Benachrichtigungen und Erinnerungen für Arbeitsbereich-Mitglieder einrichten

Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen dir dabei, den Projektfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass dein Team seine Zeit präzise erfasst.

Ziele und Erinnerungen sind ab dem Standard-Plan verfügbar. Benachrichtigungen sind ab dem Pro-Plan verfügbar.

Benachrichtigungen vs. Erinnerungen #

Bevor du die Benachrichtigungen einrichtest, ist es hilfreich, den Unterschied zwischen den beiden verfügbaren Arten zu verstehen:

• Projekt-Benachrichtigungen: Diese informieren dich, wenn ein bestimmtes Projekt einen festgelegten Prozentsatz der geschätzten Zeit oder des Budgets erreicht hat.
• Erinnerungen: Diese benachrichtigen Teammitglieder, wenn sie ihre Zielstundenanzahl noch nicht erfasst oder wenn sie zu viel Zeit erfasst haben.

Berechtigungen #

Jede Rolle innerhalb des Arbeitsbereichs hat spezifische Berechtigungen für das Erstellen von Benachrichtigungen.

Rolle	Berechtigung
Admin	Kann Projekt-Benachrichtigungen erstellen.
Projektmanager	Kann Benachrichtigungen erhalten, wenn er als Empfänger für seine Projekte eingestellt ist.
Teammanager	Kann Benachrichtigungen über den Fortschritt seines Teams erhalten. Kann benachrichtigt werden, wenn Teammitglieder ihre Zeiterfassungsziele überschreiten oder verfehlen.

Zusätzlich zu diesen Berechtigungen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um Benachrichtigungen zu erhalten:

• Benachrichtigungen gelten für alle Projekte mit Schätzungen und können nicht für einzelne Projekte eingerichtet werden
• Wenn du nicht-abrechenbare Zeit von den Projektschätzwerten ausschließt, wird diese auch nicht für die Zeit-Benachrichtigungen mitgezählt

Projekt-Benachrichtigungen einrichten #

Projekt-Benachrichtigungen informieren dich, sobald ein Projekt einen bestimmten Prozentsatz der geschätzten Zeit oder des Budgets erreicht. 

Zum Beispiel:

Wenn du ein Projekt hast, für das 100 Stunden veranschlagt sind, und du benachrichtigt werden möchtest, bevor diese Zeit überschritten wird, kannst du eine Benachrichtigung bei 80 % einstellen. Sobald das Team 80 Stunden für dieses Projekt erfasst hat, sendet Clockify automatisch eine E-Mail an die ausgewählten Empfänger. So können diese rechtzeitig handeln, bevor das Limit erreicht wird.

Hinweis: Falls jemand seine Zeit nachträglich bearbeitet und der Prozentsatz dadurch wieder unter den Schwellenwert fällt, wird die Benachrichtigung erneut ausgelöst, sobald der eingestellte Prozentsatz wieder erreicht wird. 

So richtest du Projekt-Benachrichtigungen ein:

1. Öffne Arbeitsbereichseinstellungen
2. Wechsle zum Tab Benachrichtigungen
3. Wähle aus, ob du Benachrichtigungen für Projekte oder Aufgaben erhalten möchtest, und gib den Prozentsatz der geschätzten Zeit an, bei dem die Benachrichtigung ausgelöst werden soll
4. Wähle aus, wer die Benachrichtigungen erhalten soll:
   • Alle Administratoren
   • Alle Projektmanager (für ihre jeweiligen Projekte)
   • Projektmitglieder (für Projekt-Benachrichtigungen)
   • Zugewiesene Aufgabenmitarbeiter (für Aufgaben-Benachrichtigungen)

5. Klicke auf Hinzufügen, um die Benachrichtigungen zu speichern

Benachrichtigungen werden jede Stunde zur 30-Minuten-Marke generiert und nur an Nutzer mit verifizierter E-Mail-Adresse gesendet.

Zeiterfassungsziele und Erinnerungen einrichten #

Du kannst Zeiterfassungsziele für dein Team (täglich, wöchentlich oder monatlich) festlegen und deine Teammitglieder automatisch per E-Mail daran erinnern, ihre Stunden zu erfassen, falls sie ihre Ziele nicht erreichen oder zu viele Stunden protokollieren.

Basierend auf ihrer Konfiguration können Erinnerungen auf drei verschiedene Weisen unterteilt werden:

• Tägliche Erinnerung: Wird am nächsten Tag gesendet, wenn die Ziele nicht erreicht wurden
• Wöchentliche Erinnerung: Wird am ersten Tag der nächsten Woche gesendet
• Monatliche Erinnerung: Wird am ersten Tag des nächsten Monats gesendet

So richtest du Arbeitszeittabelle-Erinnerungen ein:

1. Gehe zur Seite Team
2. Klicke auf den Tab Erinnerungen
3. Lege deine Erinnerungen fest:
   • Teammitglieder (einzelne Personen oder Gruppen)
   • Mehr oder weniger als die Zielstundenzahl
   • Zielstundenzahl
   • Wähle das Intervall aus (Täglich/Wöchentlich/Monatlich)
   • Wähle aus, an wen die Erinnerungen gesendet werden sollen (eine oder mehrere Optionen möglich):
     • Teammitglieder
     • Teammanager
     • Administratoren

4. Klicke auf Hinzufügen, um die Erinnerung zu speichern

Bitte beachte, dass Teammitglieder keine Erinnerung erhalten, wenn für sie eine Abwesenheit oder ein Feiertag eingetragen ist.

Du kannst mehrere Erinnerungen für jeden Benutzer einrichten (z. B. 7 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche, 150 Stunden pro Monat)

E-Mail-Benachrichtigungen für Manager und Admins #

Manager und Admins können tägliche, wöchentliche oder monatliche E-Mails über Teammitglieder erhalten, die ihre Zeitziele verfehlt oder mehr als die Zielstunden erfasst haben.

So erhältst du E-Mail-Benachrichtigungen:

1. Klicke beim Erstellen einer Erinnerung auf die Auswahl Sie
2. Wähle aus, wer die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten soll:
   • Admins: Alle Admins erhalten E-Mails
   • Teammanager: Nur für ihre eigenen Teammitglieder

Admins und Manager erhalten E-Mail-Zusammenfassungen gemäß ihren persönlichen Einstellungen für Tagesbeginn und Zeitzone. Die E-Mail listet alle Personen auf, die ihre Zielstunden entweder verfehlt oder überschritten haben.

Erinnerungen bearbeiten oder entfernen #

Du kannst bestehende Erinnerungen aktualisieren, wenn du die Zielstunden ändern oder die Empfänger anpassen musst.

So bearbeitest du Erinnerungen:

1. Gehe zu Erinnerungen
2. Klicke auf den hervorgehobenen Abschnitt (z. B. Benutzer, Stunden usw.), um Anpassungen vorzunehmen

So entfernst du eine Erinnerung:

1. Klicke auf das X neben der Erinnerung, die du löschen möchtest
2. Klicke auf Löschen im Pop-up-Fenster

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich eine Benachrichtigung für Zeitschätzungen und Ausgaben erhalten?

Ja, du kannst Benachrichtigungen sowohl für Zeit als auch für Ausgaben einrichten, solange das Projekt dafür Schätzungen hat.

Können Erinnerungen für mehr als einen Benutzer gleichzeitig eingestellt werden?

Ja, du kannst Benutzer Benutzergruppen zuweisen und Erinnerungen für die gesamte Gruppe gleichzeitig anwenden.