Aprovar entradas e solicitações de folga para integrantes do espaço de trabalho
Como administrador ou proprietário de um espaço de trabalho, gerenciar entradas de horas e solicitações de folga é crucial para garantir que o tempo dos integrantes da equipe seja monitorado com precisão e que as ausências planejadas sejam contabilizadas. Este guia orientará você no processo de aprovação de entradas de tempo e solicitações de folga, incluindo como editar, rejeitar e enviar lembretes.
Conceitos principais #
- Entradas de tempo: horas registradas pelos integrantes da equipe em seus trabalhos em vários projetos ou tarefas.
- Solicitações de folga: solicitações enviadas por funcionários para tirar folga, como férias ou licença médica.
- Fluxo de aprovação: o processo pelo qual você analisa e aprova ou rejeita registros de tempo e solicitações de folga.
Permissões de acesso #
Antes de poder gerenciar as entradas, você precisa definir quem tem autoridade para aprová-las.
| Função | Escopo | Aprovar/Rejeitar | Editar |
| Administrador/Proprietário do Espaço de Trabalho | Todos os membros da equipe | Sim | Sim |
| Gerente de Equipe | Membros de suas equipes atribuídas | Sim | Sim |
| Gerente de Projeto | Membros que trabalham em seus projetos | Sim | Não* |
*Os Gerentes de Projeto podem aprovar ou rejeitar inscrições, mas normalmente não podem editá-las, a menos que também ocupem a função de Gerente de Equipe ou Administrador.
Configurar permissões de aprovação #
Para configurar permissões de aprovação para seu espaço de trabalho:
- Clique no ícone de três pontos ao lado do nome do seu espaço de trabalho.
- Selecione Configurações do espaço de trabalho
- Acesse a aba Permissões
- Localize a seção Quem pode aprovar as planilhas de horas e despesas enviadas e selecione uma das seguintes opções:
- Administradores e Gerentes de Equipe: Os membros da equipe podem aprovar os registros de tempo dos usuários que gerenciam.
- Administradores e Gerentes de Projeto: Os gerentes de projeto podem aprovar os registros de tempo dos usuários em seus projetos atribuídos.
Se um usuário tiver as funções de administrador e gerente, a função de administrador substituirá as demais. Por exemplo, um administrador que também seja gerente de equipe terá as permissões de ambas as funções.
Aprovar entradas de tempo #
Para aprovar registros de horas:
- Acesse Aprovações
- Localize o nome do usuário (certifique-se de que ele esteja na aba Pendentes)
- Clique no nome do membro da equipe
- Clique no botão Aprovar no canto superior direito
Aprovar em lote registros de tempo #
Para aprovar várias entradas de tempo, você pode:
- Clique no botão Aprovar tudo
- Marque a caixa ao lado de Usuário e clique em Aprovar
Rejeitar entradas de tempo #
Rejeitar um registro de tempo é uma parte necessária do fluxo de trabalho quando esse registro não atende aos requisitos de rastreamento do seu espaço de trabalho.
Você deve rejeitar uma inscrição pelos seguintes motivos:
- Horário impreciso: O horário registrado parece significativamente maior ou menor do que o esperado.
- Classificação incorreta: A entrada foi atribuída ao projeto, tarefa ou cliente errado.
- Informação em falta: A descrição é obrigatória, mas foi deixada em branco ou é demasiado vaga.
- Descumprimento de política: O registro viola as regras internas (por exemplo, registrar tempo em um feriado sem aprovação prévia).
Para rejeitar entradas de tempo:
- Acesse Aprovações
- Clique no nome do membro da equipe
- Clique no botão Rejeitar no canto superior direito
- Insira um motivo para a rejeição
- Clique em Rejeitar
Para rejeitar envios de registro de tempo de vários membros da equipe:
- Acesse Aprovações
- Marque a caixa (ao lado de Usuários) na parte superior da tabela
- Clique em Rejeitar
Submissão em massa de inscrições para outros #
A capacidade de registrar o tempo de outras pessoas é um recurso pago disponível nos planos Pro e Enterprise e só pode ser realizado por Administradores do Espaço de Trabalho.
O recurso "Envio em massa para outros" permite que os administradores do espaço de trabalho enviem inscrições em nome de outros membros da equipe.
Essa funcionalidade é mais útil no final de um ciclo de faturamento ou período de folha de pagamento. Se um membro da equipe registrou suas horas, mas se esqueceu de clicar em Enviar, um administrador pode enviar a folha de ponto para ele, garantindo que os relatórios de projeto e a folha de pagamento sejam processados em tempo hábil, sem precisar esperar que o usuário faça login novamente.
Para submeter em massa o tempo de outros usuários:
- Acesse a página Aprovações
- Selecione a aba Não enviados
- Marque as caixas ao lado das folhas de ponto individuais que deseja enviar ou use a caixa de seleção na parte superior da coluna para selecionar todas
- Clique em Enviar na parte superior da página
- Confirme a ação na janela pop-up
Editar entradas de tempo pendentes #
Os administradores podem editar diretamente as entradas de tempo pendentes de qualquer usuário. Os gerentes de equipe só podem editar as entradas de tempo pendentes dos integrantes da sua equipe.
Para editar uma entrada de tempo pendente:
- Acesse a aba Pendentes na página Aprovações
- Clique no ícone de editar ao lado do registro de tempo
- Atualize os seguintes campos conforme necessário:
- Hora e data
- Descrição
- Projeto/tarefa
- Etiquetas
- Status de faturamento
4. Clique em Salvar para finalizar a alteração
Notificações de aprovação #
- O usuário receberá uma notificação por e-mail quando seu registro de tempo for aprovado
- O gerente será notificado quando um registro de tempo for enviado para aprovação
- Os administradores serão notificados quando um usuário enviar seu registro de tempo (se tiverem a função de gerente necessária para esse usuário)
Aprovar solicitações de folga #
Solicitações de folga podem ser aprovadas por meio da guia Solicitações na página Folga.
Filtre as solicitações por status (pendente, aprovada, rejeitada), por grupo, por membro específico da equipe ou em um intervalo de tempo.
Cada solicitação mostrará:
- Membro da equipe: O funcionário que está solicitando folga
- Período: As datas de início e término do período de folga solicitado
- Tempo solicitado: Número de dias/horas solicitados
- Política: Política sob a qual a solicitação foi enviada
- Status: Pendente, aprovado ou rejeitado
Ao solicitar um período de folga, o aplicativo verifica seu saldo disponível. Se você não tiver folga suficiente, a solicitação aparecerá em vermelho e não poderá ser aprovada até que o saldo seja ajustado.
Se o saldo negativo estiver ativado, o Clockify exibirá o número de dias ou horas negativas permitidas. Você não poderá enviar uma solicitação se exceder esse limite.
Aprovar solicitações de folga #
Para aprovar ou rejeitar uma solicitação de folga:
- Acesse a página Folga
- Clique na aba Solicitações
- Clique em Aprovar ao lado da solicitação
Rejeitar pedidos de folga #
Para rejeitar pedidos de folga:
- Acesse Folga
- Clique no ícone de três pontos ao lado da solicitação
- Selecione Rejeitar
- Insira o motivo da rejeição
- Clique em Rejeitar para confirmar a ação
Rejeitar solicitações de folga previamente aprovadas #
Caso as circunstâncias mudem após a aprovação de uma solicitação, os administradores podem revogar essa aprovação para devolver os dias ao saldo do usuário ou cancelar a licença.
Normalmente, isso é usado em casos de conflitos de agenda, emergências em projetos ou se um funcionário decide que não precisa mais do período de folga (por exemplo, uma viagem cancelada).
Para rejeitar pedidos de folga previamente aprovados:
- Acesse Folga
- Clique no ícone de três pontos ao lado da solicitação aprovada
- Clique em Rejeitar
- Insira o motivo da rejeição
- Clique em Rejeitar para confirmar a ação
Rejeitar uma solicitação aprovada restaura automaticamente as horas ou os dias disponíveis para o membro da equipe, e o usuário será notificado imediatamente.
Período de Folga na visualização da Linha do Tempo #
Para obter uma visão geral rápida dos próximos períodos de folga da sua equipe, use a visualização Linha do tempo:
- Acesse Folga
- Mude para a aba Linha do Tempo
A linha do tempo mostra uma visão de 30 dias de todas as licenças futuras, com cada entrada marcada pela cor correspondente à sua política de férias.
Personalize as cores da política #
Você pode personalizar as cores que aparecem na linha do tempo para indicar períodos de folga e feriados.
Para personalizar as cores de quando estiver de folga:
- Acesse Folga
- Clique no ícone de engrenagem
- Selecione Gerenciar políticas
- Clique no ícone de três pontos ao lado da política
- Selecione Editar
- Clique no menu suspenso ao lado do nome da política (com o ícone verde padrão).
- Selecione uma cor para a política.
- Clique em Salvar
Embora seja possível personalizar as cores para diferentes tipos de políticas de licença, observe o seguinte:
- Cores da política: Você pode alterar essas cores nas Configurações da política de folga.
- Cores de status: As cores que representam os status das solicitações (por exemplo, Rejeitada, Pendente, Aprovada) não podem ser personalizadas e aparecem na guia Solicitações.
- Visibilidade da linha do tempo: As cores baseadas no status não aparecem na visualização da linha do tempo; apenas a cor atribuída pela política é exibida.
Gerenciar funções de gerente de equipe e projeto #
Como administrador, você pode atribuir funções de gerente de equipe ou gerente de projeto aos integrantes da equipe, permitindo que eles aprovem entradas de horas e solicitações de folga para seus integrantes da equipe ou do projeto.
Para atribuir uma função de gerente:
- Acesse a página da Equipe
- Encontre o membro da equipe ao qual você deseja atribuir a função de gerente e clique em + Função
- Selecione Gerente de equipe ou Gerente de projeto
- Para gerentes de equipe, selecione os usuários/grupos pelos quais eles serão responsáveis
- Para gerentes de projeto, selecione os projetos que eles gerenciarão
4. Clique em Salvar
Após o usuário assumir a função de gerente, ele terá acesso à página Aprovações para gerenciar planilhas de horas e solicitações de folgas para a equipe ou projeto atribuído.
Enviar lembretes para aprovar entradas de tempo #
Como administrador, você pode enviar lembretes aos gerentes de equipe ou de projeto que tenham entradas de tempo pendentes para aprovação.
Para enviar lembretes:
- Acesse Aprovações
- Clique no botão Lembrar de aprovar no canto superior direito.
Os gerentes receberão uma notificação por e-mail para aprovar as fplanilhas de horaspendentes.
Notificações para registros de horas e solicitações de folga #
| Tipo de ação | Destinatário | Tipo de alerta |
| Registro de horas enviado/aprovado | Usuário | Notificação no aplicativo |
| Registro de horário rejeitado | Usuário | E-mail (inclui notas) |
| Pedido de licença submetido/aprovado | Usuário | Notificação no aplicativo |
| Folga negada | Usuário | E-mail (inclui notas) |
| Registro de ponto aprovado/cancelamento de período de afastamento | Usuário e Administrador |
Perguntas frequentes #
Posso editar uma entrada de tempo depois que ela for aprovada?
Não, uma vez aprovada, a entrada de tempo é bloqueada e não pode ser editada. No entanto, como administrador, você pode retirar a aprovação, fazer edições e, em seguida, reaprovar a entrada.
Um usuário pode editar sua própria entrada de tempo após o envio?
Não, os usuários não podem editar seus próprios registros de tempo após o envio. Somente administradores e gerentes com as permissões apropriadas podem editar ou aprovar registros de tempo. Se um usuário precisar de alterações, ele pode solicitar que um gerente as edite em seu nome.
O que devo fazer se um usuário alegar que enviou uma entrada de tempo, mas eu não consigo encontrá-la?
Verifique se o usuário pode ter registrado seu tempo em um espaço de trabalho diferente. Cada usuário tem seu próprio espaço de trabalho pessoal e, às vezes, pode acidentalmente registrar o tempo lá em vez do espaço de trabalho correto. Como administrador, você pode verificar o espaço de trabalho pessoal dele para ver se o tempo foi registrado lá.
O que acontece se eu rejeitar uma entrada de tempo por engano?
Se você rejeitar acidentalmente uma entrada de tempo, pode pedir ao usuário para reenviá-la. Alternativamente, como administrador, você pode editar manualmente a entrada de tempo e aprová-la novamente.