Establecer alertas y recordatorios para miembros de tu espacio de trabajo
Las alertas y recordatorios te ayudan a supervisar el progreso del proyecto y garantizar que tu equipo registre su tiempo correctamente.
Los objetivos y recordatorios están disponibles en los plane Standard y superiores. Las alertas están disponibles en los planes Pro y superiores.
Alertas vs. recordatorios #
Antes de configurar las notificaciones, es bueno entender la diferencia entre los dos tipos de notificaciones disponibles:
- Alertas de proyecto : Te notifican cuando un proyecto específico alcanza un cierto porcentaje de su tiempo o presupuesto estimado.
- Recordatorios: Notifican a los miembros del equipo si no han registrado su número objetivo de horas, o si han registrado demasiado tiempo.
Permisos #
Cada rol en el espacio de trabajo tiene permisos específicos con relación a la creación de alertas.
| Rol | Permiso |
| Administrador | Puede crear alertas de proyecto |
| Gerente de proyecto | Puede recibir alertas si se han establecido las notificaciones para sus proyectos |
| Gerente de equipo | Puede recibir alertas para el progreso de su equipo Puede recibir notificaciones si los miembros del equipo superan o no alcanzan sus objetivos de seguimiento de tiempo |
Junto con estos permisos, existen algunos requerimientos que necesitan cumplirse para recibir alertas:
- Las alertas se aplican a todos los proyectos con estimaciones y no se pueden establecer para proyectos individuales
- Si no incluyes el tiempo no facturable en las estimaciones de proyectos, no se contará en la alerta de tiempo
Configurar alertas de proyecto #
Las alertas de proyecto te notifican cuando un proyecto alcanza un cierto porcentaje de su tiempo o presupuesto estimado.
Por ejemplo:
Si tienes un proyecto que se estima que llevará 100 horas y deseas recibir una notificación antes de que se supere el tiempo estimado, puedes configurar una alerta para el 80%. Cuando el equipo haya registrado 80 horas en ese proyecto, Clockify enviará automáticamente un correo electrónico a los destinatarios seleccionados para que puedan tomar medidas antes de que se alcance el límite.
Nota: Si alguien edita su tiempo y el porcentaje cae por debajo del umbral, la alerta se activará de nuevo cuando alcance el porcentaje establecido.
Para establecer alertas de proyecto:
- Abre la Configuración del espacio de trabajo
- Pasa a la pestaña Alertas
- Selecciona si quieres alertas para Proyectos o Tareas, y especifica el porcentaje del tiempo estimado cuando la alerta se active
- Selecciona quién recibirá las alertas:
- Todos los administradores
- Todos los gerentes de proyectos (para sus proyectos)
- Miembros del proyecto (para alertas de proyecto)
- Encargados de tarea (para alertas de tarea)
5. Haz clic en Añadir para guardar la alerta
Las alertas se generan cada 30 minutos de cada hora y se envían solo a los usuarios con correos electrónicos verificados
Establecer objetivos de seguimiento de tiempo y recordatorios #
Puedes establecer objetivos de seguimiento de tiempo para tu equipo (diarios, semanales o mensuales) y recordarles automáticamente a registrar sus horas vía correo electrónico si no alcanzan sus objetivos, o si registran demasiadas horas.
Según la configuración, los recordatorios se pueden dividir en tres maneras diferentes:
- Recordatorio diario: Enviado el día siguiente si los objetivos no se alcanzan
- Recordatorio semanal: Enviado el primer día de la semana siguiente
- Recordatorio mensual: Enviado el primer día del mes siguiente
Para establecer recordatorios de planilla de horarios:
- Ve a la página de Equipo
- Haz clic en la pestaña Recordatorios
- Establece tus reglas para los recordatorios:
- Miembros del equipo (individuales o grupo)
- Más o Menos que el número objetivo de horas
- Número objetivo de horas
- Selecciona base Diaria/Semanal/Mensual
- Selecciona enviar recordatorios a:
- Miembros del equipo
- Gerentes de equipo
- Administradores
4. Haz clic en Añadir para guardar el recordatorio
Nota: Los miembros del equipo no recibirán recordatorios si están de vacaciones o tienen tiempo libre
Puedes establecer múltiples recordatorios para cada usuario (por ejemplo, 7 horas al día, 40 horas a la semana, 150 horas al mes)
Notificaciones por correo electrónico para gerentes y administradores #
Los gerentes y administradores pueden recibir correos electrónicos diarios, semanales o mensuales sobre los miembros del equipo que no alcanzaron sus objetivos de tiempo, o registraron más horas que el objetivo.
Cómo recibir notificaciones por correo electrónico:
- Haz clic en la sección Ellos en tu recordatorio
- Selecciona quién debería recibir las notificaciones por correo electrónico:
- Administradores: Todos los administradores recibirán notificaciones
- Gerentes de equipo: Solo para sus propios miembros del equipo
Los administradores y gerentes recibirán resúmenes por correo electrónico según su configuración personal de inicio de día y zona horaria . El correo electrónico enumerará a todos los que no alcanzaron o superaron sus objetivos horarios.
Editar o eliminar recordatorios #
Puedes modificar los recordatorios existentes si necesitas cambiar el objetivo de las horas o los destinatarios.
Para editar recordatorios:
- Ve a la pestaña de Recordatorios
- Haz clic en la parte resaltada (por ejemplo, usuarios, horas, etc.) para hacer cambios
Para eliminar un recordatorio:
- Haz clic en X al lado del recordatorio que quieres eliminar
- Haz clic en Eliminar en la ventana emergente
Preguntas frecuentes #
¿Puedo recibir una alerta tanto para las estimaciones de tiempo como para los gastos?
Sí, puedes establecer alertas para el tiempo y los gastos, siempre y cuando el proyecto tenga estimaciones para ambos.
¿Se pueden establecer recordatorios para más de un usuario a la vez?
Sí, puedes agrupar usuarios en grupos de usuario y aplicar recordatorios a todo el grupo al mismo tiempo.