Créer et gérer des factures

Créez des factures pour vos clients sur la base du temps suivi et marquez les entrées comme étant facturées, afin de ne pas facturer deux fois les clients.

La facturation est une fonctionnalité payante, que vous pouvez utiliser si vous mettez à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Enterprise.

La facturation doit être activée dans les Paramètres de l'espace de travail.

Créer des factures #

Pour créer des factures : 

1. Accédez à la page Factures 
2. Cliquez sur Créer une facture
3. Choisissez le client
4. Modifiez la devise, le numéro de facture et les dates d'émission et d'échéance (si nécessaire)
5. Cliquez sur Créer

After you’ve done that, you can also make some additional changes like:

• Manually add items to the invoice
• Import your tracked time and expenses
• Download the invoice

There are also some actions you can do such as to duplicate the existing invoice and quickly create a new one. 

1. Choisissez la facture que vous souhaitez dupliquer
2. Cliquez sur le menu à trois points
3. Choisissez l'option Dupliquer dans la liste déroulante

Cette facture nouvellement créée contient les mêmes informations que la facture originale. Ces informations peuvent être modifiées et éditées selon vos besoins. Les éventuelles saisies de temps importées ne seront pas reportées sur leur dépendance.

Facturé par, nom, adresse et le logo proviennent des Paramètres de l'espace de travail, et Facturé à l'adresse est celle du client.

 Pour modifier l'adresse du client : 

1. Allez sur la page Clients 
2. Choisissez le client
3. Cliquez sur l'icône de modification et modifiez son adresse

Développez votre liste de contacts dans les paramètres de la page Factures. Une fois que vous aurez ajouté d'autres contacts, ils apparaîtront dans Facturé par de la liste déroulante des factures. 

Les administrateurs peuvent accéder à la page "Factures". Vous pouvez autoriser des membres spécifiques à voir et à gérer les factures dans les paramètres de l'espace de travail, dans la section "Qui peut gérer les factures".

Edit invoice #

Pour modifier une facture : 

1. Go to the invoice you’d like to edit
2. Choisissez une action dans le menu déroulant Actions dans le coin supérieur droit
3. Choisissez l'une des actions suivantes :
   • Voir toutes vos factures
   • Filtrer les factures par statut
   • Marquer les factures comme Envoyées, Payées, Annulées
   • Modifier, supprimer, changer le statut d'une facture
   • Télécharger les dépenses

Enregistrement du paiement #

L'option "Enregistrer le paiement" permet d'enregistrer le paiement de la facture.

Pour enregistrer le paiement d'une facture :

1. Choisissez l'option Enregistrer le paiement
2. L'écran Enregistrer le paiement s'affiche
   • Date : Saisissez la date du jour  
   • Montant : Entrez le montant de la facture impayée que vous souhaitez marquer comme Payé
   • Vous pouvez modifier la Date, le Montant ou ajouter une Note

Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action.

En conséquence, la facture est marquée comme : 

• Payée (vous avez saisi le montant total)
• Partiellement payée : (vous avez saisi un montant inférieur au montant de la facture)

Le montant est affiché dans la devise attribuée au client.

Fenêtre des paiements #

Lorsqu'une facture est marquée comme Payée, l'option Paiements apparaît dans le menu à trois points. Cette option ouvre la liste de tous les paiements enregistrés pour cette facture.

La fenêtre Paiements contient les informations suivantes :

• Date: La date de paiement
• Auteur: La personne qui a effectué le paiement
• Montant: Le montant total payé
• Remarque: Un champ facultatif dans lequel vous pouvez ajouter une remarque

Statut de la facture #

• Les factures Partiellement payées, Entièrement payées et Nulles ne peuvent pas être modifiées ; pour être modifiées, les factures payées doivent être marquées comme Non envoyées ou Envoyées
• Si le statut de la facture est Partiellement payée, vous pouvez voir tous les paiements précédemment facturés 
• Si le montant du paiement enregistré est négatif ou nul, la facture peut être immédiatement marquée comme Payée 
• Si la date d'échéance de la facture envoyée est dépassée, la facture est marquée comme étant En retard 
• Si le statut est modifié en Non envoyées, tous les paiements précédemment traités sont supprimés

Toutes les autres factures doivent être traitées par le biais de l'option Enregistrement du paiement.

Configurer manuellement les factures #

Clockify vous permet de marquer manuellement les entrées de temps et les dépenses comme facturées/non facturées. De cette façon, vous avez un contrôle total sur le flux de facturation, un suivi précis du temps et des dépenses sans erreurs de duplication des factures.

Pour marquer manuellement le temps comme facturé :

1. Accédez au Rapport détaillé
2. Sélectionnez toutes les entrées de temps dont vous avez besoin via l'option Modification en bloc  
3. Cliquez sur Marquer comme facturé (à côté de la modification en bloc dans l'en-tête du tableau)

Les entrées de temps facturées ont une balise verte Facturé à côté d'elles dans le Rapport détaillé.

Lorsque vous survolez la balise Facturé vous voyez le client et l'ID de la facture sous laquelle la saisie de temps a été facturée (à moins qu'elle n'ait été marquée manuellement comme facturée).

Par défaut, chaque nouveau numéro d'identification de facture se voit attribuer automatiquement un numéro unique dans l'ordre, tel que facture1, facture2, facture3, et ainsi de suite, grâce à la fonction d'auto-incrémentation.

Pour marquer le temps comme non facturé :

1. Sélectionnez uniquement les entrées de temps facturées 
2. Cliquez sur Marquer comme non facturé

Conversion de l'horloge au format décimal #

Le montant total entre les rapports et les factures peut légèrement différer.

Les factures arrondissent le temps sur deux décimales, alors que les rapports prennent en compte plus de décimales. 

Par exemple :
Vous avez une entrée de temps dont la durée est de 20min, ou 0.3333333h lorsqu'elle est convertie en format décimal. Lorsqu'un rapport la multiplie par un taux horaire de 100 $, le résultat dans le rapport est 33,33 $. Mais lorsque cette entrée est importée dans une facture, la facture importe le temps arrondi à deux décimales (0,33h), qui, multiplié par 100 $, équivaut à 33,00 $.

L'option de regroupement peut également donner lieu à des montants totaux différents.

Par exemple :
Vous avez trois entrées sur un projet, chacune de 20 minutes. Si vous importez les heures une par une avec l'option Grouper les heures : Détaillé, la facture comportera trois lignes de 0,33 et le montant total sera de 99,00 $ (3 x 0,33h x 100 $). Mais si vous choisissez l'option Grouper les heures : Projet, elles seront additionnées et arrondies en utilisant plus de décimales (comme dans les rapports), ce qui donnera une facture de 100,00 $.

Pour éviter les écarts dus à l'arrondi des décimales, arrondissez le temps au nombre supérieur, inférieur ou au nombre le plus proche de 6/12/15/30 minutes (c'est-à-dire tout nombre divisible par six).

Taxes #

Taxes fields in an invoice form shows the amount of tax added to the total price of a product or a service. Tax can either be a general amount added to the total, or broken down by the item, depending on the tax system used. Clockify uses item-based tax system.

Item-based taxes #

Item-based taxes are used to apply taxes individually to each item on an invoice. This way you can have a better control over your taxes, making sure that taxes are applied only to relevant items.  

This feature is available to users on Standard and higher subscription plans and on Essai gratuit. 

In order to use it, the Invoicing feature needs to be enabled in the Paramètres de l'espace de travail: 

1. Navigate to the workspace name at the top left corner of the page
2. Open the three-dot menu and choose Paramètres de l'espace de travail
3. Accédez à la page des Facturation section in the Général settings and toggle the switch to enable it

User permissions for this feature depend on the settings in the Permissions tab, in the Workspace settings. 

How item-based taxes work #

 When you create a new invoice, you will see two columns after the AMOUNT column:

• TAX (if only one tax is enabled)
• TAX 2 (if a second tax is enabled in the settings)

Each item on the invoice has checkboxes next to the TAX et TAX 2 columns. By default, these checkboxes are checked (blue with a white tick), indicating that the taxes are applied. Unchecking them means that taxes will not be applied to that particular item.

Taxes are calculated in the following way:

• TAX: This is calculated based on the percentage defined in the Invoice Settings
• TAX 2: If enabled, this is also calculated as a percentage of the item amount

Additionally to that, taxation mode can be:

• Simple: Both taxes are applied to the total amount of the item
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Taxe 2 at 10%, the calculated taxes will be $10 for each, making the total $120.
• Compound: The second tax is applied on the taxed amount, not the item amount.
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Taxe 2 at 10%, Tax 1 is $10, and Taxe 2 is calculated on the taxed amount, resulting in $11 for Taxe 2, making the total $121.

L' checkboxes pour le TAX et TAX 2 are remembered for each item on the invoice, meaning that the selected state is retained until the invoice is manually edited or changes are made to the tax settings. If you change the tax percentage during invoice creation, the totals will update automatically to reflect the new tax rates.
If you switch from Simple de fin Compound or vice versa, all Unsent invoices will automatically update to match the new taxation settings.

Par exemple :

• Simple to Compound mode: The Apply tax checkbox will appear next to each item
• Compound to simple mode: The Tax 1 et Taxe 2 checkboxes will reappear

Old invoices are not affected by the new taxation mode and will continue to display the original tax calculation, including the previous formulas. 

Filtrer les factures #

Vous pouvez filtrer les factures par : 

• Statut
• Date d'émission
• Client
• ID
• Facture du contact
• Montant 

Pour filtrer les factures :

1. Accédez à la page Factures
2. Choisissez les critères de filtrage en haut de la page Factures :
   • Plage de dates
   • Cliquez sur Appliquer le filtre
   • Client
   • Statut
   • Montant
   • Solde
   • ID de la facture 

Toutes les factures seront filtrées en fonction des critères sélectionnés.

Trier par saisie de temps ou par détail des dépenses #

Lorsque vous créez une nouvelle facture ou que vous modifiez une facture existante et que vous importez des temps et des dépenses, vous pouvez choisir de les afficher selon les détails de la saisie des temps et des dépenses dans l’affichage détaillé. 

Pour ce faire :

1. Choisissez la facture sur la page Factures
2. Cliquez sur Importer les temps et les dépenses en bas de la page
3. Choisissez Détaillé dans le menu déroulant Afficher le temps  

Dans l'étiquette Afficher dans la facture, choisissez la balise en cochant la case et réorganisez-la par glisser-déposer. La case à cocher que vous avez choisie apparaîtra dans la description de l'élément.

Les mêmes démarches s'appliquent aux Détails des dépenses et aux Détails de la saisie du temps.

Additional invoice settings #

Vous pouvez obtenir des factures dans une autre langue ou nommer les choses différemment (par exemple, changer l'étiquette de Taxe à TVA) :

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (paramètres) à côté du bouton Créer une facture
3. Dans l'onglet Défauts, modifiez le contenu que vous souhaitez voir apparaître dans chaque étiquette

Après les modifications apportées, chaque PDF généré affichera les nouvelles étiquettes.
Lorsque vous créez une nouvelle facture, celle-ci peut hériter d'un objet, d'une note, d'une date d'émission et d'une taxe prédéfinis.

Pour définir les valeurs par défaut : 

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur 'icône en forme de roue dentée (Paramètres) sur les pages Factures 
3. Effectuez les modifications nécessaires dans l'onglet Défauts

Customize invoices exported in PDF from the Appearance tab in the Invoice Settings. Here, you have the option to hide Quantity and Unit Price columns, as well as toggle text direction from left-to-right or right-to-left.
Enable detailed invoicing by including TAX and TAX2 columns in your PDF exports simply by checking the provided boxes.

Existing invoices #

When the user clicks on the Invoices tab and enters any of the invoices, after the Montant column, there should be two columns. TAX and TAX 2 depending on whether you applied one or two taxes on your invoices. 

Paid and partially paid invoices cannot be edited and the checkboxes are disabled, as well. 

Download invoices in PDF #

You can choose which columns should be visible in the downloaded PDF file. You can customize the PDF in the Paramètres de facturation > Appearance tab and choose if you’d like to include TAX and TAX 2. 

Depending on which items you checked, those columns will be displayed in the PDF file. 

TAX and TAX 2 are system names which can be changed for the download file in the Invoices, Translation tab, where TAX and TAX 2 are input fields.

Mise en place des traductions #

Grâce aux traductions, vous pouvez personnaliser les étiquettes de vos factures, qu'il s'agisse des types d'éléments ou des montants totaux à payer. 

Les traductions apparaîtront sur les versions PDF et imprimées de toutes vos factures.

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
2. Choisissez l'onglet Traductions
3. Repérez le champ intitulé Type d'élément et saisissez votre traduction
4. Répétez l'étape 3 pour chaque champ concerné
5. Sauvegardez vos traductions

Si vous supprimez une valeur dans le champ étiquette, cette étiquette n'apparaîtra pas dans la version PDF de la facture.