Configure alertas e lembretes para os membros do seu espaço de trabalho
4 min de leitura Saiba como configurar alertas e lembretes para ajudar a acompanhar o andamento do projeto e garantir a precisão do registro de tempo.
Somente administradores podem criar alertas de projeto. Os gerentes de projeto receberão alertas se estiverem configurados para receber notificações sobre seus projetos. Os gerentes de equipe receberão alertas sobre o progresso de suas equipes e poderão ser notificados caso os membros da equipe excedam ou não alcancem suas metas de controle de tempo.
Configurar alertas de projeto #
Os alertas de projeto notificam você quando um projeto atinge uma determinada porcentagem do tempo ou das despesas estimadas. Você pode definir esses alertas para monitorar o andamento do projeto e evitar excedentes.
Para configurar alertas de projeto:
- Abra o menu Configurações do espaço de trabalho
- Alterne para a aba Alertas
- Escolha se deseja alertas para Projeto ou Tarefa e especifique a porcentagem do tempo estimado em que o alerta deve ser acionado
- Selecione quem deve receber os alertas:
- Todos os Administradores
- Todos os Gerentes de Projeto (para alertas de projeto)
- Integrantes do Projeto (para alertas de projeto)
- Responsáveis por Tarefas (para alertas de tarefas)
Clique em Adicionar para salvar o alerta.
Observação adicional: #
- Os alertas são enviados quando a porcentagem definida é atingida
- Se alguém editar seu tempo e a porcentagem cair abaixo do limite, o alerta será acionado novamente quando atingir a porcentagem definida
- Os alertas se aplicam a todos os projetos com estimativas e não podem ser definidos para projetos individuais
- Se você excluir o tempo não faturável das estimativas do projeto, ele não será contabilizado no alerta de tempo
- Os alertas são gerados a cada 30 minutos de cada hora
- Somente usuários com e-mails verificados receberão alertas
Remover alertas #
Para excluir um alerta:
- Clique no X ao lado dele
- Selecionar Excluir
Configurar metas e lembretes de controle de tempo #
Você pode definir metas de controle de tempo para sua equipe (diárias, semanais ou mensais) e lembrá-los automaticamente de registrar suas horas por e-mail caso não cumpram as metas ou registrem muitas horas.
Com base na configuração, os lembretes podem ser divididos de três maneiras diferentes:
- Lembrete diário: Enviado no dia seguinte se as metas não forem atingidas
- Lembrete semanal: Enviado no primeiro dia da semana seguinte
- Lembrete mensal: Enviado no primeiro dia do mês seguinte
Para configurar lembretes de planilha de horas:
- Acesse Equipe > aba Lembretes
- Defina uma meta de horas para os membros da sua equipe (diária, semanal ou mensal)
- Escolha quando os lembretes devem ser enviados com base no fato de o membro da equipe registrar mais ou menos horas do que a meta
- Clique em Adicionar para salvar o lembrete
Observações importantes::
- Os membros da equipe não receberão lembretes se estiverem de folga ou feriados
- Você pode definir vários lembretes para cada usuário (por exemplo, 7 horas por dia, 40 horas por semana, 150 horas por mês)
Notificações por e-mail para gerentes e administradores #
Gerentes e administradores podem receber e-mails diários, semanais ou mensais sobre os membros da equipe que não cumpriram suas metas de tempo ou registraram mais horas do que a meta.
Como receber notificações por e-mail:
- Ao criar um lembrete, clique na opção Eles
- Selecione quem deve receber as notificações por e-mail:
- Os administradores: Todos os administradores receberão e-mails
- Os gerentes de equipe: Somente para os membros de sua própria equipe
Administradores e gerentes receberão resumos por e-mail de acordo com suas configurações pessoais de Início do dia e Fuso Horário. O e-mail listará todos que perderam ou excederam suas metas de horas.
Editar ou remover lembretes #
Você pode atualizar facilmente os lembretes existentes se precisar alterar as metas de horas ou ajustar os destinatários.
Para editar lembretes:
- Acesse a aba Lembretes
- Clique na seção destacada (por exemplo, usuários, horas, etc.) para fazer ajustes
Para remover um lembrete:
Clique no X ao lado do lembrete que deseja excluir.
Perguntas frequentes #
Posso definir alertas para projetos específicos? #
Não, os alertas se aplicam a todos os projetos que possuem estimativas de tempo. Você não pode definir alertas para projetos individuais.
Posso receber um alerta tanto para estimativas de tempo quanto para despesas? #
Sim, você pode definir alertas para tempo e despesas, desde que o projeto tenha estimativas para eles.
O que acontece se alguém editar seu tempo após o envio de um alerta? #
Se o tempo for editado e a porcentagem cair abaixo do limite definido, um alerta será acionado novamente quando o limite for excedido.
É possível definir lembretes para mais de um usuário simultaneamente? #
Sim, você pode alocar usuários a grupos de usuários e aplicar lembretes a todo o grupo de uma só vez.
Posso definir lembretes para diferentes metas de horas (por exemplo, 7h/dia, 40h/semana)? #
Sim, você pode definir vários lembretes para diferentes metas (diárias, semanais, mensais).