O guia definitivo para análise PERT

O que é o diagrama PERT?

Ok, já explicamos o que a sigla realmente significa – agora vamos discutir por que as pessoas usam esse método.

No guia oficial, o PERT foi definido como "um conjunto de princípios, métodos e técnicas para o planejamento eficaz do trabalho orientado a objetivos, estabelecendo assim uma base sólida para uma programação, custeio, controle e replanejamento eficazes na gestão de programas".

Uma divisão da marinha dos EUA chamada Escritório de Projetos Especiais desenvolveu o PERT em 1957.

A intenção deles era criar uma estrutura que pudesse representar a série de eventos em um determinado período de tempo para o projeto do submarino nuclear Polaris.

Devido ao alto nível de eficiência do método, no ano seguinte, 1958, o PERT foi apresentado no relatório resumido oficial - e portanto, tornado público.

Desde então, a popularidade do método tem disparado – já que suas métricas podem ser adaptadas em qualquer tipo de projeto.

São necessárias 5 etapas para criar um gráfico PERT para um projeto:

• Identificar todas as tarefas
• Determinar dependências de tarefas
• Conectar as tarefas
• Estimar prazos
• Gerenciar o desenvolvimento e andamento do projeto/li>

Por que você deve usar uma calculadora PERT?

A resposta simplificada sobre por que você deve usar esse método é: você terá respostas para todas dúvidas possíveis e estará preparado para agir, aconteça o que acontecer.

Existem 3 objetivos principais do uso do PERT.

Vamos explicar tudo detalhadamente.

Melhor visualização do cronograma do projeto

Para começar, é fato que 65% das pessoas aprendem visualmente e esse é um dos principais objetivos dos gráficos PERT – criar uma representação visual do cronograma do projeto.

Ao fazer isso, os gerentes de projeto dividem questões complexas em tarefas individuais.

Dessa forma, fica mais fácil agendar tarefas, bem como estabelecer quais são as dependências.

A ordem das dependências ajuda os gerentes de projeto a estimar todos os riscos e possíveis atrasos, a fim de obter a data final para o pior cenário possível.

Além disso, a duração de um projeto é sempre uma informação necessária para o desenvolvimento de um plano orçamentário, bem como quaisquer outros recursos necessários.

Vejamos um exemplo simples - o fornecedor está atrasado na entrega de determinados materiais para construção. Naturalmente, os trabalhadores da obra não podem começar a trabalhar nessa tarefa, por isso os gestores devem encontrar uma alternativa. Caso não queiram causar mais atrasos, podem nomear os trabalhadores para outras tarefas, que não necessitem dos referidos materiais.

Para melhor antecipar as ações de um projeto (e o seu impacto)

O que também é ótimo ao usar a análise PERT é que você pode fazer isso antes do início do projeto.

Projetos complexos geralmente exigem que múltiplas tarefas e atividades aconteçam simultaneamente, certo?

Bem, o PERT o ajudará a entender como cada atividade impacta as outras.

Por exemplo, pense no que acontece se houver um atraso na execução de uma tarefa, se a sua conclusão for necessária para outras atividades.

Isso é algo chamado de dependências de tarefas e significa o seguinte - não leve em consideração apenas o atraso óbvio ao fazer o cálculo.

A própria palavra "dependência" implica que existe uma ordem específica de atividades. Ou seja, um atraso (por exemplo, na entrega de suprimentos) afetará todas as atividades subsequentes, causando o efeito borboleta e possíveis atrasos adicionais.

Para explicar a incerteza

Assim, uma representação visual das dependências das tarefas permite que os gerentes de projeto entendam o risco de cada atraso separado na execução de uma tarefa e o impacto em todo o projeto.

Dessa forma, eles podem fazer um plano de backup e desenvolver diversas estratégias para melhorar seu desempenho e gerenciamento de tempo.

Para ser eficaz, o planejamento do projeto deve considerar as incertezas e identificar as potenciais ameaças.

Como o PERT funciona? E como funciona a calculadora PERT?

A base da funcionalidade do PERT depende das 3 métricas mais importantes – ou seja, tipos de estimativas de tempo.

Estas são:

• O - o mais otimista (a versão ideal de execução de um projeto, onde tudo dá certo, sem atrasos em nenhuma parte do processo)
• P - o mais pessimista (o pior cenário de execução de um projeto, onde tudo dá errado e onde todas as atividades atrasam)
• M - o mais provável de acontecer (o pior cenário de execução de um projeto, onde tudo dá errado e onde todas as atividades atrasam)

A fórmula PERT leva tudo isso em consideração e é a seguinte:

(O+4M+P)/6

Agora vamos dar uma olhada neste exemplo de métricas para execução de um projeto, onde O = 12 meses, M = 14 meses e P = 18 meses.

Portanto, o total seria (12+ 4*14 + 18) = 86, e obteremos o resultado quando dividirmos o total por 6.

Pelo cálculo do PERT, a estimativa de tempo para execução do projeto é 86/6 = 14.33 meses.

O que podemos ver na fórmula é que existem 6 elementos no total e que o cenário mais provável é contado 4 vezes.

Por outro lado, os cenários mais otimistas e mais pessimistas são contados uma vez cada, devido à improbabilidade de ocorrerem.

No entanto, eles ainda podem acontecer - e esse é o objetivo de considerá-los.

Mencionamos a execução do projeto, mas aqui está outra coisa que torna o PERT um recurso valioso para o planejamento do projeto: os gerentes de projeto também podem usar o PERT para atividades ou tarefas individuais, e não apenas para projetos.

Tempo de rastreamento para métricas PERT

Como todas as métricas relevantes giram em torno da duração, o controle do tempo é vital durante o processo. Porque, naturalmente, para avaliar algo, é preciso primeiro medi-lo. Modelos de cartões de ponto ou planilhas de tempo são certamente uma opção - mas para projetos complexos, não são a opção ideal.

Se você se pergunta por quê, a resposta é simples: obter o relatório real que você precisa (reunir e apresentar informações de membros individuais da equipe e dos projetos) consumirá muito tempo.

Veja como as planilhas de horas aparecem no Clockify, quando geradas automaticamente - com base nas horas e minutos que você rastreia/insere.

Qualquer relatório que não seja gerado automaticamente não será tão preciso, pois ainda existirá margem para erro humano. Como você pode ver abaixo, os relatórios gerados automaticamente têm várias outras vantagens, como a classificação por:

• Usuários específicos
• Equipes
• Projetos
• Datas

Saiba mais: Métodos de controle de tempo

O que é “desvio padrão” na análise PERT?

Com base nas métricas acima, podemos calcular outro conceito estatisticamente relevante – o desvio padrão. É uma medida de dispersão e indica o quanto seus dados estão espalhados em relação ao valor médio.

Mas o que isso significa?

O desvio padrão, na verdade, refere-se ao desvio médio das estimativas de tempo. Ele mostra a precisão dos seus cálculos e, portanto, é muito útil. O desvio pode ocorrer em ambos os sentidos, dependendo de quão bem ou mal o processo vai. Significado - o tempo preciso pode ser menor ou maior para o período de desvio.

A fórmula para calcular o desvio padrão é a seguinte:

(P-O)/6

Basicamente, quanto menor o resultado, mais precisa é a estimativa.

Vejamos também o exemplo anterior para este cálculo - O = 12 meses e P = 18 meses.

O cálculo do desvio padrão seria o seguinte: (18-12)/6 = 1 mês.

Já estabelecemos que a estimativa de tempo para execução do projeto é de 14,33 meses.

Esta estimativa de tempo para a execução do projeto pode “divergir” em 1 mês – portanto, é provável que o projeto seja concluído a qualquer momento entre 13,22 meses e 15,22 meses.

Como calcular o primeiro tempo esperado com PERT?

Vamos verificar como funciona o método PERT e como ele ajuda os gerentes de projeto a estimar a duração mais otimista. O processo pode variar dependendo da complexidade de um projeto, mas o núcleo permanece sempre o mesmo.

O PERT é baseado em uma estimativa de 3 pontos que explicamos e a representação visual nos ajuda a compreender a ordem em uma cadeia de atividades.

O primeiro ponto é o caso mais otimista, então como calculá-lo?

Não é realmente muito difícil - mas os membros individuais da equipe precisam fornecer estimativas precisas sobre a duração das tarefas.

Quanto mais preciso for o tempo dado para cada tarefa, mais precisos serão os resultados do PERT. É por isso que o rastreamento do tempo na projeção é crítico.

Como calcular o último horário possível com PERT?

Por outro lado, o caminho crítico representa o oposto do que falamos no segmento anterior. É a sequência de tempo mais pessimista e mais longa para a execução de um projeto.

Imagine que seu projeto envolve 5 fornecedores diferentes e você espera que todos entreguem no prazo e no mesmo dia.

Mesmo assim, estão todos atrasados. Como consequência, outras equipes não conseguem realizar seu trabalho, pois precisam dos suprimentos. Portanto, muitas atividades planejadas ficarão suspensas até o dia das entregas. Esse período também deve ser incluído na projeção, mesmo que não haja atividades ou tarefas realizadas.

Calcular o caminho crítico significa levar em consideração todos os atrasos possíveis. E, como você deve saber, estimar adequadamente o tempo necessário pode economizar dinheiro.

Além disso, não entregar seus projetos no prazo não é apenas uma perda de tempo e dinheiro, mas também pode prejudicar seriamente a sua reputação.

Exemplo de uso da fórmula PERT em gerenciamento de projetos

Deixe-nos mostrar como é a fórmula PERT em um exemplo. Para tanto, utilizaremos um projeto imaginário bastante simples e que possui apenas uma atividade.

Digamos que você precise ir do ponto A ao ponto B.

A estimativa mais otimista - de acordo com a quilometragem percorrida, o tempo mais cedo possível para chegar ao ponto B é se você seguir o caminho mais curto possível, se o trânsito estiver leve e você acertar o verde em todos os semáforos.

Diremos que são 30 minutos.

A estimativa mais pessimista — de acordo com a quilometragem em distância, o último tempo possível para chegar ao ponto B é se você seguir o trajeto mais longo possível devido a obras, se o trânsito estiver intenso pelo mesmo motivo, e você acertar vermelho em todos os semáforos.

Diremos que é 1 hora.

A estimativa mais provável de acontecer — de acordo com a quilometragem percorrida e sua experiência anterior dirigindo no trajeto habitual, naquele momento do dia não haverá muito trânsito, mas haverá vários semáforos vermelhos no seu caminho.

Diremos que você leva 40 minutos para chegar ao seu destino.

Agora que temos as informações relevantes, vamos analisar os números.

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De acordo com os resultados, a estimativa (valor médio) é que levará 41,6 minutos (valor arredondado) para chegar ao seu destino.

O valor do desvio padrão implica que o tempo pode ser até 5 minutos mais curto ou mais longo, dependendo dos elementos envolventes, como o trânsito.

Agora imagine poder ter uma estimativa semelhante para projetos complexos.

Parece ótimo, certo?

Cálculo PERT - Exemplo em um projeto pequeno

Como o objetivo principal da análise PERT é ajudar os gerentes de projeto a resolver questões complexas, vamos usar um exemplo um pouco mais complicado.

É um projeto pequeno com diversas atividades, cada uma com seus predecessores e dependências.

Por exemplo, digamos que temos que executar um projeto de paisagismo em nosso jardim. Para a conclusão, são 13 atividades obrigatórias no total. De acordo com os predecessores e dependências, a lista de atividades e estimativas de tempo (em horas) para o nosso projeto imaginário ficaria assim:

Depois de listar e estimar a duração de cada atividade, você poderá obter uma estimativa de duração total do projeto, em todos os três casos – otimista, com maior probabilidade de acontecer e pessimista.

Você usará o total para analisar os números e obter sua estimativa PERT.

E como fornecemos a calculadora acima, você não precisará usar a fórmula e fazer os cálculos sozinho.

Como podemos concluir da tabela acima, de acordo com o cálculo do PERT, o tempo para conclusão de todas as atividades deste projeto específico ficará na faixa de 1.337 e 1.772 horas.

Resumo da análise PERT

Como todos sabemos, a vida é cheia de incertezas. Não importa o quão minuciosamente planejamos nossa programação, muitas coisas podem acontecer para interrompê-la. Portanto, sempre nos esforçamos para estar preparados da melhor maneira possível.

E esse é exatamente o objetivo da análise PERT – ajudar os gerentes de projeto a eliminar, ou pelo menos minimizar, a incerteza.

A representação visual do cronograma do projeto, incluindo atividades e dependências de tarefas, ajudará você a atingir suas metas e objetivos.

Para obter os melhores resultados e poder entregar projetos complexos no prazo, é vital combinar o PERT com um método de controle de tempo de sua preferência.

Com uma solução de software gratuito como o Clockify, você será capaz de:

• Obter resultados de tempo mais precisos
• Acompanhar o progresso por projetos separados
• Acompanhar as despesas
• Acompanhar equipes