Kiosk clock-in authentication

With Clockify, you can clock in to a kiosk using either a QR code or a PIN.

Workspace admins choose which authentication method is used in the Configurações do espaço de trabalho.

To set up the authentication method for kiosk:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho > Geral .
2. Choose the authentication method: QR code ou PIN (4- or 6-digit)

Clock in via QR code #

QR codes make clocking in fast and secure for both limited and regular users.

Before you start, enable QR authentication in the Configurações do espaço de trabalho.

To clock in via QR code:

1. Open the kiosk app
2. Open the QR code you received by email
3. After scanning, you’re automatically logged in and can clock in/out

Clock in via PIN #

PINs allow quick access without searching for your name on kiosk.

Logging in with PIN is a paid feature, that you can enable by upgrading your account to any paid plan.

There are two types of PINs used to authenticate kiosk members:

• 4-digit PIN
• 6-digit PIN (more secure and provides more unique combinations)

Admin can enforce either option at the workspace level. When enforced, all kiosks use that same PIN type.

To clock in via PIN:

1. Open the Kiosk
2. Enter your 4-digit or 6-digit PIN
3. Entrar

After 3 failed login attempts, you should contact your manager, since you won’t be able to log in to the kiosk by yourself.

Fallback options #

If QR scanning fails, you can clock in using your 6-digit PIN.
Each kiosk has a PIN universal for clocking in any non-admin user.

Admin can see and download all QR codes and PINs, even if kiosks are offline. They can switch authentication methods anytime.

Personal vs Universal PIN #

Each kiosk has a Universal PIN that allows you to clock in and out for any employee (except owner/admin)
e.g. Give this PIN to a shift manager so that can clock in for a team if needed.

Each employee, upon becoming a member, automatically gets their own personal PIN code.

Para registrar o ponto, o funcionário simplesmente seleciona seu perfil no quiosque e digita seu PIN pessoal.

Se você souber o PIN universal do quiosque, poderá inseri-lo em vez de um PIN pessoal para marcar o ponto de qualquer funcionário.

Um PIN universal não pode ser usado para fazer login com a função de proprietário/administrador. Eles devem sempre usar seu código PIN pessoal.

Manage PINs and QR codes #

To see PINs or QR codes codes for all users on some kiosk:

1. Go to Kiosks page
2. Clique nos três pontos ao lado de um quiosque
3. Click Export assignees
4. Abra o arquivo CSV para ver todos os responsáveis pelo quiosque e seus códigos PIN

To edit member’s personal PIN code:

1. Vá para a página da Equipe
2. Clique nos três pontos ao lado de uma pessoa
3. Click Edit PIN/QR code
4. Click Generate/Generate new
5. Clique em Salvar

Para editar o código PIN universal para algum quiosque:

1. Go to Kiosks page
2. Clique nos três pontos ao lado de um quiosque
3. Make sure Authentication required is enabled
4. Click Generate and save the changes

Esqueceu o PIN #

Se você esqueceu seu PIN, pode clicar no link Esqueceu seu PIN?

Confirme a ação e os administradores receberão um e-mail para ajudá-lo.

Requisitos do código PIN #

• Um usuário comum não pode ter o mesmo código PIN de um administrador.
• Cada quiosque possui um código PIN universal exclusivo.
• Um administrador não pode ter o mesmo código PIN de um outro usuário ou quiosque.
• Any PIN code can’t have the same four/six digits (e.g. 111111).

Also important to note: #

• Admins can generate new PINs for users
• Admins cannot manually edit an employee’s PIN
• If you disable/re-enable a kiosk, existing PINs stay the same
• If you switch authentication method, you get a new PIN for the new method
• Switching back restores your previous PIN for that method