Utiliser les tâches
Les tâches ajoutent un niveau de hiérarchie aux projets, servant de sous-catégories pour organiser les saisies de temps. Elles permettent de classer les heures enregistrées par type d'activité, le champ « Description » étant utilisé pour spécifier la nature exacte de la tâche effectuée.
Créer une tâche #
Pour créer une tâche :
- Accédez au projet souhaité
- Ouvrez l’onglet Tâches
- Saisissez le nom de la tâche et cliquez sur Ajouter
- Ajoutez les détails de la tâche :
- Assigné à – Sélectionnez un utilisateur ou un groupe pour indiquer qui travaille sur la tâche
- Estimation – Définissez une estimation du temps nécessaire (cette option doit être activée dans les paramètres du projet)
- Renommer – Cliquez sur le nom de la tâche pour le modifier
Par défaut, les propriétaires et les administrateurs peuvent créer des tâches, mais ce paramètre est modifiable dans les paramètres de l’espace de travail.
| Paramètres de l’espace de travail | Qui peut créer des tâches |
| Administrateurs (par défaut) | Administrateurs |
| Administrateurs et chefs de projet | Administrateurs et chefs de projet |
| Tout le monde | Administrateurs, chefs de projet, chefs d’équipe et utilisateurs standards |
Attribuer des utilisateurs à des tâches #
Le personne chargée de la tâche détermine qui peut saisir ses heures sur cette tâche :
- Tout le monde – Toute personne ayant accès au projet peut saisir ses heures sur la tâche.
- Utilisateur/groupe spécifique – Seule la personne ou le groupe désigné peut saisir ses heures sur la tâche.
Pour les projets privés, l’utilisateur doit d’abord être ajouté au projet.
Ajouter des tâches dans le suivi du temps #
1. Accédez à la page Suivi du temps
2. Cliquez sur le lien Tâches/Projets situé à côté du champ de description
3. Développez le projet sur lequel vous travaillez pour afficher les tâches
4. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez suivre
5. Ajoutez une description pour votre tâche (facultatif)
6. Cliquez sur Démarrer pour lancer le chronomètre
Ajouter des tâches dans la feuille de temps #
1. Accédez aux feuilles de temps
2. Cliquez sur le lien Projet/Tâche pour créer une nouvelle ligne
3. Développez le projet concerné dans le menu de sélection
4. Sélectionnez la tâche spécifique correspondant à votre travail
5. Saisissez la durée dans la colonne du jour appropriée
Ajouter des tâches dans le calendrier #
1. Accédez à la page Calendrier
2. Sélectionnez le créneau horaire souhaité sur le calendrier pour ouvrir le formulaire de saisie
3. Cliquez sur le champ Projet pour développer le menu de sélection
4. Développez le projet concerné pour afficher les tâches qui y sont associées
5. Choisissez la tâche spécifique à laquelle correspond cette saisie de temps
6. Saisissez une description pour la saisie (facultatif)
7. Cliquez sur Enregistrer
Marquer des tâches comme terminées #
1. Accédez à la page Projets
2. Cliquez sur le projet
3. Cliquez sur les trois points à côté de la tâche que vous souhaitez marquer comme terminée
4. Sélectionnez Marquer comme terminé
Lorsqu’une tâche est terminée, marquez-la comme terminée pour clarifier votre vue.
| Statut de la tâche | Comportement |
| Terminé | Masqué sur la page principale du projet et dans le sélecteur de suivi du temps (sauf si vous sélectionnez Afficher les tâches terminées ou Tout afficher). |
| Suivi | Les saisies de temps correspondant aux tâches terminées continueront d’apparaître dans les rapports. |
Marquer les tâches comme terminées est particulièrement pertinent si vous structurez vos projets comme des listes de tâches. Cependant, si vous utilisez les tâches pour représenter des types d’activités récurrentes ou fixes, il n’est peut-être pas nécessaire de les clore.
Supprimer des tâches #
- Allez à la page Projets
- Sélectionnez le projet concerné
- Cliquez sur les trois points à côté de la tâche que vous souhaitez supprimer
- Sélectionnez Marquer comme terminé
- Cliquez à nouveau sur les trois points
- Sélectionnez Supprimer
- Tapez SUPPRIMER dans la fenêtre de confirmation
Remarque importante concernant la suppression des tâches :
- Seuls les administrateurs et les chefs de projet peuvent supprimer des tâches.
- Toutes les saisies de temps associées à la tâche supprimée ne seront plus liées à aucune tâche, mais resteront associées au projet.
Taux et statut de facturation #
Pour définir des taux horaires spécifiques pour les tâches et les marquer comme facturables, vous devez d’abord activer les taux horaires dans les paramètres de votre espace de travail.
Ajouter des tâches à partir d’un modèle #
Les modèles de projet sont une fonctionnalité payante et sont disponibles avec tous les abonnements payants.
Si vous utilisez régulièrement la même structure de tâches pour plusieurs projets, vous pouvez recourir à un modèle de projet. Les modèles s'appliquent automatiquement :
- Tâches
- Taux facturables
- Estimations
- Membres de l’équipe