Configurar alertas e lembretes para os membros do seu espaço de trabalho
Alertas e lembretes ajudam você a monitorar o progresso do projeto e ajudam sua equipe a registrar o tempo com precisão.
Alertas e lembretes #
Alertas e lembretes são tipos de notificações que você pode configurar nas definições do seu espaço de trabalho. Veja como eles diferem:
- Alertas (Projetos) são usados para notificar os membros da equipe quando um projeto específico atinge uma certa porcentagem do tempo ou orçamento estimado.
- Lembretes são usados para notificar os membros da equipe se eles não registraram o número de horas esperado, ou se registraram tempo em excesso.
Permissões #
Cada função no espaço de trabalho possui permissões específicas em relação à criação de alertas.
| Função | Permissão |
| Administrador | É possível criar alertas de projeto. |
| Gerente de Projeto | Podem receber alertas se estiverem configurados para receber notificações sobre seus projetos. |
| Função de Gerente | Podem receber alertas sobre o progresso da sua equipe. É possível receber notificações caso os membros da equipe ultrapassem ou não as metas de controle de tempo estabelecidas. |
Alertas se aplicam apenas a projetos que têm uma estimativa de tempo ou orçamento.
Configurar alertas de projeto #
Os alertas de projeto notificam você quando um projeto atinge uma determinada porcentagem do tempo ou orçamento estimado.
Se você tem um projeto com duração estimada de 100 horas e quer ser notificado antes que esse tempo seja ultrapassado, pode definir um alerta para quando o projeto atingir 80% de conclusão. Quando a equipe registrar 80 horas nesse projeto, o Clockify enviará automaticamente um e-mail aos destinatários selecionados, para que possam agir antes que o limite seja alcançado.
As estimativas de projeto usadas para alertas não incluirão tempo não faturável, caso você escolha excluí-lo. Isso significa que esse tempo excluído não contará para o tempo alvo definido no alerta.
Para configurar alertas de projeto:
- Abra o menu de Configurações do espaço de trabalho menu
- Acesse a aba Alertas
- Escolha se deseja alertas para Projetos ou Tarefas e especifique a porcentagem do tempo estimado em que o alerta deve ser acionado
- Selecione quem deve receber os alertas:
- Todos os administradores
- Todos os gerentes de projeto (para seus respectivos projetos)
- Membros do projeto (para alertas de projeto)
- Responsáveis pela tarefa (para alertas de tarefas)
5. Clique em Adicionar para salvar o alerta
Os alertas são gerados no minuto 30 de cada hora.
Remover alertas #
Para excluir um alerta:
- Clique no X ao lado do alerta que deseja excluir
- Selecione Excluir
Configurar alertas e lembretes de controle de tempo #
Você pode definir metas de controle de tempo para sua equipe (diárias, semanais ou mensais) e lembrá-los automaticamente de registrar suas horas por e-mail caso não cumpram as metas ou registrem muitas horas.
Com base na configuração, os lembretes podem ser divididos de três maneiras diferentes:
- Lembrete diário: Enviado no dia seguinte se as metas não forem atingidas
- Lembrete semanal: Enviado no primeiro dia da semana seguinte
- Lembrete mensal: Enviado no primeiro dia do mês seguinte
Para configurar lembretes de planilha de horas:
- Vá para a página da Equipe
- Clique na aba Lembretes
- Defina suas regras de lembrete:
- Membros da equipe (individual ou em grupo)
- Mais ou menos do que o número de horas estipulado
- Número alvo de horas
- Selecione a frequência: Diária/Semanal/Mensal
- Selecione para enviar lembretes para um ou todos os seguintes destinatários:
- Membros da equipe
- Os gerentes de equipe
- Os administradores
- Clique em Adicionar para salvar o lembrete
Os membros da equipe não receberão lembretes se estiverem de folga ou em um feriado.
Você pode definir vários lembretes para cada usuário (por exemplo: 7 horas por dia, 40 horas por semana, 150 horas por mês)
Notificações por e-mail para gerentes e administradores #
Gerentes e administradores podem receber e-mails diários, semanais ou mensais sobre os membros da equipe que não cumpriram suas metas de tempo ou registraram mais horas do que a meta.
Como receber notificações por e-mail:
- Clique na seção Eles do seu lembrete.
- Selecione quem deve receber as notificações por e-mail:
- Os administradores: Todos os administradores receberão e-mails
- Os gerentes de equipe: Somente para os membros de sua própria equipe
Administradores e gerentes receberão resumos por e-mail de acordo com suas configurações pessoais de Início do dia e Fuso Horário. O e-mail listará todos que não cumpriram ou excederam suas metas de horas.
Editar ou remover lembretes #
Você pode atualizar os lembretes existentes se precisar alterar o horário alvo ou ajustar os destinatários.
Para editar lembretes:
- Acesse a aba Lembretes
- Clique na seção destacada (por exemplo: usuários, horas, etc.) para fazer ajustes
Para remover um lembrete:
- Clique no X ao lado do lembrete que deseja excluir
- Click Delete on the pop-up window
Perguntas frequentes #
Posso receber um alerta tanto para estimativas de tempo quanto para despesas?
Sim, você pode definir alertas para tempo e despesas, desde que o projeto tenha estimativas para eles.
É possível definir lembretes para mais de um usuário simultaneamente?
Sim, você pode alocar usuários em grupos e aplicar lembretes a todo o grupo de uma só vez.