Planification

La planification simplifie la planification des projets et la délégation des tâches. Vous pouvez visualiser les échéances du projet, attribuer des tâches aux membres de l'équipe et utiliser l'affichage “Équipe” pour gérer la disponibilité. Restez organisé et améliorez la collaboration au sein de votre équipe.

La planification est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan PRO ou ENTREPRISE.

Pour planifier les projets et les équipes, activez la planification des projets et des équipes dans les paramètres de l'espace de travail.

Planifier des projets et des tâches #

Utilisez la planification de projets et de tâches pour planifier et organiser facilement vos projets. Consultez le calendrier du projet, assignez des tâches à votre équipe et gardez vos projets sur la bonne voie.

1. Accédez à la page Calendrier dans la barre latérale
2. Choisissez l'onglet Projets pour voir l’affichage du projet

L’affichage des projets offre un aperçu chronologique des projets et tâches planifiés et actifs. 

Ajouter un nouveau projet : 

1. Cliquez sur Ajouter un projet
2. Choisissez le projet dans la fenêtre Projets  

Le projet, ainsi que toutes ses affectations (s'il y en a), seront chargés et affichés sur la frise chronologique du projet.

Si vous travaillez sur de nombreux projets en même temps et que vous trouvez l’affichage de votre projet trop chargé, vous pouvez masquer un projet planifié pour plus tard et conserver une frise chronologique claire et simple.

Masquer un projet :

1. Naviguez vers le projet
2. Cliquez sur le menu à trois points
3. Choisissez l'option Masquer

Utiliser des jalons si vous avez affaire à un projet complexe qui doit être exécuté par étapes ou par phases, vous pouvez ajouter un jalon et marquer l'achèvement de chaque étape ou phase. 

Ajouter un jalon :

1. Choisissez sur la frise chronologique la date de l'étape ou de la phase que vous souhaitez marquer comme jalon
2. Survolez cette date dans la frise chronologique et vous verrez apparaître l'option Ajouter un jalon
3. Cliquez sur cette date dans la frise chronologique
4. Entrez un nom et spécifiez la date du jalon dans la fenêtre Créer un jalon
5. Cliquez sur Créer pour terminer le processus

Faites un glisser-déposer pour le déplacer vers une autre position sur la frise chronologique, ou cliquez dessus et changez son nom. 

Si la chronologie de votre projet a changé et que vous souhaitez supprimer un jalon :

1. Cliquez sur un jalon
2. Cliquez sur les trois points dans la fenêtre Modifier le jalon
3. Cliquez sur Supprimer pour terminer le processus

Modifier les projets planifiés #

Développez le projet pour voir plus de détails. 

Vous pouvez voir qui est affecté au projet et le nombre d'heures auxquelles il est affecté. 

Pour ajouter de nouvelles personnes aux projets et aux affectations :

1. Cliquez sur +Membre
2. Recherchez et trouvez un membre

Recherchez un projet ou un client particulier en vous basant sur les dates auxquelles les projets ont été planifiés. 

1. Naviguez jusqu'au coin supérieur droit de la page
2. Modifiez la plage de dates et les dates dans le sélecteur de dates
3. Regardez les affectations pour une période différente (par exemple, cette semaine, le mois prochain, ou une période personnalisée comme les 30 prochains jours) Remarque : la période minimale est de 1 semaine et la période maximale de 8 semaines

Utilisez les flèches pour passer à la période précédente ou suivante.

Un bloc de projet souligné indique qu'une personne est censée travailler sur ce projet toute la journée. Un bloc surlignage, rouge signifie que la personne a dépassé sa capacité. 

Effectuez un zoom avant et arrière pour voir les affectations de manière plus détaillée.

Consultez le nombre total d'heures affectées à chaque projet dans l'intervalle de temps sélectionné à côté du nom du projet.

Si le projet/la tâche est :

• Actif – vous pouvez créer de nouvelles affectations pour ce projet/tâche
• Achevé – vous ne pouvez pas créer de nouvelles affectations, mais seulement voir celles qui existent déjà
• Public – vous pouvez y programmer n'importe quel membre
• Privé – vous devez ajouter un membre au projet, puis le programmer pour travailler sur le projet/la tâche
• Archivé – vous ne pouvez pas prendre de nouvelles affectations, mais seulement voir les affectations existantes

Pour voir l'emploi du temps d'un membre de l'équipe plus en détail :

1. Cliquez sur un membre de l'équipe dans l'onglet Projets
2. Vous passerez à l'onglet Équipe où vous pourrez voir son calendrier plus en détail

Si votre plan et votre calendrier initiaux ont changé et que vous êtes en retard ou en avance sur le calendrier de votre projet, vous pouvez déplacer le jour de début.

1. Choisissez le projet
2. Cliquez sur les trois points
3. Choisissez Décaler la frise chronologique
4. Choisissez la nouvelle date de début de vos tâches
5. Cliquez sur Décaler pour terminer le processus

Planifier les affectations de l'équipe #

L’affichage “Équipe” vous permet de vérifier la capacité de votre équipe en un coup d'œil (qui est disponible et qui est surchargé).

L’affichage "Projet" et "Équipe" utilisent les mêmes données d'affectation, de sorte que vous pouvez planifier le travail en utilisant l'un ou l'autre affichage.

Vous pouvez ajouter un nouveau membre en cliquant sur “Ajouter un membre”. Le système ajoutera cet utilisateur et vous montrera toutes ses affectations (s'il y en a). Vous pouvez effectuer des affectations pour les utilisateurs actifs, inactifs et invités. Filtrez les affectations en fonction des utilisateurs et des groupes dans le menu “Équipe” situé dans la partie supérieure gauche de la page "Équipe".

Pour supprimer un membre, cliquez sur les trois points à côté de lui. La suppression d'un membre ne supprime pas ses affectations, elle le masque simplement de la frise chronologique.

Vous pouvez voir le total des heures attribuées à chaque membre dans la plage horaire sélectionnée à côté de son nom.

Vous pouvez cliquer sur un utilisateur pour voir son emploi du temps plus en détail.

Si un utilisateur a du temps libre pendant cette période, vous le verrez dans sa frise chronologique. S'il a une tâche à accomplir pendant son congé, vous verrez qu'il est en surcapacité.

Vous pouvez modifier la capacité d'un utilisateur en cliquant sur les trois points situés à côté de lui, ou à partir de la page “Équipe” en modifiant son profil.

• Complet – l'utilisateur est au maximum de sa capacité (par exemple, si sa capacité est de 8h/jour, il est assigné à 8h de travail ce jour-là dans tous les projets)
• Xh ouvert – l'utilisateur a un nombre X d'heures disponibles (par exemple, 1h ouvert signifie que vous pouvez lui attribuer une heure de travail supplémentaire pour cette journée)
• Xh supplémentaire – l'utilisateur a un nombre X d'heures assignées au-delà de sa capacité (par exemple, 1h supplémentaire signifie qu'il a 1h de plus que sa capacité pour cette journée)

Vous pouvez choisir d'afficher la capacité de l'utilisateur sur la page “Équipe” quotidiennement ou hebdomadairement.

To track performance of your employees by comparing their assigned vs actual working hours with Assignments report.

Gérer les affectations #

L'affectation est un travail spécifique confié à un membre de l'équipe dans le cadre d'un projet ou d'une tâche. Elle permet d'organiser le travail, de suivre les progrès et de s'assurer que chaque personne travaillant sur un projet ou une tâche connaît son rôle. En plus des affectations existantes, vous pouvez en ajouter de nouvelles et planifier l'exécution de votre projet de manière plus détaillée.

Pour créer une affectation :

1. Ouvrez l'onglet “Projet” (ou l'onglet “Équipe”)
2. Développez un projet ou ajoutez-en un nouveau (ou développez un membre ou ajoutez-en un nouveau)
3. Cliquez n'importe où sur la frise chronologique pour ajouter un bloc (ou cliquez-glissez pour créer une plage)
4. Specify project task (optional, if project has tasks)
5. Choisissez combien de temps la personne devra travailler sur ce projet dans la plage sélectionnée
6. Choisissez l'heure de début (facultatif, si vous prévoyez des quarts de travail)
7. Ajoutez une note (facultatif, si vous avez des instructions à leur donner)
8. Choisissez si l'affectation doit se répéter chaque semaine
9. Cliquez sur “Créer”

Vous pouvez créer plusieurs affectations sur le même projet/tâche dans le même délai. Cela vous permet d'ajouter de nouvelles affectations qui peuvent se chevaucher avec des affectations existantes.

Pour modifier une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir et apporter des modifications. Vous pouvez également faire glisser le bloc pour le déplacer vers un autre jour, ou faire glisser les bords pour modifier les dates de début et de fin.

Pour diviser une affectation, survolez la ligne qui sépare les jours et cliquez pour diviser l’affectation en deux devoirs individuels (que vous pouvez ensuite modifier).

Pour copier une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir, copiez-la en cliquant sur les trois points, et choisissez qui doit recevoir une affectation identique. Si l'utilisateur a accès à la tâche, celle-ci est copiée avec le devoir. Dans le cas contraire, l'affectation est dupliquée sans la tâche.

Pour supprimer une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir, et supprimez-la en cliquant sur les trois points.

Les heures totales sont calculées en multipliant le nombre de jours de travail par le nombre d'heures assignées.

Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs affectations de projet pour le même jour, mais ils ne peuvent pas avoir plusieurs affectations pour les mêmes projets aux mêmes dates.

Les affectations qui ont une remarque auront une icône de note sur le bloc de temps. Vous pouvez passer la souris sur l'icône pour voir la note dans son intégralité.

Les jours non ouvrables (week-ends, jours fériés et congés) ne sont pas inclus dans les affectations.

Les blocs de congés et de vacances sont colorés différemment et affichent une info-bulle au survol.

Pour planifier quelqu'un un jour non ouvrable, vous devez cliquer explicitement sur la date. Les affectations pendant les week-ends et les congés dépasseront automatiquement la capacité d'une personne.

Affectations récurrentes #

Si une affectation doit être répétée ou est récurrente chaque semaine :

1. Ouvrez une affectation
2. Cochez Répéter chaque semaine
3. Sélectionnez et entrez le nombre de semaines où l’affectation doit être répétée
4. Enregistrer

Les affectations de plus de 7 jours ne peuvent pas être répétés.

Si vous modifiez le nombre de semaines, une affectation se répète :

• Si vous augmentez le nombre de semaines, de nouvelles affectations seront créées à l’avenir
• Si vous réduisez le nombre de semaines, les affectations les plus anciennes seront supprimées du passé

Si vous modifiez une donnée d'affectation (par exemple, la date, les heures, la note), vous pouvez choisir de mettre à jour toutes les affectations de la série ou de créer une série d'affectations distinctes.

Publier les affectations #

Vous pouvez créer un planning et une fois que vous avez terminé, vous pouvez le publier afin que chaque utilisateur puisse voir sur quoi il doit travailler et quand.

• Contour – l'affectation n'est pas publiée et seuls les administrateurs peuvent la voir.
• Coloré – l’affectation est publiée et son destinataire peut la voir (ainsi que son responsable).

Chaque affectation que vous créez est d'abord non publiée, ce qui signifie que son destinataire ne peut pas la voir.

Si une affectation n'est pas publiée, le bouton Publier devient bleu et un compteur indique le nombre d'affectations non publiées.

Lorsque vous cliquez sur Publier, toutes les affectations non publiées que vous voyez sont publiées et visibles (en outre, les destinataires reçoivent une notification par email si la case Notifier les utilisateurs est cochée).

Si vous modifiez ou divisez une affectation publiée, elle restera publiée. Si vous copiez une affectation publiée, sa copie ne sera pas publiée.

Les affectations publiées dans la page Planification sont également visibles pour les utilisateurs dans la page Calendrier et toute modification de l'affectation publiée sera également reflétée dans la page Calendrier. Si les affectations contiennent des tâches, celles-ci seront également visibles dans le Calendrier.

Les affectations en cours de rédaction ne seront pas visibles.

Qui peut voir quoi #

• Le propriétaire, l'administrateur et le chef de projet – créent, modifient et publient le planning et le calendrier
• Le chef d'équipe – voit le planning et le calendrier publiés pour ses membres
• Le chef de projet – voit le planning et le calendrier publiés pour ses projets
• Les utilisateurs réguliers – voient leur planning et leur calendrier publiés