Approuver les saisies et les demandes de congés des membres de l’espace de travail

En tant qu’administrateur ou propriétaire d’espace de travail, la gestion des saisies de temps et des demandes de congés est essentielle pour garantir un suivi précis du temps de travail des membres de l’équipe et la prise en compte des absences prévues. Ce guide vous explique comment approuver les saisies de temps et les demandes de congés, notamment comment modifier, rejeter et envoyer des rappels.

Concepts clés #

• Saisies de temps : Heures enregistrées par les membres de l’équipe pour leur travail sur divers projets ou tâches
• Demandes de congés : Demandes soumises par les employés pour prendre des congés, tels que des vacances ou des congés maladie
• Processus d’approbation : Processus par lequel vous examinez et approuvez ou rejetez les saisies de temps et les demandes de congés

Autorisations d’accès #

Avant de pouvoir gérer les saisies, vous devez déterminer qui est autorisé à les approuver.

Rôle	Cadre	Approuver/Rejeter	Modifier
Administrateur/ propriétaire de l’espace de travail	Tous les membres de l’équipe	Oui	Oui
Chef d’équipe	Membres de leurs équipes respectives	Oui	Oui
Chef de projet	Membres qui travaillent sur leurs projets	Oui	Non*

*Les chefs de projet peuvent approuver ou rejeter les saisies, mais ne peuvent généralement pas les modifier, sauf s’ils occupent également un poste de chef d’équipe ou d’administrateur.

Configurer les autorisations d’approbation #

Pour configurer les autorisations d’approbation pour votre espace de travail :

1. Cliquez sur les trois points à côté du nom de votre espace de travail
2. Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
3. Cliquez sur l’onglet Autorisations
4. Dans la section Qui peut approuver les feuilles de temps et les dépenses soumises, choisissez :
   • Administrateurs et chefs d’équipe : Les membres de l’équipe peuvent approuver les saisies de temps pour les utilisateurs qu’ils gèrent
   • Administrateurs et chefs de projet : Les chefs de projet peuvent approuver les saisies de temps pour les utilisateurs affectés à leurs projets

Si un utilisateur possède à la fois les rôles d’administrateur et de responsable, le rôle d’administrateur prévaudra sur les autres rôles. Par exemple, un administrateur qui est également chef d’équipe disposera des autorisations des deux rôles.

Approuver les saisies de temps #

Pour approuver les saisies de temps :

1. Accédez à la page Approbations
2. Recherchez le nom de l’utilisateur (assurez-vous qu’il figure dans l’onglet En attente)
3. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe
4. Cliquez sur le bouton Approuver situé dans le coin supérieur droit

Approuver en bloc les saisies de temps #

Pour valider plusieurs saisies de temps, vous pouvez :

• Cliquer sur le bouton Tout approuver

• Cochez la case à côté de Utilisateur et cliquez sur Approuver

Rejeter les saisies de temps #

Le rejet d’une saisie de temps est une étape indispensable du processus de travail lorsqu’une saisie ne répond pas aux critères de suivi de votre espace de travail.

Vous devez rejeter une saisie pour les raisons suivantes :

• Heures inexactes – Le temps enregistré semble nettement supérieur ou inférieur à ce qui était prévu.
• Classification incorrecte – La saisie est attribuée au mauvais projet, à la mauvaise tâche ou au mauvais client.
• Informations manquantes – La description est obligatoire mais a été laissée vide ou est trop vague.
• Non-respect des règles – La saisie enfreint les règles internes (p. ex. enregistrement de temps de travail un jour férié sans autorisation préalable).

Pour rejeter des saisies de temps :

1. Accédez à la page Approbations
2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe
3. Cliquez sur le bouton Rejeter situé dans le coin supérieur droit
4. Indiquez le motif du rejet
5. Cliquez sur Rejeter

Pour rejeter les saisies de temps par plusieurs membres de l’équipe :

1. Accédez à la page Approbations
2. Cochez la case (à côté de Utilisateurs) en haut du tableau 
3. Cliquez sur Rejeter

Soumettre en bloc des saisies pour d’autres personnes #

La fonctionnalité « Soumettre en bloc pour d’autres » permet aux administrateurs de l’espace de travail de soumettre des saisies au nom d’autres membres de l’équipe.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile à la fin d’un cycle de facturation ou d’une période de paie. Si un membre de l’équipe a saisi ses heures mais a oublié de cliquer sur Soumettre, un administrateur peut soumettre la feuille de temps à sa place afin de garantir que les rapports de projet et la paie soient traités à temps, sans avoir à attendre que l’utilisateur se reconnecte.

Pour soumettre en bloc le temps pour les autres :

1. Accédez à la page Approbations
2. Sélectionnez l’onglet Non soumis
3. Cochez les cases situées à côté des feuilles de temps que vous souhaitez soumettre, ou utilisez la case à cocher en haut de la colonne pour tout sélectionner
4. Cliquez sur Soumettre en haut de la page
5. Confirmez l’action dans la fenêtre contextuelle

Modifier les saisies de temps en attente #

Les administrateurs peuvent modifier directement les saisies de temps en attente de n’importe quel utilisateur. Les chefs d’équipe peuvent uniquement modifier les saisies de temps en attente de leurs collaborateurs.

Pour modifier une saisie de temps en attente :

1. Accédez à l’onglet En attente de la page Approbations
2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la saisie de temps
3. Mettez à jour les champs suivants si nécessaire:
   • Heure et date
   • Description
   • Projet/tâche
   • Tags
   • Statut de facturabilité

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider la modification

Notifications d’approbation #

• L'utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque sa saisie de temps sera approuvée
• Le chef d’équipe sera informé lorsqu’une saisie de temps sera soumise pour approbation
• Les administrateurs seront informés lorsqu’un utilisateur soumettra sa feuille de temps (s’ils ont le rôle de responsable nécessaire pour cet utilisateur)

Approuver les demandes de congés #

Les demandes de congés peuvent être approuvées via l’onglet Demandes dans la section Congés du tableau de bord de votre espace de travail.

Filtrez les demandes par statut (en attente, approuvé, rejeté), par groupe ou par membre spécifique de l’équipe, ou par période.

Chaque demande affichera :

• Membre de l’équipe – Employé qui demande un congé
• Période – Dates de début et de fin du congé demandé
• Durée demandée – Nombre de jours/heures demandés
• Politique – Politique en vertu de laquelle la demande a été soumise
• Statut – En attente, approuvé ou rejeté

Lorsqu’un congé est demandé, l’appli vérifie votre solde disponible. Si les jours de congé sont insuffisants, la demande sera affichée en rouge et ne pourra être approuvée qu’après ajustement du solde.

Approuver les demandes de congés #

Pour approuver ou refuser une demande de congé :

1. Accédez à la page Congés
2. Cliquez sur l’onglet Demandes
3. Cliquez sur Approuver à côté de la demande

Rejeter les demandes de congés #

Pour rejeter des demandes de congés :

1. Accédez à Congés
2. Cliquez sur les trois points à côté de la demande
3. Sélectionnez Rejeter
4. Indiquez le motif du rejet
5. Cliquez sur Rejeter pour confirmer l’action

Rejeter des demandes de congés précédemment approuvées #

Si la situation évolue après l’approbation d’une demande, les administrateurs peuvent retirer cette approbation afin de réintégrer les jours de congé au solde de l’utilisateur ou d’annuler le congé.

Cette fonctionnalité est généralement utilisée en cas de conflits d’horaires, d’urgences liées à un projet ou si un employé décide qu’il n’a plus besoin de ce congé (p. ex. en cas d’annulation d’un voyage).

Pour rejeter une demande précédemment approuvée :

1. Accédez à Congés
2. Cliquez sur les trois points à côté de la demande approuve
3. Cliquez sur Rejeter
4. Indiquez le motif du rejet
5. Cliquez sur Rejeter pour confirmer l’action

Afficher les congés dans la frise chronologique #

Pour obtenir un aperçu rapide des congés à venir pour votre équipe, utilisez la vue Chronologie :

1. Accédez à Congés
2. Sélectionnez l’onglet Chronologie

La frise chronologique affiche une vue sur 30 jours de tous les congés planifiés, chaque saisie étant identifiée par la couleur correspondant à la politique de congés applicable.

Personnaliser les couleurs des politiques #

Vous pouvez personnaliser les couleurs utilisées dans le calendrier pour indiquer les congés et les jours fériés.

Pour personnaliser les couleurs des politiques :

1. Accédez à Congés
2. Cliquez sur la roue dentée
3. Sélectionnez Gérer les politiques
4. Cliquez les trois points à côté de la politique
5. Sélectionnez Modifier
6. Cliquez sur le menu déroulant situé à côté du nom de la politique (signalé par l’icône verte par défaut)
7. Sélectionnez une couleur pour la politique
8. Cliquez sur Enregistrer

Bien que vous puissiez personnaliser les couleurs pour différents types de politiques de congés, veuillez noter ce qui suit :

• Couleurs des politiques – Vous pouvez modifier ces couleurs dans les paramètres de la politique de congés
• Couleurs des statuts – Les couleurs représentant les statuts des demandes (p. ex. Refusé, En attente, Approuvé) ne peuvent pas être personnalisées et apparaissent dans l’onglet Demandes
• Visibilité dans la chronologie – Les couleurs associées aux statuts n’apparaissent pas dans la vue Chronologie, seule la couleur attribuée par la politique est affichée

Gérer les rôles de chef d’équipe et de chef de projet #

En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer les rôles de chef d’équipe ou de chef de projet aux membres de l’équipe, leur permettant ainsi d’approuver les saisies de temps et les demandes de congés pour les membres de leur équipe ou de leur projet.

Pour attribuer un rôle de chef :

1. Allez sur la page Équipe
2. Recherchez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle de manager et cliquez sur + Rôle
3. Sélectionnez Chef d’équipe ou Chef de projet
   • Pour les chefs d'équipe, sélectionnez les utilisateurs/groupes dont ils seront responsables
   • Pour les chefs de projet, sélectionnez les projets qu’ils géreront

4. Cliquez sur Enregistrer

Une fois qu’un utilisateur dispose d’un rôle de chef, il aura accès à la page Approbations pour gérer les feuilles de temps et les demandes de congés de l’équipe ou du projet qui lui a été attribué.

Envoyer des rappels pour approuver les saisies de temps #

En tant qu’administrateur, vous pouvez envoyer des rappels aux chefs d’équipe ou de projet qui ont des saisies de temps en attente d’approbation.

Pour envoyer des rappels :

1. Accédez à la page Approbations
2. Cliquez sur le bouton Rappeler d’approuver dans le coin supérieur droit

Les managers recevront une notification par email les invitant à approuver les feuilles de temps en attente.

Notifications pour les saisies de temps et les demandes de congés #

Type d’action	Destinataire	Type d’alerte
Saisie de temps soumise/approuvée	Utilisateur	Notification dans l’appli
Saisie de temps rejetée	Utilisateur	Email (avec les notes)
Congés soumis/approuvés	Utilisateur	Notification dans l’appli
Congés rejetés	Utilisateur	Email (avec les notes)
Approbation retirée	Utilisateur et administrateur	Email

FAQ #

Est-il possible de modifier une saisie de temps après qu’elle a été approuvée ?

Non, une fois qu’une saisie de temps a été approuvée, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Cependant, en tant qu’administrateur, vous pouvez retirer votre approbation, apporter des modifications, puis approuver à nouveau la saisie.

Un utilisateur peut-il modifier sa propre saisie de temps après l’avoir soumise ?

Non, les utilisateurs ne peuvent pas modifier leurs propres saisies de temps une fois celles-ci soumises. Seuls les administrateurs et les responsables disposant des autorisations appropriées peuvent modifier ou approuver les saisies de temps. Si un utilisateur a besoin d’apporter des modifications, il peut demander à un chef d’équipe de les effectuer à sa place.

Que dois-je faire si un utilisateur affirme avoir soumis une saisie de temps, mais que je ne la trouve pas ?

Vérifiez si l’utilisateur a soumis son temps dans un autre espace de travail. Chaque utilisateur dispose de son propre espace de travail personnel et il peut parfois arriver qu’il enregistre accidentellement son temps dans cet espace plutôt que dans le bon espace de travail. En tant qu’administrateur, vous pouvez vérifier son espace de travail personnel pour voir si le temps y a été enregistré.

Que se passe-t-il si je rejette une saisie de temps par erreur ?

Si vous rejetez accidentellement une saisie de temps, vous pouvez demander à l’utilisateur de la soumettre à nouveau. Sinon, en tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement la saisie de temps et l’approuver à nouveau.