Zielvorgaben und Erinnerungen

In Clockify kannst du Zeiterfassungsziele für dein Team festlegen, was sicherstellt, dass Teammitglieder über ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Stunden auf dem Laufenden bleiben. Falls ein Mitglied sein Ziel nicht erreicht oder mehr Zeit als nötig erfasst, erhält er automatisch eine E-Mail-Erinnerung.
Manager und Admins können auch täglich, wöchentlich oder monatlich von Teammitgliedern benachrichtigt werden, die ihre Ziele nicht erreicht haben oder zu viel Zeit erfasst haben.

Die Zielvorgaben und Erinnerungen sind eine kostenpflichtige Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Abonnementplan aktualisierst.

Es gibt auch Erinnerungen, wenn du vergisst, den Timer zu starten, die du in Zeiterfassung-Apps aktivieren kannst (Desktop-App und Browsererweiterung, kostenlose Funktion).

Arten von Erinnerungen #

1. Benutzererinnerungen benachrichtigen einzelne Benutzer, falls sie nicht genug Stunden für einen bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) erfasst haben
2. Manager-/Admin-/Besitzer-Erinnerungen benachrichtigen Teammanager, Admins und Besitzer, falls ein Arbeitsbereichsmitglied seine Zielstunden nicht erreicht hat

Erinnerungen für Arbeitszeittabellen einrichten #

Als Besitzer oder Admin kannst du Erinnerungen für deine Benutzer auf der Seite Team in der Registerkarte Erinnerungen konfigurieren.
So kannst du Erinnerungen anpassen:

1. Wähle Ihre Arbeitskapazität, um Erinnerungen basierend auf der individuellen Arbeitskapazität jedes Benutzers (automatisch berechnet) festzulegen
2. Wähle Benutzerdefinierte Zeit, um feste Ziele für Stunden festzulegen
   Du kannst die Zielstunden für jeden Benutzer für tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeiterfassung definieren.

Sobald Erinnerungs-E-Mails konfiguriert sind, werden sie in Clockify automatisch gesendet, wenn ein Teammitglied seine Ziele nicht erreicht oder mehr Stunden als geplant erfasst.

Erinnerungseinstellungen anpassen

Für tägliche, wöchentliche und monatliche Erinnerungen:

• Zeitraum-Auswahl: Wenn du Erinnerungen festlegst, kannst du einen Zeitraum (täglich, wöchentlich, monatlich) auswählen
• Zieltyp: Wähle, ob Erinnerungen auf der Arbeitskapazität eines Benutzer oder auf dem benutzerdefinierten Zeitziel basieren. Wenn eine benutzerdefinierte Zeit ausgewählt wird, wirst du aufgefordert, eine bestimmte Stundenanzahl einzugeben.
  • Standard:
    • Täglich: 8 Stunden
    • Wöchentlich: 40 Stunden
    • Monatlich: 160 Stunden
  • Anpassbare Grenzen: Das Feld für benutzerdefinierte Stunden hat mindestens 0 Stunden und höchstens:
    • Täglich: 24 Stunden
    • Wöchentlich: 168 Stunden
    • Monatlich: 744 Stunden

Benutzerbesondere Erinnerungen #

• Tägliche Erinnerungen: Wenn du Tag festlegst, werden Teammitglieder die Erinnerungsmail den folgenden Tag erhalten (du kannst Arbeitstage wählen, an denen Mitarbeiter ihre Ziele erreichen müssen)
• Wöchentliche Erinnerungen: Wenn du wöchentliche Erinnerungen konfiguriert hast, erhalten Teammitglieder die Benachrichtigung am ersten Tag der nächsten Woche (Wochenstart). Der standardmäßige Tag für den Wochenstart kann von Besitzer oder Admin in den Arbeitsbereichseinstellungen unter dem Abschnitt Wochenstart festgelegt. Einzelne Benutzer können jedoch ihren eigenen Wochenstart anpassen, falls Besitzer oder Admin ihre Einstellungen auf der Team-Seite > Profil bearbeiten aktualisieren.
  Wenn du beispielsweise Montag als Standardstarttag festlegst, aber dein erster Arbeitstag Mittwoch ist, werden Erinnerungen ab Mittwoch geplant, damit sie an deinen persönlichen Zeitplan angepasst werden. Das Erinnerungssystem verwendet immer spezifische Benutzerdaten. Um die Übereinstimmung zu gewährleisten, ist es eine gute Idee, dass Benutzer, wenn möglich, den Starttag, die Uhrzeit und die Zeitzone koordinieren.
• Monatliche Erinnerung: Wenn du Monat auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail am ersten Tag des nächsten Monats.

Du kannst mehrere Erinnerungsregeln für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen (z.B. 7 Stunden pro Tag mindestens, aber 40 Stunden pro Woche und 150 Stunden pro Monat).

Benutzergruppen für Massenerinnerungen

Um Zeit zu sparen, kannst du Gruppen Benutzer zuweisen. Dies ermöglicht dir, mehreren Mitarbeitern Erinnerungen auf einmal zuzuweisen, statt jeden Benutzer individuell zu wählen.

Arbeitsfreie Zeit und Urlaub

Es gibt keine Erinnerungen während der arbeitsfreien Zeit. Benutzer im Urlaub oder die Person, die den Urlaub genehmigt hat, erhalten keine Erinnerungen während sie abwesend sind.

Benutzer, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, erhalten keine Erinnerungen.

E-Mails für Admins und Manager #

Wenn du eine E-Mail erhalten möchtest, falls jemand vergessen hat, Arbeitszeiten zu erfassen oder zu viel Zeit erfasst hat, solltest du auf die Erinnerungsoption Sie klicken und wählen, wer die E-Mail erhalten soll (Admin, Teammanager).

Die Erinnerungen von ihnen umfassen:

• Verfehlte Ziele: Wenn die erfasste Zeit eines Teammitglieds unter dem Ziel ist, wird dies in der E-Mail im roten Text angezeigt
• Zusammenfassungsmail: Alle täglichen, wöchentlichen und monatlichen Erinnerungen für Teammitglieder können in einer E-Mail enthalten sein
• Benutzerdefinierte Anmerkungen: Der Betreff und Text der E-Mail haben die Anmerkung mit Details über bestimmte arbeitsfreie Zeit, die von Benutzer genommen wurde

Erinnerungen bearbeiten #

Um eine Erinnerung zu bearbeiten, solltest du auf die hervorgehobene Option (Benutzer, Stunden usw.) klicken.

Wichtige Hinweise #

• Berechnungen der arbeitsfreien Zeit: Wenn Benutzer arbeitsfreie Zeit anfordern (täglich, halbtägig oder stündlich), berechnet das System ihre verfügbare Kapazität neu. Wenn Benutzer Urlaub genommen hat, werden ihre neu berechneten Arbeitskapazitäten für Erinnerungen verwendet.
  • Ganzer Urlaubstag: Die tägliche Arbeitskapazität wird auf 0 Stunden festgelegt
  • Halber Urlaubstag: Die tägliche Arbeitskapazität wird halbiert
  • Arbeitsfreie Stunden: Die Arbeitskapazität wird auf der Grundlage der genehmigten Stunden reduziert
• Arbeitsfreie Tage: Wenn Benutzer in Urlaub sind oder es arbeitsfreie Tage sind, werden an diesem Tag keine Erinnerungen gesendet.
• Benutzerdefinierte Zeitziele: Wenn du benutzerdefinierte Zeitziele festlegst, wird dies vom System neu berechnet, außer bei Feiertagen, arbeitsfreien Tagen oder genehmigten Urlaubstagen.

Duplizierte Urlaubsanträge

Um duplizierte Urlaubsanträge zu verhindern, überprüft das System überlappende Anträge:

• Für denselben Benutzer: Eine Benachrichtigung wird angezeigt, wenn ein Urlaubsantrag mit einem ausstehenden, vorhandenen oder genehmigten Antrag überlappt
• Für einen anderen Benutzer: Eine Benachrichtigung wird angezeigt, wenn ein Urlaubsantrag mit dem Antrag eines anderen Benutzers überlappt.

Keine Erinnerungen werden für Wochenende, Urlaub oder arbeitsfreie Zeit (Richtlinien für den ganzen Tag, halben Tag oder Stunden) gesendet.

Wenn die erfasste Zeit mit dem definierten Ziel verglichen wird, beinhalten E-Mail-Benachrichtigungen die Anmerkung, dass die arbeitsfreie Zeit an diesem Tag genommen wurde.