4 métodos de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade

Podemos agradecer a diversas circunstâncias pela popularização do gerenciamento de tempo:

• O uso massivo de smartphones
• A criação da nuvem (para armazenamento de dados)
• A mudança para o trabalho remoto e híbrido

À medida que mais e mais pessoas confiam na cronometragem, elas também aprendem sobre suas extensas vantagens. O monitoramento preciso do tempo traz muitos benefícios para as empresas e seus funcionários:

• Economiza tempo e dinheiro
• Melhora a produtividade
• Fornece mais informações sobre como e onde você gasta seu tempo
• Ajuda a identificar obstáculos e os melhores desempenhos
• Apoia na melhor tomada de decisões e acompanhamento do progresso
• Ajuda a evitar manuseios perturbadores e constantes
• Promove a transparência entre gestores e colaboradores

Portanto, a questão que permanece : Qual é o melhor método de gerenciamento de tempo?

Para ajudá-lo a escolher, dedicaremos este guia a explicar 4 métodos diferentes. Fique ligado e faça a sua escolha no final.

Tipos de métodos de rastreamento de tempo

O rastreamento de tempo representa o processo de medição e documentação de suas horas de trabalho.

As pessoas geralmente monitoram o tempo usando um método simples e básico (como papel, estimativas práticas e planilhas) ou contando com um software dedicado de controle de tempo.

Entraremos em mais detalhes sobre os seguintes métodos de rastreamento de tempo:

1. O método do papel
2. O sistema de honra
3. O método de planilha
4. O método de software de controle de tempo

Vamos começar!

O método do papel

Para este método de rastreamento de tempo, tudo que você precisa é de uma caneta, papel e seu telefone (ou cronômetro).

Use o telefone ou o cronômetro para medir o tempo que leva para terminar uma atividade e depois simplesmente anota os resultados do tempo no papel.

Algumas vantagens do método do papel incluem o seguinte:

• É simples e fácil de usar – em qualquer lugar e a qualquer hora
• É um método barato de controle de tempo
• Não requer o uso de tecnologia moderna

O método do papel também apresenta algumas desvantagens:

• Confiar na memória humana pode causar erros
• Usar o método em papel significa que você precisa distribuir e coletar as planilhas de horas fisicamente
• Preencher planilhas de horas em papel pode ser demorado e ineficaz
• Perder ou danificar o papel pode deixá-lo sem relatório de tempo

O sistema de honra

O sistema de honra de controle de tempo depende da estimativa prática do funcionário.

Funciona assim:

Você registra o tempo que acha que gastou em um projeto ao seu gerente de projeto.

Seu gerente de projeto cria uma estimativa aproximada do valor que você deve receber com base nas horas trabalhadas e nas remunerações por hora.

Duas razões demonstram as vantagens do sistema de honra:

• Este método de controle de tempo é o mais fácil
• É também uma das formas mais acessíveis de controlar o tempo porque não requer o uso de materiais ou aplicativos adicionais

No entanto, o sistema de honra pode ser problemático devido a:

• Imprecisão. Você pode subestimar ou superestimar o tempo que passou trabalhando, de modo que sua remuneração pode ser menor ou maior do que o que você realmente ganhou
• Falta de detalhes. Se quiser fornecer a um cliente ou gerente de projeto um relatório detalhado sobre as tarefas que você concluiu e o tempo gasto nelas, você não pode porque não tem um

O método da planilha

Neste método, você usa um modelo de planilha para adicionar manualmente a hora em que começou a trabalhar em um projeto e a hora em que terminou o projeto.

Os modelos de planilha do Excel são uma escolha popular.

A prática recomendada a seguir com o método de planilha é dividir sua planilha Excel em várias colunas e preenchê-las.

Algumas colunas que você pode considerar adicionar são de:

• Atividade
• Cliente
• Hora de início
• Hora de término
• Total de horas trabalhadas

O método de planilha é uma ótima maneira de:

• Enviar relatórios facilmente aos clientes ou ao gerente de projeto
• Garantir mais precisão no controle do tempo
• Ter uma maneira simples de salvar entradas de horas de funcionários e executar cálculos básicos, como valor de remuneração por hora ou outros custos

Assim como os outros métodos de controle de tempo, este apresenta várias desvantagens:

• Consome muito tempo. Você deve digitar manualmente os dados durante o horário de trabalho
• Falta flexibilidade. Uma planilha do Excel pode ser problemática de manter, especialmente se muitas pessoas tentarem acessá-la e rastrear seu tempo ao mesmo tempo

O método de software de controle de tempo

Este é um método de gerenciamento de tempo que ajuda seus usuários a rastrear facilmente o tempo gasto em tarefas específicas. Envolve o uso de software especializado.

Graças ao software de controle de tempo, você pode:

• Obter uma visão melhorada do tempo que você gasta em suas tarefas diárias
• Gerenciar facilmente seu tempo
• Maximizar sua produtividade

O software de controle de tempo traz muitos benefícios:

• Velocidade. Com o software de controle de tempo, documentar as horas de trabalho ou o progresso das metas é uma questão de segundos.
• Automação. Se você escolher um bom software de monitoramento de tempo, poderá rastrear automaticamente o tempo gasto em determinadas atividades e tarefas.
• Confiabilidade. O software de controle de tempo é uma das maneiras mais confiáveis e seguras de rastrear diferentes tipos de tarefas e projetos.
• Precisão. O risco de cometer erros com software de controle de tempo é reduzido ao mínimo.
• Relatórios. Gerar relatórios não precisa ser uma dor de cabeça. O software de gerenciamento de tempo ajuda a criar relatórios detalhados de despesas diárias, semanais e mensais entre equipes e projetos.
• Riqueza de recursos. O software de controle de tempo também pode ajudá-lo a monitorar a frequência dos funcionários, planejar o trabalho, coletar análises trabalhistas, coletar dados, gerar faturas, e criar relatórios.
• Universalidade. Independentemente do tamanho da sua empresa e do acordo de trabalho adotado (remoto, híbrido ou presencial), o software de controle de tempo pode ajudá-lo a ter uma análise detalhada de como seus funcionários passam o tempo no trabalho.
• Disponibilidade da plataforma. A maioria dos aplicativos de software de controle de tempo estão disponíveis em diferentes plataformas: web, desktop e celular. Alguns também oferecem extensões de navegador.

O software de controle de tempo também tem alguns pontos baixos:

• Alguns aplicativos de software de gerenciamento de tempo podem ser muito complicados de usar e desencorajam a equipe de usá-los regularmente.
• Outra desvantagem pode ser o preço – o software de controle de tempo pode ser uma ferramenta bastante cara, especialmente se você dirige uma grande empresa.

Quem pode usar software de gerenciamento de tempo?

Uma coisa excelente é que ele é um dos métodos de rastreamento e controle de tempo mais universais de todos.

O software de controle de tempo pode ser usado por uma ampla gama de profissionais:

• Freelancers e consultores independentes que trabalham por hora podem usar software de controle de tempo para cobrar seus clientes com mais precisão.
• Equipes remotas, virtuais podem contar com software de controle de tempo para fazer cronogramas simples e fornecer provas de seu trabalho.
• As organizações que recebem financiamento governamental ou organizações sem fins lucrativos controlam o tempo porque têm a obrigação legal de contabilizar cada hora de trabalho.
• As empresas com trabalhadores de campo ou com horários de trabalho flexíveis usam software de controle de tempo para garantir que o trabalho de seus funcionários seja documentado adequadamente e que todos sejam pagos de acordo.
• Para empresas de construção, o software de rastreamento de tempo pode fornecer relógio de ponto GPS e rastreamento de localização como forma de economizar tempo e dinheiro.

As empresas que normalmente trabalham com muitos clientes, como diversas agências, e empresas de tecnologia ou TI podem contar com relatórios semanais ou mensais de controle de tempo para identificar problemas e resolvê-los.

Vamos agora ver como você pode usar o software de controle de tempo a seu favor.

Que tipos de software de gerenciamento de tempo existem?

Dependendo da natureza do seu trabalho, você pode considerar diferentes tipos de software.

Por exemplo, Clockify, um aplicativo gratuito de rastreamento de tempo, oferece o seguinte:

• Software de planilha de horas: esta é uma ótima opção para monitorar a frequência dos funcionários e calcular as horas de trabalho.
• Software de cronometragem: com o software de cronometragem, você pode criar relatórios e gerenciar todos os seus projetos e tarefas.
• Software de registro de tempo: este tipo de software permite que você escolha como registrar seu tempo - usando um cronômetro, rastreando automaticamente seu tempo, inserindo seu tempo manualmente ou registrando seu tempo em uma planilha.
• Software de relógio de ponto: calcular horas faturáveis e monitorar folha de pagamento, folgas e intervalos é fácil e rápido com software de relógio de ponto.
• Rastreador de tempo automático: este tipo de software monitora e rastreia automaticamente onde você passa seu tempo, em termos de sites e aplicativos.

Acompanhe seu tempo com Clockify

Todos os métodos listados e explicados aqui podem ser opções adequadas para alguém.

No entanto, o software de controle de tempo se destaca da multidão porque:

• Ajuda você a economizar tempo
• Suporta melhor trabalho em equipe e fluxo de trabalho
• Ajuda a criar um cronograma mais preciso
• Permite que você tenha uma melhor compreensão da lucratividade

A preferência pessoal pode desempenhar um papel na escolha do melhor método de controle de tempo, mas, acima disso, você também deve pensar em termos de produtividade, economia e gestão adequada do tempo.

É por isso que propomos que você opte por um software de rastreamento de tempo se estiver determinado a minimizar distrações, concentrar-se melhor no trabalho e aumentar sua produtividade a longo prazo.

Depois de experimentar o Clockify, um software já usado por milhões de pessoas, você provavelmente não voltará atrás.

Clockify está disponível gratuitamente e para um número ilimitado de usuários — você não precisará se preocupar com custos quando sua empresa começar a se expandir.

Além disso, o software está continuamente melhorando e adicionando novas ferramentas, incluindo integrações e extensões de navegador.

Isso significa que se suas necessidades mudarem ou sua demanda aumentar, você pode ter certeza de que Clockify fará o mesmo.

Superar a procrastinação e definir bem suas prioridades não deve ser uma dor de cabeça. Com um excelente software de gestão de tempo, como o Clockify, você aprenderá a não perder tempo e se tornará mais eficaz.