Approuver les saisies et les demandes de congés des membres de l’espace de travail
En tant qu’administrateur ou propriétaire d’espace de travail, la gestion des saisies de temps et des demandes de congés est essentielle pour garantir un suivi précis du temps de travail des membres de l’équipe et la prise en compte des absences prévues. Ce guide vous explique comment approuver les saisies de temps et les demandes de congés, notamment comment modifier, rejeter et envoyer des rappels.
Concepts clés #
- Saisies de temps: heures enregistrées par les membres de l’équipe pour leur travail sur divers projets ou tâches
- Demandes de congés: demandes soumises par les employés pour prendre des congés, tels que des vacances ou des congés maladie
- Processus d’approbation: processus par lequel vous examinez et approuvez ou rejetez les saisies de temps et les demandes de congés
Autorisations d’accès #
- Les administrateurs et propriétaires de l’espace de travail peuvent approuver, rejeter et modifier les saisies de temps et les demandes de congés pour tous les membres de l’équipe
- Les chefs d’équipe (si cette fonctionnalité est activée) peuvent approuver, rejeter et modifier les saisies de temps et les demandes des utilisateurs qu’ils gèrent
- Les chefs de projet (si cette fonctionnalité est activée) peuvent approuver ou rejeter les saisies de temps et les demandes de congés des membres de l’équipe travaillant sur les projets qui leur sont assignés
Configurer les autorisations d’approbation #
Pour configurer les autorisations d’approbation pour votre espace de travail :
- Accédez à Paramètres de l’espace de travail > onglet Autorisations
- Dans la section Qui peut approuver les feuilles de temps et les dépenses soumises choisissez :
- Administrateurs et chefs d’équipe : les membres de l’équipe peuvent approuver les saisies de temps pour les utilisateurs qu’ils gèrent
- Administrateurs et chefs de projet : les chefs de projet peuvent approuver les saisies de temps pour les utilisateurs affectés à leurs projets
Si un utilisateur possède à la fois les rôles d’administrateur et de responsable, le rôle d’administrateur prévaudra sur les autres rôles. Par exemple, un administrateur qui est également chef d’équipe disposera des autorisations des deux rôles.
Approuver les saisies de temps #
Pour approuver ou rejeter les saisies de temps :
- Accédez à la page Approbations dans votre tableau de bord
- Dans l’onglet En attente, vous verrez les saisies de temps en attente d’approbation. Chaque saisie indiquera l’auteur, l’heure et le statut (p. ex. en attente, approuvé, rejeté
Vérifier les saisies de temps #
Chaque saisie de temps comprendra :
- Nom d’utilisateur: membre de l’équipe qui a soumis le temps
- Projet et tâche: projet ou tâche auquel le temps est attribué
- Temps enregistré: nombre d’heures travaillées
- Description: notes ou description fournies par le membre de l’équipe
Vous pouvez filtrer les entrées par utilisateur, groupe ou plage de dates afin de faciliter leur consultation.
Approuver ou rejeter les saisies de temps #
- Approuver la saisie de temps : si tout semble correct, cliquez sur le bouton Approuver. La saisie sera marquée comme approuvée et verrouillée.
- Rejeter la saisie de temps : si la saisie présente des problèmes (p. ex. des heures incorrectes), cliquez sur Rejeter. Une invite vous demandera d’ajouter une note de rejet. L’utilisateur sera informé du rejet par email.
Approuver ou rejeter en bloc les saisies de temps #
Pour approuver ou rejeter plusieurs saisies de temps à la fois :
- Cochez les cases à côté des saisies que vous souhaitez approuver ou rejeter
- Cliquez sur le bouton Approuver ou Rejeter en haut de la page pour appliquer votre action à toutes les saisies sélectionnées
Modifier les saisies de temps en attente #
Les administrateurs peuvent modifier directement les saisies de temps en attente de n’importe quel utilisateur. Les chefs d’équipe peuvent uniquement modifier les saisies de temps en attente de leurs collaborateurs.
Pour modifier une saisie de temps en attente :
- Accédez à l’onglet En attente de la page Approbations
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la saisie de temps
- Dans l’écran Modifier la saisie de temps, effectuez les modifications nécessaires :
- Ajustez l’heure et la date
- Modifiez la description ou le projet/la tâche
- Modifiez le statut de facturation
Après avoir apporté les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour finaliser la modification.
Notifications d’approbation #
- L'utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque sa saisie de temps sera approuvée
- Le chef d’équipe sera informé lorsqu’une saisie de temps sera soumise pour approbation
- Les administrateurs seront informés lorsqu’un utilisateur soumettra sa feuille de temps (s’ils ont le rôle de responsable nécessaire pour cet utilisateur)
Approuver les demandes de congés #
Les demandes de congés peuvent être approuvées via l’onglet Demandes dans la section Congés du tableau de bord de votre espace de travail.
Filtrez les demandes par statut (en attente, approuvées, rejetées) ou par membre spécifique de l’équipe.
Chaque demande affichera :
- Utilisateur: l’employé qui demande un congé
- Dates de la demande: les dates de début et de fin du congé demandé
- Statut : en attente, approuvé ou rejeté
- Congés restants: indique si l’employé dispose de suffisamment de congés pour la demande
Si l’employé ne dispose pas d’un nombre de congés suffisant, la demande apparaîtra en rouge et ne pourra être approuvée tant que le solde de congés n’aura pas été ajusté.
Approuver ou refuser les demandes de congé #
Pour approuver ou refuser une demande de congé :
- Cliquez sur la demande pour l’ouvrir
- Choisissez entre Approuver ou Refuser
- Si vous refusez la demande, laissez une note pour expliquer la raison
- L’utilisateur recevra une notification par email si sa demande est approuvée ou refusée
Refuser des demandes de congés précédemment approuvées #
Si vous devez refuser une demande précédemment approuvée (p. ex. en raison d’un conflit d’horaires), vous pouvez le faire comme suit :
- Cliquez sur Demande pour ouvrir les détails
- Cliquez sur Refuser et indiquez le motif du refus
L’utilisateur sera informé du rejet par email.
Afficher les congés dans la frise chronologique #
Pour avoir un meilleur aperçu des congés à venir de votre équipe :
- Accédez à l’onglet Frise chronologique dans la section Congés
- La frise chronologique affiche une vue sur 30 jours de tous les congés planifiés, avec le code couleur suivant :
- Vert : congés approuvés
- Orange : demandes de congés en attente
- Gris : jours fériés
Vous pouvez personnaliser les couleurs pour les congés approuvés, en attente et les congés payés.
Gérer les rôles de chef d’équipe et de chef de projet #
En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer les rôles de chef d’équipe ou de chef de projet aux membres de l’équipe, leur permettant ainsi d’approuver les saisies de temps et les demandes de congés pour les membres de leur équipe ou de leur projet.
Pour attribuer un rôle de chef :
- Allez sur la page Équipe
- Recherchez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle de responsable et cliquez sur + Rôle
- Sélectionnez Chef d’équipe ou Chef de projet
- Pour les chefs d'équipe, sélectionnez les utilisateurs/groupes dont ils seront responsables
- Pour les chefs de projet, sélectionnez les projets qu’ils géreront
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l’attribution du rôle.
Une fois qu’un utilisateur dispose d’un rôle de chef, il aura accès à la page Approbations pour gérer les feuilles de temps et les demandes de congés de l’équipe ou du projet qui lui a été attribué.
Envoyer des rappels pour approuver les saisies de temps #
En tant qu’administrateur, vous pouvez envoyer des rappels aux chefs d’équipe ou de projet qui ont des saisies de temps en attente d’approbation.
Pour envoyer des rappels :
- Accédez à la page Approbations
- Si des saisies de temps sont en attente pour les utilisateurs affectés à un chef d’équipe ou à un chef de projet, le bouton Rappeler d’approuver sera activé
- Cliquez sur Rappeler d’approuver pour envoyer un rappel par email aux chefs concernés afin qu’ils approuvent les saisies de temps de leurs collaborateurs
Notifications pour les saisies de temps et les demandes de congés #
- Saisie de temps soumise : les utilisateurs sont informés lorsque leur saisie de temps est soumise pour approbation
- Time entry approved: Users are notified when their time entry is approved
- Saisie de temps refusée : les utilisateurs reçoivent un email expliquant pourquoi leur saisie de temps a été refusée.
- Congés soumis : les utilisateurs sont informés lorsque leur demande de congés est soumise
- Congés approuvés : les utilisateurs sont informés lorsque leur demande de congés est approuvée
- Congés refusés : les utilisateurs reçoivent un email expliquant pourquoi leur demande de congé a été refusée
- Approbation retirée : si une approbation est retirée, l’utilisateur et les administrateurs en sont informés par email
FAQ #
Est-il possible d’approuver plusieurs saisies de temps à la fois ? #
Oui, vous pouvez approuver ou refuser plusieurs saisies de temps simultanément :
- Sur la page Approbations, cochez les cases à côté des saisies de temps que vous souhaitez approuver ou refuser
- Cliquez sur Approuver ou Refuser en haut de la page pour appliquer votre action à toutes les saisies sélectionnées
Est-il possible de modifier une saisie de temps après qu’elle a été approuvée ? #
Non, une fois qu’une saisie de temps a été approuvée, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Cependant, en tant qu’administrateur, vous pouvez retirer votre approbation, apporter des modifications, puis approuver à nouveau la saisie.
Que se passe-t-il si une demande de congé est refusée en raison d’un solde de congés insuffisant ? #
Si une demande de congé dépasse le solde de congés disponible, elle sera surlignée en rouge. Vous ne pourrez pas approuver la demande tant que le solde n’aura pas été corrigé ou que l’employé n’aura pas modifié sa demande.
Comment consulter les congés de tous les membres de l’équipe afin de mieux planifier ? #
Vous pouvez consulter les congés prévus des membres de l’équipe dans l’onglet Frise chronologique :
- Accédez à la section Congés
- Dans la frise chronologique, vous pouvez afficher les congés pour les 30 prochains jours ou choisir une période personnalisée
- Les congés approuvés sont indiqués en vert, les demandes en attente en orange et les jours fériés en gris
Est-il possible de refuser une demande de congé après qu’elle a été approuvée ? #
Oui, vous pouvez refuser une demande de congé précédemment approuvée :
- Cliquez sur la demande approuvée dans l’onglet Demandes
- Cliquez sur Refuser et rédigez une note de refus
- L’employé recevra une notification par email expliquant pourquoi sa demande a été refusée
Comment les utilisateurs sont-ils informés lorsque leurs saisies de temps ou leurs demandes de congés sont approuvées ou refusées ? #
- Pour les saisies de temps :
- Utilisateur reçoit un email lorsque sa saisie de temps est approuvée ou refusée
- Chef d’équipe reçoit une notification lorsque les saisies de temps sont soumises pour approbation
- Pour les demandes de congés :
- Utilisateur reçoit une notification par email lorsque sa demande de congés est approuvée ou refusée
- Chef d’équipe reçoit une notification lorsqu’une demande de congés est soumise
Un utilisateur peut-il modifier sa propre saisie de temps après l’avoir soumise ? #
Non, les utilisateurs ne peuvent pas modifier leurs propres saisies de temps une fois celles-ci soumises. Seuls les administrateurs et les responsables disposant des autorisations appropriées peuvent modifier ou approuver les saisies de temps. Si un utilisateur a besoin d’apporter des modifications, il peut demander à un chef d’équipe de les effectuer à sa place.
Que dois-je faire si un utilisateur affirme avoir soumis une saisie de temps, mais que je ne la trouve pas ? #
Vérifiez si l’utilisateur a soumis son temps dans un autre espace de travail. Chaque utilisateur dispose de son propre espace de travail personnel et il peut parfois arriver qu’il enregistre accidentellement son temps dans cet espace plutôt que dans le bon espace de travail. En tant qu’administrateur, vous pouvez vérifier son espace de travail personnel pour voir si le temps y a été enregistré.
Est-il possible de personnaliser les couleurs des demandes de congés sur la frise chronologique ? #
Oui, vous pouvez personnaliser les couleurs des congés approuvés, en attente et des jours fériés :
- Accédez aux paramètres de la politique relative aux congés
- Lorsque vous créez ou modifiez une politique, vous pouvez changer les couleurs des demandes approuvées (vert), des demandes en attente (orange) et des jours fériés (gris)
Que se passe-t-il si je rejette une saisie de temps par erreur ? #
Si vous rejetez accidentellement une saisie de temps, vous pouvez demander à l’utilisateur de la soumettre à nouveau. Sinon, en tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement la saisie de temps et l’approuver à nouveau.