Guía de políticas de redes sociales para tu empresa (+ Plantilla gratuita)

Las redes sociales se han convertido en una de las principales formas en las que compartimos información hoy en día, con miles de millones de usuarios en todo el mundo.

Debido al aumento de las redes sociales, muchas empresas tienen presencia en los medios digitales que utilizan para comunicarse con sus clientes y promocionar sus productos y servicios.

Si bien es una excelente manera de que las empresas aumenten sus ingresos y promuevan su marca, puede provocar una caída rápida si no se utiliza correctamente.

Ahí es donde entra en juego una política de redes sociales, ya que establece pautas sobre cómo se deben utilizar las redes sociales en una empresa.

En este artículo, explicaremos el verdadero significado de la política de redes sociales y te brindaremos ejemplos de la vida real de políticas exitosas (además de una plantilla gratuita que puedes usar para crear la política de redes sociales de tu lugar de trabajo).

• La política de redes sociales establece pautas para los empleados en términos de sus actividades en las redes sociales.
• Con una política de redes sociales, puedes proteger tu marca y garantizar la confidencialidad de los empleados.
• Las políticas de redes sociales deben incluir el propósito, el alcance, las pautas para los empleados y las acciones disciplinarias.
• Compañías famosas como Coca-Cola, Intel y L’Oréal utilizan políticas de medios digitales.

¿Qué es una política corporativa de redes sociales?

Una política de redes sociales es un documento que proporciona instrucciones a tus empleados sobre sus actividades en las plataformas de redes sociales. Este código de conducta protege tu marca al brindarles a los empleados un marco claro sobre cómo comportarse en las redes sociales sin dañar la reputación de la empresa. 

Aunque actividades como comentar o publicar en línea pueden parecer inofensivas, el comportamiento irresponsable en línea por parte de tus empleados puede dañar la imagen de tu empresa. Por ejemplo, un empleado puede publicar una opinión política que ofenda a las minorías, lo que genera una reacción negativa contra la empresa.

Nuestro colaborador experto, Alex Adekola, tiene una amplia experiencia en mitigar la información negativa en línea. Aquí están sus pensamientos sobre cómo deberían comportarse los empleados en línea:

Como mencionó Alex, los empleados deben tener cuidado con lo que publican y, con una política de redes sociales, tus empleados sabrán qué pueden y qué no pueden hacer en las redes sociales. 

Además, las políticas de redes sociales también brindan instrucciones sobre cómo deben manejar tus empleados las cuentas de redes sociales de la empresa. Esto garantizará que tu marca esté protegida y que solo compartas información que pueda beneficiar a tu empresa.

¿Cómo beneficia a tu empresa tener una política de redes sociales?

Una política bien diseñada protege a tu empresa de cualquier riesgo relacionado con el uso de las redes sociales por parte de los empleados en el lugar de trabajo: 

• Protege tu identidad de marca, 
• Garantiza la confidencialidad, y 
• Reduce la responsabilidad.

Ahora, veamos con más detalle los beneficios de tener una política de redes sociales dentro de tu organización.

Beneficio 1: Protege tu marca

Construir una marca sólida puede llevar años, pero basta con unas pocas publicaciones descuidadas en las redes sociales para arruinarla. La presencia de tus empleados en las redes sociales puede influir en tu empresa en línea, ya que sus actividades en línea pueden estar vinculadas a tu marca, ya sea que lo quieras o no.

Una política de medios digitales para empleados establece pautas y límites claros sobre las opiniones que pueden compartir y garantiza que el mensaje de tu marca se mantenga coherente. 

Por ejemplo, puede que quieras disuadir a tus empleados de comentar sobre temas delicados o exigirles que incluyan descargos de responsabilidad en sus publicaciones personales, que pueden aclarar públicamente que las opiniones son suyas y no representan los puntos de vista de la empresa.

Además, si un empleado menciona tu marca en una de sus publicaciones, debes indicarle que use el logotipo oficial, la fuente o cualquier otra cosa que esté relacionada con tu marca.

Beneficio 2: Mejora la confidencialidad

Los empleados suelen manejar información confidencial en su trabajo y es de su interés que esto se mantenga estrictamente dentro de la empresa.

Supongamos que estás preparando una campaña única para el Black Friday, pero un empleado la publica en Instagram, lo que les da tiempo a tus competidores para copiar tu idea y destruir tu campaña.

Situaciones como esta son más comunes de lo que crees, pero con una política de redes sociales en el lugar de trabajo, puedes minimizar estos riesgos. Puedes hacerlo informando a tus empleados sobre qué información de la empresa pueden y no pueden compartir en las redes sociales.

Además, puedes llevar esto más allá utilizando una aplicación de mensajería segura para la comunicación en equipo, garantizando que no se filtre ni comparta información sin tu permiso.

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Beneficio 3: Te ayuda con la seguridad y la privacidad

Las violaciones de seguridad y privacidad pueden dañar gravemente a tu empresa, y las redes sociales a menudo pueden ser un punto débil.

Por ejemplo, un empleado que administra las plataformas de redes sociales de tu empresa puede hacer clic en un enlace de phishing, lo que permite a los estafadores acceder a tu información y secuestrar tus perfiles. Esto puede tener graves consecuencias para tu empresa y, además, costarte mucho dinero. 

Con una política de redes sociales para la empresa, puedes establecer protocolos de seguridad para minimizar los riesgos de ataques de phishing de todo tipo. Puedes hacerlo informando a tus empleados sobre estos ataques y exigiéndoles que utilicen una autenticación de dos factores o una VPN durante el horario laboral.

El uso de algo como la autenticación de dos factores añade una capa adicional de seguridad, ya que requiere una verificación por correo electrónico o número de teléfono cuando alguien intenta iniciar sesión.

Beneficio 4: Proporciona cumplimiento legal

Todas las empresas deben mantener la privacidad y los datos personales de sus clientes como una prioridad máxima. Los clientes te brindan una gran cantidad de datos confidenciales, como información personal, detalles de tarjetas de crédito y mucho más. Eres responsable de mantener esta información segura y cumplir con las leyes de privacidad, como la ley del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE. 

Con un manual para empleados de redes sociales, tus empleados sabrán cómo manejar la información de los clientes y prevenir fugas de datos. Al establecer políticas claras, puedes evitar enfrentar sanciones legales y perder la confianza del consumidor.

Beneficio 5: Establece reglas para situaciones de crisis

Prevenir crisis de relaciones públicas no es una tarea fácil y llegará un momento en que eventualmente se producirá una crisis en tu empresa. 

Con una política de redes sociales, puedes preparar a los empleados para responder adecuadamente y ayudar a tu empresa a evitar un desastre de relaciones públicas innecesario.

Puedes incluir una sección que instruya a los empleados sobre cómo comportarse en situaciones de crisis y qué decir para evitar relaciones públicas negativas. Por ejemplo, puedes indicar a los empleados que eviten hacer comentarios si ocurre un evento negativo (por ejemplo, fugas de datos de clientes) y asignar representantes de relaciones públicas.

Esto mantiene a tu empresa unida y estable en circunstancias difíciles.

¿Qué debes incluir en tu política de redes sociales?

Ahora que sabes qué es una política corporativa de redes sociales (y su importancia), es hora de repasar los elementos clave que debe contener cada política de redes sociales para empleados.

1. Definición de redes sociales

Si quieres que tu política tenga éxito, primero debes definir lo que tu empresa considera como redes sociales.

Las redes sociales se pueden definir como cualquier tecnología que permita a los usuarios compartir contenido en línea y comunicarse. Esto incluye plataformas de redes sociales como Instagram, Twitter o LinkedIn, pero también incluye blogs y foros donde los usuarios pueden dejar comentarios.

2. Propósito y alcance de la política

Tener un propósito les dice a tus empleados las razones detrás de tu política de redes sociales. Este propósito debe ser transparente y debes explicarles a los empleados los beneficios de la política.

El alcance de tu política les dice a los empleados a quién se refiere la política. Por lo general, una política de redes sociales cubrirá a todos los empleados, desde los ejecutivos de alto nivel hasta los empleados regulares. Sin embargo, a veces, también puede incluir a los freelancers y a los empleados a tiempo parcial.

Ten en cuenta que nunca debes violar la privacidad de tus empleados y que debes tener un equilibrio entre tus expectativas y la libertad de los empleados.

3. Pautas de marca

En esta parte, informarás a tus empleados cómo debe representarse tu marca en línea y qué características clave de la marca deben respetarse. Los empleados pueden hacer esto mientras administran la cuenta oficial de la empresa o cuando la mencionan desde sus cuentas personales. 

Las pautas de marca pueden incluir lo siguiente:

• Logotipo de la marca,
• Tono de voz,
• Fuentes de la marca, 
• Mensaje de la marca, y más.

Si respetan las pautas de la marca, tu marca se verá constante y profesional en todas las plataformas de redes sociales.

4. Reglas para el uso personal de las redes sociales

Si bien tus empleados pueden publicar lo que quieran en sus cuentas personales de redes sociales, es tu responsabilidad establecer políticas sobre lo que puedes y no puedes tolerar como empresa.

Tu política puede incluir las siguientes reglas:

• No se permite el acoso, el discurso de odio o el acoso cibernético,
• Las publicaciones de los empleados no reflejan las opiniones de la empresa, 
• La propiedad intelectual de la empresa no se puede compartir sin permiso,
• No se permiten comentarios negativos sobre la empresa, 
• Los empleados deben respetar las leyes estatales y federales al publicar,
• No se permite compartir información relacionada con los clientes, y
• No se permite hablar de asuntos legales de la empresa.

5. Protocolos de seguridad

Si implementas protocolos de seguridad, minimizarás los riesgos de violaciones de datos y otros eventos peligrosos. En esta parte de tu política, puedes instruir a los empleados sobre cómo evitar ataques de piratas informáticos y qué hacer si algo así sucede. 

Puedes instruir a los empleados sobre:

• Con qué frecuencia deben cambiar sus contraseñas de redes sociales, 
• Qué sitios web deben evitar visitar, y 
• Qué medidas de seguridad deben tomar (por ejemplo, usar un antivirus, una VPN o una autenticación de dos pasos).

Si tus empleados usan equipos de la empresa por motivos personales, esta sección también debe explicar cómo deben usarlos para evitar violaciones de seguridad.

6. Acciones disciplinarias

Si quieres que tus empleados respeten tu política de redes sociales, deben saber que existen consecuencias por violarlas, incluido el despido. 

Las consecuencias de las violaciones pueden variar y pueden ir desde una simple advertencia por infracciones menores hasta multas elevadas o incluso la rescisión del contrato por infracciones más graves.

Plantilla gratuita de política de redes sociales

Para facilitarte la creación de tu propia política de redes sociales, hemos creado una plantilla gratuita que puedes usar. La plantilla es bastante sencilla y puedes modificarla según tus necesidades.

⬇️ Descarga nuestra plantilla de política de redes sociales GRATIS

Ejemplos de políticas de redes sociales

Para ayudarte a crear una política de redes sociales, compartiremos varios ejemplos de empresas conocidas y sus políticas.

Política de redes sociales de Coca-Cola

No debería sorprender que una marca como Coca-Cola tenga su propia política de redes sociales. Esta política tiene como objetivo promover la relevancia, el respeto y los derechos individuales como el objetivo principal de su enfoque en los medios digitales.

La política tiene varios principios, como:

• Garantizar la calidad, 
• Fomentar el respeto,
• Proteger a las personas,
• Encuestas sobre plataformas, y
• Brindar transparencia.

Política de redes sociales de Intel

Otra gran empresa con una política de medios digitales es Intel. Su política es sencilla: quieren que sus empleados utilicen las redes sociales de forma positiva. Para ello, los empleados deben cumplir tres requisitos:

• Ser sinceros,
• Enfatizar los puntos positivos de los productos y bienes de Intel, y
• Utilizar su propio criterio. 

Política de redes sociales de L’Oréal

La famosa marca de cuidado personal también aboga por un uso responsable de las redes sociales y afirma que respeta todas las leyes de derechos de autor y marketing en lo que respecta a la publicidad en línea. También aconsejan a sus socios e influencers que hagan lo mismo.

Preguntas frecuentes sobre las políticas de redes sociales

Para que esta guía sea lo más completa posible, hemos incluido una sección de preguntas frecuentes en la que responderemos las preguntas más habituales sobre este tema.

¿Puede tu empleador decirte qué puedes y qué no puedes publicar en las redes sociales?

No directamente. Los empleadores no pueden decirles a sus empleados qué pueden y qué no pueden publicar en sus cuentas de redes sociales, pero pueden establecer pautas e indicarles qué es apropiado según la política de la empresa y qué no.

¿Cuál es un ejemplo de un empleado que infringe las pautas de las redes sociales?

Un ejemplo de un empleado que infringe una política de redes sociales es un empleado que publica información confidencial de la empresa sin la aprobación de la empresa. Otro ejemplo es un empleado que insulta a la empresa públicamente en las redes sociales.

¿Cómo se escribe una buena política de redes sociales?

Para redactar una política de redes sociales exitosa, deberás incluir información como:

• Definición de redes sociales, 
• Roles y responsabilidades,
• Reglas para el uso de redes sociales,
• Protocolos de seguridad, y
• Acciones disciplinarias.

Para asegurarte de que tu política de redes sociales sea de alta calidad, comunícate con un asesor legal para que te ayude.

Utiliza Clockify para limitar el uso de las redes sociales en el trabajo y aumentar la productividad de los empleados

Como alguien que escribe para ganarse la vida, distraerse es una de las peores cosas que me pueden pasar en el trabajo.

¿Y cuál es la mayor distracción que existe? Lo adivinaste: ¡las redes sociales!

Todos conocemos la sensación de simplemente "responder" a un mensaje en Facebook y luego mirar vídeos en línea sin sentido durante los siguientes 10 minutos. Es vergonzoso, lo sé.

Bueno, esto también les sucede a tus empleados y, si no lo evitas de alguna manera, tendrás un grupo de personas improductivas que no pueden concentrarse en una cosa durante más de 20 minutos.

Entonces, ¿cómo puedes solucionar esto? En realidad, es más fácil de lo que crees — ¡empieza a controlar el tiempo con Clockify!

Clockify es uno de los rastreadores de tiempo más confiables que existen y te permite a ti y a tus empleados realizar un seguimiento de las actividades laborales y mejorar la productividad.

El seguimiento del tiempo con Clockify es bastante sencillo: 

1. Escribe en qué estás trabajando, 
2. Aleja el teléfono, 
3. Inicia el temporizador cuando comiences a trabajar, y
4. Detén el temporizador cuando hayas terminado.

¡Y eso es todo!

Clockify guardará automáticamente todas las entradas de tiempo y, más tarde, podrás ver cómo tú y tus empleados pasáis el tiempo en el trabajo gracias a su sistema de informes detallados.

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