Entendendo estimativas de projeto, orçamentos e alertas
O Clockify oferece diversas maneiras de acompanhar o progresso e se manter informado por meio de estimativas de tempo, estimativas de orçamento e alertas. Esses recursos podem ajudar a tomar decisões informadas para garantir que o projeto tenha suporte suficiente e que a quantidade de trabalho seja cobrada corretamente do cliente. Este artigo vai guiá-lo sobre como esses recursos funcionam.
Estimativa de tempo vs. Estimativa de orçamento #
O Clockify permite que você acompanhe o progresso de um projeto usando dois tipos de estimativas: estimativas de tempo e estimativas de orçamento.
- Uma estimativa de tempo refere-se ao número de horas que você espera gastar em um projeto. Ela é baseada exclusivamente nos registros de tempo acompanhados e é ideal quando você está gerenciando carga de trabalho interna, capacidade ou esforço.
- Uma estimativa de orçamento refere-se ao valor monetário que você espera cobrar por um projeto. Ela depende de ter taxas horárias definidas, seja no nível do projeto ou da tarefa.
Verifique as configurações do seu projeto #
Para ver que tipo de estimativa é acompanhada em um projeto:
- Vá para a página de Projetos
- Clicar no projeto
- Vá para a aba Configurações
- Role até Estimativa do projeto
Esta seção mostra como a estimativa do projeto é configurada – se é manual, baseada em tarefas ou recorrente.
Se você fizer downgrade da sua assinatura para o plano gratuito ou se o período de teste terminar, a estimativa do projeto será definida como "Sem estimativa". Atualize seu plano para recuperar o acesso a esse recurso.
As estimativas em nível de tarefa também oferecem suporte a alertas #
Você pode atribuir estimativas e alertas às tarefas, não apenas aos projetos completos. Isso permite ver qual tarefa está consumindo a estimativa.
Você pode notificar:
- Atribuídos da tarefa
- Gerente de Projeto
- Administrador do espaço de trabalho
Somente uma função pode ser selecionada por regra de alerta, mas você pode criar várias regras para notificar várias funções.
As barras de progresso estimadas podem exceder 100% #
O Clockify continuará acompanhando seu tempo e orçamento mesmo que ultrapassem a estimativa. Quando isso acontece, a barra de progresso do projeto passa de 100% para refletir o excesso.
- 125% = 25% acima da estimativa
- Esse comportamento é intencional e ajuda a mensurar o quanto você excedeu
Orçamentos recorrentes são redefinidos automaticamente #
Se você definiu uma estimativa recorrente semanal, mensal ou anual, o Clockify redefine o orçamento automaticamente no final de cada ciclo, com base na data de início do projeto.
O que isso significa:
- Os orçamentos não desaparecem; eles apenas começam do zero para o novo período
- O status do projeto mostra apenas o progresso do ciclo atual
Como preservar dados históricos #
Exporte as informações do projeto antes da data de reinício:
- Acessar a página de Projetos
- Clique em Exportar (CSV ou Excel)
- Salve o arquivo
A exportação inclui o tempo registrado, orçamento, estimativa, excesso (quando ultrapassa), progresso e outras informações sobre o projeto. Isso serve como backup ou como referência caso você queira comparar o desempenho entre diferentes períodos.
Os alertas podem não ser acionados se não forem configurados nesse limite #
Alertas de estimativa só são enviados para limites que foram definidos explicitamente no espaço de trabalho.
Exemplo:
Se você definir um alerta apenas para 80% e não para 100%, não receberá nada quando a estimativa for totalmente atingida.
Defina alertas em todos os limites relevantes #
Crie um alerta para cada limite que você quer monitorar no projeto:
- Vá para as Configurações do espaço de trabalho
- Vá para a aba Alertas
- Clique em Adicionar e defina o valor da estimativa
Repita o último passo para criar alertas em todos os limites relevantes (ex: 50%, 80%, 100%).
Os alertas de estimativa são enviados apenas uma vez por limite #
Você receberá um alerta por limite (ex: 80%, 100%). Se o progresso pular vários limites de uma vez (ex: de 75% para 95%), apenas o limite mais alto acionará o alerta.
Um alerta para um determinado limite só será acionado novamente se a estimativa do projeto cair abaixo desse valor e depois ultrapassá-lo novamente.
Os alertas não são retroativos #
Se você criar ou editar uma regra de alerta depois que um limite já tiver sido ultrapassado, o Clockify não acionará o alerta retroativamente.
O Clockify não bloqueia o registro de tempo mesmo após ultrapassar as estimativas #
As estimativas servem apenas para fins informativos. O Clockify não impede automaticamente o registro de tempo nesses projetos quando a estimativa ou o orçamento é esgotado.
O que você pode fazer em vez disso:
- Configure alertas para notificar quando a estimativa estiver próxima ou for excedida
- Use a página Projetos > Status para visualizar o status atual
- Crie diretrizes internas claras para interromper o trabalho manualmente
Método de controle opcional:
Assim que o projeto atingir o valor estimado ou o limite orçamentário, um administrador ou um gerente de projeto poderá:
- Acessar a página de Projetos
- Clicar no projeto
- Clicar em Arquivar
Isso impedirá que os membros da equipe dediquem tempo adicional ao projeto, o que efetivamente forçará uma paralisação gradual.
