Quickbooks: Integração com Clockify

Conectar o Clockify ao QuickBooks Online permite enviar registros de tempo diretamente para o seu software de contabilidade. Isso elimina a entrada manual de dados e acelera o processamento da folha de pagamento da sua organização.           

Antes de começar #

Observe os seguintes requisitos:       

• Plano do Clockify: Standard, Pro ou Enterprise.
• Plano do QuickBooks: QuickBooks Online Essentials, Plus ou Advanced.

1ª etapa: Prepare seus dados #

Para que o Clockify e o QuickBooks se comuniquem corretamente, os nomes dos seus usuários e clientes devem corresponder nos dois sistemas.       

1. Correspondência de funcionários: O Nome de Usuário no Clockify (encontrado em Configurações do perfil) deve ser idêntico ao Nome de exibição do funcionário no QuickBooks.
2. Correspondência de clientes: O Nome do projeto no Clockify deve ser idêntico ao Nome do cliente (ou Nome do projeto) no QuickBooks.                   

2ª etapa: Conecte o Clockify ao QuickBooks #

Depois que os nomes estiverem correspondendo corretamente, você estará pronto para conectar as duas plataformas.

1. Faça login na sua conta do Clockify como Administrador
2. Clique no menu de três pontos ao lado do nome do seu espaço de trabalho (canto superior esquerdo) e selecione Configurações do espaço de trabalho
3. Acesse a aba Integrações        
4. Role a página para baixo e expanda a seção QuickBooks
5. Clique em Conectar ao QuickBooks

6. Insira suas credenciais do QuickBooks e clique em Autorizar para conceder acesso ao Clockify. Se você já estiver conectado ao QuickBooks, basta clicar em Conectar

7. Clique em Avançar na tela de confirmação

3ª etapa: Veja os membros da equipe no QuickBooks #

Para verificar se os membros da sua equipe foram sincronizados corretamente com o QuickBooks:

1. Faça login na sua conta do QuickBooks
2. Acesse Equipes > Funcionários

4ª etapa: Envie registros de horas para o QuickBooks #

Agora que os sistemas estão conectados, você pode começar a enviar os registros de horas da sua equipe para o QuickBooks.

1. Acesse Relatórios > Relatório detalhado
2. Use os filtros na parte superior (Data, Usuário, Cliente ou Projeto) para restringir os registros de horas que deseja enviar 
3. Clique no botão QuickBooks, agora visível próximo ao topo do relatório
4. Revise a lista para garantir que as informações estejam corretas
5. Clique em Enviar para QuickBooks
6. Clique em Enviar na janela de confirmação

Uma janela pop-up deverá aparecer para confirmar que as entradas de horas foram enviadas com sucesso.

O que é enviado? 

Clockify irá enviar o seguinte:

• Nome do usuário
• Dados
• Projeto (Cliente)
• Duração
• Descrição
• Status de faturação
• Valor de faturação

Uma vez enviados, os registros serão marcados como “Enviados” no Clockify e não poderão ser enviados novamente.

Criar uma fatura a partir dos registros de horas do Clockify #

1. Faça login no QuickBooks Online
2. Clique no ícone Criar + no painel esquerdo
3. Selecione Fatura
4. Selecione o cliente na lista suspensa de clientes
5. Clique em Adicionar tudo no menu que aparece no lado direito
6. Clique em Revisar e enviar para enviar a fatura ao cliente, ou em Salvar e fechar para salvar a fatura e fechar a página  

Observações importantes: #

• Você não pode enviar um registro de horas faturável para o QuickBooks a menos que ele esteja atribuído a um Projeto no Clockify.
• Depois que um registro de horas é enviado para o QuickBooks, as alterações feitas no Clockify não serão sincronizadas. Se você perceber que um funcionário cometeu um erro após o envio dos dados, será necessário corrigir manualmente o registro de horas dentro do QuickBooks.
  
  Para editar um registro de horas no QuickBooks:
  
  1. No menu de navegação à esquerda, clique em Tempo (ou acesse Todos os aplicativos e selecione Tempo)
  2. Clique em Registros de tempo
  3. Procure o menu suspenso Exibir por e selecione Data
  4. Filtre pelo Intervalo de datas apropriado ou pesquise pelo nome do membro específico da equipe
  5. Localize o registro de tempo que deseja alterar e clique em Editar ao lado dele
  6. Faça os ajustes na duração (Início/Fim) e clique em Salvar

• Se o arredondamento de tempo estiver ATIVADO no Clockify, o sistema enviará para o QuickBooks os valores arredondados, e não os segundos exatos registrados. 

Por exemplo, se um registro de horas tiver duração de 1 hora e 38 minutos, e o arredondamento estiver configurado para arredondar para os 10 minutos mais próximos no Clockify, o registro aparecerá como 1 hora e 40 minutos no QuickBooks. 

Desconectar a integração              #

Se você precisar interromper a integração:

1. Vá para Configurações do espaço de trabalho > aba Integrações no Clockify
2. Expanda a seção QuickBooks e clique em Desconectar
3. Confirme a ação

O botão do QuickBooks desaparecerá dos relatórios e o Clockify perderá imediatamente o acesso aos seus dados contábeis.

Perguntas frequentes #

Por que meus registros de horas não estão sendo sincronizados ou não aparecem quando tento enviá-los para o QuickBooks?

Se os registros não forem sincronizados, verifique se eles atendem aos três critérios obrigatórios no Relatório detalhado do Clockify:

• Marcados como faturáveis: Devem ter o ícone azul de dólar ativo no Clockify. Registros não faturáveis ​​não serão sincronizados.
• Atribuídos a um projeto: Cada registro deve ser atribuído a um projeto (e a um cliente, quando aplicável).
• Registrados por um usuário mapeado: O registro deve pertencer a um usuário cujo nome corresponda exatamente ao de um funcionário no QuickBooks.

Para mais informações sobre como corrigir esse problema, consulte nosso Guia de solução de problemas.

O que devo fazer se adicionar um novo usuário no Clockify ou um novo cliente no QuickBooks após a configuração inicial?

O Clockify não mapeia automaticamente novos itens em tempo real. Se você adicionar um novo usuário ou cliente, precisará atualizar manualmente as regras de mapeamento antes de enviar novos registros de horas:

1. Acesse Configurações do espaço de trabalho clicando nos três pontos ao lado do nome do espaço de trabalho
2. Abra a aba Integrações e expanda a seção QuickBooks
3. Clique no botão Verificar novos usuários e clientes para atualizar as definições de sincronização

Como devo estruturar o mapeamento dos meus dados se eu usar Clientes e Projetos no Clockify?

O mapeamento depende estritamente da estrutura organizacional utilizada em ambas as plataformas:

• Se você usa apenas Projetos no Clockify: Os nomes dos projetos no Clockify devem corresponder exatamente aos nomes dos clientes no QuickBooks Online.
• Se você usa Clientes e Projetos no Clockify: Os Clientes do Clockify devem corresponder aos clientes principais (parent customers) no QuickBooks Online, e os projetos do Clockify devem corresponder aos subclientes (sub-customers) no QuickBooks Online.

O que devo fazer se a integração travar ou se os dados falharem repetidamente ao serem processados?

Se o mapeamento dos seus dados estiver completamente correto, mas a sincronização continuar falhando, redefinir a conexão da API geralmente resolve o problema:

1. Vá para Configurações do espaço de trabalho > aba Integrações no Clockify
2. Clique na seta do menu suspenso ao lado do QuickBooks e selecione Desconectar
3. Confirme a ação
4. Clique novamente em Conectar ao QuickBooks e siga as instruções para concluir uma nova autorização da conexão.