Establecer alertas y recordatorios para miembros de tu espacio de trabajo

Aprende cómo establecer alertas y recordatorios para ayudar con el seguimiento del progreso de proyecto y garantizar la precisión del registro de tiempo.

Solo los administradores pueden crear alertas de proyecto. Los gerentes de proyecto recibirán alertas si han establecido recibir notificaciones para sus proyectos. Los gerentes de equipo recibirán alertas para el progreso de su equipo y pueden recibir notificaciones si los miembros del equipo superan o no alcanzan sus objetivos de seguimiento de tiempo.

Configurar alertas de proyecto #

Las alertas de proyecto te notifican cuando un proyecto alcanza un cierto porcentaje de su tiempo o gastos estimados. Puedes configurar estas alertas para supervisar el progreso del proyecto.

Para establecer alertas de proyecto:

1. Abre el menú de la Configuración del espacio de trabajo
2. Pasa a la pestaña Alertas
3. Selecciona si quieres alertas para Proyectos o Tareas, y especifica el porcentaje del tiempo estimado cuando la alerta se active
4. Selecciona quién recibirá las alertas:
   • Todos los administradores
   • Todos los gerentes de proyectos (para sus proyectos)
   • Miembros del proyecto (para alertas de proyecto)
   • Encargados de tarea (para alertas de tarea)

Haz clic en Añadir para guardar la alerta.

Nota adicional #

• Las alertas se envían cuando se alcanza el porcentaje establecido
• Si alguien edita su tiempo y el porcentaje cae por debajo del umbral, la alerta se activará de nuevo cuando alcance el porcentaje establecido
• Las alertas se aplican a todos los proyectos con estimaciones y no se pueden establecer para proyectos individuales
• Si excluyes el tiempo no facturable de las estimaciones del proyecto, no se tendrá en cuenta para la alerta de tiempo
• Las alertas se generan cada 30 minutos de cada hora
• Solo los usuarios con correos electrónicos verificados recibirán alertas

Eliminar alertas #

Para eliminar una alerta:

1. Haz clic en el X a su lado
2. Selecciona Eliminar

Establecer objetivos de seguimiento de tiempo y recordatorios #

Puedes establecer objetivos de seguimiento de tiempo para tu equipo (diarios, semanales o mensuales) y recordarles automáticamente a registrar sus horas vía correo electrónico si no alcanzan sus objetivos, o si registran demasiadas horas.

Según la configuración, los recordatorios se pueden dividir en tres maneras diferentes:

• Recordatorio diario: Enviado el día siguiente si los objetivos no se alcanzan
• Recordatorio semanal: Enviado el primer día de la semana siguiente
• Recordatorio mensual: Enviado el primer día del mes siguiente

Para establecer recordatorios de planilla de horarios:

1. Ve a Equipo > Recordatorios
2. Establece un objetivo de número de horas para los miembros de tu equipo (diario, semanal, mensual)
3. Selecciona cuándo se deben enviar los recordatorios en función de si el miembro del equipo registra más o menos horas que el objetivo
4. Haz clic en Añadir para guardar el recordatorio

Notas importantes::

• Los miembros del equipo no recibirán recordatorios si están de vacaciones o tienen tiempo libre
• Puedes establecer múltiples recordatorios para cada usuario (por ejemplo, 7 horas al día, 40 horas a la semana, 150 horas al mes)

Notificaciones por correo electrónico para gerentes y administradores #

Los gerentes y administradores pueden recibir correos electrónicos diarios, semanales o mensuales sobre los miembros del equipo que no alcanzaron sus objetivos de tiempo, o registraron más horas que el objetivo.

Cómo recibir notificaciones por correo electrónico:

1. A la hora de crear un recordatorio, haz clic en la opción Ellos
2. Selecciona quién debería recibir las notificaciones por correo electrónico:
   • Los administradores: Todos los administradores recibirán notificaciones
   • Los gerentes de equipo: Solo para sus propios miembros del equipo

Los administradores y gerentes recibirán resúmenes por correo electrónico según su configuración personal de inicio de día y zona horaria. El correo electrónico enumerará a todos los que no alcanzaron o superaron sus objetivos horarios.

Editar o eliminar recordatorios #

Puedes modificar los recordatorios existentes si necesitas cambiar el objetivo de las horas o los destinatarios.

Para editar recordatorios:

1. Ve a la pestaña de Recordatorios
2. Haz clic en la parte resaltada (por ejemplo, usuarios, horas, etc.) para hacer cambios

Para eliminar un recordatorio: 

Haz clic en X al lado del recordatorio que quieres eliminar.

Preguntas frecuentes #

¿Puedo establecer alertas para proyectos específicos? #

No, las alertas se aplican solo a todos los proyectos con estimaciones. No puedes establecer alertas para proyectos individuales.

¿Puedo recibir una alerta tanto para las estimaciones de tiempo como para los gastos? #

Sí, puedes establecer alertas para el tiempo y los gastos, siempre y cuando el proyecto tenga estimaciones para ambos.

¿Qué pasa si alguien edita su tiempo después de que se envía una alerta? #

Si el tiempo se edita y el porcentaje cae por debajo del umbral establecido, una alerta se activará de nuevo cuando supere el umbral.

¿Se pueden establecer recordatorios para más de un usuario a la vez? #

Sí, puedes agrupar usuarios en grupos de usuario y aplicar recordatorios a todo el grupo al mismo tiempo.

¿Puedo establecer recordatorios para diferentes objetivos de horas (por ejemplo, 7h/día, 40h/semana)? #

Sí, puedes establecer múltiples recordatorios para diferentes objetivos (diarios, mensuales, semanales).