Zeit und Ausgaben zur Genehmigung einreichen
Benutzer können ihre wöchentlichen und monatlichen Arbeitszeittabellen und Ausgaben zur Genehmigung einreichen. Als Admin/Teammanager musst du diese Einreichungen überprüfen, um abrechenbare Stunden und Projektkosten zu bestätigen, bevor du sie zur Kundenabrechnung genehmigst.
Die Zeitgenehmigung ist eine kostenpflichtige Funktion, die du durch ein Upgrade deines Arbeitsbereichs auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktivieren kannst. Die Ausgaben-Genehmigung ist ebenfalls eine kostenpflichtige Funktion, die im Pro- und Enterprise-Plan verfügbar ist.
Um Ausgaben zur Genehmigung einzureichen, musst du die Ausgabenverfolgung in den Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren. Auf diese Weise werden, wenn du erfasste Zeit zur Genehmigung einreichst, auch die erfassten Ausgaben für diesen Zeitraum eingereicht und umgekehrt.
Weitere Informationen über den Genehmigungsprozess findest du im Artikel Zeit und Ausgaben genehmigen.
Zeit zur Genehmigung einreichen #
Reguläre Benutzer #
Reguläre Benutzer können ihre Zeiten über den Timer oder eine Arbeitszeittabelle einreichen.
Um Zeit über den Timer einzureichen, solltest du:
- Öffne die Seite Timer
- Wähle den ausstehenden Eintrag aus, den du zur Genehmigung einreichen möchtest
- Klicke auf Zur Genehmigung einreichen
- Klicke auf Einreichen, um die Aktion abzuschließen
Um Zeit über eine Arbeitszeittabelle einzureichen, solltest du:
- Öffne die Seite Arbeitszeittabelle
- Wähle den Zeitraum aus, den du zur Genehmigung einreichen möchtest
- Klicke auf Zur Genehmigung einreichen in der rechten unteren Ecke der Seite
- Klicke auf Senden im Pop-up-Fenster, um die Aktion zu bestätigen
- Klicke auf Einreichen, um die Aktion abzuschließen
Ausstehende Anfragen bearbeiten #
Wenn eine Arbeitszeittabelle oder eine Ausgabenanfrage bereits eingereicht wurde und noch Ausstehend ist, kannst du bestehende Einträge ändern oder neue für denselben Zeitraum hinzufügen, ohne eine neue Anfrage einreichen zu müssen.
Zeiteintrag zu einer ausstehenden Anfrage hinzufügen (Arbeitszeittabelle) #
Wenn du neue Zeiteinträge oder Ausgaben zu einem Zeitraum hinzufügst, der bereits zur Genehmigung eingereicht wurde, kannst du wählen, ob du diese neuen Elemente in die bestehende ausstehende Anfrage aufnehmen oder separat halten möchtest.
- Navigiere zur Seite Arbeitszeittabelle
- Klicke auf Projekt auswählen, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen
- Gib die Dauer in der Spalte des jeweiligen Tages ein
- Klicke auf Änderungen speichern
Die bestehende Anfrage wird automatisch aktualisiert und enthält nun den neuen Eintrag.
Wenn du dich dafür entscheidest, die Änderungen nicht zur ausstehenden Genehmigung hinzuzufügen, zeigt deine Arbeitszeittabelle-Seite zwar die neuen Einträge an, der Manager sieht in den Genehmigungen jedoch nur die ursprüngliche Einreichung.
Zeiteintrag zu einer ausstehenden Anfrage hinzufügen (Timer) #
Um auf der Timer-Seite einen neuen Zeiteintrag zu einer ausstehenden Anfrage hinzuzufügen:
- Gehe zur Seite Timer
- Wechsle in den manuellen Modus, indem du m drückst oder auf das Notiz-Symbol (über dem Timer) klickst
3. Füge die Aufgabenbeschreibung, das Projekt, das Datum sowie die Start- und Endzeit hinzu
4. Klicke auf Hinzufügen
5. Scrolle nach unten zum Zeitraum des neuen Eintrags
6. Klicke auf Änderungen speichern
7. Klicke auf Einreichen, um die Aktion zu bestätigen
Der neue Zeiteintrag sollte nun, genau wie die anderen ausstehenden Elemente, ein helloranges Häkchen haben.
Abgelehnte Einträge bearbeiten #
Du kannst abgelehnte Einträge in der Arbeitszeittabelle oder imTimer bearbeiten und die Änderungen direkt einreichen oder für später speichern.
- Gehe zur Arbeitszeittabelle oder zum Timer
- Bearbeite den abgelehnten Eintrag
- Klicke auf Zur Genehmigung einreichen
- Klicke im Pop-up-Fenster auf Einreichen
Admins und Teammanager #
Wenn du Admin oder Teammanager bist, kannst du auch Arbeitszeiten auf der Seite Genehmigungen einreichen.
Du kannst es auf folgende Weise machen:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Finde die Registerkarte "Nicht gesendet"
- Klicke auf die drei Punkte und auf Einreichen
- Klicke im Fenster "Zur Genehmigung einreichen" auf "Einreichen", um die Aktion zu bestätigen
Arbeitszeittabellen bleiben bearbeitbar, solange sie ausstehend sind. Änderungen werden während des Genehmigungsprozesses automatisch aktualisiert. Sobald sie genehmigt sind, sind sie dauerhaft gesperrt. Selbst Administratoren können keine Änderungen mehr vornehmen, ohne dass ein dauerhafter schriftlicher Nachweis hinterlassen wird.
Ausgaben einreichen #
Ausgaben können nur von einem Admin oder Teammanager zur Genehmigung eingereicht und anschließend genehmigt werden.
Die hinzugefügten Ausgaben werden auf der Seite Ausgaben angezeigt.
Um Ausgaben zur Genehmigung einzureichen, solltest du:
- Klicke auf die Schaltfläche Einreichen über dem von dir erstellten Label Ausgabe
- Das Bestätigungsbildschirm “Zur Genehmigung einreichen” mit dem angegebenen Zeitraum und den angegebenen Ausgaben wird angezeigt.
- Klicke auf EINREICHEN
Die eingereichten Ausgaben, die noch nicht genehmigt sind, haben das Tag "Genehmigung ausstehend".
Wenn du auf das Tag für ausstehende Genehmigungen zeigst, kannst du den Namen des Benutzers ansehen, der die Ausgaben eingereicht hat. Wenn du auf Ausstehende zurückziehen klickst, kannst du die Genehmigung zurückziehen. Wenn du dies tust, kann ein Admin oder Manager Zeit und Ausgaben nicht genehmigen, wenn du sie nicht noch einmal sendest.
Administratoren können ausstehende Ausgabengenehmigungen bearbeiten. Teammanager können diese Aktion für ihre Teammitglieder durchführen.
Ausgaben können auch aus der Arbeitszeittabelle und dem Timer zur Genehmigung eingereicht werden, wie in den Anweisungen oben gezeigt.
Ausgabe zu einer ausstehenden Anfrage hinzufügen #
Du kannst einer ausstehenden Ausgabenanfrage eine neue Ausgabe hinzufügen.
- Gehe zu Ausgaben
- Klicke auf Ausgabe hinzufügen
- Gib die Details deiner Ausgabe ein
- Klicke auf Erstellen
- Klicke oben in der Tabelle auf den Link Änderungen speichern
- Klicke im Bestätigungsfenster auf Einreichen
Deine neue Ausgabe sollte nun den anderen Ausgaben hinzugefügt worden sein, die zuvor zur Genehmigung eingereicht wurden.
Mehrere Anträge für Teammitglieder einreichen #
Reiche mehrere nicht gesendete Arbeitszeittabellen anderer Benutzer gleichzeitig ein und verbessere so den Genehmigungsprozess.
Diese Aktion kann von Arbeitsbereichs-Administratoren und Teammanagern durchgeführt werden.
So reichst du Arbeitszeittabellen massenhaft für andere ein:
- Gehe zur Seite Genehmigung und wähle das Tab Nicht gesendet
- Markiere die Kästchen neben den Arbeitszeittabellen, die du einreichen möchtest
- Markiere das Kästchen oben in der Spalte, um alle Arbeitszeittabellen in diesem Einreichungszeitraum auszuwählen
- Klicke auf Einreichen, um die Aktion im Pop-up-Fenster zu bestätigen
Genehmigungsantrag zurückziehen #
Du kannst deine Einreichung zurückziehen, falls ein Fehler auftritt oder eine Korrektur notwendig ist.
Nur ausstehende Anträge können zurückgezogen werden.
Um deinen Genehmigungsantrag zurückzuziehen, solltest du:
- Gehe zur Seite Timer
- Klicke auf Ausstehende zurückziehen
- Klicke auf zurückziehen, um den Vorgang abzuschließen
Nachdem du den ausstehenden Zeitraum zurückgezogen hast, wird der Genehmigungsantrag erloschen und du kannst einen neuen Zeitraum einreichen, wenn du bereit bist.
Mit einem gesperrten Datum:
- kannst du Arbeitszeittabellen einreichen
- kannst du keine Zeit bearbeiten, da genehmigte Einträge dauerhaft gesperrt sind
Besitzer/Admin
- kann Arbeitszeittabellen für jeden Benutzer einreichen
Teammanager
- kann Arbeitszeittabellen für ihre Teammitglieder einreichen
Zeit in der mobilen App einreichen #
Du kannst Arbeitszeiten über die mobile Clockify-App auf deinem Handy einreichen.