Kiosk clock-in authentication

With Clockify, you can clock in to a kiosk using either a QR code or a PIN.

Workspace admins choose which authentication method is used in the Configuración del espacio de trabajo.

To set up the authentication method for kiosk:

1. Abre Configuración del espacio de trabajo > General pestaña
2. Choose the authentication method: QR code o PIN (4- or 6-digit)

Clock in via QR code #

QR codes make clocking in fast and secure for both limited and regular users.

Before you start, enable QR authentication in the Configuración del espacio de trabajo.

To clock in via QR code:

1. Open the kiosk app
2. Open the QR code you received by email
3. After scanning, you’re automatically logged in and can clock in/out

Clock in via PIN #

PINs allow quick access without searching for your name on kiosk.

Logging in with PIN is a paid feature, that you can enable by upgrading your account to any paid plan.

There are two types of PINs used to authenticate kiosk members:

• 4-digit PIN
• 6-digit PIN (more secure and provides more unique combinations)

Admin can enforce either option at the workspace level. When enforced, all kiosks use that same PIN type.

To clock in via PIN:

1. Open the Kiosk
2. Enter your 4-digit or 6-digit PIN
3. Fichar la entrada

After 3 failed login attempts, you should contact your manager, since you won’t be able to log in to the kiosk by yourself.

Fallback options #

If QR scanning fails, you can clock in using your 6-digit PIN.
Each kiosk has a PIN universal for clocking in any non-admin user.

Admin can see and download all QR codes and PINs, even if kiosks are offline. They can switch authentication methods anytime.

Personal vs Universal PIN #

Each kiosk has a Universal PIN that allows you to clock in and out for any employee (except owner/admin)
e.g. Give this PIN to a shift manager so that can clock in for a team if needed.

Each employee, upon becoming a member, automatically gets their own personal PIN code.

Para fichar la entrada, un empleado selecciona su perfil en el quiosco e introduce su PIN personal.

Si sabes el PIN universal del quiosco, puedes introducirlo en lugar del PIN personal para fichar por cualquier empleado.

Un PIN universal no se puede usar para iniciar sesión con el rol de propietario/administrador. Ellos siempre deben usar su código PIN personal.

Manage PINs and QR codes #

To see PINs or QR codes codes for all users on some kiosk:

1. Go to Kiosks page
2. Haz clic en los tres puntos al lado de un quiosco
3. Click Export assignees
4. Abre el archivo CSV para ver todos los encargados del quiosco y sus códigos PIN

To edit member’s personal PIN code:

1. Ve a la página de Equipo
2. Haz clic en los tres puntos al lado de una persona
3. Click Edit PIN/QR code
4. Click Generate/Generate new
5. Haz clic en Guarda

Para editar el código PIN universal de algún quiosco:

1. Go to Kiosks page
2. Haz clic en los tres puntos al lado de un quiosco
3. Make sure Authentication required is enabled
4. Click Generate and save the changes

PIN olvidado #

Si olvidaste tu PIN, puedes hacer clic en el enlace de ¿Olvidaste tu PIN?.

Confirma la acción y los administradores recibirán un correo electrónico para que te puedan ayudar.

Requisitos del código PIN #

• Un usuario regular no puede tener el mismo código PIN que un administrador.
• Cada quiosco tiene un código PIN universal único.
• Un administrador no puede tener el mismo código PIN que cualquier código PIN Universal en cualquier quiosco.
• Any PIN code can’t have the same four/six digits (e.g. 111111).

Also important to note: #

• Admins can generate new PINs for users
• Admins cannot manually edit an employee’s PIN
• If you disable/re-enable a kiosk, existing PINs stay the same
• If you switch authentication method, you get a new PIN for the new method
• Switching back restores your previous PIN for that method