Kiosk clock-in authentication

With Clockify, you can clock in to a kiosk using either a QR code or a PIN.

Workspace admins choose which authentication method is used in the Arbeitsbereichseinstellungen.

To set up the authentication method for kiosk:

1. Öffne den Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen > Allgemein -Registerkarte
2. Choose the authentication method: QR code oder PIN (4- or 6-digit)

Clock in via QR code #

QR codes make clocking in fast and secure for both limited and regular users.

Before you start, enable QR authentication in the Arbeitsbereichseinstellungen.

To clock in via QR code:

1. Open the kiosk app
2. Open the QR code you received by email
3. After scanning, you’re automatically logged in and can clock in/out

Clock in via PIN #

PINs allow quick access without searching for your name on kiosk.

Logging in with PIN is a paid feature, that you can enable by upgrading your account to any paid plan.

There are two types of PINs used to authenticate kiosk members:

• 4-digit PIN
• 6-digit PIN (more secure and provides more unique combinations)

Admin can enforce either option at the workspace level. When enforced, all kiosks use that same PIN type.

To clock in via PIN:

1. Open the Kiosk
2. Enter your 4-digit or 6-digit PIN
3. Einstempeln

After 3 failed login attempts, you should contact your manager, since you won’t be able to log in to the kiosk by yourself.

Fallback options #

If QR scanning fails, you can clock in using your 6-digit PIN.
Each kiosk has a Universal-PIN for clocking in any non-admin user.

Admin can see and download all QR codes and PINs, even if kiosks are offline. They can switch authentication methods anytime.

Personal vs Universal PIN #

Each kiosk has a Universal PIN that allows you to clock in and out for any employee (except owner/admin)
e.g. Give this PIN to a shift manager so that can clock in for a team if needed.

Each employee, upon becoming a member, automatically gets their own personal PIN code.

Um sich einzustempeln, wählt ein Mitarbeiter einfach sein Profil am Kiosk aus und gibt seinen persönlichen PIN-Code ein.

Wenn du die Universal-PIN des Kiosks kennst, kannst du diese anstelle einer persönlichen PIN eingeben, um dich für jeden beliebigen Mitarbeiter einzustempeln.

Eine Universal-PIN kann nicht zur Anmeldung mit der Rolle „Besitzer/Admin“ verwendet werden. Diese müssen immer ihren persönlichen PIN-Code verwenden.

Manage PINs and QR codes #

To see PINs or QR codes codes for all users on some kiosk:

1. Go to Kiosks page
2. Auf drei Punkte neben einem Kiosk klicken
3. Click Export assignees
4. Die CSV-Datei öffnen, um alle Kiosk-Zugewiesene und ihre PIN-Codes anzusehen

To edit member’s personal PIN code:

1. Gehe zur Teamseite
2. Auf die drei Punkte neben der Person klicken
3. Click Edit PIN/QR code
4. Click Generate/Generate new
5. Klicke auf Speichern

Um universale PIN-Codes für einen Kiosk zu bearbeiten, solltest du:

1. Go to Kiosks page
2. Auf drei Punkte neben einem Kiosk klicken
3. Make sure Authentication required is enabled
4. Click Generate and save the changes

PIN vergessen #

Falls du deine PIN vergessen hast, kannst du auf den "Deine PIN vergessen?"-Link klicken.

Du solltest die Aktion bestätigen und Admins erhalten eine E-Mail, um dir helfen zu können.

PIN-Code-Anforderungen #

• Ein regulärer Benutzer kann nicht den gleichen PIN-Code haben, wie ein Admin.
• Jeder Kiosk hat einen eindeutigen Universal-PIN-Code.
• Ein Admin kann nicht den gleichen PIN-Code und Universal-PIN-Code des Kiosks haben.
• Any PIN code can’t have the same four/six digits (e.g. 111111).

Also important to note: #

• Admins can generate new PINs for users
• Admins cannot manually edit an employee’s PIN
• If you disable/re-enable a kiosk, existing PINs stay the same
• If you switch authentication method, you get a new PIN for the new method
• Switching back restores your previous PIN for that method