Criar projetos e clientes

Projetos são úteis para agrupar e categorizar registros de tempo que pertencem ao mesmo tipo de trabalho. Eles facilitam a análise de dados, geram relatórios mais úteis e permitem visualizar onde e como você gasta seu tempo.

Cada projeto geralmente pertence a um cliente, mas você também pode criar um projeto sem cliente (por exemplo, para assuntos internos da empresa). Um cliente pode ter vários projetos, mas um projeto pode pertencer a apenas um cliente.

Você também pode importar projetos e clientes de um arquivo.

Para obter uma orientação geral sobre projetos, assista ao vídeo e siga as instruções abaixo.

Criar projetos #

Por padrão, apenas administradores podem criar projetos. No entanto, esse conjunto de permissões pode ser modificado se a opção Quem pode criar projetos e clientes estiver configurada como "Administradores e gerentes de projetos ou Todos nas configurações do Espaço de trabalho.

Quem pode criar projetos, dependendo da opção selecionada:

• Administradores (padrão): administrador
• Administradores e gerentes de projeto: administradores e gerentes de projeto
• Todos: administradores, gerentes de projeto, gerentes de equipe e usuários regulares

A pessoa que cria o projeto torna-se automaticamente a gerente do projeto, o que significa que pode visualizar todo o tempo registrado em seus projetos, definir estimativas, adicionar tarefas, gerenciar o acesso ao projeto e modificar todos os outros aspectos dele.  

Para criar um projeto:

1. Vá para Projetos e clique em Criar novo projeto
2. Dê um nome ao projeto
3. Selecione um cliente (você também pode criar um novo digitando um nome e clicando em Criar cliente)
4. Escolha uma cor para o projeto na seção Personalizar ou nas opções de cores
5. Selecione a visibilidade (público ou privado)
6. Clique em Criar

Depois de criar um projeto, você pode selecioná-lo ao registrar o tempo. Se você definiu o projeto como privado (visível apenas para um determinado grupo), então apenas as pessoas que estão no projeto poderão selecioná-lo ao registrar o tempo. Você também pode ajustar o tamanho das colunas (nome, cliente, status, acesso) para garantir que todos os dados sejam exibidos corretamente.

Se você usar a extensão do navegador Clockify, poderá registrar o tempo em projetos e tarefas na página Projetos.

Para mais informações, confira a página Extensão do navegador.

Criação rápida #

Você pode adicionar um projeto diretamente do seletor de projetos ao criar uma nova entrada de registro de tempo.

Clique no campo +Projeto para obter uma lista suspensa de projetos e comece a digitar o nome do seu novo projeto. Assim que você começar a digitar, a lista suspensa tentará sugerir um nome de projeto correspondente (existente).

Se esse projeto não existir, você terá a opção de criar um novo projeto.

Clique no botão + Criar novo projeto e uma janela pop-up com opções adicionais aparecerá, permitindo que você nomeie seu projeto, atribua um cliente, aplique um modelo de projeto e selecione se o projeto será público ou privado.

Você também pode usar um atalho de teclado Ctrl / ^ (Control) + Enter para criar rapidamente um projeto sem detalhes adicionais.

Selecionador de cores #

A seção Personalizar na opções de cores para Projetos permite que você salve até 8 cores personalizadas.
Se você ainda não usou cores personalizadas, a seção mostrará um sinal + solicitando que você adicione novas.

As cores personalizadas são consistentes em todos os dispositivos e modos.

Arquivar projetos #

Depois de concluir um projeto, você pode arquivá-lo para que não fique visível ao registrar o tempo.

Para arquivar um projeto:

1. Acesse a página Projetos
2. Clique nos três pontos ao lado do projeto que deseja arquivar
3. Selecione Arquivar

Você pode marcar a caixa Também marcar todas as tarefas como concluídas na tela que aparece solicitando a confirmação da ação, e todas as tarefas no projeto arquivado serão marcadas como concluídas.

Depois de arquivar o projeto, você poderá excluí-lo.

Para ver projetos arquivados, clique no filtro Ativo na parte superior da página, altere-o para Arquivado e clique em APLICAR FILTRO para confirmar a ação. 

Para restaurar um projeto arquivado, clique nos três pontos ao lado dele e selecione Restaurar.

Quando você arquiva um projeto:

• Todos os seus dados continuam disponíveis
• As entradas de registro de tempo do projeto continuam a aparecer nos relatórios
• Os projetos arquivados não aparecerão como filtros nos relatórios, a menos que você selecione Todos ou Arquivado
• O projeto arquivado não estará disponível durante o rastreamento de tempo
• Os projetos arquivados não aparecerão na página do Projeto (a menos que você selecione Arquivado no filtro)

Você também pode arquivar etiquetas e clientes da mesma forma que os projetos.

Excluir projetos #

Os projetos podem ser excluídos somente após serem arquivados.

Para excluir um projeto:

1. Vá para a página de Projetos
2. Selecione Arquivado ou Todos no menu suspenso
3. Clique nos três pontos ao lado do nome do projeto arquivado
4. Selecione Excluir
5. Confirme a ação

Ao excluir um projeto, ele será removido de todas as entradas de registro de tempo às quais está atribuído, mas o tempo permanecerá.

Mesclar projetos #

Embora não seja possível mesclar projetos, você pode filtrar as entradas de um dos projetos que deseja mesclar e atribuí-las ao outro projeto no Relatório detalhado.

Também é possível atualizar várias entradas de tempo ao mesmo tempo com a ferramenta de Edição em massa no relatório detalhado.

Em seguida, basta arquivar e excluir o projeto que você não precisa.

Gerenciar pessoas nos projetos #

Para ver como alterar as configurações de privacidade do projeto, gerenciar o acesso do usuário a um projeto ou definir usuários como gerentes de projeto, visite este artigo de ajuda.

Status do projeto #

Quando você e sua equipe começarem a registrar o tempo em projetos e tarefas, poderão acompanhar o andamento de cada projeto usando o status do projeto.

Para saber mais sobre como usar o status do projeto, visite este artigo de ajuda.

Observação do projeto #

Você pode adicionar informações adicionais aos projetos usando uma nota de projeto. Para saber mais sobre como formatar uma nota de projeto, visite este artigo de ajuda.

Nome/cliente/cor do projeto #

Se precisar editar o nome do projeto, cliente, cor ou qualquer outro tipo de configuração do projeto, você pode fazer isso na aba de Configurações.

1. Vá para a página de Projetos
2. Selecione o projeto
3. Alterne para a guia Configurações do projeto
4. Edite o nome do projeto, altere/adicione o cliente ou a cor do projeto

As alterações feitas serão visíveis imediatamente.

Definir taxa faturável do projeto #

O Clockify possui 4 tipos de taxas faturáveis, sendo uma delas a taxa faturável do projeto. Se definida, essa taxa faturável será aplicada a cada entrada de registro de tempo criada para este projeto.

A taxa faturável do projeto pode ser substituída pela taxa de membro dos projetos, que você define na guia Acesso dos projetos se você quiser que diferentes usuários no projeto tenham diferentes taxas faturáveis.

Para configurar uma taxa faturável para um projeto específico:

1. Vá para a página de Projetos
2. Clicar no nome do projeto específico
3. Alterne para a guia Configurações do projeto
4. Definir a taxa faturável desse projeto

Para definir preços diferentes por cliente no nível do projeto:

1. Crie projetos diferentes
2. Atribua-os aos respectivos clientes
3. Vá para Projetos e clique no nome do projeto (que o levará à página de edição do projeto)
4. Altere para a guia Configurações do projeto
5. Defina o valor por hora desejado para o projeto
6. Repita para cada projeto do cliente específico

Filtrar e classificar projetos #

Quando você tem muitos projetos, pode ser difícil encontrar o que deseja. É para isso que os filtros são úteis.

Você pode filtrar os projetos por status de atividade, cliente, usuários, cobrança e nome.

Você pode classificar os projetos em ordem alfabética clicando em Nome no cabeçalho da tabela de projetos. Também é possível classificar os projetos por Cliente e Status.

Criar projeto a partir de um modelo #

Se você tiver muitos projetos semelhantes, é uma boa ideia criar um modelo para não ter que criar o mesmo projeto repetidamente.

Os projetos criados com um modelo existente terão as categorias Taxas Faturáveis, Estimativas, Tarefas e Equipe já aplicadas.

Adicionar e editar tarefas em massa #

Administradores e proprietários podem adicionar e editar várias tarefas em vários projetos em massa. Esta opção está disponível em todos os planos de assinatura paga.

Após selecionar os projetos, o usuário pode modificar visibilidade, acesso, cliente, cor, cobrança e tarefas na tela Edição em massa.

Ao modificar tarefas, o usuário pode adicioná-las e editá-las nos projetos selecionados.
Se a opção Adicionar aos existentes estiver selecionada, o usuário adicionará uma tarefa a todos os projetos selecionados. Até 20 tarefas podem ser adicionadas.
Se a opção Substituir existente estiver selecionada, o usuário excluirá todas as tarefas ativas e concluídas nos projetos selecionados e adicionará as tarefas recém-criadas.

Depois que todas as alterações forem salvas, as tarefas recém-adicionadas ficarão visíveis na lista de tarefas em ordem alfabética.

Gerenciando clientes #

Por padrão, proprietários e administradores podem criar clientes. No entanto, esse conjunto de permissões pode ser modificado se a opção Quem pode criar projetos e clientes estiver configurada como Administradores e gerentes de projetos ou Todos nas configurações do Espaço de trabalho.

Quem pode criar clientes, se selecionado:

• Administradores (padrão): administrador
• Administradores e gerentes de projeto: administradores e gerentes de projeto
• Todos: administradores, gerentes de projeto, gerentes de equipe e usuários regulares

Usuários regulares poderão criar clientes quando criarem um novo projeto. No entanto, eles ainda não poderão ver a página Clientes.

Como proprietários e administradores podem criar clientes #

Como criar um cliente se você for o proprietário ou administrador do espaço de trabalho:

1. Acesse a página Clientes na barra lateral
2. Digite o nome do cliente no campo Adicionar novo cliente
3. Clique em Adicionar

Como os gerentes de projeto podem criar clientes #

Os gerentes de projeto podem criar clientes a partir do seletor de projetos ao criar uma nova entrada de tempo:

1. Começar a monitorar o tempo na página Controle de tempo
2. Clicar no botão +Projeto para criar um novo projeto
3. Na tela Criar novo projeto:
   • Digite o nome do projeto
   • Selecione o nome do cliente ou adicione um novo:
     • Digite o nome do cliente no campo de pesquisa
     • Clique em Adicionar cliente
       ou
     • Use o atalho Ctrl + Enter

Como os usuários regulares podem criar clientes #

Se você deseja que usuários regulares possam adicionar clientes:

1. O administrador ou proprietário precisa definir Quem pode criar projetos e clientes como Todos
2. Um usuário comum pode então ir para a página Projetos para criar um projeto
3. Clique em Selecionar cliente
4. Digite o nome do cliente
5. Clique em Criar cliente ou pressione Ctrl / ^ (Control) + Enter

Se você deseja criar apenas um cliente, siga as etapas mencionadas acima e cancele a criação do projeto.

Como editar clientes existentes #

1. Vá para a página Clientes na barra lateral
2. Clique no ícone da caneta ao lado do cliente que deseja editar
3. Edite: Nome do cliente, Endereço do cliente, Nota do cliente (uma nota adicional relacionada ao cliente, como as informações mais importantes, instruções, links para documentos importantes e muito mais), Moeda

Arquivar clientes #

Somente proprietários e administradores do espaço de trabalho podem arquivar clientes. Depois que o cliente for arquivado, você poderá excluí-lo.

1. Vá para a página Clientes na barra lateral
2. Clique nos três pontos ao lado do nome do cliente
3. Escolha Arquivar
4. Confirme a ação na janela pop-up. Lá você também terá a opção de arquivar todos os projetos atribuídos a esse cliente

Excluir clientes #

Somente proprietários e administradores do espaço de trabalho podem excluir clientes. Os clientes só podem ser excluídos após serem arquivados.

1. Vá para a página Clientes na barra lateral
2. Selecione Mostrar arquivado ou Mostrar tudo no menu suspenso
3. Clique nos três pontos ao lado do nome do cliente arquivado
4. Selecione Excluir
5. Confirme a ação