Rechnungen erstellen und verwalten

Du kannst Rechnungen für Kunden aufgrund der erfassten Zeiten erstellen und Einträge als “In Rechnung gestellt" markieren, sodass du Kunden nicht zweimal eine Rechnung sendest.

Die Rechnungsstellung ist eine kostenpflichtige Funktion, die du verwenden kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Abonnementplan aktualisierst.

Die Rechnungsstellung sollte in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktiviert werden.

Rechnungen erstellen #

Um Rechnungen zu erstellen, solltest du: 

1. Zur Seite "Rechnungen" gehen 
2. Auf "Rechnung erstellen" klicken
3. Einen Kunden wählen
4. Währung, Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum/Zahlungsfrist ändern (falls nötig)
5. Auf Erstellen klicken

After you’ve done that, you can also make some additional changes like:

• Manually add items to the invoice
• Import your tracked time and expenses
• Download the invoice

There are also some actions you can do such as to duplicate the existing invoice and quickly create a new one. 

1. Wähle die Rechnung, die du duplizieren willst
2. Auf das Dreipunkt-Menü klicken
3. Wähle die Option "Duplizieren" aus dem Dropdown

Die neu erstellte Rechnung enthält die gleichen Informationen wie die ursprüngliche. Die Informationen können nach Bedarf geändert und bearbeitet werden. Jeder importierte Zeiteintrag überträgt seine Abhängigkeit nicht.

Rechnung von, Name, Adresse und Logo sind von deinen Arbeitsbereich-Einstellungen genommen, und Rechnung an Adresse ist von einem Kunden genommen.

 Um Kundenadresse zu bearbeiten, solltest du: 

1. Zur Seite "Kunden" gehen 
2. Einen Kunden wählen
3. Auf das Bearbeitungssymbol klicken und seine Adresse bearbeiten

Du kannst deine Kontaktliste in den Einstellungen auf der Seite "Rechnungen" erweitern. Wenn du weitere Kontakte hinzufügst, werden sie im Dropdown-Menü "Rechnung von" in jeder Rechnung angezeigt. 

Admins können auf die Seite "Rechnungen" zugreifen. Außerdem kannst du bestimmten Mitgliedern zulassen, die Seite in den Arbeitsbereich-Einstellungen unter “Wer kann den Rechnungsabschnitt verwalten” zu sehen und zu verwalten.

Edit invoice #

Um eine Rechnung zu bearbeiten: 

1. Go to the invoice you’d like to edit
2. Wähle eine Aktion aus dem Aktionen-Dropdown in der rechten Ecke oben
3. Wähle eine der folgenden Aktionen:
   • All deine Rechnungen ansehen
   • Rechnungen nach Status filtern
   • Rechnungen als Gesendet, Bezahlt, Storniert markieren
   • Rechnungsstatus bearbeiten, löschen, verändern
   • Ausgaben herunterladen

Zahlung aufzeichnen #

Mit der Option "Zahlung aufzeichnen" werden Rechnungszahlungen gespeichert.

Um die Rechnungszahlung zu speichern, solltest du:

1. Die Option "Rechnung aufzeichnen" wählen
2. Der Bildschirm "Rechnung aufzeichnen" wird angezeigt
   • Datum: Gib das heutige Datum ein 
   • Betrag: Gib den unbezahlten Rechnungsbetrag ein, den du als Bezahlt
   markieren möchtest
   • Ändere ggf. das Datum und den Betrag oder füge eine Notiz
   hinzu

Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Demzufolge sind Rechnungen so markiert: 

• Bezahlt (du hast den vollen Betrag eingegeben)
• Teilweise bezahlt: (du hast den Betrag eingegeben, der als der Rechnungsbetrag kleiner ist)

Der Betrag wird in der Währung angezeigt, die dem Kunden zugewiesen wurde.

Fenster "Zahlungen" #

Wenn eine Rechnung als Bezahlt markiert ist, kannst du die Option Zahlungen im Dreipunkt-Menü sehen. Dadurch wird eine Liste mit allen aufgezeichneten Zahlungen für diese Rechnung geöffnet.

Das Fenster Zahlungen enthält folgende Informationen:

• Datum: Zahlungsdatum
• Autor: Person, die die Zahlung ausgeführt hat
• Betrag: Bezahlter Gesamtbetrag
• Hinweis: Optionales Feld, in dem du eine Notiz hinzufügst

Rechnungsstatus #

• Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt", "Bezahlt" und "Ungültig" ist, kann er nicht bearbeitet werden; Bezahlte Rechnungen sollten entweder als "Ungesendet" oder "Gesendet" markiert, um bearbeitet zu werden
• Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt" ist, kannst du alle vorher in Rechnung gestellten Zahlungen ansehen 
• Wenn der aufgezeichnete Zahlungsbetrag eine negative Nummer oder null ist, kann die Rechnung als "Bezahlt"  sofort markiert werden
• Wenn das Fälligkeitsdatum für gesendete Rechnungen überschritten wird, erhält die Rechnung den Status "Überfällig" 
• Wenn der Status in "Ungesendet"geändert wird, werden alle zuvor verarbeiteten Zahlungen gelöscht

Alle anderen Rechnungen sollten über die Option "Zahlungen aufzeichnen" verarbeitet werden.

Rechnungen manuell konfigurieren #

Mit Clockify kannst du Zeiteinträge und Ausgaben als in Rechnung gestellt/nicht in Rechnung gestellt manuell markieren. Auf diese Weise hast du vollständige Kontrolle über den Rechnungsworkflow, genaue Zeit und die Ausgabenerfassung ohne duplizierte Rechnungsfehler.

Um Zeit als fakturiert manuell zu markieren, solltest du:

1. Zum Detaillierten Bericht gehen
2. Alle Zeiteinträge, die du benötigst, über "Massenhaft bearbeiten" wählen 
3. Auf "Als fakturiert markieren" klicken (neben “Massenhaft bearbeiten” in der Tabellenkopfzeile)

Die fakturierten Zeiteinträge haben im Detaillierten Bericht das grüne Tag "Fakturiert".

Wenn du auf das Tag "Fakturiert" zeigst, kannst du den Kunden und die Rechnungs-ID sehen, unter der der Zeiteintrag fakturiert wurde (es sei denn, er wurde manuell als fakturiert markiert).

Dank der Funktion zur automatischen Vergrößerung wird es standardmäßig jeder neuen Rechnungsnummer eine eindeutige Nummer nacheinander zugewiesen, zBs. Rechnung1, Rechnung2, Rechnung3 usw.

Um Zeit als nicht in Rechnung gestellt zu markieren, solltest du:

1. Nur fakturierte Zeiteinträge wählen 
2. Auf "Als nicht fakturiert markieren" klicken

Umrechnung aus dem Uhrzeitformat ins Dezimalformat #

Der Gesamtbetrag kann sich in Berichten und Rechnungen leicht unterscheiden.

In Rechnungen werden Zeiten auf zwei Dezimalstellen gerundet, während in Berichten mehr Dezimalstellen berücksichtigt werden. 

Zum Beispiel:
Die Dauer deines Zeiteintrags ist 20 Minuten, oder 0.33333333 im Dezimalformat. Wenn er in einem Bericht mit dem Stundensatz von 100 $ multipliziert wird, beträgt das Ergebnis im Bericht 33.33 $. Aber wenn der Eintrag in eine Rechnung importiert wird, importiert die Rechnung die auf zwei Dezimalstellen gerundete Zeit (0.33h), die 33.00 $ beträgt, wenn sie mit 100 $ multipliziert ist.

Auch die Gruppierungsoptionen können zu unterschiedlichen Beträgen führen.

Zum Beispiel:
Du hast in einem Projekt drei Einträge und jeder beträgt 20 Minuten. Wenn du einzelne Einträge mit der Option “Gruppenstunden: Detailliert” importiert, werden in der Rechnung drei Zeilenelemente von 0.33h und der Endbetrag von 99.00 $ (3 x 0.33h x 100 $) erstellt. Aber wenn du die Option “Gruppenstunden: Projekt” wählst, werden die Einträge mit mehr Dezimalstellen zusammengefasst und gerundet (wie in Berichten), was zur Rechnung von 100.00 $ führt.

Um den Unterschied wegen der Dezimalrundung zu vermeiden, solltest du Zeiten aufrunden, abrunden oder auf die nächsten 6/12/15/30 Minuten auf- oder abrunden (d.h. auf jede durch sechs teilbare Zahl).

Taxes #

Steuern fields in an invoice form shows the amount of tax added to the total price of a product or a service. Tax can either be a general amount added to the total, or broken down by the item, depending on the tax system used. Clockify uses item-based tax system.

Item-based taxes #

Item-based taxes are used to apply taxes individually to each item on an invoice. This way you can have a better control over your taxes, making sure that taxes are applied only to relevant items.  

This feature is available to users on Standard and higher subscription plans and on Kostenlose Testversion. 

In order to use it, the Invoicing feature needs to be enabled in the Arbeitsbereichseinstellungen: 

1. Navigate to the workspace name at the top left corner of the page
2. Open the three-dot menu and choose Arbeitsbereichseinstellungen
3. Navigiere zum Rechnungen section in the Allgemein settings and toggle the switch to enable it

User permissions for this feature depend on the settings in the Permissions tab, in the Workspace settings. 

How item-based taxes work #

 When you create a new invoice, you will see two columns after the AMOUNT column:

• TAX (if only one tax is enabled)
• TAX 2 (if a second tax is enabled in the settings)

Each item on the invoice has checkboxes next to the TAX und TAX 2 columns. By default, these checkboxes are checked (blue with a white tick), indicating that the taxes are applied. Unchecking them means that taxes will not be applied to that particular item.

Taxes are calculated in the following way:

• TAX: This is calculated based on the percentage defined in the Invoice Settings
• TAX 2: If enabled, this is also calculated as a percentage of the item amount

Additionally to that, taxation mode can be:

• Einfach: Both taxes are applied to the total amount of the item
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Tax 2 at 10%, the calculated taxes will be $10 for each, making the total $120.
• Compound: The second tax is applied on the taxed amount, not the item amount.
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Tax 2 at 10%, Tax 1 is $10, and Tax 2 is calculated on the taxed amount, resulting in $11 for Tax 2, making the total $121.

Die Spalten checkboxes for TAX und TAX 2 are remembered for each item on the invoice, meaning that the selected state is retained until the invoice is manually edited or changes are made to the tax settings. If you change the tax percentage during invoice creation, the totals will update automatically to reflect the new tax rates.
If you switch from Einfach zur Link Compound or vice versa, all Unsent invoices will automatically update to match the new taxation settings.

Zum Beispiel:

• Simple to Compound mode: The Apply tax checkbox will appear next to each item
• Compound to simple mode: The Tax 1 und Tax 2 checkboxes will reappear

Old invoices are not affected by the new taxation mode and will continue to display the original tax calculation, including the previous formulas. 

Rechnungen filtern #

Du kannst die Rechnungen nach folgenden Kriterien filtern: 

• Status
• Ausstellungsdatum
• Kunde
• ID
• Aus Kontakten fakturieren
• Betrag 

Um Rechnungen zu filtern, solltest du:

1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
2. Filterkriterien am Anfang der Seite "Rechnungen" wählen:
   • Datumsbereich
   • Auf "Filter anwenden" klicken
   • Kunde
   • Status
   • Betrag
   • Bilanz
   • Rechnungs-ID 

Alle Rechnungen werden nach den gewählten Kriterien gefiltert.

Nach Zeiteinträgen oder Ausgabendetails sortieren #

Wenn du neue Rechnungen erstellst oder vorhandene bearbeitest und Zeiten und Ausgaben importierst, kannst du wählen, ob sie nach Details in der Ansicht “Detailliert” angezeigt werden. 

Um dies zu tun, solltest du:

1. Auf der Rechnungsseite die Rechnung wählen
2. Auf "Zeit und Ausgaben importieren" auf der Seite unten klicken
3. "Detailliert" im Dropdown "Zeit anzeigen" wählen 

Im Label "In Rechnung anzeigen" solltest du ein Tag auswählen, indem du das Kontrollkästchen markierst und es mit Drag-und-Drop neu organisieren. Das ausgewählte Kontrollkästchen wird in der Elementbeschreibung angezeigt.

Das gleiche Verhalten wird auf "Ausgabendetails" und "Zeiteintragsdetails" angewendet.

Additional invoice settings #

Du kannst Rechnungen in verschiedenen Sprachen erhalten oder sie anderes benennen (z. B: Beschriftung von Steuern in MwSt. ändern):

1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche "Rechnungen erstellen" klicken
3. In der Registerkarte "Standard" solltest du den Inhalt bearbeiten, der in jedem Label angezeigt wird

Nach diesen Änderungen werden in jeder PDF-Datei, die du erstellst, die neuen Beschriftungen angezeigt.
Die neu erstellte Rechnung kann Thema, Notiz, Ausstellungsdatum und Steuer erben, die vordefiniert ist.

Um Standard einzurichten, solltest du: 

1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) auf der Seite "Rechnungen" klicken 
3. In der Registerkarte "Standard" nötige Änderungen vornehmen

Customize invoices exported in PDF from the Appearance tab in the Invoice Settings. Here, you have the option to hide Quantity and Unit Price columns, as well as toggle text direction from left-to-right or right-to-left.
Enable detailed invoicing by including TAX and TAX2 columns in your PDF exports simply by checking the provided boxes.

Existing invoices #

When the user clicks on the Invoices tab and enters any of the invoices, after the Betrag column, there should be two columns. TAX and TAX 2 depending on whether you applied one or two taxes on your invoices. 

Paid and partially paid invoices cannot be edited and the checkboxes are disabled, as well. 

Download invoices in PDF #

You can choose which columns should be visible in the downloaded PDF file. You can customize the PDF in the Rechnungseinstellungen > Appearance tab and choose if you’d like to include TAX and TAX 2. 

Depending on which items you checked, those columns will be displayed in the PDF file. 

TAX and TAX 2 are system names which can be changed for the download file in the Invoices, Translation tab, where TAX and TAX 2 are input fields.

Übersetzung einrichten #

Mit Übersetzungen kannst du die Beschriftungen in deinen Rechnungen anpassen, vom Elementtyp bis hin zum Gesamtbetrag. 

Die Übersetzungen werden in der PDF-Version und in der gedruckten Versionen all deiner Rechnungen angezeigt.

1. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche "Rechnungen erstellen" auf der Seite "Rechnungen" klicken
2. Die Registerkarte "Übersetzungen" wählen
3. Das Feld mit dem Label "Elementtyp" finden und deine Übersetzung eingeben
4. Den Schritt 3 für jedes relevante Feld wiederholen
5. Deine Übersetzungen speichern

Löscht du einen Wert im Beschriftungsfeld, wird diese Beschriftung in der PDF-Version der Rechnung nicht angezeigt.