La guía completa para
la gestión de la capacidad
¿Qué tan familiarizado estás con los términos oferta y demanda? Incluso si no eres un estudiante de economía, es probable que los hayas escuchado antes.
La oferta y la demanda juegan un papel vital en la gestión de la capacidad, pero estos dos términos son solo una pieza del rompecabezas.
Se necesita mucho más para entender cómo gestionar la capacidad de manera efectiva y por qué eso es importante para el éxito de los proyectos y las empresas.
En esta guía, arrojaremos luz sobre la gestión de la capacidad:
- Su definición y ejemplos,
- El proceso de gestión de la capacidad,
- La importancia de la gestión de la capacidad,
- Los desafíos que pueden surgir al gestionar la capacidad, y
- Estrategias de gestión de capacidad que puedes seguir para superar los problemas más comunes.
¿Qué es la gestión de la capacidad? (+ términos de capacidad importantes)
La gestión de la capacidad es el proceso de garantizar que las empresas maximicen su producción. Con una gestión de la capacidad adecuada, las empresas pueden controlar cuánto pueden lograr, producir o vender en un período determinado.
Antes de entrar en más detalles sobre lo que implica la gestión de la capacidad, primero definamos algunos de los términos más importantes relacionados con la capacidad:
- Componente,
- Capacidad,
- Plan de capacidad,
- Informe de capacidad,
- Sistema de información de gestión de capacidad (Capacity Management Information System - CMIS),
- Desempeño, y
- Gerentes de capacidad.
Componente
Un componente es una estructura fundamental de un servicio particular, una parte esencial de un servicio.
Por ejemplo, la base de datos es el componente de una aplicación o un servidor.
Dado que los componentes son tan importantes, deben comprarse, construirse, mantenerse y monitorearse.
Capacidad
Según el Instituto CIPS, la capacidad representa los recursos disponibles que se pueden aprovechar para satisfacer un determinado nivel de demanda.
Entonces, por ejemplo, en un hotel, la capacidad sería la cantidad de habitaciones, la disponibilidad del personal y las horas durante las cuales trabajan los empleados del hotel.
En un restaurante, la capacidad sería la cantidad de mesas y sillas disponibles, la disponibilidad del personal del restaurante y los horarios de apertura.
Plan de capacidad
Un plan de capacidad cubre diferentes escenarios para demandas comerciales anticipadas.
Gracias a los planes de capacidad, las empresas pueden tomar las mejores decisiones sobre cómo brindar a sus clientes servicios de calidad manteniendo precios rentables.
Informe de capacidad
Un informe de capacidad es un documento que contiene datos sobre el uso y el rendimiento de servicios y recursos.
Vigilar los informes de capacidad ayuda a los gerentes a tomar decisiones sobre componentes individuales.
Sistema de información de gestión de capacidad
El sistema de información de gestión de la capacidad (CMIS) es el depósito virtual que recopila todos los datos sobre la capacidad en un solo lugar.
Rendimiento
El rendimiento es una medida que muestra la rapidez con la que un sistema puede responder a las solicitudes.
Por ejemplo, qué tan rápido una aplicación puede procesar datos.
Gerentes de capacidad
Además de estos términos, también debemos mencionar los gerentes de capacidad. Los gerentes de capacidad supervisan todo el proceso de gestión de capacidad.
Hacen recomendaciones sobre los recursos y su reasignación. Además, los administradores de capacidad hacen planes para las necesidades comerciales a corto, mediano y largo plazo.
El proceso de gestión de la capacidad
El proceso de gestión de la capacidad abarca la cuestión de la demanda y la oferta de recursos.
Demanda significa la cantidad de productos, artículos o servicios que los clientes o usuarios están dispuestos a comprar a un precio determinado.
La oferta se refiere a la cantidad de productos, artículos o servicios que las empresas pueden proporcionar a sus consumidores o clientes, a un precio determinado.
Hablando de recursos, la gestión de la capacidad cubre recursos como:
- Capital humano,
- Hardware,
- Equipo de red,
- Periféricos, y
- Software.
Cuando se trata de capital humano, las organizaciones tienen que averiguar si tienen suficiente fuerza laboral. Las empresas pueden encontrar útiles las siguientes preguntas:
- ¿Tenemos suficientes empleados para cubrir todos nuestros proyectos?
- ¿Tenemos suficientes proyectos para proporcionar a nuestros empleados una carga de trabajo?
Más información: ¿Qué es la gestión de la fuerza laboral y cómo funciona?
Además, los líderes deben pensar en su equipo para delegar la carga de trabajo por igual. Por lo tanto, para planificar proyectos y empleados correctamente, los líderes deben responder a estas preguntas:
- ¿Quién está ocupado y quién puede manejar más tareas?
- ¿Quién está sobrecargado de trabajo?
- ¿Cuándo estarán disponibles miembros particulares para comenzar a trabajar en un nuevo proyecto?
Independientemente del tipo de negocio en el que operen, las empresas deben ser flexibles y adaptables para cumplir con las expectativas de los clientes o usuarios. Por lo tanto, implementar un sistema de gestión de capacidad mejorado puede incluir acciones como:
- Trabajar horas extras,
- Subcontratación de operaciones de la empresa,
- Compra de equipo adicional, y
- Venta de propiedad comercial.
Ejemplos de gestión de capacidad
Para comprender la gestión de la capacidad, debemos considerar sus dos elementos vitales: la oferta y la demanda.
Veamos estos ejemplos de oferta diaria, semanal y mensual:
- Un camión de comida rápida que puede hacer 700 sándwiches por día.
- Un centro de llamadas que puede realizar 1200 llamadas por semana.
- Una fábrica de juguetes que puede armar 5000 juguetes por mes.
Si hay una demanda de 700 sándwiches por día, y esta demanda siempre se satisface, esta empresa de comida rápida está funcionando bien, por lo que este es un ejemplo de gestión de la capacidad eficiente. Eso significa que esta empresa tiene suficientes empleados para cubrir las demandas diarias durante sus horas de trabajo. Además, es probable que este camión de comida rápida cuente con suficiente equipo, hardware, software y periféricos que los empleados pueden usar cuando trabajan.
Ahora, ¿qué pasa si las demandas cambian? ¿Qué pasa si hay una mayor demanda de sándwiches diarios (1000 por día)?
En ese caso, la empresa de comida rápida necesita adaptar su gestión de capacidad.
Cuando se trata de esta empresa de comida rápida, pueden decidir subcontratar algunas partes de sus operaciones, como hornear panecillos para sándwiches. En lugar de hacer esto por sí mismos, la empresa de comida rápida puede contratar a una panadería. Así, los empleados que trabajan en este negocio de comida rápida ahorrarán un tiempo valioso (ya que no volverán a hornear) y lo usarán para hacer 1000 sándwiches por día.
Por otro lado, si el centro de llamadas tiene que mejorar su capacidad de gestión para realizar 1500 llamadas por semana (en lugar de las 1200 mencionadas anteriormente), puede optar por trabajar horas extras.
Además, digamos que la fábrica de juguetes tiene que producir 7000 juguetes al mes (en lugar de los 5000 habituales), antes de la temporada navideña. Para subir de nivel la gestión de su capacidad, la fábrica de juguetes puede optar por comprar equipos o maquinaria adicionales.
¿Cuáles son los principales elementos de la gestión de la capacidad?
Hay cuatro elementos principales de la gestión de la capacidad:
- Gestión de la capacidad empresarial
- Gestión de la capacidad del servicio
- Gestión de capacidad de componentes
- Informes de gestión de capacidad
Profundicemos más en cada elemento.
Gestión de la capacidad empresarial
La gestión de la capacidad empresarial cubre las necesidades y los planes empresariales en relación con los servicios y la infraestructura de TI. Este subproceso incluye la revisión de todos los datos sobre las demandas. De esa manera, las empresas se aseguran de que el servicio de TI se completará correctamente.
Gestión de la capacidad del servicio
La gestión de la capacidad del servicio implica predecir, gestionar y controlar el rendimiento de los servicios operativos de TI, desde el comienzo del proyecto hasta su finalización.
Este subproceso revisa los recursos, los patrones de trabajo del servicio de TI, así como los mínimos y máximos de este servicio.
Gestión de capacidad de componentes
La gestión de la capacidad de los componentes cubre el manejo y la supervisión del rendimiento, el uso y la capacidad de cada componente de TI.
Dado que los componentes de hardware suelen tener una capacidad específica, es necesario medir estas capacidades. De esa forma, la gestión de la capacidad de los componentes garantiza que no haya problemas relacionados con el rendimiento.
Informes de gestión de capacidad
Los informes de gestión de capacidad proporcionan otros procesos de gestión de servicios y gestión de TI con datos importantes sobre la capacidad del servicio, el uso del servicio y el rendimiento del servicio. Luego, los datos se presentan en el informe de capacidad del servicio.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de la capacidad?
Los principales objetivos de la gestión de la capacidad son:
- Identificar las demandas de capacidad de TI. De esa manera, las empresas pueden satisfacer las demandas de carga de trabajo actuales y futuras.
- Desarrollar y mantener un plan de capacidad.
- Brindar orientación y asesoramiento en cuanto a la capacidad y el rendimiento.
- Asegurar que los logros de desempeño del servicio estén alineados con sus objetivos.
- Ayudar cuando surjan problemas al proporcionar diagnósticos y encontrar soluciones a estos problemas.
- Mejorar el rendimiento tomando medidas proactivas.
Proceso de gestión de capacidad
El proceso de gestión de la capacidad incluye los siguientes pasos:
- Establecimiento de los planes de la empresa
- Evaluación de las demandas y oportunidades de los clientes
- Análisis del resultado de la infraestructura y los recursos actuales
- Realización de la planificación de la capacidad
- Seguimiento y revisión de la capacidad de producción
Ahora, veamos qué cubre cada uno de estos procesos.
Paso 1: Establecimiento de los planes de la empresa
El primer paso del proceso de gestión de la capacidad es bastante sencillo. Las empresas necesitan conocer la demanda exacta de producción en los próximos meses. Esa es la forma más eficiente de gestionar la capacidad.
Al tener una comprensión más clara de los planes de la empresa, la gerencia de la empresa podrá decidir si quiere contratar más empleados o si se necesita mantenimiento de la máquina.
Paso 2: Evaluación de las demandas y oportunidades de los clientes
El siguiente paso en el proceso de gestión de la capacidad es comprender las tendencias del mercado a lo largo del año. Por lo tanto, las empresas podrán pronosticar las demandas de los clientes con mayor precisión.
Por ejemplo, las tendencias del mercado pueden cubrir algunos eventos cruciales, como el Super Bowl, o tendencias estacionales, como la temporada de Navidad o Semana Santa.
Usemos el ejemplo mencionado anteriormente de una fábrica de juguetes. Se acerca la temporada navideña y la empresa tiene que atender la demanda de sus clientes.
En lugar de armar 5000 juguetes por mes, tendrán que aumentar la cantidad de productos a un total de 7000 juguetes por mes. Entonces, durante octubre y noviembre, esta es la demanda de los clientes de la fábrica de juguetes.
Paso 3: Análisis del resultado de la infraestructura y los recursos actuales
Ahora que las empresas son conscientes de las demandas futuras, la dirección de la empresa debe seguir el tercer paso: analizar el resultado de la infraestructura y los recursos actuales.
En otras palabras, ¿podrán las empresas satisfacer la demanda de los clientes con sus recursos e infraestructura existentes?
De lo contrario, las empresas tendrán que arrendar o comprar nueva maquinaria o equipo. Además, es posible que las empresas tengan que contratar nuevos empleados para operar este equipo o realizar otras tareas.
En el caso de la fábrica de juguetes, la empresa puede decidir comprar maquinaria adicional. Además, la empresa deberá averiguar si tiene suficientes diseñadores de juguetes para generar ideas para nuevos juguetes.
Para hacerlo, los gerentes primero deben analizar si sus diseñadores de juguetes actuales están disponibles para este vital proyecto navideño o si tienen que contratar más diseñadores. Una vez que reúnen al equipo, los líderes deben crear cronogramas de proyectos.
Dado que Clockify también se puede usar como una herramienta de planificación de proyectos, los gerentes pueden usar la función de programación para planificar proyectos en una línea de tiempo.
Como puedes ver en la captura de pantalla anterior, puedes añadir diferentes etapas del proyecto a la línea de tiempo, como el inicio de un proyecto o reuniones con clientes. También puedes añadir o eliminar miembros del equipo, así como incluir hitos para recordar etapas cruciales del proyecto.
Recordemos nuestro ejemplo de la fábrica de juguetes. Las mayores demandas de los clientes durante la temporada navideña implican más trabajo para todo el equipo de diseñadores de juguetes. Por lo tanto, los gerentes pueden usar la función de programación para revisar los horarios de los empleados y delegar la carga de trabajo. Como podemos ver en la captura de pantalla anterior, los horarios pueden ser:
- Lleno: la carga de trabajo de los empleados está a su máxima capacidad.
- Abierto: los empleados tienen tiempo para trabajo adicional.
- Por encima: la carga de trabajo de los empleados está por encima de su capacidad.
De esta forma, los gerentes determinarán si tienen suficientes recursos para el proyecto actual.
Paso 4: Realización de la planificación de la capacidad con respecto a la decisión
Una vez que las empresas completan el tercer paso: decidir si tienen suficiente infraestructura y recursos para satisfacer las demandas, el siguiente paso lógico es la implementación.
Si las empresas deciden comprar nuevos equipos o maquinaria, entonces este paso es comprar maquinaria nueva e instalarla.
Una vez completada esta parte, las empresas podrán emparejar la demanda y la oferta.
Paso 5: Seguimiento y revisión de la capacidad de producción
El paso final del proceso de gestión de capacidad es asegurarse de que el plan de capacidad funcione bien y se adapte a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, las empresas necesitan realizar un seguimiento y revisar constantemente el proceso relacionado con la capacidad.
¿Por qué es importante la gestión de la capacidad?
Estos son los beneficios más importantes de la gestión de la capacidad:
- Proporciona un mejor rendimiento y disponibilidad de los servicios de TI.
- Ayuda a las empresas a determinar qué actividades son a largo plazo y estratégicas, y qué actividades son asignaciones de operaciones diarias.
- Garantiza menos problemas e incidentes en lo que respecta a la capacidad y el rendimiento.
- Garantiza que la capacidad y el rendimiento necesarios sean rentables.
- Avanza la fiabilidad del presupuesto relacionado con la capacidad.
¿Cuáles son los diferentes desafíos de la gestión de la capacidad?
Hablamos sobre la importancia de la gestión de la capacidad en el espacio de trabajo. Ahora bien, gestionar la capacidad no siempre es una tarea fácil.
Según el artículo de Forbes, estos son los desafíos más comunes relacionados con la gestión de la capacidad:
- El reto de los datos
- El reto de la complejidad
- El reto de la comunicación
Exploremos cada uno con más detalle.
El reto de los datos
Los planificadores de capacidad manejan mucha información que generalmente ingresan en hojas de cálculo manuales. Para tener un proceso de gestión de capacidad adecuado, las entradas de datos deben ser precisas y escritas en el formato correcto (las mismas unidades de medida). Como puedes imaginar, cometer errores al escribir información incorrecta puede afectar todo el proceso de gestión de la capacidad.
Una vez que los planificadores de capacidad añaden los datos, también deben incluir detalles sobre la oferta y la demanda, y luego usar una fórmula que les ayude a ver la información sobre la capacidad disponible.
El reto de la complejidad
Este reto está en relación con el anterior.
Dado que los planificadores de capacidad trabajan con fórmulas y cálculos, es probable que haya algunos errores en el camino. Tal como mencionamos anteriormente, añadir datos incorrectos a las hojas de cálculo puede dañar todo el proceso.
Además, las cosas pueden complicarse aún más porque la gestión de la capacidad suele implicar varios niveles en la fabricación. Completar cada uno de estos niveles lleva tiempo y requiere datos adicionales. Por lo tanto, obtener un plan de capacidad final involucra a tantos empleados, lo que aumenta el riesgo de que alguien cometa un error (no intencional), lo que nos lleva al siguiente reto.
El reto de la comunicación
Para evitar cometer errores al ingresar datos, es importante que todos los empleados involucrados en la gestión de capacidad intercambien información regularmente.
Por lo tanto, mantener una comunicación clara y transparente es crucial para el éxito de la gestión de la capacidad. Cuando no hay brechas de comunicación entre los empleados, es más probable que el proceso de gestión de la capacidad se realice con precisión.
Ahora que hemos hablado sobre los retos que pueden surgir durante este proceso, exploremos las estrategias más efectivas para superar los problemas.
Estrategias de gestión de la capacidad
Las estrategias de gestión de capacidad más prácticas que puede utilizar son:
- Estrategia de retraso
- Estrategia de liderazgo
- Estrategia dinámica
- Estrategia de emparejar
Explicaremos más detalladamente cómo puede aprovechar al máximo cada estrategia.
Estrategia de retraso
El primer paso que dan los gerentes de capacidad en esta estrategia es determinar la capacidad.
Luego, los gerentes de capacidad esperan un aumento en la demanda. Esa es la señal de que los gerentes deben mejorar las capacidades de producción para satisfacer las necesidades del mercado.
Aunque bastante útil, esta estrategia tiene un inconveniente clave. Si las demandas del mercado ocurren demasiado rápido, las empresas podrían perder sus oportunidades de vender más productos/servicios. Esto se debe a que mejorar las capacidades de producción lleva tiempo.
Estrategia de liderazgo
En comparación con la estrategia de retraso, la estrategia de liderazgo es más arriesgada y agresiva.
Cuando se usa la estrategia de liderazgo, los gerentes de capacidad toman decisiones para mejorar la capacidad aunque no haya una demanda real en un mercado. Los gerentes asumen que habrá demandas y esperan que la capacidad mejorada sea suficiente.
Ahora bien, ¿en qué casos las empresas llevan a cabo esta estrategia?
Suele ocurrir cuando las empresas se expanden. Además, las empresas que trabajan en industrias con demandas de ventas frecuentes suelen optar por una estrategia de liderazgo.
El problema principal con esta estrategia es que es arriesgada.
Si la demanda no aumenta, los costos de almacenamiento de inventario solo pueden aumentar, lo que es otro problema para las empresas. En consecuencia, cuando hay más capacidad de almacenamiento de inventario de la necesaria, existe el riesgo de desperdicio de inventario.
Estrategia dinámica
Esta estrategia es mucho más segura que la anterior.
En la estrategia dinámica, los gerentes de capacidad evalúan las demandas reales del mercado y los datos de pronóstico de ventas.
Luego, de acuerdo con las demandas actuales, los gerentes de capacidad modifican la producción para que se ajuste a las demandas.
La estrategia dinámica es una forma muy segura de cuidar adecuadamente la gestión de la capacidad porque los gerentes toman decisiones siguiendo los datos pronosticados. Además, también hay menos posibilidades de desperdicio de inventario.
Estrategia de emparejar
Esta estrategia es una mezcla de estrategias de liderazgo y de retraso.
Así es como funciona la estrategia de emparejar: cuando es evidente que la demanda aumentará, las empresas mejoran su producción en pequeñas cantidades.
Al igual que la estrategia dinámica, esta también es una solución bastante segura.
Si la demanda aumenta rápidamente, las empresas pueden aumentar un poco sus ventas, ya que ya han aumentado la producción en pequeñas cantidades.
Por otro lado, si la demanda no sube, las empresas no tendrán pérdidas porque solo mejoraron un poco la producción.
La desventaja clave de esta estrategia es que las empresas nunca experimentarán un pico de demanda. Además, las empresas no podrán escapar de una recesión repentina en un mercado.
Conclusión
La gestión de la capacidad es el mejor método que las empresas pueden utilizar para maximizar su producción. Además, al gestionar adecuadamente su capacidad, las empresas tendrán una idea más clara de cuánto pueden lograr, producir o vender en un período específico.
Uno de los beneficios más importantes de la gestión de la capacidad es que garantiza menos problemas e incidentes relacionados con la capacidad y el rendimiento. Además, este proceso es beneficioso porque asegura que la capacidad y el rendimiento sean rentables.
Aunque las empresas pueden experimentar algunos desafíos al gestionar la capacidad, existen maneras excelentes de superar estos problemas. En este artículo, hemos cubierto cuatro estrategias vitales de gestión de capacidad y hemos explicado cada una de ellas con más detalle.
Por lo tanto, si tu empresa tiene algunos problemas relacionados con la capacidad, esperamos que algunas de estas estrategias te resulten útiles.
