Einträge und Abwesenheitsanträge für Arbeitsbereichsmitglieder genehmigen

Als Arbeitsbereich-Administrator oder -Besitzer ist die Verwaltung von Zeiteinträgen und Abwesenheitsanträgen entscheidend, um sicherzustellen, dass die Zeit der Teammitglieder genau erfasst wird und geplante Abwesenheiten berücksichtigt werden. Diese Anleitung führt dich durch den Prozess der Genehmigung von Zeiteinträgen und Abwesenheitsanträgen, einschließlich der Bearbeitung, Ablehnung und dem Senden von Erinnerungen.

Hauptbegriffe #

• Zeiteinträge: Von Teammitgliedern erfasste Stunden für ihre Arbeit an verschiedenen Projekten oder Aufgaben
• Abwesenheitsanträge: Von Mitarbeitern eingereichte Anträge auf Freistellung, z. B. für Urlaub oder Krankheitsurlaub
• Genehmigungsworkflow: Der Prozess, bei dem du Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge überprüfst und entweder genehmigst oder ablehnst

Zugriffsberechtigungen #

Bevor du Einträge verwalten kannst, musst du festlegen, wer die Berechtigung hat, diese zu genehmigen.

Rolle	Umfang	Genehmigen/Ablehnen	Bearbeiten
Arbeitsbereich-Admin/Besitzer	Alle Teammitglieder	Ja	Ja
Teammanager	Mitglieder ihrer zugewiesenen Teams	Ja	Ja
Projektmanager	Mitglieder, die an ihren Projekten arbeiten	Yes	Nein*

*Projektmanager können Einträge genehmigen oder ablehnen, diese jedoch in der Regel nicht bearbeiten, es sei denn, sie haben zusätzlich die Rolle „Teammanager“ oder „Admin“ inne.

Genehmigungsberechtigungen konfigurieren #

So konfigurierst du die Genehmigungsberechtigungen für deinen Arbeitsbereich:

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen deines Arbeitsbereichs
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Navigiere zum Tab Berechtigungen
4. Suche den Abschnitt Wer kann eingereichte Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen und wähle eine der folgenden Optionen:
   • Administratoren und Teammanager: Teammitglieder können Zeiteinträge für die von ihnen verwalteten Benutzer genehmigen
   • Administratoren und Projektmanager: Projektmanager können Zeiteinträge für Benutzer in ihren zugewiesenen Projekten genehmigen

Wenn ein Benutzer sowohl Administrator- als auch Manager-Rollen hat, hat die Administratorrolle Vorrang. Zum Beispiel hat ein Administrator, der auch Teammanager ist, die Berechtigungen beider Rollen.

Zeiteinträge genehmigen #

So genehmigst du einen Zeiteintrag:

1. Navigiere zu Genehmigungen
2. Suche den Namen des Benutzers (stelle sicher, dass dieser sich im Tab Ausstehend befindet)
3. Klicke auf den Namen des Teammitglieds
4. Klicke auf den Button Genehmigen in der rechten Ecke

Zeiteinträge massenhaft genehmigen #

So genehmigst du Zeiteinträge massenhaft:

• Klicke auf den Button Alle genehmigen

• Markiere das Kästchen neben Benutzer und klicke auf Genehmigen

Zeiteinträge ablehnen #

Das Ablehnen eines Zeiteintrags ist ein notwendiger Teil des Workflows, wenn ein Eintrag nicht den Erfassungsvorgaben deines Arbeitsbereichs entspricht.

Du solltest einen Eintrag aus folgenden Gründen ablehnen:

• Ungenaue Stunden: Die erfasste Zeit erscheint deutlich höher oder niedriger als erwartet.
• Falsche Kategorisierung: Der Eintrag ist dem falschen Projekt, der falschen Aufgabe oder dem falschen Kunden zugewiesen.
• Fehlende Informationen: Eine Beschreibung ist erforderlich, wurde aber leer gelassen oder ist zu vage.
• Verstoß gegen Richtlinien: Der Eintrag verstößt gegen interne Regeln (z. B. Zeiterfassung an einem Feiertag ohne vorherige Genehmigung).

So lehnst du Zeiteinträge ab:

1. Navigiere zu Genehmigungen
2. Klicke auf den Namen des Teammitglieds
3. Klicke auf den Button Ablehnen in der oberen rechten Ecke
4. Gib den Grund für die Ablehnung ein
5. Klicke auf Ablehnen

So lehnst du Zeiteinträge für mehrere Teammitglieder ab:

1. Navigiere zu Genehmigungen
2. Markiere das Kästchen (neben Benutzer) oben in der Tabelle 
3. Klicke auf Ablehnen

Einträge massenweise für andere einreichen #

Die Möglichkeit, Zeit für andere einzureichen, ist eine kostenpflichtige Funktion, die in den Pro- und Enterprise-Tarifen verfügbar ist und nur von Arbeitsbereich-Admins ausgeführt werden kann. 

Massen-Einreichung für andere ermöglicht es Arbeitsbereich-Admins, Einträge im Namen anderer Teammitglieder einzureichen.

Diese Funktion ist besonders am Ende eines Abrechnungszyklus oder Abrechnungszeitraums nützlich. Wenn ein Teammitglied seine Stunden erfasst, aber vergessen hat, auf Einreichen zu klicken, kann ein Admin den Arbeitszeittabellen für diese Person einreichen. So wird sichergestellt, dass Projektberichte und die Lohnabrechnung pünktlich bearbeitet werden können, ohne darauf warten zu müssen, dass sich der Nutzer erneut anmeldet.

So reichst du massenhaft Zeit für andere ein:

1. Gehe zur Seite Genehmigungen
2. Wähle den Tab Nicht eingereicht
3. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den einzelnen Arbeitszeittabellen, die du einreichen möchtest, oder nutze das Kontrollkästchen oben in der Spalte, um alle auszuwählen
4. Klicke auf Einreichen oben auf der Seite
5. Bestätige die Aktion im Pop-up-Fenster

Ausstehende Zeiteinträge bearbeiten #

Administratoren können die ausstehenden Zeiteinträge jedes Benutzers direkt bearbeiten. Teammanager können dies nur für die Zeiteinträge ihrer Teammitglieder tun.

So bearbeitest du einen ausstehenden Zeiteintrag:

1. Gehe zur Seite Genehmigungen und zum Tab Ausstehend
2. Klicke neben dem Zeiteintrag auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten
3. Update die folgenden Felder nach Bedarf:
   • Zeit und Datum
   • Beschreibung
   • Projekt/Aufgabe
   • Tags
   • Abrechnungsstatus

4. Klicke auf Speichern, um die Änderung abzuschließen

Genehmigungsbenachrichtigungen #

• Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sein Zeiteintrag genehmigt wird
• Der Manager wird benachrichtigt, wenn ein Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wird
• Administratoren werden benachrichtigt, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabelle einreicht (sofern sie die erforderliche Manager-Rolle für diesen Benutzer haben)

Abwesenheitsanträge genehmigen #

Abwesenheitsanträge können im Anforderungen-Tab auf der Seite Arbeitsfreie Zeit

Filtere alle Anträge nach Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt), Gruppe, einem bestimmten Teammitglied oder einem Zeitbereich.

Jeder Antrag enthält:

• Team member: The employee requesting time off
• Zeitraum: Das Start- und Enddatum der beantragten Abwesenheit
• Beantragte Zeit: Anzahl der beantragten Tage/Stunden
• Richtlinie: Die Richtlinie, unter der der Antrag eingereicht wurde
• Status: Ausstehend, genehmigt oder abgelehnt

Wenn du Abwesenheit beantragst, prüft die App deinen verfügbaren Saldo. Wenn dein Saldo nicht ausreicht, wird der Antrag rot angezeigt und kann erst genehmigt werden, nachdem der Saldo angepasst wurde.

Wenn ein negativer Saldo aktiviert ist, zeigt Clockify die Anzahl der zulässigen negativen Tage oder Stunden an. Wenn der Antrag diese Grenze überschreitet, kannst du ihn nicht einreichen. 

Abwesenheitsanträge genehmigen #

So genehmigst oder lehnst du einen Abwesenheitsantrag ab:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf den Tab Anträge
3. Klicke auf Genehmigen neben dem Antrag

Abwesenheitsanträge ablehnen #

So lehnst du Abwesenheitsanträge ab:

1. Gehe zu Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Antrag
3. Wähle Ablehnen aus
4. Gib einen Grund für die Ablehnung ein
5. Klicke auf Ablehnen, um die Aktion zu bestätigen

Zuvor genehmigte Abwesenheitsanträge ablehnen #

Falls sich die Umstände nach der Genehmigung einer Anfrage ändern, können Admins diese Genehmigung zurückziehen, um die Tage dem Guthaben des Nutzers wieder gutzuschreiben oder die Abwesenheit zu stornieren.

Dies wird in der Regel bei Terminüberschneidungen, Projektnotfällen oder falls ein Mitarbeiter die freie Zeit nicht mehr benötigt (z. B. eine stornierte Reise) verwendet.

So lehnst du bereits genehmigte Abwesenheitsanfragen ab:

1. Gehe zu Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem genehmigten Antrag
3. Klicke auf Ablehnen
4. Gib einen Grund für die Ablehnung ein
5. Klicke auf Ablehnen, um die Aktion zu bestätigen

Durch das Ablehnen einer bereits genehmigten Anfrage werden die Stunden oder Tage automatisch dem verfügbaren Guthaben des Teammitglieds gutgeschrieben, und der Benutzer wird umgehend benachrichtigt.

Abwesenheit in der Zeitachse-Ansicht #

Um einen schnellen Überblick über die anstehende Abwesenheit in deinem Team zu erhalten, nutze die Zeitachse-Ansicht:

1. Gehe zu Arbeitsfreie Zeit
2. Wechsle zum Tab Zeitachse

Die Zeitachse zeigt eine 30-Tage-Ansicht aller anstehenden Abwesenheiten, wobei jeder Eintrag in der Farbe der jeweiligen Abwesenheitsrichtlinie markiert ist.

Farbe der Richtlinie anpassen #

Du kannst die Farben, die in der Zeitachse für Abwesenheiten und Feiertage angezeigt werden, individuell anpassen.

So passt du die Farben für Abwesenheiten an:

1. Gehe zu Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol
3. Wähle Richtlinien verwalten
4. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie
5. Wähle Bearbeiten
6. Klicke auf das Dropdown-Menü neben dem Richtliniennamen (mit dem grünen Standard-Symbol)
7. Wähle eine Farbe für die Richtlinie aus
8. Klicke auf Speichern

Während du die Farben für verschiedene Arten von Abwesenheitsrichtlinien anpassen kannst, beachte bitte Folgendes:

• Richtlinien-Farben: Du kannst diese Farben in den Einstellungen für Abwesenheitsrichtlinien ändern.
• Status-Farben: Farben, die den Status eines Antrags darstellen (z. B. Abgelehnt, Ausstehend, Genehmigt), können nicht angepasst werden und erscheinen im Tab Anträge.
• Sichtbarkeit in der Zeitachse: Statusbasierte Farben erscheinen nicht in der Zeitachsen-Ansicht; dort wird nur die der Richtlinie zugewiesene Farbe angezeigt.

Team- und Projektmanager-Rollen verwalten #

Als Administrator kannst du Teammitgliedern die Rolle des Teammanagers oder Projektmanagers zuweisen, damit sie Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge für ihre Team- oder Projektmitglieder genehmigen können.

So weist du eine Manager-Rolle zu:

1. Gehe zur Teamseite
2. Suche das Teammitglied, dem du die Managerrolle zugewiesen wird und klicke auf + Rolle
3. Wähle Teammanager oder Projektmanager aus
   • Wähle für Teammanager die Benutzer/Gruppen aus, für die sie verantwortlich sind
   • Wähle für Projektmanager, die Projekte aus, die sie verwalten

4. Klicke auf Speichern

Sobald ein Benutzer eine Manager-Rolle hat, hat er Zugriff auf die Seite Genehmigungen, um Arbeitszeittabellen und Abwesenheitsanträge für sein zugewiesenes Team oder Projekt zu verwalten.

Erinnerungen zum Genehmigen von Zeiteinträgen senden #

Als Administrator kannst du Erinnerungen an Team- oder Projektmanager senden, die ausstehende Zeiteinträge zur Genehmigung haben.

So sendest du Erinnerungen:

1. Navigiere zu Genehmigungen
2. Klicke auf den Button An Genehmigung erinnern in der oberen rechten Ecke

Manager erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, um ausstehende Arbeitszeittabellen zu genehmigen.

Benachrichtigungen für Zeiteinträge und Abwesenheitsanträge #

Aktionstyp	Empfänger	Benachrichtigungstyp
Zeiteintrag eingereicht/genehmigt	Benutzer	In-App-Benachrichtigung
Zeiteintrag abgelehnt	Benutzer	E-Mail (enthält Notizen)
Abwesenheit eingereicht / genehmigt	Benutzer	In-App-Benachrichtigung
Abwesenheitsantrag abgelehnt	Benutzer	E-Mail (enthält Notizen)
Genehmigte(r) Zeiteintrag/Abwesenheit zurückgezogen	Benutzer & Admin	E-Mail-Adresse

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich einen Zeiteintrag bearbeiten, nachdem er genehmigt wurde?

Nein, sobald ein Zeiteintrag genehmigt ist, wird er gesperrt und kann nicht mehr direkt bearbeitet werden. Als Administrator kannst du jedoch die Genehmigung zurückziehen, die Änderungen vornehmen und den Eintrag dann erneut genehmigen.

Kann ein Benutzer seinen eigenen Zeiteintrag nach dem Einreichen bearbeiten?

Nein, Benutzer können ihre eigenen Zeiteinträge nach dem Einreichen nicht bearbeiten. Nur Administratoren und Manager mit den entsprechenden Berechtigungen können Zeiteinträge bearbeiten oder genehmigen. Wenn ein Benutzer Änderungen benötigt, kann er einen Manager bitten, diese für ihn vorzunehmen.

Was soll ich tun, wenn ein Benutzer behauptet, einen Zeiteintrag eingereicht zu haben, ich ihn aber nicht finden kann?

Überprüfe, ob der Benutzer seine Zeit möglicherweise in einem anderen Arbeitsbereich eingereicht hat. Jeder Benutzer hat seinen eigenen persönlichen Arbeitsbereich und manchmal wird die Zeit versehentlich dort statt im korrekten Arbeitsbereich erfasst. Als Administrator kannst du den persönlichen Arbeitsbereich des Benutzers überprüfen, um festzustellen, ob die Zeit dort erfasst wurde.

Was passiert, wenn ich einen Zeiteintrag versehentlich ablehne?

Wenn du einen Zeiteintrag versehentlich ablehnst, kannst du den Benutzer bitten, ihn erneut einzureichen. Alternativ kannst du als Administrator den Zeiteintrag manuell bearbeiten und erneut genehmigen.