Modelos Excel de controle de ponto de funcionário

Por que acompanhar a frequência dos funcionários?

Manter registros de entrada e saída dos funcionários no trabalho ajuda empresas remotas e presenciais a identificar e resolver uma série de questões, como:

1. Identificação de quaisquer problemas relacionados ao atendimento em sua empresa
2. Redução de faltas
3. Aumento da produtividade e moral dos funcionários por meio de solicitações e aprovações de folga precisas e oportunas
4. Facilitamento do agendamento de férias em geral
5. Abraçando o trabalho remoto
6. Garantindo o pagamento em dia dos funcionários
7. Analisando a produtividade dos funcionários para tomar melhores decisões de agendamento
8. Analisando a produtividade dos funcionários para tomar melhores decisões de contratação

O monitoramento de frequência também é útil quando você deseja comparar a assiduidade dos funcionários com o tempo que os funcionários passam em licença médica, licença pessoal ou férias.

A melhor maneira de monitorar a presença de seus funcionários, é registrando sua frequência. Dependendo do tipo de registro que escolher, você e seus funcionários poderão marcar, rastrear e visualizar:

• Horário de entrada e saída do funcionário durante o dia
• Presença por dia, semana, mês ou ano
• Tempo de intervalo por dia
• Total de dias que os funcionários passam em licença pessoal
• Total de dias que os funcionários passam em licença médica
• Total de dias que os funcionários passam de férias
• Se houver alguma ausência não justificada

Para ajudá-lo a rastrear esses dados, aqui estão 12 modelos de planilhas de controle de ponto de funcionários que você, sua equipe de RH ou seus funcionários podem preencher facilmente no Excel ou no Planilhas Google, e dos quais você ou sua equipe de RH podem analisar posteriormente e tirar conclusões valiosas.

Baixe os modelos de registro de presença de funcionários

Modelos Excel para registrar a frequência de funcionários com prazos fixos
Planilha de frequência diária para funcionários Planilha de frequência semanal para funcionários Planilha de frequência mensal para funcionários Planilha de frequência anual para funcionários

Modelos Excel para registrar a frequência de funcionários baseado em eventos
Modelo de participação em reunião Modelo de participação em treinamento
Modelo de participação em eventos Modelo de lista de voluntários

Modelos Excel para registrar ausências de funcionários
Modelo detalhado para rastreamento de férias, licença médica e licença pessoal

Modelos Excel para registro de visitantes e entradas
Modelo de lista de visitante Modelo de lista de identificação

Modelos Excel para registrar a frequência de funcionários com prazos fixos

Estes modelos permitem que você monitore a frequência dos funcionários por dia, semana, mês ou ano.

Você poderá acompanhar quem:

• Trabalhou (adicionando ✔ ou escrevendo "✔" nos espaços apropriados do modelo)
• Esteve de licença médica (adicionando S ou escrevendo "s" nos espaços apropriados do modelo)
• Esteve de licença pessoal (adicionando P ou escrevendo "p" nos espaços apropriados do modelo)
• Esteve de férias (adicionando V ou escrevendo "v" nos espaços apropriados do modelo)
• Não compareceu ao trabalho ou não ofereceu uma explicação oportuna (adicionando X ou escrevendo "x" nos espaços apropriados do modelo)

Quando aplicável, você também poderá marcar e rastrear seus dias não úteis (como feriados e fins de semana) adicionando H ou escrevendo "h" nos espaços apropriados do modelo.

Para tornar seus modelos visualmente distintos e fáceis de ler e analisar, copie e cole as etiquetas coloridas nos espaços corretos. Para uma abordagem mais clara, escreva as letras apropriadas nos espaços corretos.

Dependendo da natureza do modelo, você poderá calcular e acompanhar esses dados para cada funcionário e/ou para o período coberto pelo modelo.

Cada modelo também oferece um espaço para escrever suas anotações e observações.

Modelo de frequência diária para funcionários

O que é?

Este modelo o deixa monitorar diariamente a presença dos funcionários.

Primeiro, especifique o dia e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Para marcar visualmente o status de presença de cada funcionário, copie e cole os rótulos corretos nos espaços correspondentes (por exemplo, copie e cole o rótulo ✔ ou escreva "✔" na coluna “status de presença” ao lado de "Funcionário 1" para marcar o comparecimento deste funcionário naquele dia).

Você também pode marcar o horário em que cada funcionário chegou e saiu do trabalho, bem como o tempo total de intervalo naquele dia.

Cada vez que você marca o que um funcionário fez, se esteve de licença médica, licença pessoal, férias ou não compareceu ao trabalho ou, ligou para avisar sua ausência, o numerador (localizado ao lado da tabela principal) conta automaticamente os totais daquele dia.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja monitorar a frequência dos funcionários, licenças médicas, licenças pessoais, férias e dias em que eles não compareceram ou ligaram para anunciar sua ausência diariamente.

⏬ Baixar o modelo clássico de presença diária de funcionários para Excel

⏬ Baixar o modelo de tabela de presença diária de funcionários nas Planilhas Google

Modelo de frequência semanal para funcionários

O que é?

Este modelo o deixa monitorar a frequência dos funcionários por semana.

Primeiro, especifique o mês e o intervalo de datas da semana e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Para marcar visualmente o status de presença de cada funcionário, copie e cole os rótulos corretos nos espaços correspondentes (por exemplo, copie e cole o rótulo S ou escreva "s" em um determinado espaço do dia ao lado de "Funcionário 1" para marcar isso "O funcionário 1" esteve de licença médica em um determinado dia).

Cada vez que você nota que um funcionário compareceu, esteve em licença médica, licença pessoal, férias ou não compareceu ao trabalho, ou ligou para anunciar sua ausência, a tabela conta automaticamente os totais de cada funcionário (essas estatísticas estão disponíveis em cada linha de funcionário na tabela principal).

Você também obterá os totais calculados para cada semana para todos os funcionários (essas estatísticas estão disponíveis abaixo da tabela principal).

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja monitorar a frequência dos funcionários, licenças médicas, licenças pessoais, férias e dias em que eles não compareceram ou ligaram para anunciar sua ausência semanalmente. Também é ótimo se você deseja rastrear esses dados de cada funcionário individualmente, bem como de sua equipe no total.

⏬ Baixar o modelo semanal de frequência para Excel

⏬ Baixar o modelo semanal de frequência para Planilhas Google

Modelo de frequência mensal para funcionários

O que é?

Este modelo permite monitorar a frequência dos funcionários por mês.

Primeiro, especifique o mês e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Para marcar visualmente o status de presença de cada funcionário, copie e cole os rótulos corretos nos espaços correspondentes (por exemplo, copie e cole o rótulo P ou escreva "p" em um determinado espaço do dia ao lado de "Funcionário 1" para marcar que este funcionário esteve de licença pessoal naquele determinado dia).

Cada vez que você nota que um funcionário compareceu, esteve em licença médica, licença pessoal, férias ou não compareceu ao trabalho ou ligou para anunciar sua ausência, o contador adiciona automaticamente os totais por funcionário (essas estatísticas estão disponíveis em cada linha de funcionário na tabela).

Você também obterá os totais calculados para cada mês para todos os funcionários (essas estatísticas estão disponíveis na tabela principal).

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja monitorar mensalmente a frequência dos funcionários, licenças médicas, licenças pessoais, férias e dias em que eles não compareceram ou ligaram para anunciar sua ausência. Também é ótimo se você deseja rastrear esses dados de cada funcionário, bem como de sua equipe no total.

⏬ Baixe o modelo da planilha de frequência mensal de funcionários para Excel

⏬ Baixe o modelo da planilha de frequência mensal de funcionários para Planilha Google

Modelo de frequência anual para funcionários

O que é?

Este modelo permite monitorar a frequência dos funcionários por ano.

Primeiro, selecione a planilha que marca um mês específico e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Para marcar visualmente o status de presença de cada funcionário, copie e cole os rótulos corretos nos espaços correspondentes (por exemplo, copie e cole o rótulo V ou escreva "v" em um determinado espaço do dia ao lado de "Funcionário 1" para marcar que este funcionário esteve de férias num determinado dia).

Cada vez que você nota que um funcionário compareceu, esteve de licença médica, licença pessoal, férias ou não compareceu ao trabalho ou ligou para anunciar sua ausência, o contador calcula automaticamente os totais por funcionário (essas estatísticas estão disponíveis em cada linha de funcionário na tabela).

Você também obterá os totais calculados para cada mês para todos os funcionários (essas estatísticas estão disponíveis abaixo da tabela principal).

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja monitorar a frequência dos funcionários, licenças médicas, licenças pessoais, férias e dias em que eles não compareceram ou ligaram para anunciar sua ausência anualmente. Também é ótimo se você deseja rastrear esses dados de cada funcionário individualmente, bem como de sua equipe no total.

⏬ Baixe o modelo da planilha de frequência anual de funcionários para Excel

⏬ Baixe o modelo da planilha de frequência anual de funcionários para Planilhas Google

Modelos de rastreador de presença de funcionários em eventos

Estes modelos permitem monitorar a participação em reuniões, sessões de treinamento e eventos da empresa onde os funcionários atuam como participantes ou voluntários.

Cada modelo também oferece um espaço para escrever suas anotações e observações.

Modelo de comparecimento em reunião

O que é?

O modelo de participação em reuniões permite acompanhar a frequência dos funcionários nas reuniões.

Primeiro, defina o título da reunião, propósito, local, organizador, data e hora.

Adicione seus participantes e suas informações (nome, cargo e departamento). Marque o status de presença como "Sim" para os participantes e "Não" para os não participantes, para a data e hora especificadas da reunião.

A quantidade de pessoas que compareceram ou não à reunião na data e horário especificados será calculada automaticamente em um contador próximo à tabela principal.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo para monitorar a participação em qualquer tipo de reunião que você costuma realizar, desde reuniões de atualizações diárias ou semanais até reuniões de formação de equipe, ou de tomada de decisão.

⏬ Baixe o modelo de lista de presença em reuniões Excel

⏬ Baixe o modelo online de lista de presença em reuniões Planilhas Google

Modelo de lista de frequência em treinamento

O que é?

Este modelo permite acompanhar a frequência de funcionários em programas de treinamento obrigatórios e/ou voluntários.

Primeiro, defina o nome, nível e referência do programa, bem como o local do treinamento, data, hora e nome do treinador.

Adicione seus participantes e suas informações (nome, cargo e departamento). Marque o status de participação como "Sim" para os participantes e "Não" para os não participantes, para a data e hora especificadas da sessão de treinamento.

A quantidade de pessoas que compareceram ou não ao treinamento na data e horário especificados será calculada automaticamente em um contador ao lado da tabela principal.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo para monitorar a participação em qualquer tipo de programa de frequência, desde habilidades interpessoais e programas de treinamento técnico até programas de treinamento de diversidade ou sensibilidade.

⏬ Baixe o modelo de frequência em treinamento para Excel

⏬ Baixe o modelo online de frequência em treinamento para Planilhas Google

Modelo de participação em eventos

O que é?

Este modelo permite acompanhar a participação de funcionários em eventos obrigatórios e/ou voluntários da empresa.

Primeiro, defina o título do evento, objetivo, local, organizador, data e hora.

Adicione seus participantes e informações (nome, cargo e departamento). Marque o status de participação como "Sim" para os participantes e "Não" para os não participantes, para a data e hora especificadas do evento.

A quantidade de pessoas que compareceram ou não ao evento na data e horário especificados será calculada automaticamente em um contador ao lado da tabela principal.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo quando você deseja monitorar a participação dos funcionários em qualquer tipo de evento da empresa, desde seminários e conferências até eventos de agradecimento.

⏬ Baixe o modelo de presença em eventos para Excel

⏬ Baixe o modelo online de presença em eventos para Planilhas Google

Modelo para registro de voluntários

O que é?

O modelo de registro de voluntários permite rastrear as pessoas que se voluntariaram para participar e ajudar em um evento da empresa.

Primeiro, defina o título, causa, local, organizador, data e horário do evento voluntário.

Adicione seus voluntários e suas informações (nome, cargo e departamento).

Especifique a tarefa/atividade que lhes foi atribuída ou para a qual se voluntariaram no evento da empresa. Em seguida, especifique a data ou hora em que estão agendados para realizar a tarefa/atividade.

Adicione seus endereços de e-mail e números de telefone no modelo, caso os organizadores do evento precisem de uma maneira fácil de entrar em contato com todos ou alguns dos voluntários, por qualquer motivo.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja que sua empresa participe de uma determinada causa ou alcance um determinado objetivo, e precisa de pessoas que sejam voluntárias em um evento para ajudar a alcançar essa causa ou objetivo. Você poderá acompanhar as pessoas que se voluntariaram, bem como as tarefas ou atividades nas quais se inscreveram.

⏬ Baixe a planilha com o modelo de lista de voluntários para Excel

⏬ Baixe a planilha online com um modelo de lista de voluntários para Planilhas Google

Modelos de rastreador de ausência de funcionários

Estes modelos permitem que você acompanhe o número de dias que seus funcionários não compareceram ao trabalho devido a folgas, como férias, licença médica ou licença pessoal.

Você poderá calcular e rastrear esses dados para cada funcionário e o período coberto pelo modelo.

Cada modelo também oferece um espaço para escrever suas anotações e observações.

Modelo simplificado para rastreamento de férias anuais, licença médica e licença pessoal

O que é?

Este simples modelo permite monitorar licenças médicas, licenças pessoais ou dias de férias anualmente, por meio de uma tabela com contador automático.

Primeiramente, defina o ano e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Defina o número de dias que cada um deles tem disponíveis para licença médica e férias (a licença pessoal é geralmente definida posteriormente conforme a necessidade).

Cada vez que alguém sair de licença médica ou pessoal, ou tirar férias, defina esses dias nas linhas “Usado” para cada funcionário.

O número de dias que cada funcionário tem “sobrando” para licença médica ou férias diminuirá automaticamente cada vez que você adicionar dias de licença médica ou férias ao lado do nome de alguém.

O número de dias que cada funcionário “usou” em licença pessoal será automaticamente adicionado ao total de folgas do funcionário e da equipe.

Os totais de licenças médicas, licenças pessoais e férias de cada funcionário são calculados automaticamente na última coluna da tabela principal.

Os totais de licenças médicas, licenças pessoais e férias de toda a equipe são calculados automaticamente na última linha da tabela principal.

Os totais de folga de toda a equipe são calculados automaticamente na última coluna da última linha da tabela principal.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja uma maneira simples e fácil de monitorar quanto seus funcionários:

• tem disponível para licença médica e férias por ano
• passaram em licença médica, licença pessoal e férias
• saíram de licença médica e férias

⏬ Baixe o modelo simplificado para Excel de rastreamento de férias e licenças anuais

⏬ Baixe o modelo simplificado para Planilhas Google de rastreamento de férias e licenças anuais

Modelo detalhado para rastreamento de férias, licenças médicas e licenças pessoais anuais

O que é?

Este modelo permite que você monitore o número de dias que seus funcionários passaram com caráter mais visual:

• Licença médica (adicionando S ou escrevendo "s" nos espaços apropriados do modelo)
• Licença pessoal (adicionando P ou escrevendo "p" nos espaços apropriados do modelo)
• Férias (adicionando V ou escrevendo "v" nos espaços apropriados do modelo)

Você também poderá marcar seus dias não úteis (como feriados e fins de semana ou outros dias não úteis) adicionando H ou escrevendo "h" nos espaços apropriados do modelo.

Primeiro, selecione a planilha que marca um mês específico e adicione as informações básicas de cada funcionário (nome, cargo e departamento).

Para marcar visualmente o status de presença de cada funcionário, copie e cole os rótulos corretos nos espaços correspondentes (por exemplo, copie e cole o rótulo V ou escreva "v" em um determinado espaço do dia ao lado de "Funcionário 1" para marcar que ele esteve de férias num determinado dia).

Cada vez que você observa que um funcionário estava em licença médica, licença pessoal ou férias, o contador calcula automaticamente os totais por funcionário individual (essas estatísticas estão disponíveis em cada linha de funcionário na tabela).

Você também obterá os totais calculados para cada mês para todos os funcionários (essas estatísticas estão disponíveis na tabela principal).

Para contar com os dias disponíveis para licença médica e férias de um funcionário no próximo mês, basta copiar e colar os dias restantes de licença médica e férias do mês anterior (por exemplo, se a planilha "abril" mostrar que o Funcionário 1 tem 19 dias restantes para férias e 2 dias de licença médica, adicione esses números à planilha “maio” em disponível). Continue esse padrão para cada mês subsequente.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo quando você deseja rastrear visualmente e encontrar facilmente licenças médicas, licenças pessoais, férias e dias não úteis / feriados de funcionários durante todo o ano.

Acompanhar visualmente esses dados por dia pode ajudá-lo a programar e atribuir tarefas ao longo do ano.

Por exemplo, você e sua equipe saberão que não devem atribuir um projeto ou tarefa a Lisa Johnson de 15 a 25 de maio porque poderão ver que ela está de férias durante esse período.

Na mesma linha, você poderá reconsiderar o agendamento do prazo do projeto para o dia 4 de maio, pois saberá que a empresa terá esse dia de folga devido ao feriado.

⏬ Baixe o modelo detalhado para rastreamento de férias e licenças para Excel

⏬ Baixe o modelo detalhado para rastreamento de férias e licenças para Planilhas Google

Modelos Excel de rastreador de visitantes e compromissos

Os modelos de rastreador de visitantes e compromissos permitem rastrear visitantes casuais e nomeados oficiais, como clientes que entram em sua empresa.

Cada modelo também oferece um espaço para escrever suas anotações e observações.

Modelo de lista de visitante

O que é?

Este modelo permite rastrear os visitantes que entram em sua empresa.

Especifique os nomes dos visitantes, quem eles visitaram, o objetivo da visita, a data da visita, bem como quando entraram e saíram do edifício da empresa.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo quando sua empresa recebe visitantes casuais ocasionais ou frequentes (como familiares de funcionários) e você deseja rastrear quem e quando entrou no prédio da empresa.

⏬ Baixe o modelo de lista de visitantes para Excel

⏬ Baixe o modelo online de lista de visitantes para Planilhas Google

Modelo de lista de identificação

O que é?

Este modelo permite rastrear os visitantes com compromissos oficiais com os funcionários da sua empresa, como candidatos de emprego e clientes.

Especifique o nome dos participantes, quem eles vieram ver, o objetivo do agendamento, bem como as datas e horários dos agendamentos.

Melhor para quê e para quem?

Este modelo é ótimo quando sua empresa trabalha e consulta clientes, então você deseja acompanhar seus compromissos.

⏬ Baixe o modelo de lista de identificação para Excel

⏬ Baixe o modelo online de lista de identificação para Planilhas Google

Por que você deve usar um software de rastreamento de presença e frequência

Quando se trata das melhores maneiras de monitorar a frequência dos funcionários, rastrear a frequência usando modelos é simples e fácil.

Mas tem suas limitações.

Ou seja, monitorar a frequência com um modelo só é adequado se sua empresa tiver um número menor de funcionários, para que você possa rastrear facilmente e adicionar manualmente as informações corretas para todos.

No entanto, talvez sua empresa tenha a política de medir licenças médicas, licenças pessoais ou férias em horas, em vez de dias.

E talvez você queira informações mais detalhadas sobre as atividades, tarefas e atribuições nas quais seus funcionários realmente se envolvem enquanto trabalham.

Nesse caso, utilizar uma ferramenta de controle de tempo que permita automatizar o acompanhamento do atendimento de sua equipe nos diversos projetos é a melhor solução.

Clockify é um software de controle e gerenciamento de tempo que permite monitorar facilmente o tempo em todos os projetos relacionados à empresa, incluindo frequência ao trabalho, intervalo diário, mas também dias de ausência causados ​​por licença médica, licença pessoal ou férias. Veja como.

Como rastrear presença com Clockify

Para monitorar a frequência dos funcionários da maneira mais fácil com o Clockify, basta convidar sua equipe para o espaço de trabalho da sua empresa e fornecer instruções:

Cada vez que um funcionário chega ao escritório (ou se senta em frente ao computador para trabalhar em casa), ele deve iniciar o cronômetro no menu Rastreador do aplicativo.

Como alternativa, os funcionários podem adicionar manualmente o tempo em que trabalharam, após terminarem o trabalho do dia.

Além dessa abordagem simples de entrada e saída, você também pode usar o Clockify para rastrear as tarefas e atividades que seus funcionários realizam durante o trabalho.

Se você estiver trabalhando em vários projetos, defina projetos Clockify separados e instrua os funcionários a selecionar e controlar o tempo nesses projetos ao trabalhar em cada um deles.

Para que os funcionários monitorem seus intervalos, basta definir um projeto chamado "Intervalos" e fazer com que os funcionários monitorem o tempo que passam em intervalos curtos ou para almoço.

Depois de definir alguns projetos, seus funcionários também poderão registrar suas horas em uma simples planilha de horas.

Para agilizar seu fluxo de trabalho, você também pode adicionar tarefas específicas aos projetos, escrever descrições para cada entrada de tempo, definir etiquetas para especificar o tipo de tarefa que está sendo trabalhada e muito mais.

Mais tarde, você pode acessar os Relatórios do aplicativo e ver rapidamente quem trabalhou, quando, por quanto tempo e em quê. Você pode achar o Relatório Semanal especialmente útil, pois mostra um detalhamento simples e fácil de ler dos horários em que seus funcionários estiveram no trabalho semanalmente.

Como rastrear ausências com Clockify

Além de monitorar a presença, você também pode rastrear facilmente as ausências com o Clockify, criando vários projetos adequados para isso e fazendo com que os funcionários controlem o tempo neles.

Para começar, você pode seguir o esboço dos modelos de acompanhamento de frequência listados e criar e nomear projetos separados para "Licença médica", "Férias", "Licença pessoal".

Ou, dependendo da política de folga e do fluxo de trabalho da sua empresa, você pode expandir esses dados básicos de folga e fazer com que os funcionários monitorem o tempo para "meio turno", "licença familiar", "licença não remunerada", "tempo pessoal", e mais.

Independentemente de como você escolher monitorar as folgas dos funcionários, você poderá facilmente criar projetos para cada tipo de licença com apenas alguns cliques.

Depois disso, seus funcionários poderão monitorar esse tempo da mesma forma que monitorariam suas horas de trabalho:

• com um cronômetro
• adicionando tempo manualmente
• adicionando tempo em uma planilha de horas

Se a jornada normal de trabalho em sua empresa for de 8 horas, você deve instruir os funcionários a adicionarem 8 horas também para folga.

Posteriormente, você poderá visualizar e analisar as ausências dos funcionários na seção Relatórios do aplicativo, e até comparar as ausências com as presenças, caso opte por visualizar um relatório de todos os seus projetos Clockify de uma só vez.