Modelos gratuitos de relatórios de produtividade de funcionários

Modelos de relatórios de produtividade de funcionários

Você monitora sua produtividade? E a produtividade da sua equipe?

Para saber mais sobre os níveis de produtividade, certifique-se de medir sua produtividade e a dos seus funcionários.

Uma maneira de fazer isso é usar um relatório de produtividade. Para facilitar essa tarefa, criamos modelos gratuitos para a avaliação de produtividade.

Antes de explorarmos esses modelos, explicaremos primeiro as principais características da produtividade e a diferença entre produtividade no trabalho manual e no trabalho intelectual.

Além disso, examinaremos três maneiras de medir a produtividade.

Por último, forneceremos modelos gratuitos que você pode usar para medir a produtividade dos funcionários. Você também pode compartilhar esses relatórios com seus colegas ou baixá-los para o seu computador.

O que é produtividade dos funcionários e quais características ela inclui?

A produtividade dos funcionários é uma métrica que indica a produção individual de um funcionário no local de trabalho.

Por exemplo, em uma fábrica de brinquedos, a produtividade dos funcionários será representada como o número de brinquedos que um funcionário pode fabricar em um determinado período de tempo.

Para definir a produtividade dos funcionários, precisamos levar em consideração várias características importantes que os afetam:

• Tempo e esforço
• Resultados finais

Tempo e esforço

Todos nós temos nosso horário de trabalho.

Os funcionários geralmente trabalham 8 horas por dia. Mas, dessas oito horas, quantas horas dedicam a tarefas essenciais?

Ao avaliar a produtividade dos colaboradores, os gestores precisam considerar se os seus colaboradores dedicam o seu tempo de trabalho a tarefas importantes.

Essas tarefas são significativas porque criam valor e ajudam os funcionários a melhorar suas habilidades. Isso é o que Cal Newport chama de trabalho profundo.

Por exemplo, codificar e projetar um novo logotipo são exemplos de trabalho profundo.

Por outro lado, também existem trabalhos superficiais — as tarefas que não agregam muito valor e que os trabalhadores podem realizá-las mesmo quando estão distraídos — como responder e-mails ou participar de reuniões.

Portanto, o que importa não é apenas a quantidade de horas que passamos no trabalho, mas quantas horas dedicamos ao trabalho profundo — isso é algo que os líderes devem ter em mente ao avaliar seus funcionários.

Resultados finais

Outra característica essencial da produtividade é o resultado final.

Os líderes devem medir a produtividade dos funcionários analisando os resultados do seu trabalho.

Por exemplo, dependendo do tipo de trabalho, os resultados finais podem ser:

• O número de vendas realizadas
• O número de blogs escritos
• O número de logotipos projetados

Agora, mencionamos uma fábrica de brinquedos, que é um exemplo de produtividade no trabalho manual. No entanto, quando se trata de trabalho intelectual, a produtividade dos funcionários inclui qualidades diferentes.

Produtividade dos funcionários no trabalho manual X trabalho intelectual

Antes de explicar a diferença entre produtividade no trabalho manual e no trabalho intelectual, vamos primeiro definí-los.

O trabalho manual envolve qualquer tipo de produção em massa, por isso é realizado principalmente em fábricas, confecções e linhas de montagem. Os funcionários possuem todas as ferramentas e habilidades necessárias para realizar o trabalho manual.

E quanto à descrição do trabalho?

Por exemplo, os operários de fábrica geralmente lidam com atividades como embalagem de produtos, operação de máquinas e realização de inspeções de produtos acabados.

Este tipo de trabalho tem como foco a quantidade e o atendimento aos requisitos mínimos de qualidade.

No trabalho intelectual, tanto a qualidade como a quantidade são consideradas igualmente importantes.

Os trabalhadores do conhecimento possuem todas as abilidades necessárias para realizar seu trabalho e devem se esforçar para melhorar suas competências, a fim de terem um melhor desempenho no seu trabalho.

Os trabalhadores do conhecimento são empregados em setores como educação, ciência, saúde, direito, TI, etc.

A descrição do seu trabalho geralmente envolve um conjunto diversificado de tarefas – especialmente no setor de TI, onde os trabalhadores do conhecimento lidam com diversas tarefas, dependendo do seu trabalho exato nesta área de trabalho.

Por exemplo, os profissional do controle de qualidade realizam tarefas como revisar especificações do sistema, analisar códigos de produtos e relatar bugs às equipes de desenvolvimento.

Medindo a produtividade dos funcionários no trabalho manual

Para medir a produtividade dos funcionários no trabalho manual, você pode usar uma fórmula simples – você divide as unidades de produção pelas unidades de entrada.

As unidades de produção representam os itens criados ou serviços prestados, enquanto as unidades de entrada se referem ao número de unidades (horas de trabalho, mão de obra ou dinheiro).

Por exemplo, um padeiro faz 40 croissants (produção) em 2 horas (recurso). Usando esta fórmula, podemos calcular que ele assa 20 croissants por hora.

Medindo a produtividade dos funcionários no trabalho intelectual

Ora, não podemos aplicar a fórmula acima no trabalho intelectual – porque este tipo de trabalho normalmente envolve uma ampla gama de tarefas. Portanto, medir a produtividade usando resultados de produção e entradas não será fácil.

Por exemplo, um redator de conteúdo termina 2 postagens de blog (produção) em 3 dias (entrada).

Neste caso a quantidade de produtividade seria de 2 artigos.

Mas, como se trata de um trabalho intelectual, precisamos pensar também na qualidade.

É fundamental ressaltar que conteúdo de alta qualidade significa que as postagens de blog precisam ser informativas e úteis para os leitores e, ao mesmo tempo, fáceis de ler e entender.

Além disso, as postagens não devem conter erros gramaticais ou ortográficos.

Por fim, fatores externos, como a classificação do Google, o número de impressões e de cliques, são igualmente importantes — se altos, confirmam a qualidade do conteúdo.

Assim, ao avaliar a produtividade dos trabalhadores, temos de considerar a quantidade e também a qualidade.

Como definir tarefas no trabalho manual e intelectual?

Agora, que tal definirmos as tarefas nos dois tipos de trabalho?

Quando se trata de trabalho manual, há menos incômodos e complicações na definição de tarefas.

Por exemplo, para os padeiros, as principais tarefas envolveriam cozer pães e outras confeitarias.

Porém, descrever tarefas pode ser um pouco difícil no trabalho intelectual.

Isso ocorre porque os trabalhadores do conhecimento lidam com diversas tarefas durante o dia, e algumas tarefas agregam mais valor ao seu trabalho do que outras.

Por exemplo, para redatores de conteúdo, as tarefas que agregam mais valor são atribuições como escrever ou editar uma postagem de blog. Por outro lado, tarefas de baixo valor são participar de reuniões e responder e-mails.

Como você pode imaginar, considerar todas as características específicas do trabalho do conhecimento é crucial ao avaliar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento.

Quais são as 3 maneiras de medir a produtividade?

Agora que exploramos alguns métodos básicos de avaliação da produtividade tanto no trabalho manual quanto no trabalho intelectual, vamos examinar algumas formas mais detalhadas de medir a produtividade, como:

• Medição de eficiência e eficácia
• Medição subjetiva e objetiva
• Comparação da produtividade dos funcionários

Medições de eficiência e eficácia

Eficiência significa concluir suas tarefas de forma rápida e organizada.

Eficácia significa obter os resultados desejados.

Ambas as características são importantes para sua produtividade geral. E ambas as características são significativas quando se trata de avaliar a produtividade.

Quando os gestores avaliam a eficácia e a eficiência dos seus colaboradores, consideram tanto a qualidade (eficácia) como a quantidade (eficiência) do trabalho.

Vejamos o exemplo de uma central de atendimento.

Para medir a eficiência e eficácia, os gestores devem avaliar o número de chamadas que um agente faz aos clientes.

Porém, não se trata apenas da quantidade (número de ligações), mas também da qualidade dessas ligações. Portanto, outra métrica deve ser a satisfação do cliente. E pode ser configurado para que as chamadas avaliadas como 7/10 ou superior sejam consideradas chamadas eficazes.

Medições subjetivas e objetivas

Este tipo de medição depende do tipo de trabalho.

Quando se trata de trabalho manual, o resultado é sempre tangível. Você pode calcular facilmente a produção em uma fábrica de brinquedos e medir a produtividade de cada trabalhador tendo os resultados em mente.

Este tipo de medição é chamado de medição objetiva de produtividade.

Há também uma medição subjetiva de produtividade, que permite avaliar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento.

Nesse caso, medir a produtividade dos funcionários dependerá do setor, do tipo de tarefas e de outros fatores.

Por fim, há também a medição de autoavaliação – um método que envolve a avaliação dos próprios funcionários.

Comparando a produtividade dos funcionários

Este tipo de medição da produtividade implica estabelecer um ponto de referência, e em seguida, comparar a produtividade dos funcionários contra este ponto — como forma de ajudar os gestores a compreender se os seus trabalhadores estão prosperando ou ficando para trás.

Comparar a produtividade dos funcionários é útil, especialmente no trabalho intelectual.

Por exemplo, para uma equipe de redatores de conteúdo, um ponto de referência pode ser escrever uma postagem detalhada no blog uma vez por semana, seguindo regras predeterminadas de redação de conteúdo.

O que é um relatório de produtividade dos funcionários?

Um relatório de produtividade de funcionários é um documento que monitora a produtividade de um indivíduo ou equipe.

Você pode criar um relatório de produtividade dos funcionários manualmente, usando planilhas ou ferramentas de software.

Esses relatórios são úteis para os funcionários porque permitem que eles aprendam mais sobre seus padrões de produtividade ao longo do dia, da semana ou do mês.

Além disso, esses relatórios também são bastante úteis para os gestores.

Os líderes de equipe podem descobrir o quão produtivos seus funcionários são, mas também se estão sobrecarregados de trabalho ou se alguns funcionários conseguem realizar tarefas adicionais.

Veja como os funcionários podem se beneficiar com o uso de um relatório:

• Os funcionários podem analisar sua própria produtividade durante um determinado período
• Os funcionários podem identificar o quão eficazes e eficientes são em tarefas específicas

Além disso, aqui estão algumas vantagens importantes de usar um relatório de produtividade de funcionários para gerentes:

• Os gerentes podem usar esses relatórios como ponto de referência ao decidir sobre promoções, avaliações de desempenho e bônus
• Os gerentes podem comparar o desempenho de cada funcionário revisando seus relatórios anteriores e atuais. Dessa forma, os líderes da equipe saberão se os funcionários estão melhorando seu trabalho ao longo do tempo

Modelos de relatórios de produtividade de funcionários

Para ajudá-lo a medir a produtividade com mais eficiência, criamos 6 modelos gratuitos de relatórios:

1. Modelo de relatório de produtividade pessoal
2. Modelo de relatório de equilíbrio de carga de trabalho
3. Modelo de relatório de uso de aplicativos
4. Modelo de relatório do setor imobiliário
5. Modelo de relatório de produtividade em construção
6. Modelo de relatório de produtividade em vendas

Se quiser compartilhar esses modelos com seus colegas, você pode usar as versões Planilhas Google e Documentos Google.

Por outro lado, se quiser baixar esses modelos para o seu computador, fique à vontade para usar as versões Word e Excel.

Modelo de relatório de produtividade pessoal

OBTENHA modelo de relatório de produtividade pessoal (Planilhas Google)

Nosso modelo de relatório de produtividade pessoal garante que você acompanhe suas tarefas ao longo do dia.

Este modelo ajuda você a aprender sobre sua produtividade pessoal porque permite adicionar os nomes de todas as tarefas, juntamente com os tipos de tarefas.

Além disso, você pode adicionar horários de entrada e saída, para saber exatamente quando começou a trabalhar em uma tarefa específica e quando a terminou.

O modelo calcula automaticamente o tempo total de cada tarefa, bem como o tempo total do dia de trabalho.

Para ajudá-lo a ter uma visão geral aprimorada de suas tarefas, dividimos as tarefas em 4 seções, que você pode ver na segunda coluna:

1. Trabalho profundo
2. Tempo de colaboração
3. Tarefas recorrentes
4. Intervalos

Embora os intervalos não sejam um tipo de tarefa, elas podem ser um bom indicador de desperdício de tempo, ou um alerta sobre esgotamento.

Para usar este modelo corretamente, primeiro você precisa digitar o nome da sua tarefa.

Em seguida, escolha uma categoria adequada para esta tarefa.

Depois, adicione o horário de entrada e saída.

O modelo de relatório de produtividade pessoal fará todos os cálculos e mostrará o tempo total.

Este modelo é adequado para qualquer pessoa interessada em aprender mais sobre a distribuição de tarefas durante o dia.

E, se você gosta de ter um resumo visual do seu dia, fornecemos um gráfico de pizza no lado direito.

Este gráfico detalha o dia de acordo com os tipos de tarefas que você adicionou.

Modelo de relatório de equilíbrio de carga de trabalho

OBTENHA modelo de relatório de equilíbrio de carga de trabalho (Planilhas Google)

O modelo de relatório de equilíbrio de carga de trabalho permite que os gerentes tenham uma melhor visão geral das horas de trabalho monitoradas de seus funcionários.

Este modelo tornará o horário de trabalho mais transparente e fornecerá aos líderes detalhes como:

• Se os funcionários trabalham mais horas do que o necessário, provavelmente estão sobrecarregados. E, mais importante ainda, aumentam o risco de esgotamento.
• Se os funcionários rastrearem menos horas do que o necessário, terão níveis mais baixos de envolvimento. Além disso, eles podem realizar mais tarefas durante o dia.

Como você pode ver na captura de tela acima, este modelo colore as horas sobrecarregadas em vermelho e as horas com pouco trabalho em azul. Qualquer valor acima de 8 horas de trabalho será mostrado em vermelho, qualquer valor abaixo de 8 horas será exibido em azul.

Se sua empresa tem ou exige um horário de trabalho diferente, pode alterar esta regra clicando em Formatar, depois em Formatação Condicional e alterando as regras de formatação condicional.

Ao usar nosso modelo regularmente, você melhora o balanço geral da equipe à medida que se esforça para fornecer aos seus funcionários uma quantidade igual de trabalho.

Modelo de relatório de uso de aplicativos

OBTENHA modelo de relatório de uso de aplicativos (Planilhas Google)

O modelo de relatório de uso de aplicativos ajuda você a determinar quanto tempo gasta usando várias ferramentas ao longo do dia.

Tendo em conta os tipos de aplicativos mais utilizados, pode dividir em diversas categorias.

Como usar este modelo?

Primeiro, selecione sua equipe na lista fornecida no topo. Incluímos a lista de diferentes equipes que você pode escolher.

Caso o nome da sua equipe não esteja na lista, selecione a célula cinza ao lado do nome “Equipe”, vá em Dados, Validação de Dados e adicione o nome da sua equipe na seção Critérios onde você verá a lista existente.

Em seguida, adicione seu nome.

A seguir, você tem uma lista de tipos de aplicativos, como Comunicação. Basta clicar na pequena seta e marcar uma caixa para cada tipo de aplicativo que você está usando. Como você pode ver no exemplo acima, Catarina Silva usa ferramentas de controle de tempo e produtividade, comunicação e gerenciamento de força de trabalho.

Em seguida, adicione o nome dos aplicativos.

Nosso modelo duplicará automaticamente os nomes dos aplicativos que você anotou e criará automaticamente um gráfico de pizza denominado Aplicativos usados com mais frequência.

Este modelo é útil para quem alterna entre vários aplicativos durante o dia. Então, se você já se perguntou quais aplicativos você mais usa, este modelo irá ajudá-lo a descobrir. Dessa forma, você poderá saber se suas atividades correspondem às funções do seu cargo.

Por exemplo, a foto acima mostra os dados de uma equipe de RH. Como parte dessa equipe, Catarina Silva passa muito tempo fazendo entrevistas com potenciais candidatos, o que faz parte do gerenciamento da força de trabalho. Assim, ela utiliza o Dayforce. Além disso, a equipe se comunica principalmente por meio do Pumble, uma ferramenta de mensagens para equipes, que Katie também selecionou na lista.

Modelo de relatório do setor imobiliário

OBTENHA modelo de relatório imobiliário (Planilhas Google)

O modelo de relatório imobiliário ajuda os corretores a acompanhar suas tarefas diárias, semanais e mensais.

Para aproveitar ao máximo este modelo, você deve usá-lo todos os dias para inserir suas tarefas diárias, como suas atividades diárias de 10/4. Essas atividades fazem parte do programa "Ignite your business".

De acordo com o programa, a regra 10/4 significa que os corretores imobiliários devem realizar as seguintes atividades:

1. Fazer 10 novas conexões diariamente e adicioná-las ao seu banco de dados
2. Entrar em contato com 10 pessoas do banco de dados todos os dias
3. Enviar notas manuscritas para 10 pessoas com quem você se conectou
4. Visualizar duas casas diariamente (10 por semana) para conhecer o mercado

Incluímos a regra em nosso modelo de relatório imobiliário.

A seguir, nosso modelo também contém os marcos imobiliários, onde os corretores podem anotar conquistas como uma série de acordos assinados e uma série de visitas públicas realizadas.

Por fim, este modelo também inclui as seções Casas à venda e Novos contratos.

Ao usar o modelo de relatório imobiliário regularmente, os corretores poderão ter todas as informações essenciais em um só lugar – suas atividades diárias e semanais de 10/4 e suas etapas. Eles também poderão garantir a atualização de seu inventário mensal.

Assim, os agentes imobiliários garantirão que maximizam os seus níveis de produtividade a qualquer momento.

Modelo de relatório de produtividade de construção

OBTENHA modelo de relatório de produtividade de construção (Planilhas Google)

Este modelo garante que os funcionários da construção mantenham um registro de suas horas de trabalho e dos tipos de tarefas que realizaram ao longo do dia.

Este modelo permite preencher os nomes do pessoal do local e dos subcontratados.

Além disso, os trabalhadores da construção civil podem anotar todas as atividades que realizam durante o dia.

E há uma opção para monitorar o tempo de cada atividade, então você pode inserir a hora em que começou e quando terminou uma tarefa.

O modelo calculará automaticamente o tempo total que você gastou trabalhando em cada tarefa.

Os trabalhadores da construção civil podem adicionar detalhes sobre equipamentos e materiais necessários.

Finalmente, há uma seção para observações adicionais sobre suas atribuições de trabalho.

Além de poder usar este modelo como planilha de horas de construção, você também pode garantir que todos os detalhes sobre materiais e equipamentos estejam incluídos.

Modelo de relatório de produtividade de vendas

OBTENHA modelo de relatório de produtividade de vendas (Planilhas Google)

Nosso modelo de relatório de produtividade de vendas abrange dois tipos de estratégias de vendas:

• Vendas internas
• Vendas externas

O processo interno de vendas começa com um cliente que entra em contato com a empresa. Depois, a empresa dá continuidade a esse relacionamento com o cliente.

O processo externo de vendas começa com o contato da empresa com potenciais clientes.

Para usar este modelo corretamente, você pode escolher entre duas guias – Entrada ou Saída, dependendo da sua estratégia de vendas.

O modelo de vendas cobre categorias como:

• Potenciais consumidores (indicações) – o número total de clientes que entraram em contato
• Reuniões realizadas — reuniões ou demonstrações durante as quais os representantes de vendas ajudam os clientes a escolher os produtos, recursos ou serviços certos
• Contas pagas — o número total de clientes que pagaram pelos produtos ou serviços da empresa
• Conversão — métrica que mostra a porcentagem de clientes que mudaram de um plano gratuito para um plano pago, em relação ao total de indicações

O modelo de vendas externas inclui categorias semelhantes.

Mas, nas vendas externas, os representantes de vendas precisam encontrar pessoas qualificadas para se tornarem potenciais consumidores, e podem fazer isso por meio de ligações não solicitadas, e-mails de marketing e outras estratégias.

Além disso, adicionamos outra coluna para vendas externas – respostas dos clientes, que mostra o número total de pessoas (potenciais) que responderam.

Uma vez que todas as métricas de produtividade mais cruciais estão incluídas, este relatório irá garantir que os representantes de vendas, bem como os seus gestores, tenham uma melhor compreensão da sua produtividade.

Meça a produtividade dos funcionários com Clockify

Além dos modelos de relatório de produtividade dos funcionários que fornecemos neste guia, você também pode usar o Clockify para monitorar automaticamente seu tempo de trabalho. Com um rastreador de tempo automatizado como o Clockify, você poderá registrar o tempo gasto em aplicativos, sites e documentos para avaliar melhor seus níveis de produtividade.

Veja como você pode começar a medir sua produtividade com Clockify:

1. Crie uma conta no Clockify
2. Baixe o aplicativo de desktop para Windows, Mac ou Linux, dependendo do seu sistema operacional
3. Habilite o rastreador automático fazendo login e clicando no ícone “A”, conforme mostrado na imagem abaixo
4. Assim que você iniciar a gravação, o Clockify rastreará automaticamente todos os programas e sites que você visita e usa durante o dia

Uma ótima opção que esse recurso oferece é a linha do tempo de produtividade.

Clockify rastreia todos os aplicativos que você usa ao longo do dia.

Depois, no final do dia, você poderá revisar suas atividades e ver onde passa a maior parte do tempo.

Lembre-se de que essas atividades estarão localizadas no seu computador, mas você precisará adicioná-las como entradas de tempo, para que possam ser incluídas na sua conta Clockify.

Portanto, para converter essas atividades em entradas de tempo no Clockify, você precisa clicar no botão de adição à direita, que você pode ver na imagem acima.

Em seguida, será aberta uma janela onde você poderá inserir mais detalhes sobre a atividade, como nomes dos projetos, status de faturamento e etiquetas.

Além disso, depois de ter todos os dados em um só lugar, você pode criar relatórios de tempo. Se desejar, você também pode exportar esses relatórios como: PDF, CSV, Excel.

Finalmente, você pode até enviar relatórios Clockify para seus clientes.