Orçamento e estimativas
Se você tiver projetos com tarifas fixadas, poderá acompanhar seu progresso e ver quanto do orçamento foi gasto definindo estimativas em termos monetários. Você também receberá alertas se estiver prestes a ultrapassar o orçamento.
O orçamento do projeto é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.
Definindo orçamento do projeto #
Para definir o orçamento do projeto, acesse a guia de configurações de algum projeto e em Estimativa, selecione Orçamento do projeto:
- Você pode definir um orçamento geral do projeto usando a opção Manual.
- Ou você pode escolher Baseado em tarefas e em seguida, definir o orçamento para cada tarefa individual no projeto (o progresso geral do projeto sempre será a soma de todos os seus orçamentos de tarefas).
Quando o orçamento do projeto é selecionado, a guia de status do projeto e sua barra de progresso refletem o valor faturável de cada entrada no projeto em relação ao orçamento e mostram quanto foi gasto e quanto resta.
Você também pode optar por incluir despesas faturáveis como parte do orçamento do projeto ativando O orçamento inclui despesas faturáveis.
Os alertas sempre levam em consideração o status do projeto, e serão enviados independentemente se a estimativa do projeto estiver definida em prazo ou orçamento.
Estimativas recorrentes #
Se você tiver projetos com orçamentos diferentes em períodos de tempo diferentes, poderá definir as redefinições de Orçamento (ou Estimativa) após o período definido na guia Configurações do projeto, localizada abaixo da seção de estimativa.
A estimativa do projeto pode ser redefinida para um destes três períodos:
- Semana (segunda-feira é o dia da semana padrão)
- Mês (período de tempo padrão, o primeiro dia do mês é o dia padrão)
- Ano (janeiro é o mês padrão, o primeiro dia do mês é o dia padrão, 00:00 é a hora padrão)
Para definir a redefinição da estimativa semanal/mensal/anualmente:
- Vá para a página Projetos na barra lateral
- Escolha a guia Configurações
- Navegue até a seção Estimativa do projeto
- Ative a opção Redefinir estimativa a cada (período) na (data) às (hora)
Agora, quando a estimativa for redefinida após cada (semana/mês/ano), em cada (data) e em cada (tempo), a barra de progresso do projeto retornará a 0%.
Esta ação pode ser realizada por administradores e proprietários e está disponível para gerentes de projeto dos projetos aos quais estão atribuídos quando Quem pode ver taxas e valores por hora está definido como Qualquer pessoa.
Depois de definir o período de estimativa, ele será aplicado a todos os períodos anteriores. Além disso, apenas as entradas de tempo que pertencem ao período atualmente definido serão exibidas na seção Rastreado x Estimado do status do projeto.
Os alertas também levam em consideração a opção de redefinição.
O formato de hora na estimativa é aquele definido nas Configurações do perfil.
Se a redefinição da estimativa estiver ativada:
- As informações sobre moeda por tempo são definidas na Estimativa do projeto
- O período de redefinição é especificado no projeto e exibido quando você passa o mouse sobre um projeto
- Com o tipo de estimativa baseada em tarefas, estimativa de tempo, orçamento do projeto, rastreado, valor, Status e Progresso também são redefinidos
- A alteração é aplicada a Alertas e Registro de auditoria
Estimativas em relatórios #
Você pode abrir o Relatório resumido e ativar Mostrar estimativa para ver estimativas e orçamento para cada projeto e tarefa ali mesmo no relatório, ao lado do tempo rastreado.
Você também pode baixar o relatório com estimativas via exportação ou compartilhar os números das estimativas ao compartilhar um relatório.
Os arquivos exportados terão estimativas apenas se for agrupado por Projeto ou Tarefa, ou ambos. Além disso, lembre-se de que a opção Mostrar estimativa precisa estar ativada.
Somente administradores podem ver, compartilhar e baixar estimativas em relatórios.
Permissões #
Quem pode ver o orçamento depende de Quem pode ver as taxas faturáveis e de Quem pode ver o status do projeto nas configurações do espaço de trabalho:
- Os administradores podem ver e definir o orçamento do projeto em todos os projetos
- Os gerentes de projeto só poderão ver e definir o orçamento do projeto se puderem ver os valores faturáveis. Caso contrário, eles só poderão ver o progresso.
- Os usuários regulares não podem definir o orçamento. Se eles puderem ver o status do projeto, poderão ver o progresso e, se puderem ver as taxas faturáveis, poderão ver o orçamento exato.