Créer des alertes et des rappels pour les membres de votre espace de travail
Apprenez à configurer des alertes et des rappels pour faciliter le suivi de l’avancement des projets et garantir l’exactitude de l’enregistrement du temps.
Seuls les administrateurs peuvent créer des alertes de projet. Les chefs de projet recevront des alertes s’ils sont configurés pour recevoir des notifications pour leurs projets. Les chefs d’équipe recevront des alertes sur les progrès de leur équipe et pourront être avertis si les membres de l’équipe dépassent ou manquent leurs objectifs de suivi du temps.
Configurer des alertes de projet #
Les alertes de projet vous informent lorsqu’un projet atteint un certain pourcentage de sa durée ou de ses dépenses estimées. Vous pouvez définir ces alertes pour surveiller l’avancement du projet et éviter les dépassements.
Pour configurer les alertes de projet :
- Ouvrez le menu Paramètres de l’espace de travail
- Passez à l’onglet Alertes
- Choisissez si vous voulez des alertes pour les projets ou les tâches, et spécifiez le pourcentage du temps estimé auquel l’alerte doit se déclencher
- Sélectionnez qui doit recevoir les alertes :
- Tous les administrateurs
- Tous les gestionnaires de projet (pour leurs projets)
- Membres de projet (pour les alertes de projet)
- Personnes assignées à une tâche (pour les alertes de tâche)
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer l’alerte.
Remarque supplémentaire #
- Les alertes sont envoyées lorsque le pourcentage fixé est atteint
- Si quelqu’un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous du seuil, l’alerte se déclenchera à nouveau lorsqu’il atteindra le pourcentage fixé
- Si quelqu’un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous du seuil, l’alerte se déclenchera à nouveau lorsqu’il atteindra le pourcentage fixé
- Si vous excluez le temps non facturable des estimations de projet, il ne sera pas pris en compte dans l’alerte
- Les alertes sont générées au bout de 30 minutes de chaque heure
- Seuls les utilisateurs dont l’adresse email a été vérifiée recevront des alertes
Supprimer des alertes #
Pour supprimer une alerte :
- Cliquez sur le X situé à côté de l’alerte
- Sélectionnez Suprrimer
Configurer des objectifs et des rappels de suivi du temps #
Vous pouvez fixer des objectifs de suivi du temps pour votre équipe (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) et leur rappeler automatiquement d’enregistrer leurs heures par email s’ils manquent leurs objectifs ou enregistrent trop d’heures.
En fonction de leur configuration, les rappels peuvent être répartis de trois manières différentes :
- Rappel quotidien: Envoyé le lendemain si les objectifs ne sont pas atteints
- Rappel hebdomadaire: Envoyé le premier jour de la semaine suivante
- Rappel mensuel: Envoyé le premier jour du mois suivant
Pour configurer les rappels de la feuille de temps :
- Allez dans l’onglet Équipe > Rappels
- Définissez un nombre d’heures cible pour les membres de votre équipe (quotidien, hebdomadaire ou mensuel)
- Choisissez quand les rappels doivent être envoyés selon que le membre de l’équipe enregistre plus ou moins d’heures que la cible
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le rappel
Remarques importantes:
- Les membres de l’équipe ne recevront pas de rappels s’ils sont en congé ou en vacances
- Vous pouvez définir plusieurs rappels pour chaque utilisateur (p. ex. 7 heures par jour, 40 heures par semaine, 150 heures par mois)
Notifications par email pour les managers et les administrateurs #
Les responsables et les administrateurs peuvent recevoir des emails quotidiens, hebdomadaires ou mensuels concernant les membres de l'équipe qui n'ont pas atteint leurs objectifs de temps ou qui ont enregistré plus de temps que l'objectif fixé.
Comment recevoir les notifications par email :
- Lors de la création d’un rappel, cliquez sur l’option Eux
- Sélectionnez qui doit recevoir les notifications par email :
- Les administrateurs: Tous les administrateurs recevront des emails
- Chefs d’équipe: Uniquement pour les membres de leur équipe
Les administrateurs et les managers recevront des résumés par email en fonction de leurs paramètres personnels de début de journée et de fuseau horaire. L’email contiendra la liste de toutes les personnes qui ont manqué ou dépassé leur objectif d’heures de travail.
Modifier ou supprimer des rappels #
Vous pouvez facilement mettre à jour les rappels existants si vous avez besoin de changer les heures cibles ou d’ajuster les destinataires.
Pour modifier les rappels :
- Allez dans l’onglet Rappels
- Cliquez sur la section surlignée (p. ex. utilisateurs, heures, etc.) pour effectuer des modifications
Pour supprimer un rappel :
Cliquez sur le X en regard du rappel que vous souhaitez supprimer.
FAQ #
Est-il possible de définir des alertes pour des projets spécifiques ? #
Non, les alertes s’appliquent à tous les projets qui ont des estimations de temps. Vous ne pouvez pas définir d’alertes pour des projets individuels.
Est-il possible de recevoir une alerte à la fois pour les estimations de temps et les dépenses ? #
Oui, vous pouvez définir des alertes à la fois pour le temps et les dépenses, pour autant que le projet dispose d’estimations à cet égard.
Que se passe-t-il si quelqu’un modifie son temps après l’envoi d’une alerte ? #
Si le temps est modifié et que le pourcentage passe en dessous du seuil fixé, une alerte sera à nouveau déclenchée dès que le seuil sera dépassé.
Est-il possible de définir des rappels pour plusieurs utilisateurs à la fois ? #
Oui, vous pouvez affecter des utilisateurs à des groupes d’utilisateurs et appliquer des rappels à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Est-il possible de définir des rappels pour des objectifs de temps différents (p. ex. 7h/jour, 40h/semaine) ? #
Oui, vous pouvez programmer plusieurs rappels pour différents objectifs (quotidiens, hebdomadaires, mensuels).