O guia completo para
Gestão de Capacidade

Quão familiarizado você está com os termos oferta e demanda? Mesmo que você não seja formado em economia, provavelmente já os ouviu antes.

A oferta e a demanda desempenham um papel vital na gestão da capacidade, mas estes dois termos são apenas uma peça do puzzle.

É preciso muito mais para compreender como gerir eficazmente a capacidade e por que isso é importante para o sucesso dos projetos e das empresas.

O guia completo para cobertura de gerenciamento de capacidade

Neste guia, vamos esclarecer a gestão de capacidade com:

O que é gestão de capacidade? (+ termos importantes)

A gestão da capacidade é o processo de garantir que as empresas maximizem sua produção. Com um gerenciamento de capacidade adequado, as empresas podem ficar de olho em quanto podem alcançar, produzir ou vender em um determinado período.

Antes de entrarmos em mais detalhes sobre o que implica o gerenciamento de capacidade, vamos primeiro definir alguns dos termos mais importantes relacionados à capacidade:

Componente

Um componente é uma estrutura fundamental de um serviço específico, uma parte essencial de um serviço.

Por exemplo, o banco de dados é o componente de um aplicativo ou servidor.

Como os componentes são tão importantes, eles precisam ser adquiridos, construídos, mantidos e monitorados.

Capacidade

Segundo o Instituto CIPS, a capacidade representa os recursos disponíveis que podem ser aproveitados para atender a um determinado nível de demanda.

Assim, por exemplo, num hotel, a capacidade seria o número de quartos, a disponibilidade de pessoal e o horário de trabalho dos funcionários do hotel.

Num restaurante, a capacidade seria o número de mesas e cadeiras disponíveis, a disponibilidade dos funcionários do restaurante e o horário de funcionamento.

Plano de capacidade

Um plano de capacidade cobre diferentes cenários para demandas comerciais previstas.

Graças aos planos de capacidade, as empresas podem tomar melhores decisões sobre como fornecer aos seus clientes serviços de qualidade e, ao mesmo tempo, manter os preços econômicos.

Relatório de capacidade

Um relatório de capacidade é um documento que contém dados sobre o uso e desempenho de serviços e recursos.

Ficar de olho nos relatórios de capacidade ajuda os gerentes a tomar decisões sobre componentes individuais.

Sistema de informação de gestão de capacidade

O sistema de informação de gestão de capacidade (capacity management information system, ou CMIS) é o repositório virtual que reúne todos os dados sobre capacidade em um só lugar.

Desempenho

Desempenho é uma métrica que mostra a rapidez com que um sistema é capaz de responder às solicitações.

Por exemplo, a rapidez com que um aplicativo pode processar dados.

Gestor de capacidade

Além de tudo, devemos mencionar também os gestores de capacidade. Eles supervisionam todo o processo de gerenciamento de capacidade.

Eles fazem recomendações sobre recursos e sua realocação. Além disso, os gestores de capacidade fazem planos para as necessidades comerciais de curto, médio e longo prazo.

O processo de gestão de capacidade

Abrange a questão da procura e oferta de recursos.

Demanda significa o número de produtos, itens ou serviços que os clientes ou consumidores estão dispostos a comprar a um determinado preço.

Fornecimento refere-se ao número de produtos, itens ou serviços que as empresas podem fornecer aos seus clientes ou consumidores, a um determinado preço.

Falando em recursos, a gestão de capacidade abrange recursos como:

Quando se trata de capital humano, as organizações precisam descobrir se possuem força de trabalho suficiente. As empresas podem achar úteis as seguintes perguntas:

Saiba mais: O que é gestão de força de trabalho e como funciona? | 16 principais softwares para gestão de força de trabalho

Além disso, os líderes precisam pensar em sua equipe para delegar igualmente a carga de trabalho. Portanto, para agendar projetos e funcionários adequadamente, os líderes devem responder a estas perguntas:

Independentemente do tipo de negócio em que atuam, as empresas devem ser flexíveis e adaptáveis para atender às expectativas dos clientes ou consumidores. Assim, a implementação de um sistema de gestão de capacidade melhorado pode incluir ações como:

Exemplos de gestão de capacidade

Para compreender a gestão da capacidade, precisamos considerar os seus dois elementos vitais – oferta e procura.

Vejamos exemplos de fornecimento diário, semanal e mensal:

Se houver uma demanda de 700 sanduíches por dia, e essa demanda for sempre atendida, esta empresa de fast-food está funcionando bem – então este é um exemplo de gestão eficiente de capacidade. Isso significa que esta empresa possui funcionários suficientes para atender às demandas diárias durante o horário de trabalho. Além disso, este caminhão de fast-food provavelmente possui equipamentos, hardware, software e periféricos suficientes que os funcionários podem usar durante o trabalho.

Agora, e se as demandas mudarem? E se houver uma demanda diária maior por sanduíches (1.000 por dia)?

Nesse caso, a empresa de fast-food precisa adaptar a sua gestão de capacidade.

Quando se trata dessa empresa de fast-food, eles podem decidir terceirizar algumas partes de suas operações, como fazer pães para sanduíches. Em vez de fazer isso sozinha, a empresa de fast-food pode contratar uma padaria. Assim, os funcionários que trabalham neste negócio de fast-food economizarão um tempo valioso e o utilizarão para fazer 1.000 sanduíches por dia.

Por outro lado, caso o call center tenha que melhorar a sua gestão de capacidade para realizar 1.500 chamadas por semana (em vez das 1.200 anteriormente referidas), poderá optar por oferecer horas extraordinárias (horas extras).

Além disso, digamos que a fábrica de brinquedos tenha que produzir 7.000 brinquedos por mês (em vez dos habituais 5.000), antes da época do Natal. Para aumentar o nível da gestão de capacidade, a fábrica de brinquedos pode optar por comprar equipamentos ou máquinas adicionais.

Quais são os principais elementos da gestão de capacidade?

Existem quatro elementos principais:

Vamos nos aprofundar em cada elemento.

Os principais elementos do processo de gestão de capacidade

Gestão de capacidade da empresa

Cobre as necessidades e planos de negócios relativos a serviços e infraestrutura de TI. Este subprocesso inclui a revisão de todos os dados sobre as demandas. Dessa forma, as empresas garantem que o serviço de TI será concluído corretamente.

Gestão da capacidade de serviço

Envolve prever, gerenciar e controlar o desempenho dos serviços operacionais de TI, do início ao fim do projeto.

Este subprocesso analisa os recursos, padrões de funcionamento do serviço de TI, bem como os pontos baixos e máximos deste serviço.

Gestão da capacidade de componentes

Abrange o manuseio e a supervisão do desempenho, do uso e da capacidade de cada componente de TI.

Como os componentes de hardware geralmente possuem uma capacidade específica, essas capacidades precisam ser medidas. Dessa forma, a gestão da capacidade dos componentes garante que não haja problemas relacionados ao desempenho.

Relatórios de gerenciamento de capacidade

Fornecem a outros processos de gerenciamento de serviços e ao gerenciamento de TI dados importantes sobre a capacidade de serviço, uso de serviço e desempenho de serviço. Os dados são então apresentados no relatório de capacidade de serviço.

Quais são os objetivos do gerenciamento de capacidade?

Os principais objetivos são:

Processo de gestão de capacidade

Este processo inclui as seguintes etapas:

  1. Estabelecer os planos da empresa
  2. Avaliar as demandas e oportunidades dos clientes
  3. Analisar o resultado da infraestrutura e dos recursos atuais
  4. Executar o planejamento de capacidade
  5. Acompanhar e revisar a capacidade de produção

Agora, vamos ver o que cada um desses processos cobre.

Processo de gestão de capacidade

1º passo: Estabelecendo os planos da empresa

A primeira etapa do processo de gestão de capacidade é bastante simples. As empresas precisam saber a demanda exata de produção nos próximos meses. Essa é a maneira mais eficiente de gerenciar a capacidade.

Ao entender melhor os planos da empresa, a direção poderá decidir se contrata mais funcionários ou se é necessária a manutenção nas máquinas.

2º passo: Avaliando as demandas e oportunidades dos clientes

A próxima etapa é compreender as tendências do mercado ao longo do ano. Assim, as empresas poderão prever as demandas dos clientes com mais precisão.

Por exemplo, as tendências do mercado podem abranger alguns eventos cruciais, como o Super Bowl, ou tendências da estação, como o Natal ou a Páscoa.

Vamos usar o exemplo acima mencionado de uma fábrica de brinquedos. A época do Natal se aproxima e a empresa precisa atender a demanda de seus clientes.

Em vez de montar 5 mil brinquedos por mês, terão que aumentar o número de produtos para um total de 7 mil brinquedos por mês. Então, durante outubro e novembro, essa é a demanda dos clientes da fábrica de brinquedos.

3º passo: Analisando o resultado da infraestrutura e dos recursos atuais

Agora que as empresas estão cientes das demandas futuras, a gestão precisa seguir o terceiro passo – analisar o resultado da infraestrutura e dos recursos atuais.

Por outras palavras, serão as empresas capazes de satisfazer a procura dos clientes com os recursos e infra-estruturas existentes?

Caso contrário, as empresas terão de alugar ou comprar novas máquinas ou equipamentos. Além disso, as empresas podem ter que contratar novos funcionários para operar estes equipamentos ou realizar outras tarefas.

No caso da fábrica de brinquedos, a empresa pode decidir comprar maquinário adicional. Além disso, a empresa precisará descobrir se possui designers suficientes para ter ideias para novos brinquedos.

Primeiramente, os gestores devem primeiro analisar se os seus atuais designers de brinquedos estão disponíveis para este projeto vital de Natal, ou se terão de contratar mais designers. Depois de reunir a equipe, os líderes precisam criar cronogramas de projetos.

Como o Clockify também pode ser usado como uma ferramenta de planejamento de projetos, os gerentes podem usar o recurso de agendamento para planejar projetos em um cronograma.

Agendamento de projetos no Clockify

Como você pode ver na captura de tela acima, você pode adicionar diferentes estágios do projeto ao cronograma, como o início do projeto ou reuniões com clientes. Você também pode adicionar ou remover membros da equipe, bem como incluir marcos para lembrar etapas cruciais do projeto.

Agendamento de funcionários no Clockify

Vamos relembrar nosso exemplo de fábrica de brinquedos. As maiores demandas dos clientes durante a época de Natal implicam em mais trabalho para toda a equipe de designers de brinquedos. Assim, os gestores podem usar o recurso de planejamento para revisar os horários dos funcionários e delegar a carga de trabalho. Como podemos ver na imagem acima, os horários podem ser:

Dessa forma, os gestores descobrirão se possuem recursos suficientes para o projeto atual.

4º passo: Realização do planejamento de capacidade

Depois que as empresas concluem a terceira etapa – decidir se possuem infraestrutura e recursos suficientes para atender às demandas, a próxima etapa lógica é a implementação.

Se as empresas decidirem adquirir novos equipamentos ou máquinas, esta etapa será comprar novas máquinas e instalá-las.

Assim que esta parte for concluída, as empresas poderão atender a demanda e a oferta.

5º passo: Acompanhamento e revisão da capacidade de produção

A etapa final do processo de gerenciamento de capacidade é garantir que o plano funcione bem e atenda às necessidades da empresa. Portanto, as empresas precisam acompanhar e revisar constantemente o processo relacionado à capacidade.

Por que a gestão de capacidade é importante?

Aqui estão os benefícios mais cruciais do gerenciamento de capacidade:

Quais são os diferentes desafios da gestão da capacidade?

Conversamos sobre a importância do gerenciamento de capacidade no espaço de trabalho. Agora, gerenciar a capacidade nem sempre é uma tarefa fácil.

De acordo com este artigo da Forbes, os desafios mais comuns relacionados à gestão de capacidade são:

Vamos explorar cada um detalhadamente.

O desafio dos dados

Os planejadores de capacidade lidam com muitas informações que normalmente inserem em planilhas manuais. Para ter um processo adequado de gestão de capacidade, as entradas de dados devem ser precisas e escritas no formato correto (as mesmas unidades de medida). Como você pode imaginar, ao anotar informações incorretas pode afetar todo o processo.

Depois que os planejadores de capacidade adicionam os dados, eles também precisam incluir detalhes sobre a demanda e a oferta e, em seguida, usar uma fórmula que os ajude a ver informações sobre a capacidade disponível.

O desafio da complexidade

Este desafio está em linha com o anterior.

Como os planejadores de capacidade trabalham com fórmulas e cálculos, é provável que ocorram alguns erros ao longo do caminho. Assim como mencionamos anteriormente, adicionar dados errados às planilhas pode prejudicar todo o processo.

Além disso, as coisas podem ficar ainda mais complicadas porque o gerenciamento da capacidade geralmente envolve vários níveis de produção. A conclusão de cada um desses níveis leva tempo e requer dados adicionais. Portanto, obter um plano de capacidade final envolve tantos funcionários, o que aumenta o risco de alguém cometer um erro (não intencional) — o que nos leva ao próximo desafio.

O desafio da comunicação

Para evitar erros ao inserir dados, é importante que todos os funcionários envolvidos na gestão de capacidade troquem informações regularmente.

Assim, manter a comunicação clara e transparente é crucial. Quando não existem lacunas de comunicação entre os funcionários, é mais provável que o processo de gestão de capacidade seja feito com precisão.

Agora que falamos sobre os desafios que podem ocorrer durante esse processo, vamos explorar as estratégias mais eficazes para superar os problemas.

Estratégias da gestão de capacidade

As estratégias mais práticas da gestão de capacidade que você pode usar são:

Explicaremos melhor como você pode aproveitar ao máximo cada estratégia.

Estratégia de desfasamento

O primeiro passo que os gestores de capacidade dão nesta estratégia é determinar a capacidade.

Então, os gestores de capacidade aguardam um aumento na procura. Esse é o sinal de que os gestores devem melhorar as capacidades de produção para satisfazer as necessidades do mercado.

Embora bastante útil, esta estratégia tem uma desvantagem importante. Se as demandas do mercado acontecerem muito rapidamente, as empresas poderão perder a oportunidade de vender mais produtos/serviços. Isso ocorre porque melhorar as capacidades de produção leva tempo.

Estratégia de liderança

Comparada à estratégia de retrocesso, esta é mais arriscada e agressiva.

Os gerentes de capacidade tomam decisões para aumentar a capacidade mesmo que não haja demanda real no mercado. Os gestores assumem que haverá exigências e esperam que o aumento da capacidade seja suficiente.

Agora, em quais casos as empresas conduzem essa estratégia?

Geralmente acontece quando as empresas se expandem. Além disso, empresas que atuam em setores com demandas de vendas frequentes costumam optar por uma estratégia de liderança.

O principal problema desta estratégia é que ela é arriscada.

Se a demanda não aumentar, os custos de armazenamento de estoque só poderão aumentar, o que é mais um problema para as empresas. Conseqüentemente, quando há mais capacidade de armazenamento de estoque do que o necessário, existe o risco de desperdício de estoque.

Estratégia de dinâmica

Esta estratégia é muito mais segura que a anterior.

Nela, os gerentes de capacidade avaliam as demandas reais do mercado e os dados de previsão/prognóstico de vendas.

Então, de acordo com as demandas atuais, os gestores de capacidade modificam a produção, para que ela se ajuste às demandas.

A estratégia dinâmica é uma forma muito segura de cuidar adequadamente da gestão da capacidade porque os gestores tomam decisões seguindo os dados previstos. Além disso, também há menos chance de desperdício de estoque.

Estratégia de comparação

Esta estratégia é uma mistura das estratégias de liderança e de retrocesso.

Como funciona: quando é evidente que a procura irá aumentar, as empresas aumentam a sua produção em pequenas quantidades.

Assim como a estratégia de dinâmica, esta também é uma solução bastante segura.

Se a procura aumentar rapidamente, as empresas podem aumentar um pouco as suas vendas, uma vez que já aumentaram a produção em pequenas quantidades.

Por outro lado, se a procura não aumentar, as empresas não terão quaisquer perdas porque apenas aumentaram um pouco a produção.

A principal desvantagem desta estratégia é que as empresas nunca experimentarão um pico de demanda. Além disso, as empresas não conseguirão escapar de uma recessão repentina no mercado.

Conclusão

O gerenciamento de capacidade é o melhor método que as empresas podem usar para maximizar sua produção. Além disso, ao gerir adequadamente a sua capacidade, as empresas terão uma imagem mais clara de quanto podem alcançar, produzir ou vender num período específico.

Um dos benefícios mais cruciais do gerenciamento de capacidade é garantir menos problemas e incidentes relacionados à capacidade e ao desempenho. Além disso, este processo é benéfico porque garante que a capacidade e o desempenho sejam rentáveis.

Embora as empresas possam enfrentar alguns desafios na gestão da capacidade, existem excelentes formas de ultrapassar estes problemas. Neste artigo, cobrimos quatro estratégias vitais de gerenciamento de capacidade e explicamos cada uma delas com mais detalhes.

Portanto, se sua empresa tiver alguns problemas relacionados à capacidade, esperamos que algumas dessas estratégias sejam úteis.