Benachrichtigungen und Erinnerungen für Arbeitsbereich-Mitglieder einrichten

Finde heraus, wie du Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichtest, um den Projektfortschritt zu verfolgen und die Genauigkeit der Zeiterfassung sicherzustellen.

Nur Admins können Projektbenachrichtigungen erstellen. Projektmanager erhalten Benachrichtigungen, wenn sie für ihre Projekte so eingestellt sind, dass sie Mitteilungen erhalten. Teammanager erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt ihres Teams und können benachrichtigt werden, wenn Teammitglieder ihre Zeiterfassungsziele über- oder unterschreiten.

Projekt-Benachrichtigungen einrichten #

Projekt-Benachrichtigungen informieren dich, wenn ein Projekt einen bestimmten Prozentsatz seiner geschätzten Zeit oder Kosten erreicht. Du kannst diese Benachrichtigungen einrichten, um den Projektfortschritt zu überwachen und Überschreitungen zu vermeiden.

So richtest du Projekt-Benachrichtigungen ein:

1. Öffne das Menü Arbeitsbereichseinstellungen
2. Wechsle zur Registerkarte Benachrichtigungen
3. Wähle aus, ob du Benachrichtigungen für Projekte oder Aufgaben erhalten möchtest, und gib den Prozentsatz der geschätzten Zeit an, bei dem die Benachrichtigung ausgelöst werden soll
4. Wähle aus, wer die Benachrichtigungen erhalten soll:
   • Alle Administratoren
   • Alle Projektmanager (für ihre Projekte)
   • Projektmitglieder (für Projektbenachrichtigungen)
   • Aufgabenzugewiesene (für Aufgabenbenachrichtigungen)

Klicke auf Hinzufügen, um die Benachrichtigung zu speichern.

Zusätzlicher Hinweis #

• Benachrichtigungen werden gesendet, wenn der eingestellte Prozentsatz erreicht ist
• Wenn jemand seine Zeit bearbeitet und der Prozentsatz unter den Schwellenwert fällt, wird die Benachrichtigung erneut ausgelöst, sobald der eingestellte Prozentsatz wieder erreicht ist
• Benachrichtigungen gelten für alle Projekte mit Schätzungen und können nicht für einzelne Projekte eingerichtet werden
• Wenn du nicht abrechenbare Zeit aus den Projektschätzungen ausschließt, wird diese nicht für den Zeit-Benachrichtigung berücksichtigt
• Benachrichtigungen werden zur 30-Minuten-Marke jeder Stunde generiert
• Nur Benutzer mit verifizierten E-Mails erhalten Benachrichtigungen

Benachrichtigungen entfernen #

So löschst du eine Benachrichtigung:

1. Klicke auf X neben der Benachrichtigung
2. Wähle "Löschen" aus

Zeiterfassungsziele und Erinnerungen einrichten #

Du kannst Zeiterfassungsziele für dein Team (täglich, wöchentlich oder monatlich) festlegen und deine Teammitglieder automatisch per E-Mail daran erinnern, ihre Stunden zu erfassen, falls sie ihre Ziele nicht erreichen oder zu viele Stunden protokollieren.

Basierend auf ihrer Konfiguration können Erinnerungen auf drei verschiedene Weisen unterteilt werden:

• Tägliche Erinnerung: Wird am nächsten Tag gesendet, wenn die Ziele nicht erreicht wurden
• Wöchentliche Erinnerung: Wird am ersten Tag der nächsten Woche gesendet
• Monatliche Erinnerung: Wird am ersten Tag des nächsten Monats gesendet

So richtest du Arbeitszeittabelle-Erinnerungen ein:

1. Gehe zu Team > Erinnerungen
2. Lege eine Zielstundenzahl für deine Teammitglieder fest (täglich, wöchentlich oder monatlich)
3. Wähle, wann Erinnerungen gesendet werden sollen, basierend darauf, ob das Teammitglied mehr oder weniger als die Zielstunden erfasst
4. Klicke auf Hinzufügen, um die Erinnerung zu speichern

Wichtige Hinweise:

• Teammitglieder erhalten keine Erinnerungen, wenn sie sich im Urlaub oder an einem Feiertag befinden
• Du kannst mehrere Erinnerungen für jeden Benutzer einrichten (z. B. 7 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche, 150 Stunden pro Monat)

E-Mail-Benachrichtigungen für Manager und Admins #

Manager und Admins können tägliche, wöchentliche oder monatliche E-Mails über Teammitglieder erhalten, die ihre Zeitziele verfehlt oder mehr als die Zielstunden erfasst haben.

So erhältst du E-Mail-Benachrichtigungen:

1. Klicke beim Erstellen einer Erinnerung auf die Option Sie
2. Wähle aus, wer die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten soll:
   • Admins: Alle Admins erhalten E-Mails
   • Teammanager: Nur für ihre eigenen Teammitglieder

Admins und Manager erhalten E-Mail-Zusammenfassungen gemäß ihren persönlichen Einstellungen für Tagesbeginn und Zeitzone. Die E-Mail listet alle Personen auf, die ihre Zielstunden entweder verfehlt oder überschritten haben.

Erinnerungen bearbeiten oder entfernen #

Du kannst bestehende Erinnerungen einfach aktualisieren, falls du die Zielstunden ändern oder die Empfänger anpassen musst.

So bearbeitest du Erinnerungen:

1. Gehe zu Erinnerungen
2. Klicke auf den hervorgehobenen Abschnitt (z. B. Benutzer, Stunden usw.), um Anpassungen vorzunehmen

So entfernst du eine Erinnerung: 

Klicke auf das X neben der Erinnerung, die du löschen möchtest.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich Benachrichtigungen für bestimmte Projekte einrichten? #

Nein, Benachrichtigungen gelten für alle Projekte, die Zeitschätzungen haben. Du kannst keine Benachrichtigungen für einzelne Projekte einrichten.

Kann ich eine Benachrichtigung für Zeitschätzungen und Ausgaben erhalten? #

Ja, du kannst Benachrichtigungen sowohl für Zeit als auch für Ausgaben einrichten, solange das Projekt dafür Schätzungen hat.

Was passiert, wenn jemand seine Zeit nach dem Versenden einer Benachrichtigung bearbeitet? #

Wenn die Zeit bearbeitet wird und der Prozentsatz unter den festgelegten Schwellenwert fällt, wird eine Benachrichtigung erneut ausgelöst, sobald der Schwellenwert überschritten wird.

Können Erinnerungen für mehr als einen Benutzer gleichzeitig eingestellt werden? #

Ja, du kannst Benutzer Benutzergruppen zuweisen und Erinnerungen für die gesamte Gruppe gleichzeitig anwenden.

Kann ich Erinnerungen für unterschiedliche Stundenziele einrichten (z.B. 7h/Tag, 40h/Woche)? #

Ja, du kannst mehrere Erinnerungen für verschiedene Ziele (täglich, wöchentlich, monatlich) einrichten.