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Clockify-Hilfecenter Projekte Rechnungen erstellen und verwalten

Rechnungen erstellen und verwalten

11 Min. Lesezeit

Du kannst Rechnungen für Kunden aufgrund der erfassten Zeiten erstellen und Einträge als “In Rechnung gestellt" markieren, sodass du Kunden nicht zweimal eine Rechnung sendest.

Die Rechnungsstellung ist eine kostenpflichtige Funktion, die du verwenden kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Abonnementplan aktualisierst.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Die Rechnungsstellung sollte in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktiviert werden.

Rechnungen erstellen #

Um Rechnungen zu erstellen, solltest du: 

  1. Zur Seite "Rechnungen" gehen 
  2. Auf "Rechnung erstellen" klicken
  3. Einen Kunden wählen
  4. Währung, Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum/Zahlungsfrist ändern (falls nötig)
  5. Auf Erstellen klicken

Danach kannst du auch zusätzliche Änderungen vornehmen:

  • Elemente zur Rechnung manuell hinzufügen
  • Deine erfassten Zeiten und Ausgaben importieren
  • Die Rechnung herunterladen

Es gibt auch die Optionen, die ausstehenden Rechnungen zu duplizieren und eine neue Rechnung einfach zu erstellen. 

  1. Die Rechnung wählen, die du duplizieren möchtest
  2. Auf das Dreipunkt-Menü klicken
  3. Wähle die Option "Duplizieren" aus dem Dropdown

Die neu erstellte Rechnung enthält die gleichen Informationen wie die ursprüngliche. Die Informationen können nach Bedarf geändert und bearbeitet werden. Jeder importierte Zeiteintrag überträgt seine Abhängigkeit nicht.

Rechnung von, Name, Adresse und Logo sind von deinen Arbeitsbereich-Einstellungen genommen, und Rechnung an Adresse ist von einem Kunden genommen.

 Um Kundenadresse zu bearbeiten, solltest du: 

  1. Zur Seite "Kunden" gehen 
  2. Einen Kunden wählen
  3. Auf das Bearbeitungssymbol klicken und seine Adresse bearbeiten

Du kannst deine Kontaktliste in den Einstellungen auf der Seite "Rechnungen" erweitern. Wenn du weitere Kontakte hinzufügst, werden sie im Dropdown-Menü "Rechnung von" in jeder Rechnung angezeigt. 

Admins können auf die Seite "Rechnungen" zugreifen. Außerdem kannst du bestimmten Mitgliedern zulassen, die Seite in den Arbeitsbereich-Einstellungen unter “Wer kann den Rechnungsabschnitt verwalten” zu sehen und zu verwalten.

Rechnung bearbeiten #

Um eine Rechnung zu bearbeiten: 

  1. Navigiere zur Rechnung, die du bearbeiten möchtest
  2. Wähle eine Aktion aus dem Aktionen-Dropdown in der rechten Ecke oben
  3. Wähle eine der folgenden Aktionen:
    • All deine Rechnungen ansehen
    • Rechnungen nach Status filtern
    • Rechnungen als Gesendet, Bezahlt, Storniert markieren
    • Rechnungsstatus bearbeiten, löschen, verändern
    • Ausgaben herunterladen

Zahlung aufzeichnen #

Mit der Option "Zahlung aufzeichnen" werden Rechnungszahlungen gespeichert.

Um die Rechnungszahlung zu speichern, solltest du:

  1. Die Option "Rechnung aufzeichnen" wählen
  2. Der Bildschirm "Rechnung aufzeichnen" wird angezeigt
    • Datum: Gib das heutige Datum ein 
    • Betrag: Gib den unbezahlten Rechnungsbetrag ein, den du als Bezahlt
      • markieren möchtest
    • Ändere ggf. das Datum und den Betrag oder füge eine Notiz
      • hinzu

Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Demzufolge sind Rechnungen so markiert: 

  • Bezahlt (du hast den vollen Betrag eingegeben)
  • Teilweise bezahlt: (du hast den Betrag eingegeben, der als der Rechnungsbetrag kleiner ist)

Der Betrag wird in der Währung angezeigt, die dem Kunden zugewiesen wurde.

Fenster "Zahlungen" #

Wenn eine Rechnung als Bezahlt markiert ist, kannst du die Option Zahlungen im Dreipunkt-Menü sehen. Dadurch wird eine Liste mit allen aufgezeichneten Zahlungen für diese Rechnung geöffnet.

Das Fenster Zahlungen enthält folgende Informationen:

  • Datum: Zahlungsdatum
  • Autor: Person, die die Zahlung ausgeführt hat
  • Betrag: Bezahlter Gesamtbetrag
  • Hinweis: Optionales Feld, in dem du eine Notiz hinzufügst

Rechnungsstatus #

  • Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt", "Bezahlt" und "Ungültig" ist, kann er nicht bearbeitet werden; Bezahlte Rechnungen sollten entweder als "Ungesendet" oder "Gesendet" markiert, um bearbeitet zu werden
  • Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt" ist, kannst du alle vorher in Rechnung gestellten Zahlungen ansehen 
  • Wenn der aufgezeichnete Zahlungsbetrag eine negative Nummer oder null ist, kann die Rechnung als "Bezahlt"  sofort markiert werden
  • Wenn das Fälligkeitsdatum für gesendete Rechnungen überschritten wird, erhält die Rechnung den Status "Überfällig" 
  • Wenn der Status in "Ungesendet"geändert wird, werden alle zuvor verarbeiteten Zahlungen gelöscht

Alle anderen Rechnungen sollten über die Option "Zahlungen aufzeichnen" verarbeitet werden.

Rechnungen manuell konfigurieren #

Mit Clockify kannst du Zeiteinträge und Ausgaben als in Rechnung gestellt/nicht in Rechnung gestellt manuell markieren. Auf diese Weise hast du vollständige Kontrolle über den Rechnungsworkflow, genaue Zeit und die Ausgabenerfassung ohne duplizierte Rechnungsfehler.

Um Zeit als fakturiert manuell zu markieren, solltest du:

  1. Zum Detaillierten Bericht gehen
  2. Alle Zeiteinträge, die du benötigst, über "Massenhaft bearbeiten" wählen 
  3. Auf "Als fakturiert markieren" klicken (neben “Massenhaft bearbeiten” in der Tabellenkopfzeile)

Die fakturierten Zeiteinträge haben im Detaillierten Bericht das grüne Tag "Fakturiert".

Wenn du auf das Tag "Fakturiert" zeigst, kannst du den Kunden und die Rechnungs-ID sehen, unter der der Zeiteintrag fakturiert wurde (es sei denn, er wurde manuell als fakturiert markiert).

Dank der Funktion zur automatischen Vergrößerung wird es standardmäßig jeder neuen Rechnungsnummer eine eindeutige Nummer nacheinander zugewiesen, zBs. Rechnung1, Rechnung2, Rechnung3 usw.

Um Zeit als nicht in Rechnung gestellt zu markieren, solltest du:

  1. Nur fakturierte Zeiteinträge wählen 
  2. Auf "Als nicht fakturiert markieren" klicken

Umrechnung aus dem Uhrzeitformat ins Dezimalformat #

Der Gesamtbetrag kann sich in Berichten und Rechnungen leicht unterscheiden.

In Rechnungen werden Zeiten auf zwei Dezimalstellen gerundet, während in Berichten mehr Dezimalstellen berücksichtigt werden. 

Zum Beispiel:
Die Dauer deines Zeiteintrags ist 20 Minuten, oder 0.33333333 im Dezimalformat. Wenn er in einem Bericht mit dem Stundensatz von 100 $ multipliziert wird, beträgt das Ergebnis im Bericht 33.33 $. Aber wenn der Eintrag in eine Rechnung importiert wird, importiert die Rechnung die auf zwei Dezimalstellen gerundete Zeit (0.33h), die 33.00 $ beträgt, wenn sie mit 100 $ multipliziert ist.

Auch die Gruppierungsoptionen können zu unterschiedlichen Beträgen führen.

Zum Beispiel:
Du hast in einem Projekt drei Einträge und jeder beträgt 20 Minuten. Wenn du einzelne Einträge mit der Option “Gruppenstunden: Detailliert” importiert, werden in der Rechnung drei Zeilenelemente von 0.33h und der Endbetrag von 99.00 $ (3 x 0.33h x 100 $) erstellt. Aber wenn du die Option “Gruppenstunden: Projekt” wählst, werden die Einträge mit mehr Dezimalstellen zusammengefasst und gerundet (wie in Berichten), was zur Rechnung von 100.00 $ führt.

Um den Unterschied wegen der Dezimalrundung zu vermeiden, solltest du Zeiten aufrunden, abrunden oder auf die nächsten 6/12/15/30 Minuten auf- oder abrunden (d.h. auf jede durch sechs teilbare Zahl).

Steuern #

Im Feld Steuer in der Rechnung werden Steuerbeträge angezeigt, die zum Gesamtpreis des Produktes oder der Leistung hinzugefügt wurden. Die Steuer kann entweder ein allgemeiner Betrag sein, der dem Gesamtbetrag hinzugefügt wird oder nach Elementen aufgeschlüsselt, je nach dem verwendeten Steuersystem. Clockify verwendet das elementbasierende Steuersystem.

Elementbasierende Steuern #

Bei elementbasierenden Steuern werden Steuern auf jedes Element in der Rechnung einzeln angewendet. So kannst du deine Steuern besser kontrollieren und sicherstellen, dass die Steuern nur auf relevante Elemente aufgewendet werden.  

Die Funktion steht nur Benutzern mit dem Standard- oder einem höheren Abonnementplan oder in der kostenlosen Testversion zur Verfügung. 

Um diese Funktion auf deinem Android-Gerät zu nutzen, soll sie in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs in der Web-App aktiviert werden. 

  1. Zum Arbeitsbereichsnamen in der linken, oberen Ecke auf dem Bildschirm navigieren
  2. Das Dreipunkt-Menü öffnen und Arbeitsbereicheinstellungen wählen
  3. Zum Abschnitt Rechnungen in den Einstellungen Allgemein navigieren und den Schalter umschalten, um sie zu aktivieren

Benutzerberechtigungen für diese Funktion hängen von den Einstellungen in der Registerkarte "Berechtigungen" ab, die in den Arbeitsbereicheinstellungen zu finden sind. 

So funktionieren elementbasierende Steuern #

 Wenn du eine neue Rechnung erstellst, kanst du zwei Spalten nach der Spalte BETRAG sehen.

  • STEUER (falls nur eine Steuer aktiviert ist)
  • STEUER 2 (falls noch eine Steuer in den Einstellungen aktiviert ist)

Jedes Element in der Rechnung hat Kontrollkästchen neben den Spalten STEUER und STEUER 2. Die Kontrollkästchen werden standardmäßig markiert (blau mit weißem Häkchen), was zeigt, dass Steuern angewendet werden. Wenn die Markierung aufgehoben wird, werden die Steuern auf ein bestimmtes Element nicht angewendet.

Steuern werden so berechnet:

  • STEUER: Diese wird aufgrund des Prozentsatzes in Rechnungseinstellungen berechnet
  • STEUER 2: Falls aktiviert, wird diese auch als Prozentsatz des Elementbetrags berechnet

Zusätzlich dazu kann der Steuermodus sein:

  • Einfach: beide Steuern werden auf die Endsumme des Elements angewendet
    • z. B.: Für ein Element mit einem Preis von 100 $, mit Steuer 1 bei 10% und Steuer 2 bei 10%, beträgt jede Steuer 10 $ und die Endsumme 120 $.
  • Zusammengesetzt: die zweite Steuer wird auf den besteuerten Betrag und nicht auf den Elementbetrag angewendet.
    • z. B.: Für ein Element mit einem Preis von 100 $, mit Steuer1 bei 10% und Steuer 2 bei 10%, beträgt die Steuer1 10 $ und der Steuer 2 wird auf dem versteuerten Betrag berechnet und beträgt 11 $, und die Endsumme 121 $.

    Die Kontrollkästchen für STEUER und STEUER 2 werden für jedes Element der Rechnung gespeichert, was bedeutet, der ausgewählte Status wird beibehalten, bis die Rechnung manuell bearbeitet oder Änderungen an der Steuer vorgenommen werden. Wenn du den Steuersatz während der Rechnungserstellung änderst, wird die Gesamtsumme automatisch aktualisiert, um den neuen Steuersätzen zu entsprechen.
    Wenn du von Einfach zu Zusammengesetzt wechselst oder umgekehrt, werden alle ungesendeten Rechnungen automatisch aktualisiert, um den neuen Steuereinstellungen zu entsprechen.

    Zum Beispiel:

    • Von einfach zu zusammengesetzt: Das KontrollkästchenSteuer anwenden wird neben jedem Element angezeigt
    • Von zusammengesetzt zu einfach: Die Kontrollkästchen Steuer 1 und Steuer 2 werden wieder angezeigt

    Alte Rechnungen werden von dem neuen Steuermodus nicht betroffen und werden weiterhin die ursprüngliche Steuer anzeigen sowie alte Formeln. 

    Rechnungen filtern #

    Du kannst die Rechnungen nach folgenden Kriterien filtern: 

    • Status
    • Ausstellungsdatum
    • Kunde
    • ID
    • Aus Kontakten fakturieren
    • Betrag 

    Um Rechnungen zu filtern, solltest du:

    1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
    2. Filterkriterien am Anfang der Seite "Rechnungen" wählen:
      • Datumsbereich
      • Auf "Filter anwenden" klicken
      • Kunde
      • Status
      • Betrag
      • Bilanz
      • Rechnungs-ID 

    Alle Rechnungen werden nach den gewählten Kriterien gefiltert.

    Nach Zeiteinträgen oder Ausgabendetails sortieren #

    Wenn du neue Rechnungen erstellst oder vorhandene bearbeitest und Zeiten und Ausgaben importierst, kannst du wählen, ob sie nach Details in der Ansicht “Detailliert” angezeigt werden. 

    Um dies zu tun, solltest du:

    1. Auf der Rechnungsseite die Rechnung wählen
    2. Auf "Zeit und Ausgaben importieren" auf der Seite unten klicken
    3. "Detailliert" im Dropdown "Zeit anzeigen" wählen 

    Im Label "In Rechnung anzeigen" solltest du ein Tag auswählen, indem du das Kontrollkästchen markierst und es mit Drag-und-Drop neu organisieren. Das ausgewählte Kontrollkästchen wird in der Elementbeschreibung angezeigt.


    Das gleiche Verhalten wird auf "Ausgabendetails" und "Zeiteintragsdetails" angewendet.

    Zusätzliche Rechnungseinstellungen #

    Du kannst Rechnungen in verschiedenen Sprachen erhalten oder sie anderes benennen (z. B: Beschriftung von Steuern in MwSt. ändern):

    1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
    2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche "Rechnungen erstellen" klicken
    3. In der Registerkarte "Standard" solltest du den Inhalt bearbeiten, der in jedem Label angezeigt wird

    Nach diesen Änderungen werden in jeder PDF-Datei, die du erstellst, die neuen Beschriftungen angezeigt.
    Die neu erstellte Rechnung kann Thema, Notiz, Ausstellungsdatum und Steuer erben, die vordefiniert ist.

    Um Standard einzurichten, solltest du: 

    1. Zur Seite "Rechnungen" gehen
    2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) auf der Seite "Rechnungen" klicken 
    3. In der Registerkarte "Standard" nötige Änderungen vornehmen

    Du kannst Rechnungen anpassen, die im PDF-Format von der Registerkarte "Darstellung" in den Rechnungseinstellungen exportiert wurden. Du hast die Option, die Spalten "Quantität" und "Einheitspreis" auszublenden.Da kannst du auch einrichten, dass der Text von rechts-nach-links angezeigt wird.
    aktiviere detaillierte Rechnungen, indem du Spalten "STEUER" und "STEUER2" in deine PDF-Exporte einfügst, indem du die Kontrollkästchen markierst.

    Bestehende Rechnungen #

    Wenn ein Benutzer die Registerkarte "Rechnungen" anklickt und eine Rechnung eingibt, sollten nach der Spalte "Betrag" zwei Spalten angezeigt werden, STEUER und STEUER2, je nachdem, ob du eine Steuer oder zwei Steuern auf deine Rechnung angewendet hast. 

    Bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen können nicht bearbeitet werden und die Kontrollkästchen werden auch deaktiviert. 

    Rechnungen als PDF herunterladen #

    Du kannst auswählen, welche Spalten in der heruntergeladenen PDF_Datei sichtbar sein sollten. Du kannst die PDF-Datei in Rechnungseinstellungen > Registerkarte "Darstellung" anpassen und wählen, ob du STEUER und STEUER2 einschließen möchtest. 

    Je nach dem markierten Element werden diese Spalten in der PDF-Datei angezeigt. 

    STEUER und STEUER2 sind Systemnamen, die in Rechnungen, in der Registerkarte "Übersetzung", wo STEUER und STEUER2 Eingabefelder sind, zum Download geändert werden können.

    Übersetzung einrichten #

    Mit Übersetzungen kannst du die Beschriftungen in deinen Rechnungen anpassen, vom Elementtyp bis hin zum Gesamtbetrag. 

    Die Übersetzungen werden in der PDF-Version und in der gedruckten Versionen all deiner Rechnungen angezeigt.

    1. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche "Rechnungen erstellen" auf der Seite "Rechnungen" klicken
    2. Die Registerkarte "Übersetzungen" wählen
    3. Das Feld mit dem Label "Elementtyp" finden und deine Übersetzung eingeben
    4. Den Schritt 3 für jedes relevante Feld wiederholen
    5. Deine Übersetzungen speichern

    Löscht du einen Wert im Beschriftungsfeld, wird diese Beschriftung in der PDF-Version der Rechnung nicht angezeigt.

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