Rechnungen erstellen und verwalten

Du kannst Rechnungen für Kunden aufgrund der erfassten Zeiten erstellen und Einträge als “In Rechnung gestellt" markieren, sodass du Kunden nicht zweimal eine Rechnung sendest.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Rechnungen in Clockify erstellen und verwalten kannst, sieh dir das Video an und folge den Anweisungen unten.

Rechnungen erstellen #

So erstellst du Rechnungen: 

1. Gehe zur Seite Rechnungen 
2. Klicke auf Rechnung erstellen
3. Wähle einen Kunden aus
4. Ändere die Währung, Rechnungsnummer sowie das Ausstellungs-/Fälligkeitsdatum (falls erforderlich)
5. Klicke auf Erstellen

Danach kannst du auch zusätzliche Änderungen vornehmen:

• Elemente zur Rechnung manuell hinzufügen
• Deine erfassten Zeiten und Ausgaben importieren
• Die Rechnung herunterladen
• Steuermodus festlegen

Es gibt auch die Optionen, die ausstehenden Rechnungen zu duplizieren und eine neue Rechnung einfach zu erstellen. 

1. Die Rechnung wählen, die du duplizieren möchtest
2. Auf das Dreipunkt-Menü klicken
3. Die Option Duplizieren aus dem Dropdown wählen

Die neu erstellte Rechnung enthält die gleichen Informationen wie die ursprüngliche. Die Informationen können nach Bedarf geändert und bearbeitet werden. Jeder importierte Zeiteintrag überträgt seine Abhängigkeit nicht.

Rechnung von, Name, Adresse und Logo sind von deinen Arbeitsbereich-Einstellungen genommen, und Rechnung an Adresse ist von einem Kunden genommen.

 So bearbeitest du die Kundenadresse: 

1. Gehe zur Seite Kunden 
2. Wähle einen Kunden aus
3. Klicke auf das Bearbeitungssymbol und bearbeite seine Adresse

Du kannst deine Kontaktliste in den Einstellungen auf der Seite "Rechnungen" erweitern. Wenn du weitere Kontakte hinzufügst, werden sie im Dropdown-Menü "Rechnung von" in jeder Rechnung angezeigt. 

Wiederkehrende Rechnungen einrichten #

Nutze die Wiederkehrenden Rechnungen, um Rechnungen, die sich in benutzerdefinierten Intervallen – wie wöchentlich oder monatlich – wiederholen, zu automatisieren. So sparst du Zeit und minimierst Fehler.  

Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen

Du kannst alle Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen verwalten und den Automatisierungsprozess bei Bedarf jederzeit stoppen.

Wiederkehrende Rechnungen einrichten

So richtest du eine wiederkehrende Rechnung ein: 

1. Navigiere zur Seite Rechnungen
2. Klicke auf das Dreipunkt-Menü neben der Rechnung, die du als wiederkehrend festlegen möchtest 
3. Wähle Wiederkehrende Einstellungen 
4. Wähle im Modalfenster die Wiederholung aus (wöchentlich, monatlich, benutzerdefiniert, usw.)
   Wenn du Benutzerdefiniert wählst, gib die genaue Anzahl der Tage für das Intervall ein
5. Lege das Datum für die nächste Rechnung fest
6. Lege den Schalter um, um wiederkehrende Rechnungen zu aktivieren
7. Klicke auf Speichern, um die Aktion abzuschließen

Benachrichtigungen

Alle Benutzer mit der Berechtigung zur Rechnungsverwaltung erhalten Benachrichtigungen, wenn eine wiederkehrende Rechnung erstellt wird. 

Du erhältst eine E-Mail mit der Rechnungs-ID, dem Namen des Kunden und einem Link zur Überprüfung der Rechnung. 

Eine Benachrichtigungs-Pop-up erscheint ebenfalls in der App mit einem Link zur Rechnungsvorschau. 

Erinnerungen für überfällige Rechnungen #

Bleibe über deine ausstehenden Zahlungen informiert, indem du Erinnerungen per E-Mail und als In-App-Benachrichtigungen sendest, wenn eine Rechnung überfällig ist. Auf diese Weise kannst du alle deine Zahlungen pünktlich verwalten. 

Wie es funktioniert

Du wirst per E-Mail und über In-App-Benachrichtigungen über deine überfälligen Rechnungen benachrichtigt. 
Du erhältst täglich eine E-Mail, die alle Rechnungen auflistet, die an diesem Tag überfällig sind. 
Zusätzlich erhältst du für jede überfällige Rechnung eine separate In-App-Benachrichtigung. 

Alle Erinnerungen enthalten einen direkten Link (Rechnung überprüfen) zur überfälligen Rechnung, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. 

Erinnerungen verwalten

Administratoren und Rechnungsmanager können Erinnerungen in den Einstellungen konfigurieren und ein- oder ausschalten.

Alle Benutzer, die eine Rechnung verwalten, erhalten diese Benachrichtigung. 

E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen

Um alle E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung zu verwalten, gehe im Tab Einstellungen zur Registerkarte E-Mail-Benachrichtigung. 

Rechnung bearbeiten #

Um eine Rechnung zu bearbeiten: 

1. Navigiere zur Rechnung, die du bearbeiten möchtest
2. Wähle eine Aktion aus dem Aktionen-Dropdown in der rechten Ecke oben
3. Wähle eine der folgenden Aktionen:
   • All deine Rechnungen ansehen
   • Rechnungen nach Status filtern
   • Rechnungen als Gesendet, Bezahlt, Storniert markieren
   • Rechnungsstatus bearbeiten, löschen, verändern
   • Ausgaben herunterladen

Zahlung aufzeichnen #

Mit der Option "Zahlung aufzeichnen" werden Rechnungszahlungen gespeichert.

Um die Rechnungszahlung zu speichern, solltest du:

1. Die Option Rechnung aufzeichnen wählen
2. Der Bildschirm Rechnung aufzeichnen wird angezeigt
   • Datum: Gib das heutige Datum ein 
   • Betrag: Gib den unbezahlten Rechnungsbetrag ein, den du als Bezahlt
   markieren möchtest
   • Ändere ggf. das Datum und den Betrag oder füge eine Notiz
   hinzu

Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Demzufolge sind Rechnungen so markiert: 

• Bezahlt (du hast den vollen Betrag eingegeben)
• Teilweise bezahlt: (du hast den Betrag eingegeben, der als der Rechnungsbetrag kleiner ist)

Fenster "Zahlungen" #

Wenn eine Rechnung als Bezahlt markiert ist, kannst du die Option Zahlungen im Dreipunkt-Menü sehen. Dadurch wird eine Liste mit allen aufgezeichneten Zahlungen für diese Rechnung geöffnet.

Das Fenster Zahlungen enthält folgende Informationen:

• Datum: Zahlungsdatum
• Autor: Die Person, die die Zahlung vorgenommen hat
• Betrag: Gezahlter Gesamtbetrag
• Notiz: Optionales Feld für eine Notiz

Rechnungsstatus #

• Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt", "Bezahlt" und "Ungültig" ist, kann er nicht bearbeitet werden; Bezahlte Rechnungen sollten entweder als "Nicht gesendet" oder "Gesendet" markiert, um bearbeitet zu werden
• Wenn der Rechnungsstatus "Teilweise bezahlt" ist, kannst du alle vorher in Rechnung gestellten Zahlungen ansehen 
• Wenn der aufgezeichnete Zahlungsbetrag eine negative Nummer oder null ist, kann die Rechnung als "Bezahlt"  sofort markiert werden
• Wenn das Fälligkeitsdatum für gesendete Rechnungen überschritten wird, erhält die Rechnung den Status "Überfällig" 
• Wenn der Status auf "Nicht gesendet" geändert wird, werden alle zuvor verarbeiteten Zahlungen gelöscht.

Alle anderen Rechnungen sollten über die Option "Zahlungen aufzeichnen" verarbeitet werden.

Rechnungsposten anpassen #

Du kannst die Rechnungsposten auf deinen Rechnungen so formatieren, dass genau die Details angezeigt werden, die deine Kunden sehen sollen. 

Info: Rechnungsposten sind die einzelnen Einträge einer Rechnung, die die erbrachten Waren oder Dienstleistungen spezifizieren. Sie enthalten Informationen wie Beschreibung, Menge, Satz (Stundensatz/Preis) und die Gesamtkosten für jeden Posten.

So passt du die Rechnungsposten in deiner Rechnung an:

1. Klicke auf der Seite Rechnung erstellen auf Zeit und Ausgaben importieren
2. Wähle die relevanten Projekte und den Datumsbereich aus
3. Wähle unter Zeit anzeigen dein bevorzugtes Format für die Rechnungsposten aus
4. Klicke auf Import

Optionen für „Zeit anzeigen“ #

Hier findest du eine Übersicht der drei Optionen zur individuellen Anpassung der Rechnungsposten in deiner Rechnung:

Einzelposten (alle Stunden in einer Zeile zusammenfassen)

Detailliert (jeden Zeiteintrag in einer eigenen Zeile auflisten)

Gruppiert (Stunden nach Projekt, Benutzer oder Datum kombinieren)

Zeit- und Ausgabenbericht beifügen #

Du hast die Möglichkeit, deinen Kunden einen herunterladbaren PDF-Bericht deiner Zeit- und Ausgabenbuchungen zu senden – selbst wenn du auf der eigentlichen Rechnung ein knappes, minimalistisches Format für die Rechnungsposten verwendest.

So sendest du einen detaillierten Zeit- und/oder Ausgabenbericht mit der Rechnung:

1. Klicke auf Rechnung senden
2. Scrolle nach unten und aktiviere das Kontrollkästchen neben Zeitbericht beifügen und/oder Ausgabenbericht beifügen
3. Klicke auf Senden

Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen der PDF-Rechnung sowie einer vierstelligen PIN zum Öffnen der Datei.

Rechnungen manuell konfigurieren #

Mit Clockify kannst du Zeiteinträge und Ausgaben als in Rechnung gestellt/nicht in Rechnung gestellt manuell markieren. Auf diese Weise hast du vollständige Kontrolle über den Rechnungsworkflow, genaue Zeit und die Ausgabenerfassung ohne duplizierte Rechnungsfehler.

Um Zeit als fakturiert manuell zu markieren, solltest du:

1. Zum Detaillierten Bericht gehen
2. Alle Zeiteinträge, die du benötigst, über "Massenhaft bearbeiten" wählen 
3. Auf "Als fakturiert markieren" klicken (neben “Massenhaft bearbeiten” in der Tabellenkopfzeile)

Die fakturierten Zeiteinträge haben im Detaillierten Bericht das grüne Tag "Fakturiert".

Wenn du auf das Tag "Fakturiert" zeigst, kannst du den Kunden und die Rechnungs-ID sehen, unter der der Zeiteintrag fakturiert wurde (es sei denn, er wurde manuell als fakturiert markiert).

Um Zeit als nicht in Rechnung gestellt zu markieren, solltest du:

1. Nur fakturierte Zeiteinträge wählen 
2. Auf Als nicht fakturiert markieren klicken

Umrechnung von Uhrzeitformat in Dezimalformat #

Der Gesamtbetrag kann sich in Berichten und Rechnungen leicht unterscheiden.

In Rechnungen werden Zeiten auf zwei Dezimalstellen gerundet, während in Berichten mehr Dezimalstellen berücksichtigt werden. 

Zum Beispiel:
Die Dauer deines Zeiteintrags ist 20 Minuten, oder 0.33333333 im Dezimalformat. Wenn er in einem Bericht mit dem Stundensatz von 100 $ multipliziert wird, beträgt das Ergebnis im Bericht 33.33 $. Aber wenn der Eintrag in eine Rechnung importiert wird, importiert die Rechnung die auf zwei Dezimalstellen gerundete Zeit (0.33h), die 33.00 $ beträgt, wenn sie mit 100 $ multipliziert ist.

Auch die Gruppierungsoptionen können zu unterschiedlichen Beträgen führen.

Zum Beispiel:
Du hast in einem Projekt drei Einträge und jeder beträgt 20 Minuten. Wenn du einzelne Einträge mit der Option “Gruppenstunden: Detailliert” importiert, werden in der Rechnung drei Zeilenelemente von 0.33h und der Endbetrag von 99.00 $ (3 x 0.33h x 100 $) erstellt. Aber wenn du die Option “Gruppenstunden: Projekt” wählst, werden die Einträge mit mehr Dezimalstellen zusammengefasst und gerundet (wie in Berichten), was zur Rechnung von 100.00 $ führt.

Um den Unterschied wegen der Dezimalrundung zu vermeiden, solltest du Zeiten aufrunden, abrunden oder auf die nächsten 6/12/15/30 Minuten auf- oder abrunden (d.h. auf jede durch sechs teilbare Zahl).

Rechnungen filtern #

Du kannst die Rechnungen nach folgenden Kriterien filtern: 

• Status
• Ausstellungsdatum
• Kunde
• ID
• Aus Kontakten fakturieren
• Betrag 

So filterst du Rechnungen:

1. Gehe zur Seite Rechnungen
2. Wähle die Filterkriterien am Anfang der Seite "Rechnungen" aus:
   • Datumsbereich
   • Auf "Filter anwenden" klicken
   • Kunde
   • Status
   • Betrag
   • Bilanz
   • Rechnungs-ID 

Alle Rechnungen werden nach den gewählten Kriterien gefiltert.

Nach Zeiteinträgen oder Ausgabendetails sortieren #

Wenn du neue Rechnungen erstellst oder vorhandene bearbeitest und Zeiten und Ausgaben importierst, kannst du wählen, ob sie nach Details in der Ansicht “Detailliert” angezeigt werden. 

So werden Einträge und Ausgaben in der Detailliert-Ansicht angezeigt

1. Auf der Rechnungsseite die Rechnung wählen
2. Auf "Zeit und Ausgaben importieren" auf der Seite unten klicken
3. "Detailliert" im Dropdown "Zeit anzeigen" wählen 

Im Label "In Rechnung anzeigen" solltest du ein Tag auswählen, indem du das Kontrollkästchen markierst und es mit Drag-und-Drop neu organisieren. Das ausgewählte Kontrollkästchen wird in der Elementbeschreibung angezeigt.

Das gleiche Verhalten wird auf "Ausgabendetails" und "Zeiteintragsdetails" angewendet.

Zusätzliche Rechnungseinstellungen #

Du kannst Rechnungen in verschiedenen Sprachen erhalten oder sie anderes benennen (z. B: Beschriftung von Steuern in MwSt. ändern):

1. Gehe zur Seite Rechnungen
2. Klicke auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche "Rechnungen erstellen"
3. Im Standard-Tab solltest du den Inhalt bearbeiten, der in jedem Label angezeigt wird

Nach diesen Änderungen werden in jeder PDF-Datei, die du erstellst, die neuen Beschriftungen angezeigt.
Die neu erstellte Rechnung kann Thema, Notiz, Ausstellungsdatum und Steuer erben, die vordefiniert ist.

Um Standard einzurichten, solltest du: 

1. Zur Seite Rechnungen gehen
2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) auf der Seite Rechnungen klicken 
3. Im Standard -Tab nötige Änderungen vornehmen

Du kannst Rechnungen anpassen, die im PDF-Format von der Registerkarte Erscheinungsbild in den Rechnungseinstellungen exportiert wurden. Du hast die Option, die Spalten Menge und Einzelpreis auszublenden. Da kannst du auch einrichten, dass der Text von rechts-nach-links angezeigt wird.

Aktiviere detaillierte Rechnungen, indem du Spalten "STEUER" und "STEUER2" in deine PDF-Exporte einfügst, indem du die Kontrollkästchen markierst.

Eigene Elementtypen hinzufügen #

Zusätzlich zu den Standardtypen (Dienstleistung und Produkt) kannst du eigene Elementtypen erstellen:

1. Klicke auf das Zahnrad-Symbol auf der Rechnungsseite
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Dropdown-Liste für den Elementtyp
3. Klicke auf Typ hinzufügen
4. Gib den Namen des neuen Elementtyps ein
5. Klicke auf Schließen

Der neue Elementtyp wird beim Erstellen der Rechnung angezeigt.

Bestehende Rechnungen #

Wenn ein Benutzer die Registerkarte Rechnungen anklickt und eine Rechnung eingibt, sollten nach der Spalte Betrag zwei Spalten angezeigt werden, STEUER und STEUER2, je nachdem, ob du eine Steuer oder zwei Steuern auf deine Rechnung angewendet hast. 

Rechnungen als PDF herunterladen #

Du kannst auswählen, welche Spalten in der heruntergeladenen PDF_Datei sichtbar sein sollten. Du kannst die PDF-Datei in Rechnungseinstellungen > Erscheinungsbild-Tab anpassen und wählen, ob du STEUER und STEUER2 einschließen möchtest. 

Je nach dem markierten Element werden diese Spalten in der PDF-Datei angezeigt. 

Übersetzung einrichten #

Mit Übersetzungen kannst du die Beschriftungen in deinen Rechnungen anpassen, vom Elementtyp bis hin zum Gesamtbetrag. 

Die Übersetzungen werden in der PDF-Version und in der gedruckten Versionen all deiner Rechnungen angezeigt.

1. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche Rechnungen erstellen auf der Seite Rechnungen klicken
2. Die Registerkarte Übersetzungen wählen
3. Das Feld mit dem Label Elementtyp finden und deine Übersetzung eingeben
4. Den Schritt 3 für jedes relevante Feld wiederholen
5. Deine Übersetzungen speichern

FAQs #

Kann ich einen festen Dollarbetrag als Rabatt anstelle eines Prozentsatzes anwenden?

Aktuell erlaubt Clockify nur prozentuale Rabatte. Als eine Behelfslösung kannst du jedoch manuell eine neue Positionszeile zu deiner Rechnung hinzufügen, diese Zeile “Rabatt” nennen, den gewünschten Betrag als negativen Wert im Preisfeld eingeben (z. B. -50 für einen Rabatt von 50 $).

Wie stelle ich sicher, dass meine Rechnungen und Berichte exakt die gleichen Summen anzeigen?

Wenn du kleine Abweichungen zwischen deinen Berichten und Rechnungen feststellst, liegt dies wahrscheinlich an der Rundung. Rechnungen runden jeden einzelnen Zeiteintrag auf zwei Dezimalstellen, bevor die Gesamtsumme berechnet wird. Um Konsistenz zu gewährleisten, gehe zu deinen Arbeitsbereichseinstellungen und aktiviere die Zeitrundung (eine Einstellung auf die nächsten 6 Minuten oder 0,1 Std. wird empfohlen), wodurch die Berechnungen in beiden Funktionen angeglichen werden.

Was passiert mit meiner erfassten Zeit, wenn ich eine Rechnung lösche?

Wenn du eine Rechnung löschst, werden alle darin importierten Zeiteinträge und Ausgaben automatisch als „Nicht abgerechnet“ markiert. Das bedeutet, dass sie als verfügbare Positionen wieder erscheinen, wenn du das nächste Mal eine Rechnung erstellst oder einen Bericht nach nicht abgerechneter Zeit filterst, sodass keine abrechenbare Arbeit versehentlich verloren geht oder vergessen wird.