Crie e gerencie projetos e clientes no nível do espaço de trabalho
Como Administrador ou Proprietário de um Espaço de trabalho, você desempenhará um papel fundamental na criação e no gerenciamento de projetos e clientes. Isso ajudará sua equipe a organizar o tempo, acompanhar o progresso e otimizar os fluxos de trabalho. Este guia explicará tudo o que você precisa saber sobre como configurar, gerenciar e manter projetos e clientes no seu espaço de trabalho.
Conceitos principais #
Projetos #
Projetos são essenciais para categorizar e agrupar entradas de tempo com base no tipo de trabalho realizado. Eles ajudam a analisar dados, gerar relatórios e monitorar o tempo gasto em diferentes tarefas.
Um projeto só pode pertencer a um cliente, mas um cliente pode ter vários projetos.
Os projetos podem ser privados (visíveis apenas para usuários selecionados) ou públicos (visíveis para todos no ambiente de trabalho). Os projetos são úteis para controlar o tempo, definir estimativas, atribuir tarefas e gerar relatórios.
Clientes #
Clientes são as entidades ou indivíduos para os quais você trabalha. Os clientes podem estar vinculados a vários projetos, e cada projeto pode pertencer a apenas um cliente.
Criar projetos #
Como Administrador ou Proprietário, você pode criar projetos para o seu espaço de trabalho. Veja como fazer isso:
Quem pode criar projetos? #
Por padrão, apenas administradores podem criar projetos. No entanto, essa configuração pode ser alterada para permitir que administradores, gerentes de projeto ou qualquer pessoa no espaço de trabalho criem projetos. Você pode modificar essa configuração nas configurações do espaço de trabalho.
Etapas para criar um projeto:
- Acesse a página Projetos
- Clique em Criar novo projeto
- Digite o nome do projeto
- Selecione um cliente
Se o cliente não existir, você pode criar um novo diretamente na tela de criação do projeto se digitar o nome e clicar em Criar cliente - Escolha a cor do projeto para ajudar a distinguir visualmente o seu projeto
- Definir visibilidade
Escolha entre visibilidade Pública ou Privada - Clique em Criar
Após a criação do projeto, ele estará disponível para controle de tempo. Se o projeto for definido como privado, somente os usuários atribuídos ao projeto poderão controlar o tempo dele.
Crie um projeto rapidamente #
Você também pode criar um projeto ao criar uma nova entrada de tempo:
- Na página do Rastreador de Tempo, clique no campo +Projeto
- Comece a digitar o nome do projeto
- Se o projeto não existir, você será solicitado a Criar um novo projeto
- Insira os detalhes necessários, como nome do projeto, cliente, visibilidade, etc.
Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+Enter para criar um projeto rapidamente.
Gerenciar projetos #
Arquivar projetos #
Após a conclusão de um projeto, você pode arquivá-lo para manter seu espaço de trabalho organizado.
Etapas para arquivar um projeto:
- Acesse a página Projetos
- Clique nos três pontos ao lado do nome do projeto
- Selecione Arquivar
- Você pode optar por marcar todas as tarefas como concluídas durante esta ação
- Clique em Confirmar para arquivar o projeto
Restaurar projetos arquivados #
Para acessar projetos arquivados novamente:
- Altere o filtro Ativo para Arquivado na parte superior da página Projetos.
- Clique em Aplicar filtro.
- Para restaurar o projeto, clique nos três pontos ao lado do projeto arquivado e selecione Restaurar.
Excluir projetos #
Você só pode excluir um projeto após ele ter sido arquivado. Uma vez excluído, o projeto será removido dos registros de tempo, mas os dados de tempo permanecerão intactos.
Etapas para excluir um projeto:
- Acesse a página Projetos
- Altere o filtro para Arquivado ou Todos
- Clique nos três pontos ao lado do nome do projeto arquivado
- Selecione Excluir e Confirme
Mesclar projetos #
Embora não seja possível mesclar projetos diretamente, você pode:
- Filtrar os registros de tempo de um projeto e atribuí-los a outro projeto.
- Usar o recurso de edição em massa para atualizar vários registros de tempo de uma só vez no Relatório detalhado.
Depois de reatribuir as entradas de tempo, você pode arquivar e excluir o projeto que não precisa mais.
Gerenciar acesso e permissões do projeto #
Como gerente de projeto, você tem controle sobre quem pode acessar o projeto, modificar tarefas e acompanhar o tempo gasto nele. Você também pode designar usuários como gerentes de projeto para projetos específicos.
Para saber mais sobre como gerenciar usuários em um projeto, consulte nosso artigo Gerenciar usuários em projetos.
Status e notas do projeto #
Cada projeto pode ter um status (por exemplo, Em andamento, Concluído) para ajudar a monitorar seu progresso.
- Status do projeto: Você pode atualizar o status conforme acompanha o tempo e o progresso.
- Notas do projeto: Adicione contexto ou instruções adicionais ao projeto usando o recurso de notas do projeto. Isso é especialmente útil para fornecer detalhes importantes à equipe que trabalha no projeto.
Editar nome do projeto, cliente ou cor #
Para editar as configurações de um projeto, como nome, cliente ou cor:
- Acesse a página Projetos
- Clique no projeto que deseja editar
- Altere para a aba Configurações
- Faça alterações no nome, cliente e cor do projeto
Essas alterações serão atualizadas imediatamente em todo o espaço de trabalho.
Definir taxas faturáveis para projetos #
Você pode definir um valor faturável para cada projeto para garantir que os lançamentos de tempo sejam rastreados corretamente.
Etapas para definir um valor faturável para um projeto:
- Acesse a página Projetos
- Clique no projeto que deseja atualizar
- Alterne para a aba Configurações
- Defina a Valor faturável do projeto
Você também pode definir valores diferentes por usuário na guia Acesso se quiser aplicar valores específicos a diferentes membros da equipe.
Filtrar e classificar projetos #
Com tantos projetos no seu ambiente de trabalho, pode ser difícil manter o controle. Use filtros e opções de classificação para encontrar facilmente os projetos que você procura.
- Filtrar por: Status ativo, cliente, usuários do projeto, faturabilidade ou nome
- Classificar por: Nome, Cliente ou Status
Crie projetos a partir de modelos #
Para evitar a recriação repetida de projetos semelhantes, você pode usar modelos de projeto. Esta funcionalidade está disponível em planos pagos e permite criar projetos com configurações predefinidas (valores faturáveis, tarefas, orçamentos, etc.).
Para criar um projeto a partir de um modelo:
- Ao criar um novo projeto, selecione o modelo de projeto entre os modelos salvos.
- As configurações do modelo serão aplicadas automaticamente ao novo projeto.
Adicionar e editar tarefas em massa #
Administradores e proprietários podem adicionar e editar múltiplas tarefas em vários projetos simultaneamente. Isso é útil para organizar um grande número de tarefas.
Etapas para o gerenciamento de tarefas em massa:
- Selecione os projetos que deseja atualizar
- Use a tela de edição em massa para modificar a visibilidade, o acesso, o cliente, a cor, a faturabilidade e as tarefas.
- Você pode adicionar novas tarefas a vários projetos ou substituir tarefas existentes em massa.
Gerenciando clientes #
Quem pode criar clientes? #
- Por padrão, administradores e proprietários podem criar clientes
- Se a configuração Quem pode criar projetos e clientes estiver definida como Qualquer pessoa, os usuários comuns também poderão criar clientes, mas não terão acesso à página Clientes
Criar um cliente #
- Acesse a página Clientes
- Digite o nome do cliente no campo Adicionar novo cliente
- Clicar em Adicionar
Editar clientes existentes #
Para editar as informações de um cliente:
- Acesse a página Clientes
- Clique no ícone de caneta ao lado do cliente que deseja editar
- Modifique detalhes como nome do cliente, endereço, observação e moeda.
Arquivar clientes #
Para arquivar um cliente (disponível apenas para proprietários e administradores) :
- Acesse a página Clientes
- Clique nos três pontos ao lado do nome do cliente
- Selecione Arquivar e confirme a ação
- Você também terá a opção de arquivar todos os projetos vinculados a esse cliente.
Excluir clientes #
Os clientes só podem ser excluídos após serem arquivados. Após o arquivamento, você pode excluir um cliente das seguintes maneiras:
- Acesse a página Clientes
- Selecione Mostrar arquivado ou Mostrar todos no filtro
- Clique nos três pontos ao lado do cliente arquivado
- Selecione Excluir e confirme
Perguntas frequentes #
Um projeto pode pertencer a vários clientes? #
Não, cada projeto só pode pertencer a um cliente. No entanto, um cliente pode ter vários projetos.
Como defino diferentes valores de cobrança para diferentes usuários no mesmo projeto? #
Você pode definir um valor de cobrança para o projeto na aba Configurações. Se precisar de valores diferentes para diferentes usuários, você pode modificá-los na aba Acesso.
Posso excluir um projeto sem arquivá-lo primeiro? #
Não, os projetos precisam ser arquivados antes de serem excluídos.
Como posso gerenciar o tempo de um projeto? #
Após a criação de um projeto, você pode selecioná-lo ao controlar o tempo por meio da interface do Rastreador. Se o projeto estiver definido como privado, somente usuários com acesso a ele poderão selecioná-lo.