Utilizar tarefas

Você pode fazer entradas de tempo usando tarefas (juntamente com etiquetas, clientes e projetos). As tarefas fornecem um nível adicional de hierarquia e podem funcionar como subprojetos.

As tarefas são normalmente usadas para o tipo de atividade (por exemplo, design, codificação), enquanto o campo de descrição é para escrever o que você está fazendo no momento (ex.: Trabalhando no erro #213). Para um gerenciamento de tarefas mais avançado, é melhor usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Trello, JIRA, etc.

Por exemplo, você pode nomear tarefas por tipo de trabalho (“Programação Front-End”, “Escrita” “Design”) e depois agrupar as entradas de tempo por tarefa no Relatório resumido para ver quanto tempo cada atividade levou.

Criando tarefas #

Para criar tarefa:

1. Vá para um projeto
2. Abra a guia Tarefas
3. Escreva o nome da tarefa
4. Clique em Adicionar e as pessoas poderão selecioná-la ao rastrear o tempo

Você pode:

• Indicar quem trabalha em qual tarefa selecionando um gerente
• Definir uma estimativa para cada tarefa ao ativá-la na guia Configurações do projeto (isso pode ser útil se você tiver calculado (cotado) um determinado número de horas para cada tipo de trabalho, para que possa acompanhar o andamento do trabalho)

Para alterar o nome da tarefa, basta clicar em seu nome e digitar o que quiser.

Por padrão, proprietários e  administradores podem criar tarefas. No entanto, essas permissões podem ser alteradas se Quem pode criar projetos e clientes estiver definido como Administradores e gerentes ou Todos nas configurações do espaço de trabalho..

Quem pode criar tarefas se selecionado:

• Administradores (padrão): administrador
• Administradores e gerentes de projeto: administradores e gerente de projeto
• Todos: administradores, gerentes de projeto, gerentes de equipe, usuários regulares

Marcar tarefas como concluídas #

Quando terminar uma tarefa, você pode marcá-la como concluída para que fique fora do caminho:

• As tarefas concluídas não aparecem na página de projeto até que você selecione Mostrar arquivado ou Mostrar tudo
• Tarefas concluídas não aparecem no iniciador de projetos ao rastrear o tempo
• O tempo rastreado para tarefas concluídas aparece em relatórios

Marcar tarefas como concluídas é muito útil se você tiver muitas tarefas em projetos e organizar projetos como tarefas pendentes (o outro fluxo de trabalho é colocar tipos de atividades como tarefas, como codificação ou design, caso em que você não precisa fechar as tarefas).

Atribuindo usuários a tarefas #

Quando uma tarefa tem Todos como responsável, todos com acesso a esse projeto podem selecionar e rastrear o tempo nela.

Se uma tarefa tiver um usuário ou grupo específico como responsável, somente essa pessoa poderá selecionar e controlar o tempo na tarefa.

Se for um projeto privado, você vai precisar adicionar um funcionário no projeto.

Adicionando tarefas de um modelo #

Se você costuma criar projetos com a mesma estrutura de tarefas, pode configurar um modelo para não precisar adicionar essas tarefas uma a uma sempre que criar um novo projeto.

Os projetos que você criar com um modelo existente terão as categorias de Tarefas, Taxas Faturáveis, Estimativas e Equipes já aplicadas.

Modelos de projeto é uma ferramenta paga, que você pode ativar depois de atualizar sua conta.

Excluir tarefas #

Para excluir uma tarefa, você deve primeiro marcá-la como concluída. Em seguida, clique nas opções de tarefa novamente e você verá a opção Excluir.

Somente administradores e gerentes de projeto podem excluir tarefas.

Depois que a tarefa for excluída, todas as entradas de tempo para essa tarefa não poderão ser executadas (mas o projeto continuará).

Taxas e status de faturação #

Se você deseja definir taxas horárias e marcar quais tarefas são faturáveis, você precisa habilitar as custo de tarefa nas configurações do espaço de trabalho.