Inviter et gérer des utilisateurs

Dans Clockify, vous pouvez avoir un nombre illimité d'utilisateurs. Ainsi, toute votre équipe peut suivre le temps. Pour ce faire, ils doivent d'abord être invités à votre espace de travail.

Pour savoir comment inviter et gérer des utilisateurs dans Clockify, regardez la vidéo et suivez les instructions ci-dessous.

Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans un espace de travail et gérer leurs données (fixer leur taux de facturation, les rendre inactifs et les affecter à des groupes).

Inviter des utilisateurs #

Pour inviter des utilisateurs à votre espace de travail :

1. Cliquez sur Équipe dans la barre latérale principale, à gauche
2. Cliquez sur Ajouter un nouveau membre/Ajouter un membre à part entière (si le kiosque est activé) dans le coin supérieur droit
3. Saisissez l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter
4. Cliquez sur Envoyer l'invitation

Pour inviter plusieurs utilisateurs à la fois, saisissez toutes les adresses emails et séparez-les par une virgule (p. ex. mark@domain.com, jane@domain.com).
Si vous utilisez un an plan gratuit, vous pouvez saisir jusqu'à 5 adresses emails en même temps (mais vous pouvez inviter un nombre illimité d'utilisateurs au total). Si vous bénéficiez d'un abonnement payant, il n'y a pas de limite au nombre d'adresses email que vous pouvez saisir et donc au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter en même temps.

N'oubliez pas que les plans payants sont facturés par siège d'utilisateur. Pour en savoir plus sur la gestion des sièges d'utilisateurs et des plans payants, cliquez ici.

Inviter des utilisateurs manuellement #

Si vous avez ajouté un membre, mais qu'il n'a pas reçu d'email, vous pouvez lui envoyer l'invitation manuellement :

• Cliquez sur les trois points à côté du membre et choisissez Envoyer un email d'invitation

Les membres peuvent s'inscrire eux-mêmes et ils feront automatiquement partie de votre espace de travail (s'ils ont une invitation en attente)

Si une personne a déjà un compte Clockify, elle doit se connecter et accepter l'invitation via la notification de la cloche.

Si vous souhaitez révoquer l’invitation d’un utilisateur, vous pouvez le faire à partir de la page Membres de votre compte CAKE.com.

Accepter l'invitation #

1. La personne que vous avez invitée recevra un email d'invitation contenant le lien d'activation qu'elle doit cliquer
2. Après avoir cliqué sur le lien, la personne devra vérifier son adresse email
3. La personne invitée peut alors se connecter et commencer à suivre le temps pour vous

Si quelqu'un est invité à votre espace de travail et n'a pas de compte Clockify, il peut s'inscrire et rejoindre automatiquement votre espace de travail (s'il a une invitation en attente). Par conséquent, son compte CAKE.com sera également créé.

Si l'utilisateur est déjà invité, il ne pourra pas créer de compte avec la même adresse email sur la page d'inscription.

Si une personne a déjà un compte Clockifyils recevront un email et une notification dans Clockify. Dans ce cas, ils doivent ouvrir la notification de la cloche dans le coin supérieur droit et cliquer sur Accepter. Ensuite, elle pourra passer à votre espace de travail et commencer à suivre le temps pour votre entreprise.

Filtrer les utilisateurs #

La page Équipe vous permet d’avoir un meilleur aperçu des membres de votre équipe et de leurs données de suivi. Trouvez rapidement des utilisateurs spécifiques et appliquez des filtres pour affiner votre liste d’équipe et personnaliser les colonnes du tableau afin d’afficher les informations les plus pertinentes pour vos besoins.

Pour filtrer les utilisateurs dans votre espace de travail :

1. Sur la page Équipe, recherchez la barre de filtrage en haut du tableau des membres
2. Cliquez pour ouvrir les options de filtrage et sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser (p. ex. rôle, groupe, début de semaine, etc.)
   
3. Sélectionnez les valeurs spécifiques pour chaque filtre que vous avez sélectionné
   
4. Cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour le tableau avec vos résultats filtrés 

Effacez les filtres pour réinitialiser votre affichage.

Les utilisateurs standard, les chefs d’équipe ou les chefs de projet peuvent filtrer les utilisateurs dans les onglets Standard et Limité en fonction des informations que vous êtes autorisé à consulter dans le tableau. Les administrateurs et les propriétaires disposent d’autorisations de filtrage plus étendues pour filtrer les utilisateurs dans les onglets Standard et Limité en fonction de toutes leurs informations, à l’exception des champs personnalisés des utilisateurs.

Personnaliser l’affichage de son tableau #

En tant que propriétaire ou administrateur, vous pouvez personnaliser votre tableau d’équipe :

• Ajouter/supprimer des filtres : Ajustez les filtres qui apparaissent dans votre barre de filtrage
• Sélectionner/désélectionner des colonnes : Choisissez les colonnes qui sont visibles dans le tableau
• Trier les colonnes : Triez les données par colonnes contenant le plus de valeurs uniques (p. ex. taux facturable, taux de coût, rôle, début de semaine, capacité de travail quotidienne)

Si les taux facturables ou les taux de coût sont désactivés dans votre espace de travail, puis réactivés, ils seront automatiquement sélectionnés dans le sélecteur de filtre pour faciliter leur accès.

Modifier le profil de l'utilisateur #

Outre la modification des profils d'utilisateurs à partir des comptes de contrôle, vous pouvez également le faire à partir de la page Équipe.
Vous pouvez apporter toutes sortes de modifications aux profils des membres de votre équipe, y compris le début de la semaine, les jours de travail et la capacité de travail quotidienne.

Le propriétaire et l'administrateur ne peuvent pas modifier l'email, l'image de profil et le nom d'utilisateur de l'utilisateur.

Pour modifier le profil d'un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les 3 points situés à côté de la personne dont vous souhaitez modifier le profil
3. Apportez des modifications :
   • Début de la semaine de l’utilisateur
   • Définir les jours de travail
   • Capacité de travail quotidienne de l'utilisateur

Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les données utilisateur dans la fenêtre Modifier le profil, vous pouvez également modifier ces mêmes données directement dans le tableau, si la colonne correspondante est visible dans votre affichage.

Pour modifier les données utilisateur dans le tableau :

1. Accédez à la colonne qui affiche les données utilisateur que vous souhaitez modifier (p. ex. les jours ouvrables de l’utilisateur) 
2. Cliquez sur les données
3. Modifiez les données dans la fenêtre qui s’affiche

Désigner un administrateur #

Pour faire de quelqu’un un administrateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur +Rôle à côté de la personne que vous souhaitez nommer administrateur
3. Cochez la case Admin
4. Enregistrez les modifications

Pour les retirer de la liste des administrateurs, décochez la case Admin.

Seul le propriétaire peut retirer le rôle d'administrateur à quelqu'un, transférer la propriété à un autre utilisateur et supprimer l'espace de travail.

Désigner un propriétaire #

Pour faire de quelqu'un un propriétaire, le propriétaire actuel doit :

1. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de l'utilisateur
2. Cliquez sur Transférer la propriété

Vous serez redirigé vers la page Membres de votre compte CAKE.com où vous pourrez effectuer cette opération.

Pour plus d'informations sur le transfert de propriété, consultez cet article du centre d'aide CAKE.com.

Pour en savoir plus sur les autres rôles de gestionnaire et sur la manière d’accorder des droits de manager aux utilisateurs, cliquez ici.

Désigner un chef d’équipe #

Améliorez la gestion de votre équipe en affectant des chefs d’équipe directement à des utilisateurs individuels ou à des groupes entiers.

Attribuer à des utilisateurs #

En tant qu’administrateur, attribuez un chef d’équipe à n’importe quel utilisateur. Cela permet au chef d’équipe de superviser le temps de travail et les présences de cet utilisateur.

Attribuer à des groupes #

En tant qu’administrateur/propriétaire, attribuez ou supprimez des chefs d’équipe à partir des groupes dans l’onglet Groupe.

Le champ Chef d’équipe est disponible sur la page Équipe pour les utilisateurs de l’abonnement Standard et supérieur.
Si votre abonnement passe à un abonnement Basic ou Gratuit, ce champ ne sera plus visible.

Désactiver et supprimer un utilisateur #

Lorsque vous désactivez un utilisateur, il ne pourra plus voir et suivre le temps sur votre espace de travail et n'apparaîtra plus sur la page Équipe.
La différence entre la suppression et la désactivation est que vous pouvez activer un utilisateur quand vous le souhaitez, sans qu'il ait besoin d'accepter l'invitation de l'espace de travail.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur trois points à côté de la personne que vous voulez désactiver/supprimer
3. Sélectionnez Désactiver

Une fois que l'utilisateur n'est plus actif, vous pourrez le supprimer.

Pour supprimer un utilisateur :

1. Ouvrez les Paramètres de votre profil
2. Choisissez Gérer le compte CAKE.com
   
3. Vous serez redirigé vers votre compte d'organisation CAKE.com où vous pourrez effectuer les changements

Pour plus d’informations sur la manière de supprimer un utilisateur, consultez cet article dans le centre d’aide CAKE.com.

Important à noter #

Si l'utilisateur est désactivé du seul espace de travail qu'il utilisait, il sera déconnecté et redirigé vers la page de connexion pour créer un autre espace de travail. S'il utilise plus d'un espace de travail, il pourra se connecter à l'autre espace de travail dont il est membre.

Les utilisateurs ne peuvent être supprimés qu'une fois qu'ils sont désactivés. De plus, lorsqu'un utilisateur est désactivé, son minuteur actuel est arrêté (si il est en cours).

Les saisies de temps des utilisateurs supprimés/inactifs seront conservées, mais vous ne pourrez pas filtrer les rapports en fonction de ces utilisateurs. Vous pouvez voir leur temps dans le rapport résumé lorsque vous le regroupez par utilisateur.
Les données relatives aux congés des utilisateurs supprimés sont en outre définitivement perdues, même s'ils sont réintégrés.

Réactiver l'utilisateur #

Pour activer de nouveau un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Sélectionnez Afficher tous ou Afficher les utilisateurs inactifs dans le menu déroulant
3. Sélectionnez Activer

Une fois qu'un utilisateur est activé, il peut se connecter et suivre son temps comme d'habitude (bien qu'il ne reçoive pas d'email ou de notification de son activation).

Tous les noms d'utilisateurs inactifs seront barrés.