a ação
Editar solicitações pendentes #
Se uma planilha de horas ou solicitação de despesas já foi enviada e ainda está Pendente, você pode modificar entradas existentes ou adicionar novas para o mesmo período, sem precisar enviar uma nova solicitação.
Adicionar registro de tempo a uma solicitação pendente (Planilha de horas) #
Se você adicionar novos registros de tempo ou despesas a um período que já foi enviado para aprovação, poderá escolher se deseja incluir esses novos itens na solicitação pendente existente ou mantê-los separados.
- Vá até a página Planilhas
- Clique em Selecionar projeto para adicionar uma nova tarefa
- Insira a duração na coluna do dia
- Clique em Enviar alterações
A solicitação existente será atualizada automaticamente para incluir a nova entrada.
Se você optar por não adicionar as alterações à aprovação pendente, sua página de Planilha de horas exibirá as novas entradas, mas o gerente verá apenas o envio original na seção Aprovações.
Adicionar registro de tempo a uma solicitação pendente (Rastreador de tempo) #
Para adicionar um novo registro de tempo a uma solicitação pendente na página Rastreador:
- Acesse o Rastreador de tempo
- Mude para o modo manual digitando m ou clicando no ícone de anotação (acima do cronômetro)
3. Adicione a descrição da tarefa, projeto, data, hora de início e término
4. Clique em Adicionar
5. Role a página para baixo até o intervalo de tempo da nova entrada
6. Clique em Enviar alterações
7. Clique em Enviar para confirmar a ação
O novo registro de tempo deve ter uma marca de verificação laranja clara, assim como os outros itens pendentes.
Editar registros rejeitados #
Você pode editar registros rejeitados na Planilha de horas ou no Rastreador e enviar as alterações ou salvá-las para mais tarde.
- Vá para Planilha ou Rastreador
- Edite o registro rejeitado
- Clique em Enviar para aprovação
- Clique em Enviar na janela pop-up
Administradores e gerentes de equipe #
Se você é administrador ou gerente de equipe, também pode enviar o tempo na página Aprovações.
Faça isso da seguinte maneira:
- Vá para a página de Aprovações
- Escolha a guia Não enviado
- Clique nos três pontos e em Enviar
- No pop-up Enviar para aprovação, clique em Enviar para confirmar a ação
As planilhas de horas permanecem editáveis enquanto estiverem pendentes, com as alterações sendo atualizadas automaticamente durante o processo de aprovação. Depois de aprovadas, elas ficam bloqueadas permanentemente; nem mesmo administradores podem fazer alterações sem deixar um registro escrito permanente.
Enviar despesas #
As despesas podem ser enviadas para aprovação e posteriormente aprovadas apenas por um administrador ou gerente da equipe.
As despesas adicionadas aparecem na página Despesas.
Para enviar despesas para aprovação:
- Clique no botão Enviar acima do rótulo de Despesas que você criou
- A tela de confirmação de envio para aprovação aparece com o prazo especificado e as despesas
- Clique em ENVIAR
A despesa enviada que ainda não foi aprovada possui a etiqueta Aprovação pendente.
Se você passar o mouse sobre a etiqueta Aprovação pendente, verá o nome do usuário que enviou as despesas. Ao clicar em Retirada pendente, você poderá retirar a aprovação. Se você fizer isso, um administrador ou gerente não poderá aprovar tempo e despesas, a menos que você envie novamente.
Os administradores podem editar as aprovações de despesas pendentes. Os gerentes de equipe podem realizar essa ação para os membros de suas equipes.
As despesas também podem ser submetidas para aprovação a partir da Folha de Ponto e do Rastreador de Tempo, conforme mostrado nas instruções acima.
Adicionar despesas a uma solicitação pendente #
Você pode adicionar uma nova despesa a uma solicitação de despesas pendente.
- Vá para Despesas
- Clique em Adicionar despesas
- Insira os detalhes da sua despesa
- Clique em Criar
- Clique no link Enviar alterações no topo da tabela
- Clique em Enviar na janela de confirmação
Sua nova despesa agora deve ser adicionada às outras despesas enviadas anteriormente para aprovação.
Submissão em massa para outros #
Envie simultaneamente várias planilhas de horas não submetidas de outros usuários e melhore o processo de aprovação.
Essa ação pode ser realizada por administradores do espaço de trabalho e gerentes de equipe.
Para enviar planilhas em massa para outras pessoas:
- Acesse a página de Aprovação e selecione a aba Não Enviados.
- Marque as caixas ao lado das planilhas que deseja enviar.
- Marque a caixa no topo da coluna para selecionar todas as planilhas desse período de envio.
- Clique em Enviar para confirmar a ação na janela pop-up.
Retirar solicitação de aprovação #
Caso haja erro ou necessidade de correção, você poderá retirar o envio.
Somente solicitações pendentes poderão ser retiradas.
Para retirar sua solicitação de aprovação:
- Acesse o Rastreador de tempo
- Clique em Remover pendência
- Clique em Remover para concluir o processo
Depois de retirar o período pendente, a solicitação de aprovação desaparecerá e você poderá enviar um novo período quando estiver pronto.
Datas bloqueadas
- PODE enviar planilhas de horas
- NÃO PODE editar o tempo, pois as entradas ficam permanentemente bloqueadas depois de aprovadas
Proprietário/Administrador
- Enviar planilha de horas para qualquer usuário
Gerente de equipe
- Enviar planilha de horas para os membros da equipe
Enviar o tempo no aplicativo móvel #
Você também pode enviar o horário no celular por meio do aplicativo móvel do Clockify.