Zeit und Ausgaben genehmigen

Im Artikel wird der Prozess beschrieben, wie Admins und Manager erfasste Zeiteinträge und Ausgaben, die von Teammitgliedern eingereicht werden, überprüfen und genehmigen können. Mit diesem Prozess können die für ein Projekt aufgewendete Zeit und das Budget genau eingeschätzt und zugewiesen werden.

Die Genehmigung von erfassten Zeiten ist mit dem Standard- oder einem höheren Abonnementsplan verfügbar und kann von einem Admin des Arbeitsbereichs, Projektmanager oder Teammanager ausgeführt werden.
Die Genehmigung von erfassten Ausgaben ist mit dem PRO- und einem höheren Abonnementsplan verfügbar und kann von Admins des Arbeitsbereichs, Projektmanager und Teammanagern ausgeführt werden. 

Stell dir vor, dass du Projektmanager bist, der ein Entwicklerteam leitet, das an einem Kundenprojekt arbeitet. Benutzer, die am Projekt arbeiten, reichen erfasste Ausgaben während der projektbezogenen Aktivitäten ein, wie Softwarelizenz oder Reiseausgaben. Als Projektmanager überprüfst du diese Einreichungen, um sicherzustellen, dass sie mit Projekt- und Aufgabenbudgets und Kundenverträgen übereinstimmen. Sobald die Einträge genehmigt werden, sind sie in die Projektberichte und Rechnungen integriert und ermöglichen Kunden, Rechnungsinformationen zu erhalten. 

Abhängig von den Berechtigungen, die in den Einstellungen des Arbeitsbereichs definiert sind, können eingereichte Zeit und Ausgaben von der Seite Genehmigungen auf die folgende Weise verwaltet werden:

• Admin: genehmigen, ablehnen, bearbeiten
• Teammanager (sofern aktiviert): genehmigen, ablehnen, bearbeiten
• Projektmanager (sofern aktiviert): genehmigen, ablehnen

Um diese Berechtigungen zu modifizieren:

1. Navigiere zu Einstellungen des Arbeitsbereichs > Registerkarte Berechtigungen
2. In the Who can approve submitted timesheets and expenses section choose:
   
   • Admins and team managers
     *Team members can approve timesheets and expenses submitted by their team members
   • Admins & project managers
     *Project managers can approve timesheets and expenses submitted by members assigned to the projects they manage. 
     
     *Admins can approve time for everyone.

Falls ein Benutzer die Admin-Rolle oder eine andere Manager-Rolle hat, setzt die Admin-Rolle jede andere Rolle außer Kraft. Falls ein Benutzer sowohl die Projektmanager-Rolle als auch die Teammanager-Rolle hat, verfügt der Benutzer über Berechtigungen der beiden Rollen.  

Zeit genehmigen #

Jeder Genehmigungsantrag enthält folgende Informationen: 

• Autor des eingereichten Antrags 
• Uhrzeit des eingereichten Antrags 
• Status:
  • Nicht eingereicht/Abgelehnt:
  • Ausstehend
  • Genehmigt

Neben jeder Arbeitszeittabelle, die auf die Genehmigung wartet, wird ein orangefarbener Punkt als Indikator in der Seitenleiste angezeigt.

Ausstehend

In dieser Registerkarte werden Arbeitszeittabellen aufgelistet, die auf die Genehmigung warten. Du kannst alle Anträge auf einmal genehmigen oder nach Benutzern oder Gruppen filtern.

An Genehmigung erinnern

Falls es Team- oder Projektmanager gibt, die Team- und Projektzugewiesene überwachen, kannst du als Admin auf An Genehmigung erinnern klicken, um eine E-Mail-Erinnerung an jeden Team- oder Projektmanager zu senden, damit sie Arbeitszeittabellen ihres Teams genehmigen.

So sendest du Managern eine Erinnerung an Genehmigung:

1. Zur Seite "Genehmigungen " gehen
2. Wenn Teammitgliedern ein Team- oder Projektmanager zugewiesen wird, wird die Schaltfläche An Genehmigung erinnern aktiviert
3. Erinnerung an die Genehmigung eines eingereichten Antrags wird an E-Mail-Adressen von Managern gesendet  

Um die volle Arbeitszeittabelle mit weiteren Details zu sehen, solltest du auf den Antrag klicken.

Ausstehende Zeitanträge bearbeiten #

Admins können ausstehende Anträge anderer Benutzer direkt in der Registerkarte Ausstehend auf der Seite Genehmigungen bearbeiten.
Wenn Zeiteinträge nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anträge ihres Teams bearbeiten.

So kannst du ausstehende Anträge bearbeiten:

1. Gehe zur Seite "Genehmigungen"
2. Wähle in der Registerkarte "Ausstehend" eine eingereichte Arbeitszeittabelle
3. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Zeiteintrag
4. Im Bildschirm “Zeiteintrag bearbeiten” kannst du das Folgende bearbeiten:
   • Zeit und Datum
   • Beschreibung
   • Projekt
   • Abrechenbarkeit
   • Eintrag duplizieren/löschen

Wenn du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, solltest du auf "SPEICHERN" um die Aktion zu abzuschließen.

Managerrolle zuweisen #

Neben Admins können auch Teammanager Arbeitszeittabellen für die Benutzer genehmigen, die sie verwalten. Projektmanager können Arbeitszeiten für Mitglieder genehmigen, die an dem Projekt arbeiten, das sie verwalten.

Als Admin kannst du eine Person zum Team-/Projektmanager machen:

1. Gehe zur Seite Team
2. Klicke auf + Role für die Person klicken, die du zum Manager machen möchtest
3. Markiere Teammanager / Projektmanager
4. Für Teammanager solltest du Benutzer/Gruppen auswählen, deren Arbeitszeittabellen sie sehen und genehmigen können
   
5. Für Projektmanager solltest du Projekte auswählen, um Arbeitszeittabellen für Projektverantwortliche zu sehen und zu genehmigen
   
6. Die Änderungen speichern

Wenn eine Person über die Team- oder Projektmanager-Rolle verfügt, kann sie die Seite Genehmigung mit Mitgliedern/Projekten, die für sie sichtbar sind, in der Seitenleiste sehen

Ausgaben genehmigen #

Wie bei Arbeitszeitgenehmigung wird ein oranger Punkt als Anzeige für Ausgaben, die auf eine Genehmigung warten, in der Randleiste angezeigt.

So kannst du Ausgaben zur Genehmigung auf der Seite Genehmigungen einreichen:

1. Zur Seite "Genehmigungen" gehen
2. Klicke auf die Registerkarte "Nicht eingereicht"

Hier ist eine Liste aller nicht eingereichten Ausgabengenehmigungen mit Mitgliedsnamen, Gesamtzeit, Anzahl der genehmigten arbeitsfreien Stunden und Gesamtbetrag von Ausgaben, die alle basierend auf dem Zeitraum gruppiert sind. Wenn du eine Genehmigung erweiterst und nicht eingereichte Ausgaben anklickst, wirst du zur Seite Arbeitszeittabelle mit allen Zeiteinträgen umgeleitet, die eingereicht werden können. 

Für die Fortsetzung des Prozesses: 

4. Klicke auf "ZUR GENEHMIGUNG EINREICHEN"
5. Bestätigungsbildschirm wird angezeigt
6. Klicke auf "EINREICHEN", um die Aktion zu bestätigen

Wenn eine Ausgabe genehmigt wird, kann sie in keiner Weise bearbeitet werden.

Ausstehende Ausgaben bearbeiten #

Admins können Ausgaben anderer Benutzer in der Registerkarte Ausstehend auf der Seite Genehmigungen direkt bearbeiten.
Solange Ausgaben nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anträge ihres Teams bearbeiten.

So kannst du ausstehende Ausgaben bearbeiten:

1. Gehe zur Seite "Genehmigungen"
2. Wähle eine eingereichte Arbeitszeittabelle in der Registerkarte Ausstehend
3. Klicke auf das Bearbeitungssymbol
4. In Edit expense screen, edit the following:
   • Date
   • Project/Task
   • Category
   • Amount
   • Billability
   • Add/delete receipt
   • Delete request

Wenn du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, solltest du auf "SPEICHERN" um die Aktion zu abzuschließen.

Falls eine Arbeitszeittabelle auf die Genehmigung wartet, ist das Element Genehmigungen in der Seitenleiste mit einem orangefarbenen Punkt markiert.

Eingereichte Anträge ablehnen #

Die Ablehnung von eingereichten Anträgen muss auf der Seite Genehmigungen ausgeführt werden. 

So kannst du einen Antrag ablehnen:

1. Gehe zur Seite "Genehmigungen" und zur Registerkarte "Ausstehend"
2. Öffne den Antrag
3. Klicke auf "Ablehnen", in der oberen rechten Ecke
4. Hinterlasse eine Notiz
   
5. Klicke auf "Ablehnen", klicken, um die Aktion abzuschließen

Dadurch wird/werden:

• Der Genehmigungsantrag wird gelöscht,
• Das Label “Ausstehend” wird entfernt
• Der Benutzer enthält eine E-Mail mit Notiz, in der die Gründe für die Ablehnung erklärt werden

Falls ein Mitglied eine Arbeitszeittabelle mit falsch eingereichten Einträgen eingereicht hat, kannst du: 

• Die ganze Arbeitszeittabelle ablehnen und dann einen Eintrag bearbeiten und neu einreichen (als Besitzer/Admin oder Teammanager)
• Zum Detaillierten Bericht gehen und den Fehler manuell korrigieren (nur als Besitzer/Admin oder Teammanager)

Sobald du die Zeiten genehmigt hast, werden Zeiteinträge endgültig gesperrt und nicht einmal Admins können sie bearbeiten.

Falls du die Zeit nach der Genehmigung in Rechnung stellst und markieren möchtest, was in Rechnung gestellt wurde, kannst du die genehmigten Zeiteinträge in eine Rechnung importieren und die genehmigten Zeiteinträge erhalten automatisch das Tag “In Rechnung gestellt”, damit du sehen kannst, was in Rechnung gestellt wurde und Berichte nach Status filtern.

Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfasst, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Benachrichtigungen #

• Manager eines Benutzers wird benachrichtigt, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird 
• Benutzer, der eine Arbeitszeittabelle eingereicht hat, wird benachrichtigt, wenn die Arbeitszeittabelle genehmigt wird 
• Benutzer erhält eine E-Mail und eine Notiz, wenn die Arbeitszeittabelle abgelehnt wird
• Benutzer und alle Admins erhalten eine E-Mail, wenn eine Genehmigung zurückgezogen wird 

Wenn du Admin bist und eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabellen einreicht, musst du die Managerrolle für die Benutzer haben, die du verwaltest. Dies bedeutet, dass du für bestimmte Benutzer bist:

• Admin und Teammanger
• Admin und Projektmanager
• Team- und Projektmanager
• Admin, Team- und Projektmanager

In diesen Fällen umfassen Berechtigungen für Benutzerrolle alle Berechtigungen, die für diese bestimmte Rolle definiert sind.

Du kannst E-Mail-Erinnerungen sowohl Benutzern senden, damit sie ihre nicht eingereichten Arbeitszeittabellen einreichen, als auch Managern, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.