Créer des alertes et des rappels pour les membres de votre espace de travail
Alerts and reminders help you monitor project progress and help your team track their time accurately.
Alerts and reminders #
Alerts and reminders are types of notifications you can set up in your workspace settings. Here’s how they differ:
- Alerts (Projects) are used to notify team members when a specific project reaches a certain percentage of its estimated time or budget.
- Reminders are used to notify team members if they haven’t logged their target number of hours, or if they have logged too much time.
Autorisations #
Chaque rôle dans l’espace de travail dispose d’autorisations spécifiques concernant la création d’alertes.
| Rôle | Autorisation |
| Administrateur | Peut créer des alertes de projet |
| Chef de projet | Peut recevoir des alertes s’il est configuré pour recevoir des notifications pour ses projets |
| Chef d’équipe | Peut recevoir des alertes concernant les progrès de son équipe Peut être averti si les membres de l’équipe dépassent ou n’atteignent pas leurs objectifs en matière de suivi du temps |
Alerts apply only to projects that have an estimate (time or budget).
Configurer des alertes de projet #
Les alertes de projet vous avertissent lorsqu’un projet atteint un certain pourcentage de son temps ou de son budget estimé.
If you have a project estimated to take 100 hours and you want to be notified before it goes over the estimated time, you can set an alert for when the project is 80% completed. When the team tracks 80 hours on that project, Clockify will automatically email the selected recipients so they can take action before the limit is reached.
Project estimates used for alerts will not include non-billable time if you choose to exclude it. This means the excluded time will not contribute to the targeted time setting for the alert.
Pour configurer les alertes de projet :
- Open the Workspace settings menu
- Passez à l’onglet Alertes
- Choisissez si vous voulez des alertes pour les projets ou les tâches, et spécifiez le pourcentage du temps estimé auquel l’alerte doit se déclencher
- Sélectionnez qui doit recevoir les alertes :
- Tous les administrateurs
- Tous les chefs de projet (pour leurs projets)
- Membres de projet (pour les alertes de projet)
- Personnes assignées à une tâche (pour les alertes de tâche)
5. Click Add to save the alert.
Alerts are generated at the 30-minute mark of each hour.
Supprimer des alertes #
Pour supprimer une alerte :
- Click the X next to the alert you want to delete
- Sélectionnez Supprimer
Set up time tracking alerts & reminders #
Vous pouvez fixer des objectifs de suivi du temps pour votre équipe (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) et leur rappeler automatiquement d’enregistrer leurs heures par email s’ils manquent leurs objectifs ou enregistrent trop d’heures.
En fonction de leur configuration, les rappels peuvent être répartis de trois manières différentes :
- Rappel quotidien: Envoyé le lendemain si les objectifs ne sont pas atteints
- Rappel hebdomadaire: Envoyé le premier jour de la semaine suivante
- Rappel mensuel: Envoyé le premier jour du mois suivant
Pour configurer les rappels de la feuille de temps :
- Allez sur la page Équipe
- Cliquez sur l’onglet Rappels
- Définissez vos règles de rappel :
- Membres de l’équipe (individuels ou groupe)
- Plus ou moins que le nombre d’heures cible
- Nombre d’heures cible
- Sélectionnez une fréquence quotidienne/hebdomadaire/mensuelle
- Sélectionnez pour envoyer des rappels à l'un ou à tous les éléments suivants :
- Membres de l’équipe
- Chefs d’équipe
- Administrateurs
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le rappel
Team members will not receive reminders if they are on time off or a holiday.
Vous pouvez définir plusieurs rappels pour chaque utilisateur (p. ex. 7 heures par jour, 40 heures par semaine, 150 heures par mois).
Notifications par email pour les managers et les administrateurs #
Les responsables et les administrateurs peuvent recevoir des emails quotidiens, hebdomadaires ou mensuels concernant les membres de l'équipe qui n'ont pas atteint leurs objectifs de temps ou qui ont enregistré plus de temps que l'objectif fixé.
Comment recevoir les notifications par email :
- Cliquez sur l’option Eux de le rappel
- Sélectionnez qui doit recevoir les notifications par email :
- Administrateurs: Tous les administrateurs recevront des emails
- Chefs d’équipe: Uniquement pour les membres de leur équipe
Les administrateurs et les managers recevront des résumés par email en fonction de leurs paramètres personnels de début de journée et de fuseau horaire. L’email contiendra la liste de toutes les personnes qui ont manqué ou dépassé leur objectif d’heures de travail.
Modifier ou supprimer des rappels #
Vous pouvez facilement mettre à jour les rappels existants si vous avez besoin de changer les heures cibles ou d’ajuster les destinataires.
Pour modifier les rappels :
- Allez dans l’onglet Rappels
- Cliquez sur la section surlignée (p. ex. utilisateurs, heures, etc.) pour effectuer des modifications
Pour supprimer un rappel :
- Cliquez sur le X en regard du rappel que vous souhaitez supprimer
- Click Delete on the pop-up window
FAQch #
Est-il possible de recevoir une alerte à la fois pour les estimations de temps et les dépenses ?
Oui, vous pouvez définir des alertes à la fois pour le temps et les dépenses, pour autant que le projet dispose d’estimations à cet égard.
Est-il possible de définir des rappels pour plusieurs utilisateurs à la fois ?
Yes, you can allocate users to user groups and apply reminders to the whole group at once.