Einträge und Abwesenheitsanträge für Arbeitsbereichsmitglieder genehmigen
Als Arbeitsbereich-Administrator oder -Besitzer ist die Verwaltung von Zeiteinträgen und Abwesenheitsanträgen entscheidend, um sicherzustellen, dass die Zeit der Teammitglieder genau erfasst wird und geplante Abwesenheiten berücksichtigt werden. Diese Anleitung führt dich durch den Prozess der Genehmigung von Zeiteinträgen und Abwesenheitsanträgen, einschließlich der Bearbeitung, Ablehnung und dem Senden von Erinnerungen.
Hauptbegriffe #
- Zeiteinträge: Von Teammitgliedern erfasste Stunden für ihre Arbeit an verschiedenen Projekten oder Aufgaben
- Abwesenheitsanträge: Von Mitarbeitern eingereichte Anträge auf Freistellung, z. B. für Urlaub oder Krankheitsurlaub
- Genehmigungsworkflow: Der Prozess, bei dem du Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge überprüfst und entweder genehmigst oder ablehnst
Zugriffsberechtigungen #
- Arbeitsbereich-Administratoren und -Besitzer können Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge für alle Teammitglieder genehmigen, ablehnen und bearbeiten
- Teammanager (sofern aktiviert) können Zeiteinträge und Anträge für die von ihnen verwalteten Benutzer genehmigen, ablehnen und bearbeiten
- Projektmanager (sofern aktiviert) können Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge für Teammitglieder, die an ihren zugewiesenen Projekten arbeiten, genehmigen oder ablehnen
Genehmigungsberechtigungen konfigurieren #
So konfigurierst du die Genehmigungsberechtigungen für deinen Arbeitsbereich:
- Navigiere zu Arbeitsbereichseinstellungen > Berechtigungen
- Wähle im Abschnitt Wer kann eingereichte Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen:
- Administratoren und Teammanager: Teammitglieder können Zeiteinträge für die von ihnen verwalteten Benutzer genehmigen
- Administratoren und Projektmanager: Projektmanager können Zeiteinträge für Benutzer in ihren zugewiesenen Projekten genehmigen
Wenn ein Benutzer sowohl Administrator- als auch Manager-Rollen hat, hat die Administratorrolle Vorrang. Zum Beispiel hat ein Administrator, der auch Teammanager ist, die Berechtigungen beider Rollen.
Zeiteinträge genehmigen #
So genehmigst oder lehnst du Zeiteinträge ab:
- Gehe in deinem Dashboard zur Seite Genehmigungen
- Im Tab Ausstehend siehst du Zeiteinträge, die auf Genehmigung warten. Jeder Eintrag zeigt den Autor, die Zeit und den Status (z. B. ausstehend, genehmigt, abgelehnt)
Zeiteinträge überprüfen #
Jeder Zeiteintrag enthält:
- Benutzername: Das Teammitglied, das die Zeit eingereicht hat
- Projekt und Aufgabe: Das Projekt oder die Aufgabe, dem/der die Zeit zugewiesen ist
- Erfasste Zeit: Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden
- Beschreibung: Vom Teammitglied bereitgestellte Notizen oder eine Beschreibung
Du kannst die Einträge nach Benutzer, Gruppe oder Datumsbereich filtern, um die Überprüfung zu erleichtern.
Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen #
- Zeiteintrag genehmigen: Wenn alles in Ordnung ist, klicke auf die Schaltfläche Genehmigen. Der Eintrag wird als genehmigt markiert und gesperrt.
- Zeiteintrag ablehnen: Wenn es Probleme mit dem Eintrag gibt (z. B. falsche Stunden), klicke auf Ablehnen. In einem Fenster wirst du aufgefordert, eine Ablehnungsnotiz zu hinterlassen. Der Benutzer wird per E-Mail über die Ablehnung benachrichtigt.
Zeiteinträge massenhaft genehmigen oder ablehnen #
So genehmigst du oder lehnst du mehrere Zeiteinträge gleichzeitig ab:
- Markiere die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die du genehmigen oder ablehnen möchtest
- Klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche Genehmigen oder <strong<Ablehnen, um deine Aktion auf alle ausgewählten Einträge anzuwenden
Ausstehende Zeiteinträge bearbeiten #
Administratoren können die ausstehenden Zeiteinträge jedes Benutzers direkt bearbeiten. Teammanager können dies nur für die Zeiteinträge ihrer Teammitglieder tun.
So bearbeitest du einen ausstehenden Zeiteintrag:
- Gehe zur Seite Genehmigungen und zum Tab Ausstehend
- Klicke neben dem Zeiteintrag auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten
- Nimm im Fenster Zeiteintrag bearbeiten die erforderlichen Änderungen vor:
- Passe Zeit und Datum an
- Bearbeite die Beschreibung oder das Projekt/die Aufgabe
- Ändere den Fakturierungsstatus
Klicke nach den Änderungen auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Genehmigungsbenachrichtigungen #
- Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sein Zeiteintrag genehmigt wird
- Der Manager wird benachrichtigt, wenn ein Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wird
- Administratoren werden benachrichtigt, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabelle einreicht (sofern sie die erforderliche Manager-Rolle für diesen Benutzer haben)
Abwesenheitsanträge genehmigen #
Abwesenheitsanträge können über den Anforderungen-Tab im Abschnitt Arbeitsfreie Zeit deines Arbeitsbereich-Dashboards genehmigt werden.
Filtere die Anträge nach Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt) oder nach einem bestimmten Teammitglied.
Jeder Antrag zeigt:
- Benutzer: Der Mitarbeiter, der die Freistellung beantragt
- Anfragezeitraum: Das Start- und Enddatum der beantragten Freistellung
- Status: ausstehend, genehmigt oder abgelehnt
- Resturlaub: Zeigt an, ob der Mitarbeiter genügend verfügbaren Urlaub für den Antrag hat
Wenn der Mitarbeiter nicht genügend Urlaub hat, wird der Antrag rot angezeigt und kann erst genehmigt werden, nachdem das Urlaubsguthaben angepasst wurde.
Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen #
So genehmigst oder lehnst du einen Abwesenheitsantrag ab:
- Klicke auf den Antrag, um ihn zu öffnen
- Wähle entweder Genehmigen oder Ablehnen
- Wenn du den Antrag ablehnst, hinterlasse eine Notiz, um den Grund zu erläutern
- Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird
Zuvor genehmigte Abwesenheitsanträge ablehnen #
Wenn du einen bereits genehmigten Antrag ablehnen musst (z. B. aufgrund eines Terminkonflikts), kannst du dies wie folgt tun:
- Klicke auf den Antrag, um die Details zu öffnen
- Klicke auf Ablehnen und hinterlasse eine Ablehnungsnotiz
Der Benutzer wird per E-Mail über die Ablehnung benachrichtigt.
Abwesenheiten in der Zeitleiste anzeigen #
Um einen besseren Überblick über die bevorstehenden Abwesenheiten deines Teams zu erhalten:
- Gehe im Abschnitt Abwesenheit zum Tab Zeitleiste
- Die Zeitleiste zeigt eine 30-Tage-Ansicht aller geplanten Abwesenheiten mit folgender Farbcodierung:
- Grün: Genehmigte Abwesenheit
- Orange: Ausstehende Abwesenheitsanträge
- Grau: Feiertage
Du kannst die Farben für genehmigte, ausstehende Abwesenheiten und Feiertage anpassen.
Team- und Projektmanager-Rollen verwalten #
Als Administrator kannst du Teammitgliedern die Rolle des Teammanagers oder Projektmanagers zuweisen, damit sie Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge für ihre Team- oder Projektmitglieder genehmigen können.
So weist du eine Manager-Rolle zu:
- Gehe zur Teamseite
- Suche den Benutzer, dem du eine Manager-Rolle zuweisen möchtest, und klicke auf + Rolle
- Wähle Teammanager oder Projektmanager aus
- Wähle für Teammanager die Benutzer/Gruppen aus, für die sie verantwortlich sind
- Wähle für Projektmanager, die Projekte aus, die sie verwalten
Klicke auf Speichern, um die Rollenzuweisung zu bestätigen.
Sobald ein Benutzer eine Manager-Rolle hat, hat er Zugriff auf die Seite Genehmigungen, um Arbeitszeittabellen und Abwesenheitsanträge für sein zugewiesenes Team oder Projekt zu verwalten.
Erinnerungen zum Genehmigen von Zeiteinträgen senden #
Als Administrator kannst du Erinnerungen an Team- oder Projektmanager senden, die ausstehende Zeiteinträge zur Genehmigung haben.
So sendest du Erinnerungen:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Wenn es ausstehende Zeiteinträge für Benutzer gibt, die einem Team- oder Projektmanager zugewiesen sind, wird die Schaltfläche An Genehmigung erinnern aktiviert
- Klicke auf An Genehmigung erinnern, um den jeweiligen Managern eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, damit sie die Zeiteinträge ihrer Teammitglieder genehmigen
Benachrichtigungen für Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge #
- Zeiteintrag eingereicht: Benutzer werden benachrichtigt, wenn ihr Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wird
- Zeiteintrag genehmigt: Benutzer werden benachrichtigt, wenn ihr Zeiteintrag genehmigt wird
- Zeiteintrag abgelehnt: Benutzer erhalten eine E-Mail mit einer Notiz, die den Grund für die Ablehnung des Zeiteintrags erklärt
- Abwesenheitsantrag eingereicht: Benutzer werden benachrichtigt, wenn ihr Abwesenheitsantrag eingereicht wird
- Abwesenheitsantrag genehmigt: Benutzer werden benachrichtigt, wenn ihr Abwesenheitsantrag genehmigt wird
- Abwesenheitsantrag abgelehnt: Benutzer erhalten eine E-Mail mit einer Notiz, die den Grund für die Ablehnung des Abwesenheitsantrags erklärt
- Genehmigung zurückgezogen: Wenn eine Genehmigung zurückgenommen wird, werden sowohl der Benutzer als auch die Administratoren per E-Mail benachrichtigt
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Kann ich mehrere Zeiteinträge gleichzeitig genehmigen? #
Ja, du kannst mehrere Zeiteinträge gleichzeitig genehmigen oder ablehnen:
- Gehe zur Seite Genehmigungen, setze Häkchen in die Kontrollkästchen neben den Zeiteinträgen, die du genehmigen oder ablehnen möchtest
- Klicke oben auf der Seite Genehmigen oder Ablehnen, um deine Aktion auf alle ausgewählten Einträge anzuwenden
Kann ich einen Zeiteintrag bearbeiten, nachdem er genehmigt wurde? #
Nein, sobald ein Zeiteintrag genehmigt ist, wird er gesperrt und kann nicht mehr direkt bearbeitet werden. Als Administrator kannst du jedoch die Genehmigung zurückziehen, die Änderungen vornehmen und den Eintrag dann erneut genehmigen.
Was passiert, wenn ein Abwesenheitsantrag wegen fehlendem Urlaubsguthaben abgelehnt wird? #
Wenn ein Abwesenheitsantrag das verfügbare Urlaubsguthaben überschreitet, wird er rot hervorgehoben. Du kannst den Antrag erst genehmigen, wenn das Guthaben korrigiert wird oder der Mitarbeiter seinen Antrag angepasst hat.
Wie kann ich die Abwesenheiten aller Teammitglieder zur besseren Planung einsehen? #
Du kannst die geplanten Abwesenheiten der Teammitglieder im Tab Zeitleiste einsehen:
- Gehe zum Abschnitt Abwesenheit
- In der Zeitleiste kannst du Abwesenheiten für die nächsten 30 Tage einsehen oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wählen
- Genehmigte Abwesenheiten sind grün, ausstehende Anträge orange und Feiertage grau markiert
Kann ich einen Abwesenheitsantrag ablehnen, nachdem er bereits genehmigt wurde? #
Ja, du kannst einen zuvor genehmigten Abwesenheitsantrag ablehnen:
- Klicke im Tab Anforderungen auf den genehmigten Antrag
- Klicke auf Ablehnen und gib eine Ablehnungsnotiz an
- Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die den Grund für die Ablehnung seines Antrags erklärt.
Wie werden Benutzer benachrichtigt, wenn ihre Zeiteinträge oder Abwesenheitsanträge genehmigt oder abgelehnt werden? #
- Für Zeiteinträge:
- Benutzer erhält eine E-Mail, wenn sein Zeiteintrag genehmigt oder abgelehnt wird
- Manager erhält eine Benachrichtigung, wenn Zeiteinträge zur Genehmigung eingereicht werden
- Für Abwesenheitsanträge:
- Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sein Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wird
- Manager erhält eine Benachrichtigung, wenn ein Abwesenheitsantrag eingereicht wird
Kann ein Benutzer seinen eigenen Zeiteintrag nach dem Einreichen bearbeiten? #
Nein, Benutzer können ihre eigenen Zeiteinträge nach dem Einreichen nicht bearbeiten. Nur Administratoren und Manager mit den entsprechenden Berechtigungen können Zeiteinträge bearbeiten oder genehmigen. Wenn ein Benutzer Änderungen benötigt, kann er einen Manager bitten, diese für ihn vorzunehmen.
Was soll ich tun, wenn ein Benutzer behauptet, einen Zeiteintrag eingereicht zu haben, ich ihn aber nicht finden kann? #
Überprüfe, ob der Benutzer seine Zeit möglicherweise in einem anderen Arbeitsbereich eingereicht hat. Jeder Benutzer hat seinen eigenen persönlichen Arbeitsbereich und manchmal wird die Zeit versehentlich dort statt im korrekten Arbeitsbereich erfasst. Als Administrator kannst du den persönlichen Arbeitsbereich des Benutzers überprüfen, um festzustellen, ob die Zeit dort erfasst wurde.
Kann ich die Farben für Abwesenheitsanträge in der Zeitleiste anpassen? #
Ja, du kannst die Farben für genehmigte, ausstehende Abwesenheiten und Feiertage anpassen:
- Gehe zu den Richtlinieneinstellungen für Arbeitsfreie Zeit
- Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Richtlinie kannst du die Farben für genehmigte Anträge (grün), ausstehende Anträge (orange) und Feiertage (grau) ändern
Was passiert, wenn ich einen Zeiteintrag versehentlich ablehne? #
Wenn du einen Zeiteintrag versehentlich ablehnst, kannst du den Benutzer bitten, ihn erneut einzureichen. Alternativ kannst du als Administrator den Zeiteintrag manuell bearbeiten und erneut genehmigen.