Kiosk clock-in authentication

With Clockify, you can clock in to a kiosk using either a QR code or a PIN.

Workspace admins choose which authentication method is used in the Paramètres de l’espace de travail.

To set up the authentication method for kiosk:

1. Ouvrez Paramètres de l’espace de travail > Général .
2. Choose the authentication method: QR code ou PIN (4- or 6-digit)

Clock in via QR code #

QR codes make clocking in fast and secure for both limited and regular users.

Before you start, enable QR authentication in the Paramètres de l’espace de travail.

To clock in via QR code:

1. Open the kiosk app
2. Open the QR code you received by email
3. After scanning, you’re automatically logged in and can clock in/out

Clock in via PIN #

PINs allow quick access without searching for your name on kiosk.

Logging in with PIN is a paid feature, that you can enable by upgrading your account to any paid plan.

There are two types of PINs used to authenticate kiosk members:

• 4-digit PIN
• 6-digit PIN (more secure and provides more unique combinations)

Admin can enforce either option at the workspace level. When enforced, all kiosks use that same PIN type.

To clock in via PIN:

1. Open the Kiosk
2. Enter your 4-digit or 6-digit PIN
3. Pointer

After 3 failed login attempts, you should contact your manager, since you won’t be able to log in to the kiosk by yourself.

Fallback options #

If QR scanning fails, you can clock in using your 6-digit PIN.
Each kiosk has a PIN universel for clocking in any non-admin user.

Admin can see and download all QR codes and PINs, even if kiosks are offline. They can switch authentication methods anytime.

Personal vs Universal PIN #

Each kiosk has a Universal PIN that allows you to clock in and out for any employee (except owner/admin)
e.g. Give this PIN to a shift manager so that can clock in for a team if needed.

Each employee, upon becoming a member, automatically gets their own personal PIN code.

Pour pointer, un employé sélectionne simplement son profil sur le kiosque et saisit son code PIN personnel.

Si vous connaissez le code PIN universel du kiosque, vous pouvez le saisir à la place du code PIN personnel pour pointer à la place de n’importe quel employé.

Un code PIN universel ne peut pas être utilisé pour se connecter avec le rôle de propriétaire/administrateur. Ceux-ci doivent toujours utiliser leur code PIN personnel.

Manage PINs and QR codes #

To see PINs or QR codes codes for all users on some kiosk:

1. Go to Kiosks page
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Click Export assignees
4. Ouvrez le fichier CSV pour voir toutes les personnes assignées à un kiosque et leurs codes PIN

To edit member’s personal PIN code:

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté d'une personne
3. Click Edit PIN/QR code
4. Click Generate/Generate new
5. Cliquez sur Enregistrez

Pour modifier le code PIN universel de certains kiosques :

1. Go to Kiosks page
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Make sure Authentication required is enabled
4. Click Generate and save the changes

Code PIN oublié #

Si vous avez oublié votre code PIN, vous pouvez cliquer sur le lien Code PIN oublié.

Confirmez l'action et les administrateurs recevront un email pour qu'ils puissent vous aider.

Exigences relatives au code PIN #

• Un utilisateur ordinaire ne peut pas avoir le même code PIN qu'un administrateur.
• Chaque kiosque a un code PIN universel unique.
• Un administrateur ne peut pas avoir le même code PIN qu'un code PIN universel sur un kiosque.
• Any PIN code can’t have the same four/six digits (e.g. 111111).

Also important to note: #

• Admins can generate new PINs for users
• Admins cannot manually edit an employee’s PIN
• If you disable/re-enable a kiosk, existing PINs stay the same
• If you switch authentication method, you get a new PIN for the new method
• Switching back restores your previous PIN for that method