As mídias sociais se tornaram uma das principais formas de compartilhar informações atualmente, com bilhões de usuários em todo o mundo.
Devido a sua ascensão, muitas empresas têm presença nas mídias digitais e as utilizam para se comunicar com seus clientes e promover seus produtos e serviços.
Embora essa seja uma ótima maneira para as empresas aumentarem a receita e promoverem sua marca, ela pode presenciar uma queda rápida se não for utilizada corretamente.
É aqui que entra uma política de mídias sociais, pois ela define diretrizes sobre como elas devem ser usadas em uma empresa.
Neste artigo, explicaremos o verdadeiro significado de uma política de mídias sociais e forneceremos exemplos reais de políticas bem-sucedidas (além de um modelo gratuito que você pode usar para criar sua política de mídias sociais no local de trabalho).
- Uma política de mídias sociais define diretrizes para os funcionários em relação a sua presença online.
- Com uma política de mídias sociais, você pode proteger sua marca e garantir a confidencialidade dos funcionários.
- As políticas de mídias sociais devem incluir o propósito, o escopo, as diretrizes para os funcionários e as medidas disciplinares.
- Empresas famosas como Coca-Cola, Intel e L'Oréal utilizam políticas de mídia digital.
O que é uma política corporativa de mídias sociais?
Uma política de mídias sociais é um documento que fornece instruções aos seus funcionários sobre suas atividades nas plataformas de mídias sociais. Este código de conduta protege sua marca, fornecendo aos funcionários uma estrutura clara sobre como se comportar online sem prejudicar a reputação da empresa.
Embora atividades como comentar ou postar online possam parecer inofensivas, o comportamento online irresponsável de seus funcionários pode prejudicar a imagem da sua empresa. Por exemplo, um funcionário pode publicar uma opinião política que ofenda minorias, gerando uma reação negativa contra a empresa.
Nosso colaborador especialista, Alex Adekola, tem ampla experiência em mitigar informações negativas online. Aqui estão suas reflexões sobre como os funcionários devem se comportar online:
“Os funcionários devem estar cientes de que qualquer coisa que publiquem publicamente online pode afetar a imagem da sua marca. É importante, mesmo em postagens pessoais, considerar os valores e as políticas da sua empresa antes de publicar qualquer opinião que possa ser considerada polarizadora ou excessivamente sensível."
Como Alex mencionou, os funcionários devem ter cuidado com o que publicam e, com uma política de mídia social, eles saberão o que podem e o que não podem fazer na rede.
Além disso, as políticas de mídia social também fornecem instruções sobre como seus funcionários devem lidar com as contas de redes sociais da empresa. Isso garantirá que sua marca seja protegida e que você compartilhe apenas informações benéficas.
Como ter uma política de mídia social que beneficia sua empresa?
Uma política bem elaborada protege sua empresa de quaisquer riscos relacionados ao uso de mídias sociais pelos funcionários no local de trabalho:
- Protege a identidade da sua marca
- Garante a confidencialidade
- Reduz a responsabilidade legal
Agora, vamos analisar mais de perto os benefícios de ter uma política de mídias sociais na sua organização.
Benefício #1: Proteje a sua marca
Construir uma marca forte pode levar anos, mas bastam algumas postagens descuidadas nas redes sociais para arruinar tudo. A presença dos seus funcionários nas redes sociais pode influenciar as atividades online da sua empresa, já que elas podem estar vinculadas à sua marca, independentemente de você querer ou não.
Uma política de mídia digital para funcionários estabelece diretrizes e limites claros sobre as opiniões que eles podem compartilhar e garante que a mensagem da sua marca permaneça consistente.
Por exemplo, você pode desencorajar seus funcionários a comentar sobre tópicos delicados ou exigir que incluam avisos de isenção de responsabilidade em suas postagens pessoais, o que pode esclarecer publicamente que as opiniões são deles e não representam a visão da empresa.
Além disso, se um funcionário mencionar sua marca em uma de suas postagens, você deve instruí-lo a usar o logotipo oficial, a fonte ou qualquer outro elemento que esteja vinculado à sua marca.
Benefício #2: Melhora a confidencialidade
Os funcionários frequentemente lidam com informações confidenciais em seu trabalho, e é do interesse deles manter isso estritamente dentro da empresa.
Digamos que você esteja preparando uma campanha exclusiva para a Black Friday, mas um funcionário a publica no Instagram, dando tempo para seus concorrentes copiarem sua ideia e destruírem sua campanha.
Situações como essa são mais comuns do que você imagina, mas com uma política de mídia social no local de trabalho, você pode minimizar esses riscos. Informe seus funcionários sobre quais conhecimentos da empresa eles podem ou não compartilhar nas mídias sociais.
Você também pode ir além usando um aplicativo de mensagens seguro para a comunicação da equipe, garantindo que nada vaze ou seja compartilhado sem a sua permissão.
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Benefício #3: Ajuda com a segurança e a privacidade
Violações de segurança e privacidade podem prejudicar seriamente sua empresa, e as mídias sociais muitas vezes podem ser um ponto fraco.
Por exemplo, um funcionário que gerencia as plataformas de mídia social da sua empresa pode clicar em um link de phishing, permitindo que golpistas acessem suas informações e sequestrem seus perfis. Isso pode ter consequências graves para o seu negócio e custar muito dinheiro.
Com uma política de mídia social da empresa, você pode estabelecer protocolos de segurança para minimizar os riscos de ataques de phishing de todos os tipos. Você pode fazer isso informando seus funcionários sobre esses ataques e exigindo que eles usem autenticação de dois fatores ou uma VPN durante o horário de trabalho.
Usar algo como autenticação de dois fatores adiciona uma camada extra de segurança, exigindo a verificação de e-mail ou número de telefone quando alguém tenta fazer login.
Benefício #4: Oferece conformidade legal
Todas as empresas devem priorizar a privacidade e os dados pessoais de seus clientes. Os clientes fornecem a você uma grande quantidade de dados confidenciais, como informações pessoais, detalhes de cartão de crédito e muito mais. Você é responsável por manter essas informações seguras e cumprir as leis de privacidade, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da UE.
Com um manual do funcionário para mídias sociais, seus funcionários saberão como lidar com as informações dos clientes e evitar vazamentos de dados. Ao estabelecer políticas claras, você pode evitar penalidades legais e a perda da confiança do consumidor.
Benefício #5: Estabeleça regras para situações de crise
Prevenir crises de relações públicas não é uma tarefa fácil, e chegará um momento em que uma crise eventualmente ocorrerá na sua empresa.
Com uma política de mídias sociais, você pode preparar os funcionários para responder adequadamente e ajudar sua empresa a evitar um desastre desnecessário de relações públicas.
Você pode incluir uma seção instruindo os funcionários sobre como se comportar em situações de crise e o que dizer para evitar publicidade negativa. Por exemplo, você pode instruir os funcionários a evitar comentários se ocorrer um evento desfavorável (por exemplo, um vazamento de dados de um cliente) e designar representantes de relações públicas.
Isso mantém sua empresa unida e estável em circunstâncias difíceis.
O que você deve incluir em sua política de mídias sociais?
Agora que você sabe o que é uma política corporativa de mídias sociais (e sua importância), é hora de revisar os principais elementos que elas devem conter.
1# Definição de Mídias Sociais
Se você deseja que sua política seja bem-sucedida, primeiro precisa definir o que sua empresa considera mídias sociais.
Mídias sociais podem ser definidas como qualquer tecnologia que permita aos usuários compartilhar conteúdo online e se comunicar. Isso inclui plataformas de redes social como Instagram, Twitter ou LinkedIn, mas também blogs e fóruns onde os usuários podem deixar comentários.
2# Objetivo e escopo da política
Ter um propósito informa aos seus funcionários os motivos por trás da sua política de mídia social. Esse propósito deve ser transparente e você deve explicar os benefícios da política aos funcionários.
O escopo da sua política informa aos funcionários a quem ela se aplica. Normalmente, uma política de mídia social abrange todos os funcionários, desde executivos seniores até funcionários regulares. No entanto, às vezes, também pode incluir freelancers e funcionários de meio período.
Lembre-se de que você nunca deve violar a privacidade dos seus funcionários e que deve equilibrar suas expectativas com a liberdade individual de todos.
3# Diretrizes da marca
Nesta seção, você informará aos seus funcionários como sua marca deve ser representada online e quais características-chave da marca devem ser respeitadas. Os funcionários podem fazer isso ao gerenciar a conta oficial da empresa ou ao mencioná-la em suas contas pessoais.
As diretrizes da marca podem incluir o seguinte:
- Logotipo da marca
- Tom de voz
- Fontes da marca
- Mensagem da marca e muito mais
Ao respeitar as diretrizes da marca, sua marca parecerá constante e profissional em todas as plataformas de mídia social.
4# Regras para uso pessoal de mídias sociais
Embora seus funcionários possam postar o que quiserem em suas contas pessoais, é sua responsabilidade definir políticas sobre o que você pode ou não tolerar como empresa.
Sua política pode incluir as seguintes regras:
- Assédio, discurso de ódio ou cyberbullying não são permitidos.
- As postagens dos funcionários não refletem as opiniões da empresa.
- A propriedade intelectual da empresa não pode ser compartilhada sem permissão.
- Comentários negativos sobre a empresa não são permitidos.
- Os funcionários devem obedecer às leis estaduais e federais ao publicar.
- O compartilhamento de informações relacionadas aos clientes não é permitido.
- Discutir questões legais da empresa não é permitido.
5# Protocolos de segurança
Se você implementar protocolos de segurança, minimizará os riscos de violações de dados e outros eventos perigosos. Aqui, você pode instruir os funcionários sobre como evitar ataques de hackers e o que fazer se algo assim acontecer.
Você pode instruir os funcionários sobre:
- Com que frequência eles devem alterar suas senhas de redes sociais.
- Quais sites eles devem evitar visitar.
- E quais medidas de segurança eles devem tomar (por exemplo, usar um antivírus, uma VPN ou autenticação de dois fatores).
Se seus funcionários usam equipamentos da empresa para fins pessoais, esta seção também deve explicar como eles devem usá-los para evitar violações de segurança.
6# Ações disciplinares
Se você deseja que seus funcionários respeitem sua política de redes sociais, eles devem saber que há consequências para a violação, incluindo a demissão.
As consequências para as violações podem variar e podem ir de uma simples advertência para infrações menores a multas pesadas ou até mesmo a demissão para violações mais graves.
Modelo gratuito de política de mídias sociais
Para facilitar a criação da sua própria política de mídias sociais, criamos um modelo gratuito que você pode usar. O modelo é bastante simples e você pode modificá-lo para atender às suas necessidades.
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Exemplos de política de mídias sociais
Para ajudar você a criar uma política de mídias sociais, compartilharemos vários exemplos de empresas conhecidas.
Política de mídias sociais da Coca-Cola
Não é surpresa que uma marca como a Coca-Cola tenha sua própria política de mídias sociais. Essa política visa promover a relevância, respeito e direitos individuais como o principal objetivo de sua abordagem às mídias digitais.
A política possui vários princípios, como:
- Garantir qualidade
- Promover respeito
- Proteger pessoas
- Pesquisas de plataforma
- Fornecer transparência
Política de Mídias Sociais da Intel
Outra grande empresa com uma política de mídia digital é a Intel. A política deles é simples: eles querem que seus funcionários usem as mídias sociais de forma positiva. Para isso, os funcionários devem atender a três requisitos:
- Ser honestos
- Enfatizar os aspectos positivos dos produtos e ativos da Intel
- Usar seu próprio julgamento
Política de Mídias Sociais da L'Oréal
A famosa marca de cuidados pessoais também defende o uso responsável das mídias sociais e declara que respeita todas as leis de direitos autorais e marketing relacionadas à publicidade online. Eles também aconselham seus parceiros e influenciadores a fazerem o mesmo.
Perguntas frequentes sobre a política de mídias sociais
Para tornar este guia o mais abrangente possível, incluímos esta seção respondendo às perguntas mais comuns sobre o assunto.
Seu empregador pode lhe dizer o que você pode ou não postar nas mídias sociais?
Não diretamente. Os empregadores não podem dizer aos seus funcionários o que eles podem ou não postar em suas contas de mídia social, mas podem definir diretrizes e dizer a eles o que é apropriado de acordo com a política da empresa e o que não é.
Qual é um exemplo de um funcionário violando as diretrizes de mídia social?
Um exemplo seria um funcionário que publica informações confidenciais da empresa sem a aprovação. Outro exemplo é um funcionário que insulta publicamente a empresa nas mídias sociais.
Como redigir uma boa política de mídia social?
Para elaborar uma política de mídias sociais bem-sucedida, você precisará incluir informações como:
- Definição de mídias sociais
- Funções e responsabilidades
- Regras de uso de mídias sociais
- Protocolos de segurança
- Medidas disciplinares
Para garantir que sua política de mídias sociais seja de alta qualidade, entre em contato com um advogado para obter assistência.
Use o Clockify para limitar o uso de mídias sociais no trabalho e aumentar a produtividade dos funcionários
Use o Clockify para limitar o uso de mídias sociais no trabalho e aumentar a produtividade dos funcionários
E qual é a maior distração que existe? Você adivinhou: mídias sociais!
Todos nós conhecemos a sensação de simplesmente "responder" a uma mensagem do Facebook e depois assistir a vídeos online sem sentido pelos próximos 10 minutos. É constrangedor, eu sei.
Bem, isso também acontece com seus funcionários e, se você não evitar de alguma forma, terá um grupo de pessoas improdutivas que não conseguem se concentrar em uma coisa por mais de 20 minutos.
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