Aprovar entradas e solicitações de folga para integrantes do espaço de trabalho
Como administrador ou proprietário de um espaço de trabalho, gerenciar entradas de horas e solicitações de folga é crucial para garantir que o tempo dos integrantes da equipe seja monitorado com precisão e que as ausências planejadas sejam contabilizadas. Este guia orientará você no processo de aprovação de entradas de tempo e solicitações de folga, incluindo como editar, rejeitar e enviar lembretes.
Conceitos principais #
- Entradas de tempo: horas registradas pelos integrantes da equipe em seus trabalhos em vários projetos ou tarefas.
- Solicitações de folga: solicitações enviadas por funcionários para tirar folga, como férias ou licença médica.
- Fluxo de aprovação: o processo pelo qual você analisa e aprova ou rejeita registros de tempo e solicitações de folga.
Permissões de acesso #
- Administradores e proprietários do espaço de trabalho podem aprovar, rejeitar e editar as entradas de tempo e solicitações de folga para todos os integrantes da equipe
- Gerentes de equipe (se habilitados) podem aprovar, rejeitar e editar entradas de tempo e solicitações de folga para os usuários que gerenciam
- Gerentes de projeto (se habilitados) podem aprovar ou rejeitar entradas de tempo e solicitações de folga para os integrantes da equipe que trabalham em seus projetos atribuídos
Configurar permissões de aprovação #
Para configurar permissões de aprovação para seu espaço de trabalho:
- Acesse Configurações do espaço de trabalho > aba Permissões.
- Na seção Quem pode aprovar planilhas de horas e despesas enviadas, escolha:
- Administradores e gerentes de equipe: os membros da equipe podem aprovar entradas de horas para os usuários que gerenciam
- Administradores e gerentes de projeto: os gerentes de projeto podem aprovar entradas de horas para os usuários em seus projetos atribuídos
Se um usuário tiver as funções de administrador e gerente, a função de administrador substituirá as demais. Por exemplo, um administrador que também seja gerente de equipe terá as permissões de ambas as funções.
Aprovar entradas de tempo #
Para aprovar ou rejeitar entradas de tempo:
- Acesse a página Aprovações no seu painel
- Na aba Pendente, você verá os registros de tempo aguardando aprovação. Cada registro mostrará a pessoa, a hora e o status (por exemplo, pendente, aprovado, rejeitado)
Revisar entradas de tempo #
Cada inscrição incluirá:
- Nome do usuário: Integrante da equipe que enviou o tempo
- Projeto e tarefa: Projeto ou tarefa ao qual o tempo foi atribuído
- Tempo registrado: Número de horas trabalhadas
- Descrição: Anotações ou descrição fornecidas pela pessoa da equipe
Você pode filtrar as entradas por usuário, grupo ou intervalo de datas para facilitar a revisão.
Aprovar ou rejeitar entradas de tempo #
- Aprovar registro de horas: Se tudo estiver correto, clique no botão Aprovar. O registro será marcado como aprovado e bloqueado.
- Rejeitar registro de horas: Se houver problemas com o registro (por exemplo, horários incorretos), clique em Rejeitar. Um prompt solicitará que você deixe uma nota de rejeição. O usuário será notificado da rejeição por e-mail.
Aprovar ou rejeitar entradas de tempo em massa #
Para aprovar ou rejeitar várias entradas de tempo de uma só vez:
- Marque as caixas de seleção ao lado das entradas que deseja aprovar ou rejeitar.
- Clique no botão Aprovar ou Rejeitar na parte superior da página para aplicar sua ação a todas as entradas selecionadas.
Editar entradas de tempo pendentes #
Os administradores podem editar diretamente as entradas de tempo pendentes de qualquer usuário. Os gerentes de equipe só podem editar as entradas de tempo pendentes dos integrantes da sua equipe.
Para editar uma entrada de tempo pendente:
- Acesse a aba Pendentes na página Aprovações
- Clique no ícone de editar ao lado do registro de tempo
- Na tela Editar entrada de tempo, faça as alterações necessárias:
- Ajuste hora e data
- Edite a descrição ou o projeto/tarefa
- Altere o status de faturamento
Depois de fazer as alterações necessárias, clique em Salvar para finalizar a alteração.
Notificações de aprovação #
- O usuário receberá uma notificação por e-mail quando seu registro de tempo for aprovado
- O gerente será notificado quando um registro de tempo for enviado para aprovação
- Os administradores serão notificados quando um usuário enviar seu registro de tempo (se tiverem a função de gerente necessária para esse usuário)
Aprovar solicitações de folga #
As solicitações de folga podem ser aprovadas na aba Solicitações, na seção Folgas do painel do seu ambiente de trabalho.
Filtre as solicitações por status (pendente, aprovada, rejeitada) ou por um membro específico da equipe.
Cada solicitação mostrará:
- Usuário: O funcionário que solicita folga
- Datas da solicitação: As datas de início e término da folga solicitada
- Status: Pendente, aprovado ou rejeitado
- Saldo restante: Mostra se o funcionário tem folga suficiente disponível para a solicitação
Se o funcionário não tiver licença suficiente, a solicitação aparecerá em vermelho e não poderá ser aprovada até que o saldo de folgas seja ajustado.
Aprovar ou rejeitar solicitações de folga #
Para aprovar ou rejeitar uma solicitação de folga:
- Clique na solicitação para abri-la
- Selecione Aprovar ou Rejeitar
- Se você rejeitar a solicitação, deixe uma nota explicando o motivo
- O usuário receberá uma notificação por e-mail se sua solicitação for aprovada ou rejeitada
Rejeitar solicitações de folga previamente aprovadas #
Se você precisar rejeitar uma solicitação aprovada anteriormente (por exemplo, devido a um conflito de agendamento), você pode fazer isso:
- Clique em Solicitar para abrir os detalhes.
- Clique em Rejeitar e deixe uma nota de rejeição.
O usuário será notificado da rejeição por e-mail.
Visualizar folgas na linha do tempo #
Para ter uma melhor visão geral do futuro período de folga da sua equipe:
- Acesse a aba Linha do Tempo na seção Folgas.
- A linha do tempo mostra uma visão de 30 dias de todas as licenças programadas, com a seguinte codificação de cores:
- Verde: Folgas aprovadas
- Laranja: Solicitações de folga pendentes
- Cinza: Feriados
Você pode personalizar as cores para aprovados, pendentes e folgas.
Gerenciar funções de gerente de equipe e projeto #
Como administrador, você pode atribuir funções de gerente de equipe ou gerente de projeto aos integrantes da equipe, permitindo que eles aprovem entradas de horas e solicitações de folga para seus integrantes da equipe ou do projeto.
Para atribuir uma função de gerente:
- Acesse a página da Equipe
- Encontre o usuário ao qual deseja atribuir uma função de gerente e clique em + Função
- Selecione Gerente de equipe ou Gerente de projeto
- Para gerentes de equipe, selecione os usuários/grupos pelos quais eles serão responsáveis
- Para gerentes de projeto, selecione os projetos que eles gerenciarão
Clique em Salvar para confirmar a atribuição da função.
Após o usuário assumir a função de gerente, ele terá acesso à página Aprovações para gerenciar planilhas de horas e solicitações de folgas para a equipe ou projeto atribuído.
Enviar lembretes para aprovar entradas de tempo #
Como administrador, você pode enviar lembretes aos gerentes de equipe ou de projeto que tenham entradas de tempo pendentes para aprovação.
Para enviar lembretes:
- Acesse a página Aprovações
- Se houver entradas de tempo pendentes para usuários atribuídos a um gerente de equipe ou projeto, o botão Lembrar de aprovar será habilitado.
- Clique em Lembrar de aprovar para enviar um lembrete por e-mail aos respectivos gerentes para que aprovem as entradas de tempo dos integrantes de suas equipes.
Notificações para entradas de tempo e solicitações de folga #
- Entrada de tempo enviada: os usuários são notificados quando sua entrada de tempo é enviada para aprovação
- Entrada de tempo aprovada: os usuários são notificados quando sua entrada de tempo é aprovada
- Entrada de tempo rejeitada: os usuários recebem um e-mail com uma observação explicando o motivo da rejeição
- Folga enviada: os usuários são notificados quando sua solicitação de folga é enviada
- Folga aprovada: os usuários são notificados quando sua solicitação de folga é aprovada
- Folga rejeitada: os usuários recebem um e-mail com uma observação explicando o motivo da rejeição da solicitação de folga
- Approval withdrawn: If an approval is withdrawn, both the user and the Admins will be notified via email
Os registros de tempo aprovados podem ser retirados, mas depois que você aprova uma solicitação de folga, ela não pode ser retirada.
Perguntas frequentes #
Posso aprovar várias entradas de tempo de uma só vez? #
Sim, você pode aprovar ou rejeitar várias entradas de tempo simultaneamente:
- Na página Aprovações, marque as caixas de seleção ao lado das entradas de tempo que deseja aprovar ou rejeitar.
- Clique em Aprovar ou Rejeitar na parte superior da página para aplicar sua ação a todas as entradas selecionadas.
Posso editar uma entrada de tempo depois que ela for aprovada? #
Não, uma vez aprovada, a entrada de tempo é bloqueada e não pode ser editada. No entanto, como administrador, você pode retirar a aprovação, fazer edições e, em seguida, reaprovar a entrada.
O que acontece se uma solicitação de folga for rejeitada devido à falta de saldo? #
Se uma solicitação de folga exceder o saldo disponível, ela será destacada em vermelho. Você não poderá aprovar a solicitação até que o saldo seja corrigido ou o funcionário ajuste a solicitação.
Como posso visualizar a folga de todos os integrantes da equipe para melhor planejamento? #
Você pode visualizar as folgas programadas dos integrantes da equipe na guia Linha do tempo:
- Acesse a seção Folga
- Na Linha do Tempo, você pode visualizar as folgas dos próximos 30 dias ou escolher um período personalizado.
- As folgas aprovadas são marcadas em verde, as solicitações pendentes em laranja e os feriados em cinza.
Posso rejeitar uma solicitação de folga depois que ela for aprovada? #
Sim, você pode rejeitar uma solicitação de folga previamente aprovada:
- Clique na solicitação aprovada na aba Solicitações
- Clique em Rejeitar e envie uma nota de rejeição
- O funcionário receberá uma notificação por e-mail explicando o motivo da rejeição da solicitação.
Como os usuários são notificados quando suas entradas de tempo ou solicitações de folga são aprovadas ou rejeitadas? #
- Para entradas de tempo:
- O usuário recebe um e-mail quando seu registro de tempo é aprovado ou rejeitado
- O gerente recebe uma notificação quando os registros de tempo são enviados para aprovação
- Para solicitações de folga:
- O usuário recebe uma notificação por e-mail quando sua solicitação de folga é aprovada ou rejeitada
- O gerente recebe uma notificação quando uma solicitação de folga é enviada
Um usuário pode editar sua própria entrada de tempo após o envio? #
Não, os usuários não podem editar seus próprios registros de tempo após o envio. Somente administradores e gerentes com as permissões apropriadas podem editar ou aprovar registros de tempo. Se um usuário precisar de alterações, ele pode solicitar que um gerente as edite em seu nome.
O que devo fazer se um usuário alegar que enviou uma entrada de tempo, mas eu não consigo encontrá-la? #
Verifique se o usuário pode ter registrado seu tempo em um espaço de trabalho diferente. Cada usuário tem seu próprio espaço de trabalho pessoal e, às vezes, pode acidentalmente registrar o tempo lá em vez do espaço de trabalho correto. Como administrador, você pode verificar o espaço de trabalho pessoal dele para ver se o tempo foi registrado lá.
Posso personalizar as cores das solicitações de folga na linha do tempo? #
Sim, você pode personalizar as cores para aprovados, pendentes e folgas:
- Acesse as configurações da política de folga
- Ao criar ou editar uma política, você pode alterar as cores das solicitações aprovadas (verde), solicitações pendentes (laranja) e feriados (cinza)
O que acontece se eu rejeitar uma entrada de tempo por engano? #
Se você rejeitar acidentalmente uma entrada de tempo, pode pedir ao usuário para reenviá-la. Alternativamente, como administrador, você pode editar manualmente a entrada de tempo e aprová-la novamente.