Metas e lembretes

No Clockify, você pode definir metas de controle de tempo para sua equipe, garantindo que eles mantenham o controle de suas horas diárias, semanais e mensais. Se um membro da equipe não cumprir sua meta ou registrar mais tempo do que o necessário, ele receberá automaticamente um lembrete por email.
Gerentes e administradores também podem ser notificados diariamente, semanalmente ou mensalmente sobre membros da equipe que não atingiram suas metas ou controlaram muito o tempo.

Metas e lembretes são uma ferramenta paga, que você pode ativar fazendo a atualização para o plano Standard, Pro ou Enterprise.

Também há Você esqueceu de iniciar o cronômetro lembretes, que você pode habilitar dentro de aplicativos de controle de tempo (aplicativo para desktop e extensão para navegador, ferramenta gratuita).

Tipos de lembretes #

1. Lembretes de usuários notificam usuários individuais caso eles não tenham monitorado horas suficientes em um período específico (diário/semanal/mensal)
2. Lembretes de gerente/administrador/proprietário informam gerentes de equipe, administradores e proprietários quando algum membro do espaço de trabalho perde o horário previsto

Configurando lembretes de planilhas #

Como proprietário ou administrador, você pode configurar lembretes para seus usuários na página Equipe > guia Lembretes.
Veja como personalizá-los:

1. Escolha a capacidade de trabalho deles para definir lembretes com base na capacidade de trabalho individual de cada usuário (calculada automaticamente)
2. Selecione o horário personalizado para definir uma meta fixa de horas.
   Você pode definir as horas alvo para cada usuário para monitoramento diário, semanal ou mensal.

Uma vez configurado, o Clockify enviará automaticamente e-mails de lembrete quando um membro da equipe não atingir sua meta ou registrar mais do que o número de horas desejado.

Personalizar configurações de lembrete #

Para lembretes diariamente, semanais e mensais:

• Seleção de período: ao definir lembretes, você pode selecionar o período de tempo (diário, semanal, mensal)
• Tipo de destino: escolha se os lembretes são baseados na capacidade de trabalho do usuário ou em uma meta de tempo personalizada. Se o horário personalizado for selecionado, você será solicitado a inserir um número específico de horas.
  • Padrões:
    • Diariamente: 8 horas
    • Semanal: 40 horas
    • Mensal: 160 horas
  • Limites ajustáveis: O campo para horas personalizadas tem um mínimo de 0 horas e um máximo de:
    • Diariamente: 24 horas
    • Semanal: 168 horas
    • Mensal: 744 horas

Lembretes específicos do usuário #

• Lembretes diários: Se você definir o Dia, os membros da equipe receberão o e-mail de lembrete no dia seguinte (você pode escolher dias úteis para quando as pessoas precisam cumprir suas metas)
• Lembretes semanais: Se você configurou um lembrete semanal, os membros da equipe receberão a notificação no primeiro dia da semana seguinte (início da semana). O dia padrão de início da semana pode ser definido pelo Proprietário ou Administrador nas configurações do espaço de trabalho, na seção Início da semana. No entanto, usuários individuais podem ter seu próprio início de semana ajustado se o Proprietário ou Administrador atualizar suas configurações em Página da equipe > Editar perfil.
  Por exemplo, se a segunda-feira estiver definida como o dia de início padrão, mas seu primeiro dia de trabalho for quarta-feira, os lembretes serão programados a partir da quarta-feira, de acordo com a sua agenda pessoal. O sistema de lembretes sempre utilizará as informações específicas do usuário. Para garantir consistência, é recomendável que os usuários coordenem seus dias de início, horários e fusos horários, se possível
• Lembrete mensal: Se você definiu um Mês, os membros da equipe receberão o e-mail de lembrete no primeiro dia do mês seguinte

Você pode configurar várias regras de lembrete para cada usuário ou grupo (por exemplo, no mínimo 7 horas por dia, mas 40 horas por semana e 150 horas por mês).

Grupos de usuários para lembretes em massa

Para economizar tempo, você pode alocar usuários a grupos. Isso permite que você atribua lembretes a várias pessoas de uma vez em vez de selecionar cada usuário individualmente.

Folgas e feriados

Não há lembretes durante o período de folga. Usuários em feriados ou que tenham folga aprovada não receberão lembretes dos dias de ausência.

Os usuários que não verificaram seu endereço de e-mail não receberão lembretes.

E-mails para administradores e gerentes #

Se você deseja receber um e-mail quando alguém se esquece de registrar seu tempo ou registra muito tempo, clique na opção Eles de um lembrete e selecione quem também precisa receber o e-mail (administrador, gerente de equipe).

Os lembretes para eles irão incluir:

• Metas perdidas: quando o tempo monitorado de um membro da equipe estiver abaixo da meta, ele aparecerá em texto vermelho no e-mail
• Metas perdidas: quando o tempo monitorado de um membro da equipe estiver abaixo da meta, ele aparecerá em texto vermelho no e-mail
• Notas personalizadas: o assunto e o corpo do e-mail incluirão uma nota com detalhes sobre o tempo específico de folga do usuário

Editando lembretes #

Para editar um lembrete, basta clicar na seção destacada (usuários, horas, etc.).

Principais considerações #

• Cálculos de folga: quando um usuário solicita folga (diariamente, meio dia ou de hora em hora), o sistema recalcula sua capacidade disponível. Caso o usuário tenha tirado uma folga, sua capacidade de trabalho recalculada será usada para lembretes.
  • Dia inteiro de folga: a capacidade de trabalho diário é definida como 0 horas
  • Meio dia de folga: a capacidade de trabalho diário é reduzida pela metade
  • Desligamento por hora: a capacidade de trabalho é reduzida com base nas horas aprovadas
• Escolha o tipo correto de meta: A forma como o tempo monitorado da sua equipe é calculado depende da configuração de meta escolhida. Aqui está um breve resumo das diferenças:
  • Tempo personalizado: Aplica uma meta fixa e rigorosa (ex.: exatamente 40 horas por semana). Se um usuário tirar folga, sua meta não muda. Ele continuará recebendo lembretes sobre as horas não contabilizadas, juntamente com uma nota explicando o período de folga.
  • Capacidade de trabalho: Aplica uma meta dinâmica e inteligente com base na rotina do usuário. Se ele tirar uma folga aprovada ou houver um feriado, o sistema reduz automaticamente sua meta semanal para corresponder à situação, evitando lembretes desnecessários enquanto estiver ausente.

Se os membros da sua equipe estiverem recebendo lembretes enquanto estão de folga, verifique o tipo de meta:

1. Vá até a página Equipe e selecione a aba Lembretes
2. Altere o tipo de meta de Tempo personalizado para Capacidade de trabalho

Com essa opção selecionada, o Clockify recalcula automaticamente a capacidade semanal de cada usuário para incluir seus períodos de folga, garantindo que todos possam aproveitar seu tempo livre sem alertas desnecessários por e-mail.

Solicitações de folga dupla #

Para evitar solicitações duplas de folga, o sistema verifica solicitações sobrepostas:

• Para o mesmo usuário: um aviso aparecerá se uma solicitação de folga se sobrepuser a uma solicitação pendente ou aprovada existente
• Para outro usuário: um aviso aparecerá se uma solicitação de folga se sobrepuser à solicitação de outro usuário