Approuver les saisies et les demandes de congés des membres de l’espace de travail

En tant qu’administrateur ou propriétaire d’espace de travail, la gestion des saisies de temps et des demandes de congés est essentielle pour garantir un suivi précis du temps de travail des membres de l’équipe et la prise en compte des absences prévues. Ce guide vous explique comment approuver les saisies de temps et les demandes de congés, notamment comment modifier, rejeter et envoyer des rappels.

Concepts clés #

• Saisies de temps : Heures enregistrées par les membres de l’équipe pour leur travail sur divers projets ou tâches
• Demandes de congés : Demandes soumises par les employés pour prendre des congés, tels que des vacances ou des congés maladie
• Processus d’approbation : Processus par lequel vous examinez et approuvez ou rejetez les saisies de temps et les demandes de congés

Autorisations d’accès #

Before you can manage entries, you must define who has the authority to approve them.

Role	Scope	Approve/Reject	Edit
Workspace Admin/Owner	All team members	Yes	Yes
Team Manager	Members of their assigned teams	Yes	Yes
Project Manager	Members working on their projects	Yes	No*

*Project Managers can approve or reject entries but typically cannot edit them unless they also hold a Team Manager or Admin role.

Configurer les autorisations d’approbation #

Pour configurer les autorisations d’approbation pour votre espace de travail :

1. Click on the three-dot icon next to your workspace name
2. Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
3. Go to the Permissions tab
4. Locate the Who can approve submitted timesheets and expenses section and select one of the following:
   • Admins and Team Managers: Team members can approve time entries for users they manage
   • Admins and Project Managers: Project managers can approve time entries for users on their assigned projects

Si un utilisateur possède à la fois les rôles d’administrateur et de responsable, le rôle d’administrateur prévaudra sur les autres rôles. Par exemple, un administrateur qui est également chef d’équipe disposera des autorisations des deux rôles.

Approuver les saisies de temps #

To approve time entries:

1. Go to Approvals
2. Locate the name of the user (make sure they’re on the Pending tab)
3. Click the team member’s name
4. Click the Approve button in the top-right corner

Bulk approve time entries #

To approve multiple time entries, you can:

• Click the Approve All button

• Check the box next to User and click Approve

Rejeter les saisies de temps #

Rejecting a time entry is a necessary part of the workflow when an entry does not meet your workspace’s tracking requirements.

You should reject an entry for the following reasons:

• Inaccurate hours: The logged time seems significantly higher or lower than expected.
• Incorrect categorization: The entry is assigned to the wrong project, task, or client.
• Missing information: The description is required but left blank or is too vague.
• Policy non-compliance: The entry violates internal rules (e.g., logging time on a holiday without prior approval).

To reject time entries:

1. Go to Approvals
2. Click on the team member’s name
3. Click the Reject button in the top-right corner
4. Enter a reason for the rejection
5. Cliquez sur Rejeter

To reject time entry submissions from multiple team members:

1. Go to Approvals
2. Check the box (next to Users) at the top of the table 
3. Cliquez sur Rejeter

Soumettre en bloc des saisies pour d’autres personnes #

The ability to submit time for others is a paid feature available on Pro and Enterprise plans and can only be performed by Workspace Admins. 

Bulk Submit for Others allows Workspace Admins to submit entries on behalf of other team members.

This feature is most useful at the end of a billing cycle or payroll period. If a team member has logged their hours but forgotten to click Submit, an Admin can submit the timesheet for them to ensure project reports and payroll are processed on time without waiting for the user to log back in.

To bulk submit time for others:

1. Accédez à la page Approbations
2. Select the Unsubmitted tab
3. Check the boxes next to the individual timesheets you wish to submit, or use the checkbox at the top of the column to select all
4. Click Submit at the top of the page
5. Confirm the action in the pop-up window

Modifier les saisies de temps en attente #

Les administrateurs peuvent modifier directement les saisies de temps en attente de n’importe quel utilisateur. Les chefs d’équipe peuvent uniquement modifier les saisies de temps en attente de leurs collaborateurs.

Pour modifier une saisie de temps en attente :

1. Accédez à l’onglet En attente de la page Approbations
2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la saisie de temps
3. Update the following fields as needed:
   • Heure et date
   • Description
   • Project/task
   • Balises
   • Billability status

4. Click Save to finalize the change

Notifications d’approbation #

• L'utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque sa saisie de temps sera approuvée
• Le chef d’équipe sera informé lorsqu’une saisie de temps sera soumise pour approbation
• Les administrateurs seront informés lorsqu’un utilisateur soumettra sa feuille de temps (s’ils ont le rôle de responsable nécessaire pour cet utilisateur)

Approuver les demandes de congés #

Les demandes de congés peuvent être approuvées via l’onglet Demandes dans la section Congés du tableau de bord de votre espace de travail.

Filter requests by status (pending, approved, rejected), by group, or by a specific team member or over a time range.

Chaque demande affichera :

• Team member: The employee requesting time off
• Period: The start and end dates of the requested time off
• Requested time: Number of requested days/hours
• Politique : Politique en vertu de laquelle la demande a été soumise
• Statut : En attente, approuvé ou rejeté

When you request time off, the app checks your available balance. If you have insufficient leave, the request will appear in red and cannot be approved until the balance is adjusted.

If negative balance is enabled, Clockify will display the number of negative days or hours allowed. You won’t be able to submit a request if it exceeds this limit. 

Approuver les demandes de congés #

Pour approuver ou refuser une demande de congé :

1. Accédez à la page Congés
2. Click on the Requests tab
3. Click Approve next to the request

Rejeter les demandes de congés #

Pour rejeter des demandes de congés :

1. Accédez à Congés
2. Click the three-dot icon next to the request
3. Sélectionnez Refuser
4. Enter a reason for the rejection
5. Cliquez sur Refuser pour confirmer l’action

Refuser des demandes de congés précédemment approuvées #

If circumstances change after a request has been approved, Admins can withdraw that approval to return the days to the user’s balance or to cancel the leave.

This is typically used for scheduling conflicts, project emergencies, or if an employee decides they no longer need the time off (e.g., a canceled trip).

To reject previously approved time off requests:

1. Accédez à Congés
2. Click the three-dot icon next to the approved request
3. Cliquez sur Rejeter
4. Enter a reason for the rejection
5. Cliquez sur Refuser pour confirmer l’action

Rejecting an approved request automatically restores the hours or days to the team member’s available balance, and the user will be notified immediately.

Time off in Timeline view #

Pour obtenir un aperçu rapide des congés à venir pour votre équipe, utilisez la vue Chronologie :

1. Accédez à Congés
2. Switch to the Timeline tab

The timeline shows a 30-day view of all upcoming leaves, with each entry marked by its time off policy color.

Customize policy colors #

You can customize the colors that appear in the timeline for time off and holidays.

To customize time off colors:

1. Accédez à Congés
2. Click on the gear icon
3. Sélectionnez Gérer les politiques
4. Click the three-dot icon next to the policy
5. Select Edit
6. Click the dropdown menu next to the policy name (with the default green icon)
7. Select a color for the policy
8. Cliquez sur Enregistrer

While you can customize the colors for different types of leave policies, please note:

• Policy colors: You can change these colors in the Time off policy settings.
• Status colors: Colors representing request statuses (e.g., Rejected, Pending, Approved) cannot be customized and appear in the Requests tab.
• Timeline visibility: Status-based colors do not appear in the Timeline view and only the policy-assigned color is displayed.

Gérer les rôles de chef d’équipe et de chef de projet #

En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer les rôles de chef d’équipe ou de chef de projet aux membres de l’équipe, leur permettant ainsi d’approuver les saisies de temps et les demandes de congés pour les membres de leur équipe ou de leur projet.

Pour attribuer un rôle de chef :

1. Allez sur la page Équipe
2. Find the team member you want to assign a manager role to and click + Role
3. Sélectionnez Chef d’équipe ou Chef de projet
   • Pour les chefs d'équipe, sélectionnez les utilisateurs/groupes dont ils seront responsables
   • Pour les chefs de projet, sélectionnez les projets qu’ils géreront

4. Click Save

Une fois qu’un utilisateur dispose d’un rôle de chef, il aura accès à la page Approbations pour gérer les feuilles de temps et les demandes de congés de l’équipe ou du projet qui lui a été attribué.

Envoyer des rappels pour approuver les saisies de temps #

En tant qu’administrateur, vous pouvez envoyer des rappels aux chefs d’équipe ou de projet qui ont des saisies de temps en attente d’approbation.

Pour envoyer des rappels :

1. Go to Approvals
2. Click the Remind to Approve button on the top-right corner

Managers will receive an email notification to approve pending timesheets.

Notifications for time entries & time off requests #

Action type	Destinataire	Alert type
Time entry submitted / approved	Utilisateur	In-app Notification
Time entry rejected	Utilisateur	Email (includes notes)
Time off submitted / approved	Utilisateur	In-app Notification
Time off rejected	Utilisateur	Email (includes notes)
Approved time entry/time off withdrawn	User & Admin	Email

FAQ #

Est-il possible de modifier une saisie de temps après qu’elle a été approuvée ?

Non, une fois qu’une saisie de temps a été approuvée, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Cependant, en tant qu’administrateur, vous pouvez retirer votre approbation, apporter des modifications, puis approuver à nouveau la saisie.

Un utilisateur peut-il modifier sa propre saisie de temps après l’avoir soumise ?

Non, les utilisateurs ne peuvent pas modifier leurs propres saisies de temps une fois celles-ci soumises. Seuls les administrateurs et les responsables disposant des autorisations appropriées peuvent modifier ou approuver les saisies de temps. Si un utilisateur a besoin d’apporter des modifications, il peut demander à un chef d’équipe de les effectuer à sa place.

Que dois-je faire si un utilisateur affirme avoir soumis une saisie de temps, mais que je ne la trouve pas ?

Vérifiez si l’utilisateur a soumis son temps dans un autre espace de travail. Chaque utilisateur dispose de son propre espace de travail personnel et il peut parfois arriver qu’il enregistre accidentellement son temps dans cet espace plutôt que dans le bon espace de travail. En tant qu’administrateur, vous pouvez vérifier son espace de travail personnel pour voir si le temps y a été enregistré.

Que se passe-t-il si je rejette une saisie de temps par erreur ?

Si vous rejetez accidentellement une saisie de temps, vous pouvez demander à l’utilisateur de la soumettre à nouveau. Sinon, en tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement la saisie de temps et l’approuver à nouveau.