Créer des alertes et des rappels pour les membres de votre espace de travail
Les alertes et les rappels vous aident à suivre l’avancement du projet et à vous assurer que votre équipe enregistre son temps de travail avec précision.
Les objectifs et rappels sont disponibles dans l’offre Standard et les offres supérieures. Les alertes sont disponibles dans l’offre Pro et les offres supérieures.
Alertes vs rappels #
Avant de configurer les notifications, il est utile de comprendre la différence entre les deux types de notifications disponibles :
- Alertes de projet : Elles vous informent lorsqu’un projet spécifique atteint un certain pourcentage de son temps ou de son budget estimé.
- Rappels : Ils informent les membres de l’équipe s’ils n’ont pas enregistré leur nombre d’heures cible ou s’ils ont enregistré trop d’heures.
Autorisations #
Chaque rôle dans l’espace de travail dispose d’autorisations spécifiques concernant la création d’alertes.
| Rôle | Autorisation |
| Administrateur | Peut créer des alertes de projet |
| Chef de projet | Peut recevoir des alertes s’il est configuré pour recevoir des notifications pour ses projets |
| Chef d’équipe | Peut recevoir des alertes concernant les progrès de son équipe Peut être averti si les membres de l’équipe dépassent ou n’atteignent pas leurs objectifs en matière de suivi du temps |
En plus de ces autorisations, certaines conditions doivent être remplies pour recevoir des alertes :
- Si quelqu’un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous du seuil, l’alerte se déclenchera à nouveau lorsqu’il atteindra le pourcentage fixé.
- Si vous excluez le temps non facturable des estimations du projet, il ne sera pas pris en compte dans l’alerte de temps.
Configurer des alertes de projet #
Les alertes de projet vous avertissent lorsqu’un projet atteint un certain pourcentage de son temps ou de son budget estimé.
Par exemple :
Pour un projet de 100 heures estimées, une alerte peut être configurée (p. ex. à 80 %). Dès que l’équipe enregistre 80 heures dans Clockify, un email est envoyé aux destinataires spécifiés, leur permettant d’intervenir avant d’atteindre la limite de temps.
Notez que si quelqu’un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous du seuil, l’alerte se déclenchera à nouveau lorsqu’il atteindra le pourcentage défini.
Pour configurer les alertes de projet :
- Ouvrez Paramètres de l’espace de travail
- Passez à l’onglet Alertes
- Choisissez si vous voulez des alertes pour les projets ou les tâches, et spécifiez le pourcentage du temps estimé auquel l’alerte doit se déclencher
- Sélectionnez qui doit recevoir les alertes :
- Tous les administrateurs
- Tous les chefs de projet (pour leurs projets)
- Membres de projet (pour les alertes de projet)
- Personnes assignées à une tâche (pour les alertes de tâche)
5. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer l’alerte
Les alertes sont générées toutes les 30 minutes et ne sont envoyées qu’aux utilisateurs dont l’adresse email a été vérifiée.
Configurer des objectifs et des rappels de suivi du temps #
Vous pouvez fixer des objectifs de suivi du temps pour votre équipe (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) et leur rappeler automatiquement d’enregistrer leurs heures par email s’ils manquent leurs objectifs ou enregistrent trop d’heures.
En fonction de leur configuration, les rappels peuvent être répartis de trois manières différentes :
- Rappel quotidien : Envoyé le lendemain si les objectifs ne sont pas atteints
- Rappel hebdomadaire : Envoyé le premier jour de la semaine suivante
- Rappel mensuel : Envoyé le premier jour du mois suivant
Pour configurer les rappels de la feuille de temps :
- Allez sur la page Équipe
- Cliquez sur l’onglet Rappels
- Définissez vos règles de rappel :
- Membres de l’équipe (individuels ou groupe)
- Plus ou moins que le nombre d’heures cible
- Nombre d’heures cible
- Sélectionnez une fréquence quotidienne/hebdomadaire/mensuelle
- Sélectionnez pour envoyer des rappels à l'un ou à tous les éléments suivants :
- Membres de l’équipe
- Chefs d’équipe
- Administrateurs
4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le rappel
Veuillez noter que les membres de l’équipe ne recevront pas de rappels s’ils sont en congé ou en vacances.
Vous pouvez définir plusieurs rappels pour chaque utilisateur (p. ex. 7 heures par jour, 40 heures par semaine, 150 heures par mois).
Notifications par email pour les managers et les administrateurs #
Les responsables et les administrateurs peuvent recevoir des emails quotidiens, hebdomadaires ou mensuels concernant les membres de l'équipe qui n'ont pas atteint leurs objectifs de temps ou qui ont enregistré plus de temps que l'objectif fixé.
Comment recevoir les notifications par email :
- Cliquez sur l’option Eux de le rappel
- Sélectionnez qui doit recevoir les notifications par email :
- Administrateurs : Tous les administrateurs recevront des emails
- Chefs d’équipe : Uniquement pour les membres de leur équipe
Les administrateurs et les managers recevront des résumés par email en fonction de leurs paramètres personnels de début de journée et de fuseau horaire. L’email contiendra la liste de toutes les personnes qui ont manqué ou dépassé leur objectif d’heures de travail.
Modifier ou supprimer des rappels #
Vous pouvez facilement mettre à jour les rappels existants si vous avez besoin de changer les heures cibles ou d’ajuster les destinataires.
Pour modifier les rappels :
- Allez dans l’onglet Rappels
- Cliquez sur la section surlignée (p. ex. utilisateurs, heures, etc.) pour effectuer des modifications
Pour supprimer un rappel :
- Cliquez sur le X en regard du rappel que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle
FAQ #
Est-il possible de recevoir une alerte à la fois pour les estimations de temps et les dépenses ?
Oui, vous pouvez définir des alertes à la fois pour le temps et les dépenses, pour autant que le projet dispose d’estimations à cet égard.
Est-il possible de définir des rappels pour plusieurs utilisateurs à la fois ?
Oui, vous pouvez affecter des utilisateurs à des groupes d’utilisateurs et appliquer des rappels à l’ensemble du groupe en une seule fois.