Créer et gérer des factures

Générez des factures client à partir du temps enregistré et marquez les saisies comme facturées pour éviter la double facturation.

Pour obtenir des instructions détaillées sur la création et la gestion des factures dans Clockify, regardez la vidéo et suivez les instructions ci-dessous.

Créer des factures #

Pour créer des factures : 

1. Accédez à la page Factures 
2. Cliquez sur Créer une facture
3. Choisissez le client
4. Modifiez la devise, le numéro de facture et les dates d'émission et d'échéance (si nécessaire)
5. Cliquez sur Créer

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez également apporter d'autres modifications, comme par exemple :

• Ajouter manuellement des éléments à la facture
• Importer les heures et les dépenses suivies
• Télécharger la facture
• Définir le mode de taxation

Vous pouvez également effectuer certaines actions, par exemple dupliquer la facture existante et en créer rapidement une nouvelle. 

1. Choisissez la facture que vous souhaitez dupliquer
2. Cliquez sur le menu à trois points
3. Choisissez l'option Dupliquer dans la liste déroulante

Cette facture nouvellement créée contient les mêmes informations que la facture originale. Ces informations peuvent être modifiées et éditées selon vos besoins. Les éventuelles saisies de temps importées ne seront pas reportées sur leur dépendance.

Facturé par, nom, adresse et le logo proviennent des Paramètres de l'espace de travail, et Facturé à l'adresse est celle du client.

 Pour modifier l'adresse du client : 

1. Allez sur la page Clients 
2. Choisissez le client
3. Cliquez sur l'icône de modification et modifiez son adresse

Développez votre liste de contacts dans les paramètres de la page Factures. Une fois que vous aurez ajouté d'autres contacts, ils apparaîtront dans Facturé par de la liste déroulante des factures. 

Configurer des factures récurrentes #

Utilisez les factures récurrentes pour automatiser les factures qui se répètent à des intervalles personnalisés, par exemple hebdomadaires ou mensuels, afin de gagner du temps et de réduire les erreurs.  

Paramètres des factures récurrentes

Vous pouvez gérer tous les paramètres des factures récurrentes et interrompre le processus automatisé à tout moment si nécessaire.

Configurer des factures récurrentes

Pour configurer une facture récurrente : 

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur le menu à trois points à côté de la facture que vous souhaitez définir comme récurrente 
3. Sélectionnez Paramètres récurrents 
4. Dans la fenêtre modale, choisissez la fréquence (hebdomadaire, mensuelle, personnalisée, etc.)
   Si vous choisissez Personnalisé, entrez le nombre exact de jours pour l’intervalle.
5. Définissez la date de la prochaine facture
6. Activez le bouton pour activer la facturation récurrente
7. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l’action

Notifications et alertes

Tous les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour gérer les factures recevront une notification lorsqu’une facture récurrente sera générée. 

Vous recevrez un email contenant l’identifiant de la facture, le nom du client et un lien pour consulter la facture. 

Une fenêtre contextuelle de notification apparaîtra également dans l’appli avec un lien vers l’aperçu de la facture. 

Rappels en cas de facture en retard #

Restez informé de vos paiements en attente en envoyant des rappels par email et des notifications dans l’appli lorsqu’une facture est en retard. Ainsi, vous pouvez gérer tous vos paiements dans les délais. 

Comment cela fonctionne

Vous serez informé de vos factures en retard par email et par des notifications dans l’appli. 
Chaque jour, vous recevrez un email répertoriant toutes les factures en retard pour la journée. 
Vous recevrez également une notification distincte dans l’appli pour chaque facture en retard. 

Tous les rappels contiennent un lien direct (Vérifier la facture) vers une facture en retard pour un accès rapide. 

Gérer les rappels

Les administrateurs et les managers de facturation peuvent configurer ces rappels dans les paramètres et les activer ou désactiver.

Tous les utilisateurs pouvant gérer la facture recevront la notification. 

Préférences de notification par email

Pour gérer toutes les notifications par email liées à la facturation, rendez-vous dans l’onglet Notification par email de votre page Préférences. 

Modifier une facture #

Pour modifier une facture : 

1. Accédez à la facture que vous souhaitez modifier
2. Choisissez une action dans le menu déroulant Actions dans le coin supérieur droit
3. Choisissez l'une des actions suivantes :
   • Voir toutes vos factures
   • Filtrer les factures par statut
   • Marquer les factures comme Envoyées, Payées, Annulées
   • Modifier, supprimer, changer le statut d'une facture
   • Télécharger les dépenses

Enregistrer le paiement #

L’option Enregistrer le paiement permet d’enregistrer le paiement de la facture.

Pour enregistrer le paiement d'une facture :

1. Choisissez l'option Enregistrer le paiement
2. L'écran Enregistrer le paiement s'affiche
   • Date : Saisissez la date du jour  
   • Montant : Entrez le montant de la facture impayée que vous souhaitez marquer comme Payé
   • Vous pouvez modifier la date, le montant ou ajouter une note

Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action.

En conséquence, la facture est marquée comme : 

• Payée (vous avez saisi le montant total)
• Partiellement payée : (vous avez saisi un montant inférieur au montant de la facture)

Fenêtre des paiements #

Lorsqu'une facture est marquée comme Payée, l'option Paiements apparaît dans le menu à trois points. Cette option ouvre la liste de tous les paiements enregistrés pour cette facture.

La fenêtre Paiements contient les informations suivantes :

• Date : La date de paiement
• Auteur : La personne qui a effectué le paiement
• Montant : Le montant total payé
• Remarque : Un champ facultatif dans lequel vous pouvez ajouter une remarque

Statut de la facture #

• Les factures Partiellement payées, Entièrement payées et Nulles ne peuvent pas être modifiées. Pour être modifiées, les factures payées doivent être marquées comme Non envoyées ou Envoyées
• Si le statut de la facture est Partiellement payée, vous pouvez voir tous les paiements précédemment facturés 
• Si le montant du paiement enregistré est négatif ou nul, la facture peut être immédiatement marquée comme Payée 
• Si la date d'échéance de la facture envoyée est dépassée, la facture est marquée comme étant En retard 
• Si le statut est modifié en Non envoyé, tous les paiements précédemment traités sont supprimés

Toutes les autres factures doivent être traitées via l’option Enregistrer le paiement.

Customize invoice items #

You can format the line items on your invoices to display the specific details you want your clients to see. 

Info: Line items on an invoice refer to the specific entries that specify the goods or services provided, including information such as description, quantity, rate, and the total cost for each item.

To customize the line items in your invoice:

1. Click Import time and expenses on the Create Invoice page
2. Select the relevant projects and the date range
3. Choose your preferred line item format under Display time
4. Cliquez sur Importer

Display time options #

Here’s a breakdown of the three options for customizing the line items in your invoice:

Single item (combine all hours into one line)

Detailed (list each time entry as one line)

Grouped (combine hours by Project, user, or date)

Include time and expense report #

You have the option to send clients a downloadable PDF of your time and expense reports, even when using a concise, minimal line item format on the actual invoice.

To send a detailed report of time and/or expenses with the invoice:

1. Click Send Invoice
2. Scroll down and check the box next to Include time report and/or Include an expense report
3. Click Send

The client will receive an email containing a link to download the PDF invoice, along with a four-digit PIN to open the file.

Configurer manuellement les factures #

Clockify vous permet de marquer manuellement les saisies de temps et les dépenses comme facturées/non facturées. De cette façon, vous avez un contrôle total sur le flux de facturation, un suivi précis du temps et des dépenses sans erreurs de duplication des factures.

Pour marquer manuellement le temps comme facturé :

1. Accédez au Rapport détaillé
2. Sélectionnez toutes les saisies de temps dont vous avez besoin via l'option Modification en bloc  
3. Cliquez sur Marquer comme facturé (à côté de la modification en bloc dans l'en-tête du tableau)

Les saisies de temps facturées ont une balise verte Facturé à côté d'elles dans le rapport détaillé.

Lorsque vous survolez la balise Facturé vous voyez le client et l'ID de la facture sous laquelle la saisie de temps a été facturée (à moins qu'elle n'ait été marquée manuellement comme facturée).

Pour marquer le temps comme non facturé :

1. Sélectionnez uniquement les saisies de temps facturées 
2. Cliquez sur Marquer comme non facturé

Conversion de l’heure au format décimal #

Le montant total entre les rapports et les factures peut légèrement différer.

Les factures arrondissent le temps sur deux décimales, alors que les rapports prennent en compte plus de décimales. 

Par exemple :
Vous avez une saisie de temps dont la durée est de 20 min, ou 0.3333333h lorsqu’elle est convertie en format décimal. Lorsqu’un rapport la multiplie par un taux horaire de 100 $, le résultat dans le rapport est 33,33 $. Mais lorsque cette saisie est importée dans une facture, la facture importe le temps arrondi à deux décimales (0,33h), qui, multiplié par 100 $, équivaut à 33,00 $.

L'option de regroupement peut également donner lieu à des montants totaux différents.

Par exemple :
Vous avez trois saisies sur un projet, chacune de 20 minutes. Si vous importez les heures une par une avec l’option Grouper les heures : Détaillé, la facture comportera trois lignes de 0,33 et le montant total sera de 99,00 $ (3 x 0,33h x 100 $). Mais si vous choisissez l’option Grouper les heures : Projet, elles seront additionnées et arrondies en utilisant plus de décimales (comme dans les rapports), ce qui donnera une facture de 100,00 $.

Pour éviter les écarts dus à l'arrondi des décimales, arrondissez le temps au nombre supérieur, inférieur ou au nombre le plus proche de 6/12/15/30 minutes (c'est-à-dire tout nombre divisible par six).

Filtrer les factures #

Vous pouvez filtrer les factures par : 

• Statut
• Date d'émission
• Client
• ID
• Facture du contact
• Montant 

Pour filtrer les factures :

1. Accédez à la page Factures
2. Choisissez les critères de filtrage en haut de la page Factures :
   • Plage de dates
   • Cliquez sur Appliquer le filtre
   • Client
   • Statut
   • Montant
   • Solde
   • ID de la facture 

Toutes les factures seront filtrées en fonction des critères sélectionnés.

Trier par saisie de temps ou par détails des dépenses #

Lorsque vous créez une nouvelle facture ou que vous modifiez une facture existante et que vous importez des temps et des dépenses, vous pouvez choisir de les afficher selon les détails de la saisie des temps et des dépenses dans l’affichage détaillé. 

Pour afficher les saisies et les dépenses dans la vue détaillée :

1. Choisissez la facture sur la page Factures
2. Cliquez sur Importer les temps et les dépenses en bas de la page
3. Choisissez Détaillé dans le menu déroulant Afficher le temps  

Dans l'étiquette Afficher dans la facture, choisissez la balise en cochant la case et réorganisez-la par glisser-déposer. La case à cocher que vous avez choisie apparaîtra dans la description de l'élément.

Les mêmes démarches s'appliquent aux Détails des dépenses et aux Détails de la saisie du temps.

Paramètres supplémentaires pour les factures #

Vous pouvez obtenir des factures dans une autre langue ou nommer les choses différemment (p. ex. changer l'étiquette de Taxe à TVA) :

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (paramètres) à côté du bouton Créer une facture
3. Dans l'onglet Défauts, modifiez le contenu que vous souhaitez voir apparaître dans chaque étiquette

Après les modifications apportées, chaque PDF généré affichera les nouvelles étiquettes.
Lorsque vous créez une nouvelle facture, celle-ci peut hériter d'un objet, d'une note, d'une date d'émission et d'une taxe prédéfinis.

Pour définir les valeurs par défaut : 

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) sur les pages Factures 
3. Effectuez les modifications nécessaires dans l'onglet Défauts

Customize invoices exported in PDF from the Appearance tab in the Invoice Settings. Here, you have the option to hide Quantity and Unit Price columns, as well as toggle text direction from left-to-right or right-to-left.

Enable detailed invoicing by including TAX and TAX2 columns in your PDF exports simply by checking the provided boxes.

Add custom item types #

You can add an item type in addition to the defaults (Service and Product).

1. Click the cog icon on the Invoice page
2. Click Edit next to the Item Type dropdown list
3. Click Add Type
4. Type in the name of the new item type
5. Cliquez sur Fermer

The new item type should now appear when you create an invoice.

Factures existantes #

Lorsque l’utilisateur clique sur l’onglet Factures et saisit l’une des factures, après la colonne Montant, il doit y avoir deux colonnes. TAXE et TAXE 2 selon que vous avez appliqué une ou deux taxes sur vos factures. 

Télécharger les factures au format PDF #

Vous pouvez choisir les colonnes qui doivent être visibles dans le fichier PDF téléchargé. Vous pouvez personnaliser le PDF dans les paramètres de la facture > onglet Apparence et choisir si vous souhaitez inclure la TAXE et la TAXE 2. 

Selon les éléments que vous avez cochés, ces colonnes seront affichées dans le fichier PDF. 

Configurer les traductions #

Grâce aux traductions, vous pouvez personnaliser les étiquettes de vos factures, qu'il s'agisse des types d'éléments ou des montants totaux à payer. 

Les traductions apparaîtront sur les versions PDF et imprimées de toutes vos factures.

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
2. Choisissez l'onglet Traductions
3. Repérez le champ intitulé Type d'élément et saisissez votre traduction
4. Répétez l'étape 3 pour chaque champ concerné
5. Sauvegardez vos traductions

FAQ #

Can I apply a specific dollar amount for a discount instead of a percentage?

Currently, Clockify only allows percentage-based discounts. However, as a workaround, you can manually add a new line item to your invoice, name it “Discount,” and enter the specific amount as a negative value in the price field (e.g., enter -50 for a $50 discount).

How can I make sure my invoices and reports show the exact same totals?

If you notice small discrepancies between your Reports and Invoices, it is likely due to how rounding is handled. Invoices round each individual time entry to two decimal places before calculating the total. To ensure consistency, go to your Workspace Settings and enable Time Rounding (setting it to the nearest 6 minutes or 0.1h is recommended), which will align the calculations across both features.

What happens to my tracked time if I delete an invoice?

When you delete an invoice, all the time entries and expenses that were imported into it are automatically marked as “Uninvoiced.” This means they will reappear as available items the next time you create an invoice or run a report filtered by uninvoiced time, ensuring no billable work is accidentally lost or forgotten.