Configurar alertas e lembretes para os membros do seu espaço de trabalho
Alertas e lembretes ajudam você a monitorar o progresso do projeto e garantir que sua equipe registre seu tempo com precisão.
O recurso Metas e lembretes está disponível no plano Standard e superiores. O recurso Alertas está disponível no plano Pro e superiores.
Alertas vs. lembretes #
Antes de configurar as notificações, é útil entender a diferença entre os dois tipos de notificações disponíveis:
- Alertas de projeto: Essas notificações avisam quando um projeto específico atinge uma determinada porcentagem do tempo ou orçamento estimado.
- Lembretes: Esses lembretes notificam os membros da equipe caso não tenham registrado o número de horas estipulado ou caso tenham registrado tempo em excesso.
Permissões #
Cada função no espaço de trabalho possui permissões específicas em relação à criação de alertas.
| Função | Permissão |
| Administrador | É possível criar alertas de projeto. |
| Gerente de Projeto | Podem receber alertas se estiverem configurados para receber notificações sobre seus projetos. |
| Função de Gerente | Podem receber alertas sobre o progresso da sua equipe. É possível receber notificações caso os membros da equipe ultrapassem ou não as metas de controle de tempo estabelecidas. |
Além dessas permissões, existem alguns requisitos que precisam ser atendidos para receber alertas:
- Os alertas se aplicam a todos os projetos com estimativas e não podem ser definidos para projetos individuais
- Se você excluir o tempo não faturável das estimativas do projeto, ele não será contabilizado no alerta de tempo.
Configurar alertas de projeto #
Os alertas de projeto notificam você quando um projeto atinge uma determinada porcentagem do tempo ou orçamento estimado.
Por exemplo:
Se você tem um projeto com duração estimada de 100 horas e deseja ser notificado antes que esse tempo seja ultrapassado, pode configurar um alerta para 80%. Quando a equipe atingir 80% das horas dedicadas ao projeto, o Clockify enviará automaticamente um e-mail aos destinatários selecionados para que possam tomar providências antes que o limite seja atingido.
Observe que, se alguém editar o horário e a porcentagem cair abaixo do limite, o alerta será acionado novamente quando atingir a porcentagem definida.
Para configurar alertas de projeto:
- Abra as Configurações do espaço de trabalho
- Acesse a aba Alertas
- Escolha se deseja alertas para Projetos ou Tarefas e especifique a porcentagem do tempo estimado em que o alerta deve ser acionado.
- Selecione quem deve receber os alertas:
- Todos os Administradores
- Todos os gerentes de projeto (para seus respectivos projetos)
- Membros do projeto (para alertas do projeto)
- Responsáveis pela tarefa (para alertas de tarefas)
5. Clique em Adicionar para salvar o alerta
Os alertas são gerados a cada 30 minutos de cada hora e são enviados apenas para usuários com endereços de e-mail verificados.
Configurar metas e lembretes de controle de tempo #
Você pode definir metas de controle de tempo para sua equipe (diárias, semanais ou mensais) e lembrá-los automaticamente de registrar suas horas por e-mail caso não cumpram as metas ou registrem muitas horas.
Com base na configuração, os lembretes podem ser divididos de três maneiras diferentes:
- Lembrete diário: Enviado no dia seguinte caso as metas não sejam atingidas
- Lembrete semanal: Enviado no primeiro dia da próxima semana
- Lembrete mensal: Enviado no primeiro dia do mês seguinte
Para configurar lembretes de planilha de horas:
- Vá para a página da Equipe
- Clique na aba Lembretes
- Defina suas regras de lembrete:
- Membros da equipe (individual ou em grupo)
- Mais ou menos do que o número de horas estipulado
- Número alvo de horas
- Selecione a frequência: Diária/Semanal/Mensal
- Selecione para enviar lembretes para um ou todos os seguintes destinatários:
- Membros da equipe
- Os gerentes de equipe
- Os administradores
4. Clique em Adicionar para salvar o lembrete
Observe que os membros da equipe não receberão lembretes se estiverem de folga ou em feriado.
Você pode definir vários lembretes para cada usuário (por exemplo, 7 horas por dia, 40 horas por semana, 150 horas por mês)
Notificações por e-mail para gerentes e administradores #
Gerentes e administradores podem receber e-mails diários, semanais ou mensais sobre os membros da equipe que não cumpriram suas metas de tempo ou registraram mais horas do que a meta.
Como receber notificações por e-mail:
- Clique na seção Eles do seu lembrete.
- Selecione quem deve receber as notificações por e-mail:
- Administradores: Todos os administradores receberão e-mails
- Gerentes de equipe: Apenas para os membros de sua própria equipe
Administradores e gerentes receberão resumos por e-mail de acordo com suas configurações pessoais de Início do Dia e Fuso Horário. O e-mail listará todos que não cumpriram ou excederam suas metas de horas.
Editar ou remover lembretes #
Você pode atualizar os lembretes existentes se precisar alterar o horário alvo ou ajustar os destinatários.
Para editar lembretes:
- Acesse a aba Lembretes
- Clique na seção destacada (por exemplo, usuários, horas, etc.) para fazer ajustes
Para remover um lembrete:
- Clique no X ao lado do lembrete que deseja excluir
- Clique em Excluir na janela pop-up
Perguntas frequentes #
Posso receber um alerta tanto para estimativas de tempo quanto para despesas?
Sim, você pode definir alertas para tempo e despesas, desde que o projeto tenha estimativas para eles.
É possível definir lembretes para mais de um usuário simultaneamente?
Sim, você pode alocar usuários a grupos de usuários e aplicar lembretes a todo o grupo de uma só vez.