Aprobar entradas y solicitudes de tiempo libre para miembros del espacio de trabajo
Como administrador o propietario de espacio de trabajo, gestionar las entradas de tiempo y las solicitudes de tiempo libre es esencial para garantizar que el tiempo de los miembros del equipo se registre correctamente, y que las ausencias planificadas sean tomadas en cuenta.
Conceptos clave #
- Entradas de tiempo: Las horas registradas por los miembros del equipo para su trabajo en varios proyectos o tareas
- Solicitudes de tiempo libre: Las solicitudes enviadas por los empleados para tomarse tiempo libre, como las vacaciones o baja por enfermedad
- Proceso de aprobación: El proceso de revisar y aprobar/rechazar las entradas de tiempo y solicitudes de tiempo libre
Permisos de acceso #
- Los administradores y propietarios del espacio de trabajo pueden aprobar, rechazar y editar las entradas de tiempo y las solicitudes de tiempo libre de todos los miembros del equipo
- Los gerentes de equipo (si está activado) pueden aprobar, rechazar y editar las entradas de tiempo de los usuarios que gestionan
- Los gerentes de proyecto (si está activado) pueden aprobar o rechazar las entradas de tiempo y las solicitudes de tiempo libre de los miembros del equipo trabajando en sus proyectos asignados
Configuración de permisos de aprobación #
Para configurar los permisos de aprobación para tu espacio de trabajo:
- Navega a la Configuración del espacio de trabajo > Permisos
- En la sección Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas, selecciona:
- Administradores y gerentes de equipo: Los miembros del equipo pueden aprobar las entradas de tiempo para los usuarios que gestionan
- Administradores y gerentes de proyecto: Los gerentes de proyecto pueden aprobar las entradas de tiempo para los usuarios en sus proyectos asignados
Si un usuario tiene el rol de administrador y el rol de gerente, el rol de administrador sobrescribirá los demás roles. Por ejemplo, un administrador que es gerente de equipo también tendrá permisos de ambos roles.
Aprobar entradas de tiempo #
Para aprobar o rechazar las entradas de tiempo:
- Ve a la página Aprobaciones en tu panel
- En la pestaña Pendiente, verás las entradas de tiempo esperando aprobación. Cada entrada mostrará el creador, el tiempo y el estado (por ejemplo, pendiente, aprobado, rechazado)
Revisar entradas de tiempo #
Cada entrada de tiempo incluirá:
- Nombre del usuario: Miembro del equipo que envío el tiempo
- Proyecto y tarea: Proyecto o tarea al que está asignado el tiempo
- Tiempo registrado: Número de horas trabajadas
- Descripción: Notas o descripción proporcionada por el miembro del equipo
Puedes filtrar las entradas por usuario, grupo o fecha para facilitar la revisión.
Aprobar o rechazar entradas de tiempo #
- Aprobar entradas de tiempo: Si todo parece bien, haz clic en Aprobar. La entrada se marcará como aprobada y se bloqueará.
- Rechazar entradas de tiempo: Si hay problemas con la entrada (como horas incorrectas), haz clic en Rechazar. Un prompt te pedirá que dejes una nota de rechazo. El usuario recibirá la notificación de rechazo por correo electrónico.
Aprobar o rechazar entradas de tiempo en masa #
Para aprobar o rechazar múltiples entradas de tiempo a la vez:
- Marca las casillas junto a las entradas que quieres aprobar o rechazar
- Haz clic en el botón Aprobar o Rechazar en la parte superior de la página para aplicar tu acción a todas las entradas seleccionadas
Editar entradas de tiempo pendientes #
Los administradores pueden editar las entradas de tiempo pendientes de cualquier usuario. Los gerentes de equipo pueden editar las entradas de tiempo pendientes solo para los miembros de su equipo.
Para editar una entrada de tiempo pendiente:
- Ve a la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones
- Haz clic en el ícono de lápiz al lado de la entrada de tiempo
- En la pantalla Editar entrada de tiempo:
- Ajusta el tiempo y la fecha
- Edita la descripción o el proyecto/tarea
- Cambia el estado de facturabilidad
Después de hacer los cambios necesarios, haz clic en Guardar para finalizar los cambios.
Notificaciones de aprobación #
- El usuario recibirá una notificación por correo electrónico cuando se apruebe su entrada de tiempo
- El gerente recibirá una notificación cuando una entrada de tiempo se envíe para su aprobación
- Los administradores recibirán notificaciones cuando un usuario envía su planilla de horarios (si tienen el rol de gerente para ese usuario)
Aprobar solicitudes de tiempo libre #
Las solicitudes de tiempo libre se pueden aprobar en la pestaña Solicitudes en la sección de Bajas en tu panel de espacio de trabajo.
Filtra las solicitudes por estado (pendiente, aprobado, rechazado) o por el miembro del equipo.
Cada solicitud mostrará:
- Usuario: El empleado solicitando tiempo libre
- Fechas de solicitud: Las fechas de inicio y fin del tiempo libre solicitado
- Estado: pendiente, aprobado o rechazado
- Saldo: Muestra si el empleado tiene suficiente saldo para la solicitud
Si el empleado no tiene suficiente tiempo libre, la solicitud aparecerá en rojo y la solicitud no se podrá aprobar hasta que se ajusten los saldos.
Aprobar o rechazar solicitudes de tiempo libre #
Para aprobar o rechazar una solicitud de tiempo libre:
- Haz clic en la solicitud para abrirla
- Selecciona Aprobar o Rechazar
- Si rechazas la solicitud, deja una nota para explicar la razón
- El usuario recibirá una notificación por correo electrónico si su solicitud se apruebe o rechace
Rechazar solicitudes de tiempo libre anteriormente aprobadas #
Si necesitas rechazar una solicitud anteriormente aprobada (por ejemplo, debido a un conflicto en horarios), puedes hacerlo así:
- Pincha la solicitud para abrir los detalles
- Haz clic en Rechazar y deja una nota
El usuario recibirá una notificación por correo electrónico.
Ver tiempo libre en cronología #
Para tener una vista mejor del próximo tiempo libre de tu equipo:
- Ve a la pestaña de Cronología en la sección de Bajas
- La cronología muestra una vista de 30 días de todas las bajas programadas, con los siguientes colores:
- Verde: Tiempo libre aprobado
- Naranja: Solicitudes pendientes de tiempo libre
- Gris: Días festivos
Puedes personalizar los colores para el tiempo libre aprobado, pendiente y los festivos.
Gestionar roles de gerente de equipo y proyecto #
Como administrador, puedes asignar roles de Gerente de equipo o Gerente de proyecto a los miembros del equipo, permitiéndoles aprobar entradas de tiempo y solicitudes de tiempo libre para su equipo o miembros del proyecto.
Para asignar un rol de gerente:
- Ve a la página Equipo
- Encuentra al usuario a quien quieres asignar el rol de gerente y pincha +Rol
- Selecciona Gerente de equipo o Gerente de proyecto
- Para los gerentes de equipo, selecciona los usuarios/grupos de los que serán responsables
- Para los gerentes de proyecto, selecciona los proyectos que gestionarán
Haz clic en Guardar para confirmar la asignación del rol.
Una vez que un usuario tenga el rol de gerente, tendrá acceso a la página de Aprobaciones para gestionar las planillas de horarios y las solicitudes de tiempo libre de su equipo o proyecto.
Enviar recordatorios para aprobar entradas de tiempo #
Como administrador, puedes enviar recordatorios a los gerentes de equipo o proyecto que tienen entradas de tiempo pendientes de aprobar.
Para enviar recordatorios:
- Ve a la página Aprobaciones
- Si hay entradas de tiempo pendientes para los usuarios asignados a un gerente de equipo o proyecto, el botón Recordar para aprobar estará visible
- Haz clic en Recordar para aprobar para enviar un recordatorio por correo electrónico a los gerentes correspondientes para que aprueben las entradas de tiempo de los miembros de su equipo
Notificaciones para entradas de tiempo y solicitudes de tiempo libre #
- Entrada de tiempo enviada: Se notifica a los usuarios cuando su entrada de tiempo se envía para su aprobación
- Entrada de tiempo aprobada: Se notifica a los usuarios cuando su entrada de tiempo se aprueba
- Entrada de tiempo rechazada: Los usuarios reciben un correo electrónico con una nota explicando por qué su entrada de tiempo fue rechazada
- Tiempo libre enviado: Se notifica a los usuarios cuando su solicitud de tiempo libre se envía
- Tiempo libre aprobado: Se notifica a los usuarios cuando su solicitud de tiempo libre se aprueba
- Tiempo libre rechazado: Los usuarios reciben un correo electrónico con una nota explicando por qué su solicitud de tiempo libre fue rechazada
- Aprobación retirada: Si una aprobación se retira, tanto el usuario como los administradores recibirán una notificación por correo electrónico
Las entradas de tiempo aprobadas se pueden retirar, pero una vez aprobada una solicitud de tiempo libre, no se puede retirar.
Preguntas frecuentes #
¿Puedo aprobar múltiples entradas de tiempo a la vez? #
Sí, puedes aprobar o rechazar múltiples entradas de tiempo a la vez.
- En la página Aprobaciones, marca las casillas al lado de las entradas de tiempo que quieres aprobar o rechazar
- Haz clic en Aprobar o Rechazar en la parte superior de la página para aplicar tu acción a todas las entradas seleccionadas
¿Puedo editar una entrada de tiempo después de que se haya aprobado? #
No, una vez aprobada una entrada de tiempo, está bloqueada y no se puede editar. Sin embargo, como administrador, puedes retirar la aprobación, editar y entonces volver a aprobar la entrada.
¿Qué pasa si una solicitud de tiempo libre se rechaza debido a la falta del saldo de bajas? #
Si una solicitud de tiempo libre supera el saldo disponible, aparecerá en rojo. No podrás aprobar la solicitud hasta que se corrija el saldo, o el empleado modifique su solicitud.
¿Cómo puedo ver el tiempo libre de todos los miembros del equipo para una mejor planificación? #
Puedes ver las ausencias programadas de los miembros del equipo en la pestaña Cronología:
- Ve a la sección Bajas
- En la Cronología, puedes ver las ausencias para los siguientes 30 días, o elegir un intervalo de tiempo personalizado
- El tiempo libre aprobado estará en verde, las solicitudes pendientes en naranja y los días festivos estarán grises
¿Puedo rechazar una solicitud de tiempo libre después de que se haya aprobado? #
Sí, puedes rechazar una solicitud de tiempo libre anteriormente aprobada.
- Haz clic en la solicitud aprobada en la pestaña Solicitudes
- Haz clic en Rechazar y proporciona una nota de rechazo
- El empleado recibirá una notificación por correo electrónico explicando por qué su solicitud fue rechazada
¿Cómo se notifica a los usuarios cuando se aprueban o rechazan sus entradas de tiempo o solicitudes de tiempo libre? #
- Para las entradas de tiempo:
- El usuario recibe un correo electrónico cuando su entrada de tiempo se rechace o apruebe
- El gerente recibe una notificación cuando las entradas de tiempo estén enviadas para su aprobación
- Para las solicitudes de tiempo libre:
- El usuario recibe una notificación por correo electrónico cuando su solicitud de tiempo libre se apruebe o rechace
- El gerente recibe una notificación cuando se envíe una solicitud de tiempo libre
¿Puede el usuario editar su propia entrada de tiempo después de enviarla? #
No, los usuarios no pueden editar sus propias entradas de tiempo después de enviarlas. Solo los administradores y gerentes con permisos adecuados pueden editar o aprobar las entradas de tiempo. Si un usuario necesita cambios, pueden pedir a un gerente que lo haga por su parte.
¿Qué debo hacer si un usuario dice que ha enviado su entrada de tiempo, pero no puedo encontrarla? #
Comprueba si el usuario ha enviado su tiempo en un espacio de trabajo diferente. Cada usuario tiene su propio espacio de trabajo, y, a veces, puede que registre accidentalmente el tiempo allí en lugar de hacerlo en el espacio de trabajo correcto. Como administrador, puedes comprobar su espacio de trabajo personal para ver si el tiempo se registró allí.
¿Puedo personalizar los colores para las solicitudes de tiempo libre en la cronología? #
Sí, puedes personalizar los colores para el tiempo libre aprobado, pendiente y los días festivos:
- Ve a la configuración de la política en Bajas
- Al crear o editar una política, puedes cambiar los colores para las solicitudes aprobadas (verde), pendientes (naranja) y los días festivos (gris)
¿Qué pasa si rechazo una entrada de tiempo sin querer? #
Si rechazas accidentalmente una entrada de tiempo, puedes pedir al usuario que la vuelva a enviar. Alternativamente, como administrador, puedes editar la entrada de tiempo manualmente y aprobarla de nuevo.