Aprobar entradas y solicitudes de tiempo libre para miembros del espacio de trabajo
Como administrador o propietario de espacio de trabajo, gestionar las entradas de tiempo y las solicitudes de tiempo libre es esencial para garantizar que el tiempo de los miembros del equipo se registre correctamente, y que las ausencias planificadas sean tomadas en cuenta.
Conceptos clave #
- Entradas de tiempo: Las horas registradas por los miembros del equipo para su trabajo en varios proyectos o tareas
- Solicitudes de tiempo libre: Las solicitudes enviadas por los empleados para tomarse tiempo libre, como las vacaciones o baja por enfermedad
- Proceso de aprobación: El proceso de revisar y aprobar/rechazar las entradas de tiempo y solicitudes de tiempo libre
Permisos de acceso #
Antes de poder gestionar las entradas de tiempo, debes definir quién tiene la autoridad de aprobarlas.
| Rol | Rango | Aprobar/Rechaza | Editar |
| Administrador/propietario del espacio de trabajo | Todos los miembros del equipo | Sí | Sí |
| Gerente de equipo | Los miembros de sus equipos asignados | Sí | Sí |
| Gerente de proyecto | Los miembros trabajando en sus proyectos | Sí | No* |
*Los gerentes de proyectos pueden aprobar y rechazar las entradas pero normalmente no las pueden editar a menos que también tengan el rol de gerente de equipo o administrador.
Configuración de permisos de aprobación #
Para configurar los permisos de aprobación para tu espacio de trabajo:
- Haz clic en el ícono de tres puntos al lado del nombre de tu espacio de trabajo
- Selecciona Configuración del espacio de trabajo
- Ve a la pestaña Permisos
- Encuentra la sección Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas y los gastos y selecciona una de las siguientes opciones:
- Administradores y gerentes de equipo: Los miembros del equipo pueden aprobar las entradas de tiempo para los usuarios que gestionan
- Administradores y gerentes de proyecto: Los gerentes de proyecto pueden aprobar las entradas de tiempo para los usuarios en sus proyectos asignados
Si un usuario tiene el rol de administrador y el rol de gerente, el rol de administrador sobrescribirá los demás roles. Por ejemplo, un administrador que es gerente de equipo también tendrá permisos de ambos roles.
Aprobar entradas de tiempo #
Para aprobar las entradas de tiempo:
- Ve a la página Aprobaciones
- Encuentra el nombre del usuario (asegúrate de estar en la pestaña Pendiente )
- Haz clic en el nombre del miembro del equipo
- Haz clic en el botón Aprobar
Aprobar entradas de tiempo en masa #
Para aprobar múltiples entradas de tiempo, puedes:
- Hacer clic en el botón Aprobar todo
- Marcar la casilla al lado de Usuario y hacer clic en Aprobar
Rechazar entradas de tiempo #
Rechazar una entrada de tiempo es una parte necesaria del proceso cuando una entrada no cumple con los requisitos de seguimiento del tiempo de tu espacio de trabajo.
Deberías rechazar una entrada por las siguientes razones:
- Horas incorrectas: El tiempo registrado parece bastante superior o inferior al esperado.
- Clasificación incorrecta: La entrada está asignada al proyecto, tarea o cliente incorrecto.
- Información faltante: La descripción se requiere, pero no se ha escrito o es demasiado vaga.
- Incumplimiento de la política: La entrada infringe las normas internas (por ejemplo, registrar tiempo durante un día festivo sin aprobación previa).
Para rechazar entradas de tiempo:
- Ve a la página Aprobaciones
- Haz clic en el nombre del miembro del equipo
- Haz clic en el botón Rechazar en la esquina superior derecha
- Introduce una razón por el rechazo
- Haz clic en Rechazar
Para rechazar entradas de tiempo enviadas por varios miembros del equipo:
- Ve a la página Aprobaciones
- Marca la casilla (al lado de Usuarios) en la parte superior de la tabla
- Haz clic en Rechazar
Enviar entradas en masa para otros #
La posibilidad de enviar el tiempo para los demás es una función de pago disponible en los planes Pro y Enterprise y solo se puede realizar por los administradores del espacio de trabajo.
Enviar en masa para otros permite a los administradores del espacio de trabajo enviar las entradas por parte de otros miembros del equipo.
Esta función es muy útil al final de un ciclo de facturación o período de nómina. Si un miembro del equipo ha registrado sus horas, pero ha olvidado hacer clic en Enviar un administrador puede enviar la planilla en su nombre para asegurar el procesamiento puntual de los informes de proyecto y la nómina, sin tener que esperar a que el usuario vuelva a iniciar sesión.
Para enviar tiempo en masa para otros:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Sin enviar
- Marca las casillas al lado de las planillas que quieres enviar, o usa la casilla de verificación en la parte superior de la columna para seleccionar todo
- Haz clic en Enviar en la parte superior de la página
- Confirma la acción en la ventana emergente
Editar entradas de tiempo pendientes #
Los administradores pueden editar las entradas de tiempo pendientes de cualquier usuario. Los gerentes de equipo pueden editar las entradas de tiempo pendientes solo para los miembros de su equipo.
Para editar una entrada de tiempo pendiente:
- Ve a la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones
- Haz clic en el ícono de lápiz al lado de la entrada de tiempo
- Actualiza los siguiente campos si hace falta:
- Hora y fecha
- Descripción
- Proyecto/tarea
- Etiquetas
- Estado de facturabilidad
Haz clic en Guardar para finalizar los cambios
Notificaciones de aprobación #
- El usuario recibirá una notificación por correo electrónico cuando se apruebe su entrada de tiempo
- El gerente recibirá una notificación cuando una entrada de tiempo se envíe para su aprobación
- Los administradores recibirán notificaciones cuando un usuario envía su planilla de horarios (si tienen el rol de gerente para ese usuario)
Aprobar solicitudes de tiempo libre #
Las solicitudes de tiempo libre se pueden aprobar en la pestaña Solicitudes en la página de Bajas.
Filtra las solicitudes por estado (pendiente, aprobado, rechazado), por grupo, por miembro del equipo o por el intervalo de fechas.
Cada solicitud mostrará:
- Miembro del equipo: El empleado solicitando tiempo libre
- Período: Las fechas de inicio y fin del tiempo libre solicitado
- Tiempo solicitado: Número de días/horas solicitadas
- Política: La política bajo la que se envió la solicitud
- Estado: Pendiente, aprobado o rechazado
Cuando solicitas tiempo libre, la aplicación verifica tu saldo disponible. Si no tienes suficiente tiempo libre, la solicitud aparecerá en rojo y no se podrá aprobar hasta que se ajuste el saldo.
Si el saldo negativo está activado, Clockify mostrará el número de días u horas negativos permitidos. Si la solicitud supera ese límite, no podrás enviarla.
Aprobar solicitudes de tiempo libre #
Para aprobar o rechazar una solicitud de tiempo libre:
- Ve a la página de Bajas
- Haz clic en la pestaña Solicitudes
- Haz clic en Aprobar al lado de la solicitud
Rechazar solicitudes de tiempo libre #
Para rechazar las solicitudes de tiempo libre:
- Ve a la página Bajas
- Haz clic en el ícono de tres puntos al lado de la solicitud
- Selecciona Rechazar
- Introduce la razón por el rechazo
- Haz clic en Rechazar para confirmar la acción
Rechazar solicitudes de tiempo libre anteriormente aprobadas #
Si las circunstancias cambian después de aprobar una solicitud, los administradores pueden retirar esa aprobación para devolver los días al saldo del usuario o para cancelar la baja.
Esto suele usarse en casos de conflictos en horarios, emergencias del proyecto o si un empleado decide que ya no necesita el tiempo libre (por ejemplo, un viaje cancelado).
Para rechazar una solicitud de tiempo libre anteriormente aprobada:
- Ve a la página Bajas
- Haz clic en el ícono de tres puntos al lado de la solicitud aprobada
- Haz clic en Rechazar
- Introduce la razón por el rechazo
- Haz clic en Rechazar para confirmar la acción
Rechazar una solicitud aprobada restaura automáticamente las horas o día al saldo disponible del miembro de equipo, y el usuario recibirá una notificación inmediatamente.
Tiempo libre en cronología #
Para obtener un resumen rápido del próximo tiempo libre de tu equipo, usa la vista de Cronología:
- Ve a la página Bajas
- Selecciona la pestaña Cronología
La cronología muestra una vista de 30 días de todas las bajas programadas, con cada entrada marcada por el color de su política de tiempo libre.
Personalizar colores de políticas #
You can customize the colors that appear in the timeline for time off and holidays.
To customize time off colors:
- Ve a la página Bajas
- Haz clic en el ícono de engranaje
- Selecciona Gestionar políticas
- Haz clic en los tres puntos al lado de la política
- Selecciona Editar
- Haz clic en el menú desplegable al lado del nombre de la política (con el ícono verde predeterminado)
- Selecciona un color para la política
- Haz clic en Guardar
Aunque puedes personalizar los colores para diferentes tipos de políticas, ten en cuenta lo siguiente:
- Colores de política: Puedes cambiar estos colores en la Configuración de la política de tiempo libre.
- Colores de estado: Los colores que representan los estados de la solicitud (por ejemplo, rechazado, pendiente, aprobado) no se pueden personalizar y aparecen en la pestaña Solicitudes.
- Visibilidad de cronología: Los colores basados en estado no aparecen en la vista de Cronología y se muestra solo el color de la política
Gestionar roles de gerente de equipo y proyecto #
Como administrador, puedes asignar roles de Gerente de equipo o Gerente de proyecto a los miembros del equipo, permitiéndoles aprobar entradas de tiempo y solicitudes de tiempo libre para su equipo o miembros del proyecto.
Para asignar un rol de gerente:
- Ve a la página Equipo
- Encuentra al miembro del equipo al que quieres asignar un rol de gerente y haz clic en + Rol
- Selecciona Gerente de equipo o Gerente de proyecto
- Para los gerentes de equipo, selecciona los usuarios/grupos de los que serán responsables
- Para los gerentes de proyecto, selecciona los proyectos que gestionarán
4. Haz clic en Guardar
Una vez que un usuario tenga el rol de gerente, tendrá acceso a la página de Aprobaciones para gestionar las planillas de horarios y las solicitudes de tiempo libre de su equipo o proyecto.
Enviar recordatorios para aprobar entradas de tiempo #
Como administrador, puedes enviar recordatorios a los gerentes de equipo o proyecto que tienen entradas de tiempo pendientes de aprobar.
Para enviar recordatorios:
- Ve a la página Aprobaciones
- Haz clic en el botón Recordar para aprobar en la esquina superior derecha
Los gerentes recibirán una notificación por correo electrónico para aprobar las planillas de horarios pendientes.
Notifications for time entries & time off requests #
| Tipo de acción | Destinatario | Tipo de alerta |
| Entrada de tiempo enviada/aprobada | Usuario | Notificación en la app |
| Entrada de tiempo rechazada | Usuario | Correo electrónico (con notas) |
| Tiempo libre enviado/aprobado | Usuario | Notificación en la app |
| Tiempo libre rechazado | Usuario | Correo electrónico (con notas) |
| Entrada de tiempo/tiempo libre aprobado retirado | Usuario y administrador | Correo electrónico |
Preguntas frecuentes #
¿Puedo editar una entrada de tiempo después de que se haya aprobado?
No, una vez aprobada una entrada de tiempo, está bloqueada y no se puede editar. Sin embargo, como administrador, puedes retirar la aprobación, editar y entonces volver a aprobar la entrada.
¿Puede el usuario editar su propia entrada de tiempo después de enviarla?
No, los usuarios no pueden editar sus propias entradas de tiempo después de enviarlas. Solo los administradores y gerentes con permisos adecuados pueden editar o aprobar las entradas de tiempo. Si un usuario necesita cambios, pueden pedir a un gerente que lo haga por su parte.
¿Qué debo hacer si un usuario dice que ha enviado su entrada de tiempo, pero no puedo encontrarla?
Comprueba si el usuario ha enviado su tiempo en un espacio de trabajo diferente. Cada usuario tiene su propio espacio de trabajo, y, a veces, puede que registre accidentalmente el tiempo allí en lugar de hacerlo en el espacio de trabajo correcto. Como administrador, puedes comprobar su espacio de trabajo personal para ver si el tiempo se registró allí.
¿Qué pasa si rechazo una entrada de tiempo sin querer?
Si rechazas accidentalmente una entrada de tiempo, puedes pedir al usuario que la vuelva a enviar. Alternativamente, como administrador, puedes editar la entrada de tiempo manualmente y aprobarla de nuevo.