Créer des alertes et des rappels pour les membres de votre espace de travail

Alerts and reminders help you monitor project progress and ensure your team tracks their time accurately.

Targets & reminders is available on the Standard plan and up. Alerts is available on the Pro plan and up.

Alerts vs. reminders #

Before setting up notifications, it is helpful to understand the difference between the two types of notifications available:

• Project alerts: These notify you when a specific project reaches a certain percentage of its estimated time or budget.
• Reminders: These notify team members if they haven’t logged their target number of hours, or if they have logged too much time.

Autorisations #

Each workspace role has specific permissions regarding the creation of alerts.

Rôle	Autorisation
Administrateur	Can create project alerts
Chef de projet	Can receive alerts if set to receive notifications for their projects
Chef d’équipe	Can receive alerts for their team’s progress Can be notified if team members exceed or miss their time tracking targets

In addition to these permissions, there are certain requirements that need to be met to receive alerts:

• Si quelqu’un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous du seuil, l’alerte se déclenchera à nouveau lorsqu’il atteindra le pourcentage fixé
• If you exclude non-billable time from project estimates, it won’t count toward the time alert

Configurer des alertes de projet #

Project alerts notify you when a project reaches a certain percentage of its estimated time or budget. 

Par exemple :

​​If you have a project estimated to take 100 hours and you want to be notified before it goes over the estimated time, you can set an alert for 80%. When the team tracks 80 hours on that project, Clockify will automatically email the selected recipients so they can take action before the limit is reached.

Note that if someone edits their time and the percentage drops below the threshold, the alert will trigger again when it reaches the set percentage. 

Pour configurer les alertes de projet :

1. Open the Workspace settings
2. Switch to the Alerts tab
3. Choose if you want alerts for Projects or Tasks, and specify the percentage of the estimated time at which the alert should trigger
4. Sélectionnez qui doit recevoir les alertes :
   • Tous les administrateurs
   • All Project managers (for their projects)
   • Project Members (for project alerts)
   • Task Assignees (for task alerts)

5. Click Add to save the alert

Alerts are generated at the 30-minute mark of each hour and are only sent to users with verified email addresses.

Configurer des objectifs et des rappels de suivi du temps #

Vous pouvez fixer des objectifs de suivi du temps pour votre équipe (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) et leur rappeler automatiquement d’enregistrer leurs heures par email s’ils manquent leurs objectifs ou enregistrent trop d’heures.

En fonction de leur configuration, les rappels peuvent être répartis de trois manières différentes :

• Daily reminder: Sent the next day if targets aren’t met
• Weekly reminder: Sent on the first day of the next week
• Monthly reminder: Sent on the first day of the next month

Pour configurer les rappels de la feuille de temps :

1. Allez sur la page Équipe
2. Click on the Reminders tab
3. Set your reminder rules:
   • Team members (individual or group)
   • More or Less than the target number of hours
   • Target number of hours
   • Select Daily/Weekly/Monthly basis
   • Select to send reminders to one or all of the following:
     • Team members
     • Chefs d’équipe
     • Administrateurs

4. Click Add to save the reminder

Note that team members will not receive reminders if they are on time off or a holiday

Vous pouvez définir plusieurs rappels pour chaque utilisateur (p. ex. 7 heures par jour, 40 heures par semaine, 150 heures par mois)

Notifications par email pour les managers et les administrateurs #

Les responsables et les administrateurs peuvent recevoir des emails quotidiens, hebdomadaires ou mensuels concernant les membres de l'équipe qui n'ont pas atteint leurs objectifs de temps ou qui ont enregistré plus de temps que l'objectif fixé.

Comment recevoir les notifications par email :

1. Click on the Them section of your reminder
2. Sélectionnez qui doit recevoir les notifications par email :
   • Admins: All admins will receive emails
   • Team managers: Only for their own team members

Admins and managers will receive email summaries according to their personal Day Start and Timezone settings. The email will list everyone who has either missed or exceeded their target hours.

Modifier ou supprimer des rappels #

You can update existing reminders if you need to change the target hours or adjust the recipients.

Pour modifier les rappels :

1. Allez dans l’onglet Rappels
2. Click on the highlighted section (e.g. users, hours, etc.) to make adjustments

Pour supprimer un rappel :

1. Click the X next to the reminder you want to delete
2. Click Delete in the pop-up window

FAQ #

Est-il possible de recevoir une alerte à la fois pour les estimations de temps et les dépenses ?

Oui, vous pouvez définir des alertes à la fois pour le temps et les dépenses, pour autant que le projet dispose d’estimations à cet égard.

Est-il possible de définir des rappels pour plusieurs utilisateurs à la fois ?

Oui, vous pouvez affecter des utilisateurs à des groupes d’utilisateurs et appliquer des rappels à l’ensemble du groupe en une seule fois.