Funciones adicionales

Ocultar tiempo y páginas

¿Quieres impedir que los usuarios vean todo el tiempo y las páginas?

Normalmente, la gente de tu espacio de trabajo puede ver las entradas de tiempo de todos. Pero, puedes limitar su acceso y ocultarlas completamente para que cada usuario regular del espacio de trabajo pueda ver solo sus propias entradas de tiempo.

También puedes ocultar las páginas de la barra lateral que otros no necesitan. En caso de que tengas muchos contratistas, puedes ocultar la página de Equipo para que la gente no vea a otros miembros, u ocultar Proyectos e Informes para que la gente pueda centrarse solo en el rastreo de tiempo.

Campos requeridos

¿Tienes problemas con las entradas de tiempo incompletas?

Haz obligatorios tus campos más importantes para que nadie pueda crear entradas con información faltante (como los detalles de lo que se hizo). Una vez correctamente clasificadas las entradas, ya no tendrás que pasar horas arreglando las planillas horarias de los demás.

Auditoría de tiempo

¿Necesitas limpiar tus informes?

Encuentra todas las entradas no clasificadas o las sospechosamente cortas/largas, y corrígelas. Una vez que todo esté correctamente etiquetado y limpiado, puedes bloquearlas y compartir el informe con los clientes.

Tarifas históricas

¿Quieres actualizar todas tus tarifas horarias pasadas?

Al cambiar una tarifa horaria, puedes elegir si la nueva tarifa se aplica solo a las entradas de tiempo recién creadas a partir de ahora, si deseas sobrescribir la tarifa previa en las entradas de tiempo existentes o si quieres aplicar la nueva tarifa a partir de una fecha determinada.

Editar perfiles

¿Necesitas cambiar la información de tu compañero de equipo?

Edita tú mismo la información del perfil de tu miembro del equipo (como su nombre o el inicio de la semana), sin tener que esperar a que ellos lo hagan.

Personalizar exportación

¿Necesitas personalizar los informes?

Al exportar los informes, elige qué columnas no necesitas en el CSV, Excel, o qué quieres que se muestre en el PDF (datos, gráficas, nombre de informe diferente, logotipo de empresa, etc).

Edición masiva

¿Necesitas encontrar y actualizar varias cosas a la vez?

Selecciona todas las entradas de tiempo o proyectos que desees actualizar y luego edita sus características. Es perfecto para los registros, como cuando necesitas marcar las entradas como facturadas, moverlas a un proyecto diferente, marcar proyectos como privados, etc.

Formato decimal

¿Necesitas ver y exportar el tiempo en formato decimal?

Cambia al formato decimal de duración y todo el tiempo se mostrará y exportará en decimales (en lugar del formato de reloj).

Además, si escribes un solo número en una celda de la planilla horaria, se tratará como hora (ej. si escribes 1, se transformará a 1h).

Añadir tiempo para los demás

¿Quieres introducir el tiempo para tus miembros de equipo?

Añade tiempo de parte de otras personas justo desde el informe. Puedes añadir tiempo para un solo usuario o para todo un grupo a la vez. Alternativamente, cambia a la planilla horaria de tu compañero de equipo y rellena rápidamente su planilla horaria por él. Así ya no tendrás que esperar a que alguien añada el tiempo que falta.

Plantillas de proyecto

¿Necesitas configurar varios proyectos idénticos?

Una vez que configures un proyecto con tareas, establécelo como plantilla. Entonces, cada vez que crees un nuevo proyecto, podrás seleccionar la plantilla y tener todas las tareas y configuraciones copiadas al nuevo proyecto. Es perfecto si tienes muchos proyectos similares para clientes diferentes.

Importar planillas horarias

¿Necesitas importar tus antiguas planillas horarias?

Prepara un archivo CSV en Excel y luego impórtalo. Clockify analizará el archivo, creará cualquier proyecto y cliente que falte e importará todas las entradas de tiempo en él para ti y tu equipo.

También puedes exportar un CSV desde el Informe detallado de Clockify e importarlo de nuevo a Clockify en algún otro espacio de trabajo, lo que puede ser útil si necesitas una copia de seguridad o necesitas mover muchas entradas de tiempo entre los espacios de trabajo.

Bloquear planillas horarias

¿Quieres impedir que los miembros del equipo editen las pasadas planillas horarias?

Bloquea todas las planillas horarias antes de una fecha determinada para que solo los administradores puedan realizar ediciones. Además, tu equipo ya no podrá añadir las entradas de tiempo antedatadas. Una vez bloqueadas las planillas horarias, puedes facturar a tu cliente y calcular la nómina de forma segura, sabiendo que nadie cambiará los datos por accidente.

Aprobación de tiempo

¿Necesitas aprobar el tiempo antes de que se vaya a la nómina?

Los usuarios pueden enviar sus semanas o solicitudes de vacaciones para su aprobación. Luego, el supervisor puede aprobar (o rechazar) la planilla horaria antes de que pase a la nómina.

Una vez aprobado el tiempo, ya no se puede cambiar (ni siquiera por el administrador). En caso de algún error, la aprobación se tiene que retirar, pero el rastro escrito de quién hizo los cambios, cuándo y por qué permanecerá para siempre.

Rol de gerente

¿Necesitas dar más permisos a alguien?

Convierte a alguien en gerente de equipo para que puedan ver el tiempo de su equipo y aprobar sus planillas horarias.

O bien, convierte a alguien en gerente de proyecto para que puedan ver el tiempo rastreado en sus proyectos y editar todo en sus proyectos (ej. crear tareas, añadir miembros del proyecto, establecer estimaciones, etc).

Objetivos y recordatorios

¿La gente olvida registrar su tiempo?

Crea los objetivos del rastreo de tiempo para grupos y miembros (ej. 8h/día). Si alguien olvida registrar su tiempo, recibirá un recordatorio automático por correo electrónico. O bien, si alguien rastrea demasiado tiempo, los administradores y gerentes también pueden recibir un correo electrónico.

Redondeo de tiempo

¿Necesitas el tiempo redondeado en los informes?

Activa y desactiva el redondeo para poder analizar los informes más fácilmente y enviarlos a los clientes.

Tarifas de tareas

¿Cobras diferentes tarifas horarias para diferentes tareas?

Define una tarifa horaria especial para cada tarea de un proyecto y elige qué tareas son facturables y qué no por defecto.

Facturación

¿Necesitas hacer facturas según el tiempo rastreado?

Puedes crear facturas para tus clientes, las que puedes descargar como PDF y enviar a tus clientes. Puedes realizar facturas desde cero, o facturar las entradas de tiempo existentes desde Clockify.

Integración QuickBooks

¿Usas QuickBooks para la facturación y contabilidad?

Conecta Clockify a tu cuenta de QuickBooks y sincroniza los usuarios y clientes entre ellos. Luego, ve al Informe detallado para revisar el tiempo rastreado, filtrar lo que no necesites y luego enviar todos los registros de tiempo a QuickBooks para más procesamiento.

Tiempo libre

¿Necesitas gestionar permisos y saldos?

Crea pólizas de festivos y tiempo libre (ej. vacaciones pagadas, horas acumuladas, bajas por enfermedad) y añade el tiempo libre acumulado a tu equipo. Luego, tus miembros de equipo pueden solicitar permisos y mantenerse al tanto de su saldo.

Gastos

¿Necesitas registrar y facturar los gastos?

Los gastos te permiten registrar las tarifas fijas de los proyectos (reembolsos, tarifas diarias, anticipos, pago de horas extras, salarios, kilometrajes, etc).

Luego, incluye los gastos en las facturas. También puedes ejecutar informes de gastos personalizados y exportarlos como CSV o Excel.

Coste laboral y beneficio

¿Necesitas saber la rentabilidad de tus proyectos?

Además de las tarifas facturables, también puedes definir los costes laborales de cada usuario y proyecto. Luego, Clockify calculará qué te cuesta cada entrada de tiempo (no importa si una entrada sea facturable o no), y podrás comparar lo que cobras a los clientes con lo que pagas a tu equipo.

Cuando ejecutas un informe, puedes decidir si quieres ver las cantidades facturables, cantidades de costes, o el beneficio por cada grupo que desees.

Presupuesto y estimaciones

¿Tienes proyectos de tarifa fija?

Establece una estimación monetaria en los proyectos y tareas, y Clockify rastreará el progreso del proyecto según la cantidad facturable rastreada y enviará alertas cuando estés a punto de superar el presupuesto.

También puedes excluir el tiempo no facturable del cálculo de las estimaciones de tiempo, además de ver las estimaciones del proyecto y tarea, y el presupuesto directamente en los informes, así como exportar y compartir los datos rastreados frente a los estimados.

Alertas

¿Necesitas saber cuando los proyectos se acerquen al presupuesto?

Establece estimaciones de tiempo para tus proyectos. En el momento en que un proyecto se acerque al tiempo asignado, recibirás una alerta por correo electrónico y sabrás que es hora de revisar el progreso.

Campos personalizados

¿Necesitas rastrear más información?

Añade campos personalizados a las entradas de tiempo y rastrea todo lo que imagines: gastos, kilometraje, número de unidades procesadas, códigos de trabajo, ubicación, equipamiento, estado de pago, estado de tarea, identificación de proyecto, número de acuerdo, enlaces a recibos, documentación…).

Además de los datos de usuario, también puedes rastrear los metadatos de proyecto (perfecto para crear tablas dinámicas e integrar Clockify con sistemas externos).

Informes programados

¿Quieres recibir los informes de tiempo por correo electrónico?

Selecciona un intervalo de fechas (ej. el mes pasado), filtra un informe por algún criterio y crea un enlace a él. Luego, puedes marcar el informe como programado y recibir un resumen por correo electrónico cada día, semana o mes.

Temporizador forzado

¿Quieres impedir que la gente introduzca el tiempo manualmente?

Habilita “Temporizador forzado” y todos en tu equipo tendrán que utilizar el temporizador para llenar sus planillas horarias. Los usuarios regulares tampoco podrán cambiar el tiempo de inicio o fin de sus entradas existentes.

Capturas de pantalla

¿Quieres llenar las planillas horarias según las capturas de pantalla?

Habilita las capturas de pantalla y la aplicación de grabación de capturas de pantalla tomará una captura de pantalla cada 5 minutos mientras tu temporizador está en marcha.

Luego, al final del día, puedes ver todas las capturas de pantalla y clasificar manualmente el tiempo rastreado por proyecto. De esta manera, puedes rastrear el tiempo en un fragmento al final del día en vez de tener que molestarte con iniciar y detener el temporizador para cada tarea diferente.

Rastreo GPS

¿Quieres ver qué sitios de clientes fueron visitados?

Habilita el rastreo GPS y cada vez que tu equipo inicie/detenga el temporizador a través de la aplicación móvil de Clockify (iOS/Android), la aplicación recogerá su ubicación y podrás ver todos los clientes que fueron visitados ese día.

Planificación

¿Necesitas planificar los empleados y recursos?

La planificación te ayuda a visualizar las asignaciones de proyectos y turnos para que sepas de un vistazo lo ocupado o disponible que está tu equipo.

Planifica los proyectos en una línea de tiempo, asigna quién necesita trabajar en qué y cuándo y ve quién está disponible y quién está sobrecargado.

Inicio de sesión único

¿Necesitas asegurarte de que el sistema es súper seguro?

Elimina las contraseñas de usuario y obliga a todos que ingresen usando el sistema de autenticación IdP de tu empresa. Clockify admite todos los protocolos (LDAP/AD, SAML2, OAuth2) usados por todos los principales proveedores de identidad (Office 365, Azure, Google, Okta, etc.)

Subdominio personalizado

¿Necesitas un espacio de trabajo privado?

Crea un subdominio y traslada todo tu espacio de trabajo allí para que tu equipo nunca tenga que preguntarse si rastrean el tiempo en el espacio de trabajo correcto. También puedes permitir que tus empleados se unan automáticamente, y no podrán tener varios espacios de trabajo.

Controlar cuentas

¿Necesitas un acceso directo a las cuentas de tus equipos?

Ve toda la información de tus usuarios, edita sus nombres y correo electrónicos, gestiona sus claves API e inicia sesión como ellos con fines de la resolución de problemas.

Registro de auditoría

¿Necesitas mantenerte al tanto de los cambios?

Empieza a registrar todas las acciones que realizan los usuarios en tu espacio de trabajo y luego ejecuta un informe de auditoría para cualquier acción, fecha o usuario para ver una lista detallada de todos los cambios que realizaron (ej. ve qué tiempo se añadió manualmente, qué entradas se actualizaron, etc.)