QuickBooks: Clockify-Integration

Durch die Verbindung von Clockify mit QuickBooks Online kannst du erfasste Zeiteinträge direkt an deine Buchhaltungssoftware senden. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und beschleunigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung in deiner Organisation.           

Bevor du beginnst #

Bitte beachte die folgenden Voraussetzungen:       

• Clockify-Abonnement: Standard, Pro, oder Enterprise.
• QuickBooks-Abonnement: QuickBooks Online Essentials, Plus, oder Advanced.

Schritt 1: Daten vorbereiten #

Damit Clockify und QuickBooks korrekt miteinander kommunizieren können, müssen die Namen deiner Nutzer und Kunden in beiden Systemen perfekt übereinstimmen.       

1. Mitarbeiter abgleichen: Der Benutzername in Clockify (zu finden in den Profileinstellungen) muss absolut identisch mit dem Anzeigenamen des Mitarbeiters in QuickBooks sein.
2. Kunden abgleichen: Der Projektname in Clockify muss absolut identisch mit dem Kundennamen (oder Projektnamen) in QuickBooks sein.                   

Schritt 2: Clockify mit QuickBooks verbinden #

Sobald die Namen übereinstimmen, kannst du die beiden Plattformen miteinander verknüpfen.

1. Logge dich als Admin in deinen Clockify-Account ein
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen deines Arbeitsbereichs (oben links) und wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Navigiere zum Reiter Integrationen        
4. Scrolle nach unten, klicke auf den Bereich QuickBooks, um ihn auszuklappen
5. Klicke auf Mit QuickBooks verbinden

6. Gib deine QuickBooks-Zugangsdaten ein und klicke auf Autorisieren, um Clockify den Zugriff zu erlauben. Falls du bereits in deinem QuickBooks-Konto eingeloggt bist, klicke einfach direkt auf Verbinden

7. Klicke im Bestätigungsfenster auf Weiter

Schritt 3: Teammitglieder in QuickBooks anzeigen #

Um zu überprüfen, ob deine Teammitglieder korrekt mit QuickBooks synchronisiert wurden:

1. Logge dich in dein QuickBooks-Konto ein
2. Navigiere zu Teams > Employees

Schritt 4: Zeiteinträge an QuickBooks senden #

Da die Systeme nun miteinander verknüpft sind, kannst du damit beginnen, die Zeiteinträge deines Teams an QuickBooks zu übertragen.

1. Gehe zu Berichte > Detaillierter Bericht
2. Nutze die Filter am oberen Bildschirmrand (Datum, Benutzer, Kunde oder Projekt), um genau die Zeiteinträge einzugrenzen, die du senden möchtest 
3. Klicke auf den neu angezeigten QuickBooks-Button oben im Bericht
4. Überprüfe die Liste noch einmal, um die Richtigkeit der Daten sicherzustellen
5. Klicke auf An QuickBooks senden
6. Klicke im Bestätigungsfenster auf Senden

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, das dir den erfolgreichen Export der Zeiteinträge bestätigt.

Was wird übertragen? 

Clockify übermittelt die folgenden Daten:

• Name des Nutzers
• Datum
• Projekt (Kunde)
• Dauer
• Beschreibung
• Abrechnungsstatus
• Abrechnungssatz

Sobald die Einträge übertragen wurden, werden sie in Clockify als „Gesendet“ markiert und können kein zweites Mal übertragen werden.

Rechnung aus Clockify-Zeiteinträgen erstellen #

1. Logge dich in QuickBooks Online ein
2. Klicke im linken Seitenleistenmenü auf das Symbol Create +
3. Wähle Invoice (Rechnung) aus
4. Wähle den entsprechenden Kunden aus dem Dropdown-Menü unter Customer aus
5. Klicke in dem Menü, das sich auf der rechten Seite öffnet, auf Add all (Alle hinzufügen)
6. Klicke auf Review and send (Prüfen und senden), um die Rechnung direkt an den Kunden zu schicken, oder auf Save and close (Speichern und schließen), um die Rechnung zu sichern und die Seite zu verlassen  

Wichtige Hinweise #

• Du kannst einen abrechenbaren Zeiteintrag nur dann an QuickBooks senden, wenn er in Clockify einem Projekt zugewiesen ist.
• Sobald ein Zeiteintrag an QuickBooks übermittelt wurde, werden nachträgliche Änderungen in Clockify nicht mehr synchronisiert. Wenn dir also auffällt, dass ein Mitarbeiter nach dem Senden der Daten einen Tippfehler gemacht hat, musst du den Zeiteintrag manuell direkt in QuickBooks korrigieren.
  
  So bearbeitest du einen Zeiteintrag in QuickBooks:
  
  1. Klicke im linken Navigationsmenü auf Time (Zeit) (oder gehe auf All Apps (Alle Apps) und wähle dort Time aus)
  2. Klicke auf Time entries (Zeiteinträge)
  3. Suche nach dem Dropdown-Menü Display by (Anzeigen nach) und wähle Date (Datum) aus
  4. Filtere nach dem entsprechenden Datumsbereich oder suche gezielt nach dem Namen des Teammitglieds
  5. Suche den Zeiteintrag heraus, den du ändern möchtest, und klicke daneben auf Edit (Bearbeiten)
  6. Passe die Dauer (Start-/Endzeit) an und klicke abschließend auf Save (Speichern)

• Wenn du die Zeitrundung in Clockify aktiviert hast, übermittelt das System die gerundeten Werte an QuickBooks und nicht die exakten, minutengenauen Sekunden. 

Ein Beispiel: Wenn ein Zeiteintrag mit 1 Stunde und 38 Minuten erfasst wurde und in Clockify die Rundung auf die nächsten 10 Minuten aufgerundet eingestellt ist, wird dieser Zeiteintrag in QuickBooks als 1 Stunde und 40 Minuten ausgewiesen. 

Integration trennen              #

Falls du die Integration jemals beenden möchtest:

1. Gehe in Clockify zu Arbeitsbereichseinstellungen > Reiter Integrationen
2. Klappe den Bereich QuickBooks aus und klicke auf Trennen
3. Bestätige die Aktion

Dein QuickBooks-Button verschwindet daraufhin aus den Berichten und Clockify verliert sofort den Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten.

Häufig gestellte Fragen #

Warum werden meine Zeiteinträge nicht synchronisiert oder angezeigt, wenn ich versuche, sie an QuickBooks zu senden?

Wenn Einträge nicht synchronisiert werden können, überprüfe bitte, ob sie alle drei der folgenden zwingenden Kriterien in deinem detaillierten Clockify-Bericht erfüllen:

• Als abrechenbar markiert: Sie müssen das aktive blaue Dollar-Symbol in Clockify aufweisen. Nicht abrechenbare Einträge werden nicht synchronisiert.
• Einem Projekt zugewiesen: Jeder Eintrag muss einem Projekt (und gegebenenfalls einem Kunden) zugewiesen sein.
• Einem gemappten Benutzer zugeordnet: Der Eintrag muss von einem Benutzer stammen, dessen Name perfekt mit einem Mitarbeiter in QuickBooks übereinstimmt.

Weitere Informationen zur Behebung dieses Problems findest du in unserem Problembehebung-Leitfaden.

Was soll ich tun, wenn ich nach der Ersteinrichtung einen neuen Benutzer in Clockify oder einen neuen Kunden in QuickBooks hinzufüge?

Clockify gleicht neu hinzugefügte Elemente nicht automatisch in Echtzeit ab. Wenn du einen neuen Benutzer oder Kunden hinzufügst, musst du die Zuordnungsregeln manuell aktualisieren, bevor du neue Zeiteinträge sendest:

1. Gehe zu den Arbeitsbereichseinstellungen, indem du auf die drei Punkte neben dem Namen deines Arbeitsbereichs klickst
2. Öffne den Reiter Integrationen und klappe den Bereich QuickBooks aus
3. Klicke auf den Button Auf neue Benutzer und Kunden prüfen, um die Synchronisationsvorgaben zu aktualisieren

Wie sollte ich die Datenzuordnung strukturieren, wenn ich in Clockify sowohl Kunden als auch Projekte nutze?

Die Zuordnung hängt strikt von deiner Organisationsstruktur auf beiden Plattformen ab:

• Wenn du in Clockify nur Projekte nutzt: Die Clockify-Projektnamen müssen perfekt mit den Kundennamen in QuickBooks Online übereinstimmen.
• Wenn du in Clockify sowohl Kunden als auch Projekte nutzt: Die Clockify-Kunden müssen mit den übergeordneten Kunden (Parent Customers) in QuickBooks Online übereinstimmen, und die Clockify-Projekte müssen mit den Unterkunden (Sub-Customers) in QuickBooks Online übereinstimmen.

Was soll ich tun, wenn die Integration hängen bleibt oder die Datenverarbeitung wiederholt fehlschlägt?

Wenn deine Datenzuordnung absolut korrekt ist, die Synchronisierung aber dennoch fehlschlägt, lässt sich der Fehler meist durch das Zurücksetzen der API-Verbindung beheben:

1. Gehe in Clockify zu Arbeitsbereichseinstellungen > Reiter Integrationen
2. Klicke auf den Dropdown-Pfeil neben QuickBooks und wähle Trennen
3. Bestätige die Aktion
4. Klicke erneut auf Mit QuickBooks verbinden und folge den Anweisungen, um eine frische Neuautorisierung durchzuführen