Zeit- und Ausgabenerfassung

Ausgaben erfassen

Um Ausgaben zu verwenden, solltest du diese Funktion in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs zuerst aktivieren.

Du kannst projektbezogene Ausgaben über die Web- oder mobile App erfassen und sie in Rechnungen einbeziehen.

Du kannst mit Ausgaben auch feste Gebühren (z. B. Tagessätze, Überschüsse, Überstunden, Rückerstattungen, Lohn usw.), und Ausgaben, die auf einer Einheit basieren (z. B. Stunden, Tage, Materialien, Kilometerleistung usw.) erfassen.

Expenses is a paid feature, which you can enable by upgrading your workspace to Pro or Enterprise plan.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Ausgaben hinzufügen #

Um Ausgaben zu verwenden, solltest du zu den Einstellungen deines Arbeitsbereichs zuerst gehen und "Ausgabenerfassung aktivieren" im Abschnitt "Ausgaben" aktivieren.

  1. Klicke auf Ausgaben in der Seitenleiste navigieren
  2. Auf "Ausgaben hinzufügen" klicken
  3. Datum, Projekt und Kategorie wählen
  4. Betrag (oder Einheit) eingeben
  5. Notiz mit weiteren Informationen eingeben (optional)
  6. Beleg hochladen
  7. Auf "Speichern" klicken

Für Ausgaben mit Einheit sollten Benutzer die Einheit (z. B. Kilometer) eingeben und der Gesamtbetrag wird auf Grundlage des Kategoriebetrags pro Einheit automatisch berechnet.

Bitte beachte, dass:

  • jede Ausgabe erbt den Abrechnungsstatus von ihrem Projekt, der pro Ausgabe geändert werden kann.
  • jede Ausgabe die Währung, die dem Kunden zugewiesen wurde, erbt.
  • du die vorhandenen Ausgaben bearbeiten oder löschen kannst, indem du auf die drei Punkte neben der Ausgabe klickst.
  • du Belege der Ausgabe ansehen kannst, indem du auf das Anhangssymbol klickst.

Unterstützte Dateiformate für Anhänge: .png, .gif, .pdf, .jpg und .jpeg. Maximale Dateigröße: 5 MB.

Ausgaben mit mobiler App erfassen #

Du kannst Ausgaben über die mobile Clockify-App (iOS oder Android) erfassen.

Wer kann Ausgaben ansehen und hinzufügen #

  • Jeder Benutzer kann seine eigenen Ausgaben ansehen und hinzufügen.
  • Teammanager können Ausgaben für ihre Teammitglieder ansehen und hinzufügen.
  • Admins können alle Ausgaben ansehen.

Wenn du Arbeitszeittabellen für ein bestimmtes Datum sperrst, wird dies auch Ausgaben betreffen, in dem Sinne, dass reguläre Benutzer neue Ausgaben für die gesperrten früheren Daten nicht bearbeiten oder hinzufügen können.

Wenn du Admin oder Teammanager bist, kannst du Ausgaben anderer Kollegen ansehen, indem du auf die Auswahl von Teamkollegen in der rechten Ecke oben klickst und sie bearbeitest (falls zulässig).

Ausgabenkategorien #

Admins können neue Ausgabenkategorien erstellen, indem sie:

  1. Klicke auf Ausgaben in der Seitenleiste navigieren
  2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) klicken
  3. Auf "Kategorie hinzufügen" klicken
  4. Kategoriennamen eingeben
  5. Klicke auf “Diese Ausgabe hat einen Einheitspreis” klicken, wenn du möchtest, dass Benutzer anstelle einer Gesamtsumme eine Einheit (z. B. Kilometer) eingeben, die Einheit benennen und den Preis pro Einheit eingeben
  6. Auf "Erstellen" klicken

Du kannst eine Kategorie aktualisieren, archivieren, wiederherstellen und löschen, indem du auf die drei Punkte klickst.

Wenn eine Kategorie archiviert wird, können Benutzer neue Ausgaben für sie nicht erstellen. Trotzdem werden sich alle vorhandenen Ausgaben nicht ändern.

Um eine Kategorie zu löschen, solltest du sie zuerst archivieren und dann kannst du sie löschen. Wenn eine Kategorie gelöscht wird, werden alle Ausgaben für sie unkategorisiert.

Projektstatus #

Wenn dein Projekt über ein Budget verfügt, kannst du “Budget umfasst abrechenbare Ausgaben” in den Einstellungen aktivieren.

Wenn dies aktiviert wird, umfasst das Projektbudget abrechenbare Arbeitszeiten und abrechenbare Ausgaben als ein Teil der Statusanzeige (und Warnmeldungen).

Ausgabenbericht #

Um alle erfassten Ausgaben anzusehen, solltest du den Ausgabenbericht entweder von der Randleiste öffnen oder zu einem Bericht gehen, auf “Zeitbericht” klicken und "Ausgabenbericht" wählen.

Du kannst den Bericht für jeden Zeitraum deiner Wahl erhalten, indem du den Zeitraum in der linken Ecke oben wählst und einen vordefinierten oder benutzerdefinierten Zeitraum auswählst.

Du kannst den Bericht nach den folgenden Kriterien filtern: abrechenbar (abrechenbar, nicht abrechenbar) Genehmigung (genehmigt, nicht genehmigt) und Rechnungsstellung (in Rechnung gestellt) 

Du kannst Ausgaben sortieren, indem du auf die Spaltenüberschriften in der Tabelle klickst.

Die Ausgaben, die in Rechnung gestellt sind, sind als “in Rechnung gestellt” markiert. Du kannst auf das Tag der Rechnung zeigen, um anzusehen, zu welcher Rechnung sie gehören.

Du kannst Ausgaben als “in Rechnung gestellt” manuell markieren, indem du sie mit Massenbearbeitung auswählst und dann “In Rechnung gestellt”wählst. Um Ausgaben als nicht in Rechnung gestellt zu markieren, solltest du nur die in Rechnung gestellten Ausgaben wählen.

Du kannst alle Ausgaben im PDF-, CSV- und Excel-Format exportieren, indem du auf “Exportieren” klickst.

Sobald du dein Abonnement von Enterprise- oder PRO-Plan auf einen niedrigeren Plan herabgestuft hast, sind vorher erstellte Ausgaben nicht mehr sichtbar und können nicht weiter exportiert werden.

Um eine Ausgabe zu löschen oder bearbeiten, solltest du auf die drei Punkte neben der Ausgabe klicken.

  • Admins können alle Ausgaben ansehen und bearbeiten.
  • Manager können alle Ausgaben ihrer Teammitglieder oder ihres Projekts ansehen, und sie bearbeiten, wenn “Wer kann Zeit und Ausgaben für andere bearbeiten” in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert wird.
  • Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Ausgaben ansehen und bearbeiten (sofern sie nicht gesperrt sind).

Außerdem kannst du einen PDF-, Excel- oder CSV-Export des Ausgabenberichts auf der Seite “Detaillierter Ausgabenbericht” anpassen.

  1. Zum Bericht gehen
  2. Auf "Export" klicken
  3. "Anpassen" auswählen
  4. Information wählen, die du erhalten möchtest
  5. Speichern,

Jeder Bericht, den du im PDF-, Excel- oder CSV-Format exportiert, enthält die ausgewählten Daten.

Diese Funktion ist im Pro- und Enterprise-Abonnementplan verfügbar.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Ausgaben genehmigen #

Die hinzugefügten Ausgaben werden auf der Seite Ausgaben angezeigt.

Um Ausgaben zu genehmigen, sollte ein Admin oder Teammanager diese Aktion auf der Seite "Genehmigungen" durchführen. Bevor sie genehmigt werden können, sollten Ausgaben zuerst eingereicht werden.

Ausgaben zur Genehmigung einreichen #

Die hinzugefügten Ausgaben werden auf der Seite Ausgaben angezeigt. Jetzt sollten sie zur Genehmigung eingereicht und danach von Besitzer/Admin/Teammanager genehmigt werden.

Weitere Informationen findest du im Artikel Ausgaben zur Genehmigung einreichen.

Ausgaben in Rechnung stellen #

  1. Eine Rechnung öffnen
  2. Auf "Zeit und Ausgaben importieren" klicken
  3. Datum und Projekt wählen
  4. "Abrechenbare Ausgaben einbeziehen" aktivieren
  5. Auswählen, wie die Ausgaben nach deiner Wahl angezeigt werden (jede Ausgabe als ein Element in der neuen Zeile anzeigen, oder sie nach Projekt, Benutzer oder Kategorie gruppieren)
  6. Auf "Importieren" klicken

Nur abrechenbare Ausgaben, die nicht in Rechnung gestellt sind, werden in die Rechnung importiert.

Wenn eine Ausgabe eine Einheit hat, übernimmt die Einheitsliste die Einheit der Ausgabe und die Preisspalte übernimmt den Preis der Kategorie. Die Ausgaben, die keine Einheit haben, werden als eine Einheit angezeigt.

Importierte Zeit wird als Service- Elementtyp und Ausgabe als Produkt-Elementtyp angezeigt. Du kannst den Namen des Elementtyps in Rechnungseinstellungen anpassen sowie die Elementtyp-Spalte im PDF-Format ausblenden.

Jede in Rechnung gestellte Ausgabe wird als “in Rechnung gestellt” markiert, sodass du dieselbe Rechnung zufällig nicht zweimal in Rechnung stellst. Wenn du ein Zeilenelement entfernst, das importierte Ausgaben enthält (oder die gesamte Rechnung löscht), werden diese Ausgaben als “nicht in Rechnung gestellt” markiert.

Du kannst eine Ausgabe als ”in Rechnung gestellt” oder “nicht in Rechnung gestellt” im Detaillierten Ausgabenbericht immer manuell markieren, indem du sie mit Massenbearbeitung auswählst.

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