Créer et gérer des factures

Créez des factures pour vos clients sur la base du temps suivi et marquez les entrées comme étant facturées, afin de ne pas facturer deux fois les clients.

La facturation est une fonctionnalité payante, que vous pouvez utiliser si vous mettez à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Enterprise.

La facturation doit être activée dans les Paramètres de l'espace de travail.

Créer des factures #

Pour créer des factures : 

1. Accédez à la page Factures 
2. Cliquez sur Créer une facture
3. Choisissez le client
4. Modifiez la devise, le numéro de facture et les dates d'émission et d'échéance (si nécessaire)
5. Cliquez sur Créer

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez également apporter d'autres modifications, comme par exemple :

• Ajouter manuellement des éléments à la facture
• Importer les heures et les dépenses suivies
• Télécharger la facture

Vous pouvez également effectuer certaines actions, par exemple dupliquer la facture existante et en créer rapidement une nouvelle. 

1. Choisissez la facture que vous souhaitez dupliquer
2. Cliquez sur le menu à trois points
3. Choisissez l'option Dupliquer dans la liste déroulante

Cette facture nouvellement créée contient les mêmes informations que la facture originale. Ces informations peuvent être modifiées et éditées selon vos besoins. Les éventuelles saisies de temps importées ne seront pas reportées sur leur dépendance.

Facturé par, nom, adresse et le logo proviennent des Paramètres de l'espace de travail, et Facturé à l'adresse est celle du client.

 Pour modifier l'adresse du client : 

1. Allez sur la page Clients 
2. Choisissez le client
3. Cliquez sur l'icône de modification et modifiez son adresse

Développez votre liste de contacts dans les paramètres de la page Factures. Une fois que vous aurez ajouté d'autres contacts, ils apparaîtront dans Facturé par de la liste déroulante des factures. 

Les administrateurs peuvent accéder à la page "Factures". Vous pouvez autoriser des membres spécifiques à voir et à gérer les factures dans les paramètres de l'espace de travail, dans la section "Qui peut gérer les factures".

Modifier la facture #

Pour modifier une facture : 

1. Accédez à la facture que vous souhaitez modifier
2. Choisissez une action dans le menu déroulant Actions dans le coin supérieur droit
3. Choisissez l'une des actions suivantes :
   • Voir toutes vos factures
   • Filtrer les factures par statut
   • Marquer les factures comme Envoyées, Payées, Annulées
   • Modifier, supprimer, changer le statut d'une facture
   • Télécharger les dépenses

Enregistrement du paiement #

L'option "Enregistrer le paiement" permet d'enregistrer le paiement de la facture.

Pour enregistrer le paiement d'une facture :

1. Choisissez l'option Enregistrer le paiement
2. L'écran Enregistrer le paiement s'affiche
   • Date : Saisissez la date du jour  
   • Montant : Entrez le montant de la facture impayée que vous souhaitez marquer comme Payé
   • Vous pouvez modifier la Date, le Montant ou ajouter une Note

Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action.

En conséquence, la facture est marquée comme : 

• Payée (vous avez saisi le montant total)
• Partiellement payée : (vous avez saisi un montant inférieur au montant de la facture)

Le montant est affiché dans la devise attribuée au client.

Fenêtre des paiements #

Lorsqu'une facture est marquée comme Payée, l'option Paiements apparaît dans le menu à trois points. Cette option ouvre la liste de tous les paiements enregistrés pour cette facture.

La fenêtre Paiements contient les informations suivantes :

• Date: La date de paiement
• Auteur: La personne qui a effectué le paiement
• Montant: Le montant total payé
• Remarque: Un champ facultatif dans lequel vous pouvez ajouter une remarque

Statut de la facture #

• Les factures Partiellement payées, Entièrement payées et Nulles ne peuvent pas être modifiées ; pour être modifiées, les factures payées doivent être marquées comme Non envoyées ou Envoyées
• Si le statut de la facture est Partiellement payée, vous pouvez voir tous les paiements précédemment facturés 
• Si le montant du paiement enregistré est négatif ou nul, la facture peut être immédiatement marquée comme Payée 
• Si la date d'échéance de la facture envoyée est dépassée, la facture est marquée comme étant En retard 
• Si le statut est modifié en Non envoyées, tous les paiements précédemment traités sont supprimés

Toutes les autres factures doivent être traitées par le biais de l'option Enregistrement du paiement.

Configurer manuellement les factures #

Clockify vous permet de marquer manuellement les entrées de temps et les dépenses comme facturées/non facturées. De cette façon, vous avez un contrôle total sur le flux de facturation, un suivi précis du temps et des dépenses sans erreurs de duplication des factures.

Pour marquer manuellement le temps comme facturé :

1. Accédez au Rapport détaillé
2. Sélectionnez toutes les entrées de temps dont vous avez besoin via l'option Modification en bloc  
3. Cliquez sur Marquer comme facturé (à côté de la modification en bloc dans l'en-tête du tableau)

Les entrées de temps facturées ont une balise verte Facturé à côté d'elles dans le Rapport détaillé.

Lorsque vous survolez la balise Facturé vous voyez le client et l'ID de la facture sous laquelle la saisie de temps a été facturée (à moins qu'elle n'ait été marquée manuellement comme facturée).

Par défaut, chaque nouveau numéro d'identification de facture se voit attribuer automatiquement un numéro unique dans l'ordre, tel que facture1, facture2, facture3, et ainsi de suite, grâce à la fonction d'auto-incrémentation.

Pour marquer le temps comme non facturé :

1. Sélectionnez uniquement les entrées de temps facturées 
2. Cliquez sur Marquer comme non facturé

Conversion de l'horloge au format décimal #

Le montant total entre les rapports et les factures peut légèrement différer.

Les factures arrondissent le temps sur deux décimales, alors que les rapports prennent en compte plus de décimales. 

Par exemple :
Vous avez une entrée de temps dont la durée est de 20min, ou 0.3333333h lorsqu'elle est convertie en format décimal. Lorsqu'un rapport la multiplie par un taux horaire de 100 $, le résultat dans le rapport est 33,33 $. Mais lorsque cette entrée est importée dans une facture, la facture importe le temps arrondi à deux décimales (0,33h), qui, multiplié par 100 $, équivaut à 33,00 $.

L'option de regroupement peut également donner lieu à des montants totaux différents.

Par exemple :
Vous avez trois entrées sur un projet, chacune de 20 minutes. Si vous importez les heures une par une avec l'option Grouper les heures : Détaillé, la facture comportera trois lignes de 0,33 et le montant total sera de 99,00 $ (3 x 0,33h x 100 $). Mais si vous choisissez l'option Grouper les heures : Projet, elles seront additionnées et arrondies en utilisant plus de décimales (comme dans les rapports), ce qui donnera une facture de 100,00 $.

Pour éviter les écarts dus à l'arrondi des décimales, arrondissez le temps au nombre supérieur, inférieur ou au nombre le plus proche de 6/12/15/30 minutes (c'est-à-dire tout nombre divisible par six).

Taxes #

Les champs de Taxe d'un formulaire de facture indiquent le montant de la taxe ajouté au prix total d'un produit ou d'un service. La taxe peut être soit un montant général ajouté au total, soit ventilée par élément, en fonction du système de taxe utilisé. Clockify utilise un système de taxe par élément.

Taxes basées sur les éléments #

Les taxes par élément sont utilisées pour appliquer les taxes individuellement à chaque élément d'une facture. Vous pouvez ainsi mieux contrôler vos taxes, en vous assurant qu'elles ne sont appliquées qu'aux éléments concernés.  

Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant souscrit à l'abonnement Standard et supérieur, ainsi qu'à l'essai gratuit. 

Pour l'utiliser, la fonctionnalité de facturation doit être activée dans les Paramètres de l'espace de travail : 

1. Naviguez jusqu'au nom de l'espace de travail dans le coin supérieur gauche de la page
2. Ouvrez le menu à trois points et choisissez Paramètres de l'espace de travail
3. Accédez à la section Facturation section in the General dans les paramètres généraux et basculez le bouton pour l'activer

Les autorisations de l'utilisateur pour cette fonctionnalité dépendent des paramètres de l'onglet Autorisations, dans les paramètres de l'espace de travail. 

Comment fonctionnent les taxes basées sur les éléments #

 Lorsque vous créez une nouvelle facture, vous verrez deux colonnes après la colonne MONTANT :

• TAXE (si une seule taxe est activée)
• TAXE 2 (si une deuxième taxe est activée dans les paramètres)

Chaque élément de la facture comporte des cases à cocher à côté des colonnes TAXE et TAXE 2. Par défaut, ces cases sont cochées (bleu avec une coche blanche), ce qui indique que les taxes sont appliquées. Si elles ne sont pas cochées, les taxes ne seront pas appliquées à cet élément particulier.

Les taxes sont calculées de la manière suivante :

• TAXE : elle est calculée sur la base du pourcentage défini dans les paramètres de la facture
• TAXE 2 : si elle est activée, elle est également calculée en pourcentage du montant de l'élément

En outre, le mode d'imposition peut être :

• Simple: Les deux taxes sont appliquées au montant total de l'article
  • Par exemple : Pour un élément dont le prix est de 100 $, la taxe 1 étant de 10 % et la taxe 2 de 10 %, les taxes calculées seront de 10 $ chacune, ce qui donne un total de 120 $.
• Composée: La deuxième taxe est appliquée sur le montant taxé et non sur le montant de l'élément.
  • Par exemple : Pour un article dont le prix est de 100 $, avec une Taxe 1 de 10% et une Taxe 2 de 10%, la Taxe 1 est de $10 et la Taxe 2 est calculée sur le montant taxé, ce qui donne 11 $ pour la Taxe 2, soit un total de 121 $.

Les cases à cocher pour TAXE et TAXE 2 sont mémorisées pour chaque élément de la facture, ce qui signifie que le statut sélectionné est conservé jusqu'à ce que la facture soit éditée manuellement ou que des modifications soient apportées aux paramètres fiscaux. Si vous modifiez le pourcentage de taxe lors de la création de la facture, les totaux seront automatiquement mis à jour pour refléter les nouveaux taux de taxe.
Si vous passez d'une facture Simple à une facture Composée ou vice versa, toutes les Factures non envoyées seront automatiquement mises à jour pour correspondre aux nouveaux paramètres de taxation.

Par exemple :

• Du mode Simple au mode Composé : La case à cocher Appliquer la taxe apparaît à côté de chaque élément
• Du mode Composé au mode Simple : Les cases à cocher Taxe 1 et Taxe 2 réapparaissent

Les anciennes factures ne sont pas affectées par le nouveau mode de taxation et continueront à afficher le calcul original de la taxe, y compris les formules précédentes. 

Filtrer les factures #

Vous pouvez filtrer les factures par : 

• Statut
• Date d'émission
• Client
• ID
• Facture du contact
• Montant 

Pour filtrer les factures :

1. Accédez à la page Factures
2. Choisissez les critères de filtrage en haut de la page Factures :
   • Plage de dates
   • Cliquez sur Appliquer le filtre
   • Client
   • Statut
   • Montant
   • Solde
   • ID de la facture 

Toutes les factures seront filtrées en fonction des critères sélectionnés.

Trier par saisie de temps ou par détail des dépenses #

Lorsque vous créez une nouvelle facture ou que vous modifiez une facture existante et que vous importez des temps et des dépenses, vous pouvez choisir de les afficher selon les détails de la saisie des temps et des dépenses dans l’affichage détaillé. 

Pour ce faire :

1. Choisissez la facture sur la page Factures
2. Cliquez sur Importer les temps et les dépenses en bas de la page
3. Choisissez Détaillé dans le menu déroulant Afficher le temps  

Dans l'étiquette Afficher dans la facture, choisissez la balise en cochant la case et réorganisez-la par glisser-déposer. La case à cocher que vous avez choisie apparaîtra dans la description de l'élément.

Les mêmes démarches s'appliquent aux Détails des dépenses et aux Détails de la saisie du temps.

Paramètres supplémentaires de la facture #

Vous pouvez obtenir des factures dans une autre langue ou nommer les choses différemment (par exemple, changer l'étiquette de Taxe à TVA) :

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (paramètres) à côté du bouton Créer une facture
3. Dans l'onglet Défauts, modifiez le contenu que vous souhaitez voir apparaître dans chaque étiquette

Après les modifications apportées, chaque PDF généré affichera les nouvelles étiquettes.
Lorsque vous créez une nouvelle facture, celle-ci peut hériter d'un objet, d'une note, d'une date d'émission et d'une taxe prédéfinis.

Pour définir les valeurs par défaut : 

1. Accédez à la page Factures
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) sur les pages Factures 
3. Effectuez les modifications nécessaires dans l'onglet Défauts

Personnalisez les factures exportées au format PDF à partir de l'onglet Apparence des Paramètres de la facture. Ici, vous avez la possibilité de masquer les colonnes Quantité et Prix unitaire, ainsi que d'inverser la direction du texte de gauche à droite ou de droite à gauche.
Activez la facturation détaillée en incluant les colonnes TAXE et TAXE2 dans vos exportations PDF en cochant simplement les cases prévues à cet effet.

Factures existantes #

Lorsque l'utilisateur clique sur l'onglet Factures et saisit l'une des factures, après la colonne Montant , il doit y avoir deux colonnes. TAXE et TAXE 2 selon que vous avez appliqué une ou deux taxes sur vos factures. 

Les factures payées et partiellement payées ne peuvent pas être modifiées et les cases à cocher sont également désactivées. 

Télécharger les factures au format PDF #

Vous pouvez choisir les colonnes qui doivent être visibles dans le fichier PDF téléchargé. Vous pouvez personnaliser le PDF dans les paramètres de la facture > onglet Apparence et choisir si vous souhaitez inclure la TAXE et la TAXE 2. 

Selon les éléments que vous avez cochés, ces colonnes seront affichées dans le fichier PDF. 

TAXE et TAXE 2 sont des noms de système qui peuvent être modifiés pour le fichier de téléchargement dans l'onglet Factures, Conversion, où TAXE et TAXE 2 sont des champs de saisie.

Mise en place des traductions #

Grâce aux traductions, vous pouvez personnaliser les étiquettes de vos factures, qu'il s'agisse des types d'éléments ou des montants totaux à payer. 

Les traductions apparaîtront sur les versions PDF et imprimées de toutes vos factures.

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
2. Choisissez l'onglet Traductions
3. Repérez le champ intitulé Type d'élément et saisissez votre traduction
4. Répétez l'étape 3 pour chaque champ concerné
5. Sauvegardez vos traductions

Si vous supprimez une valeur dans le champ étiquette, cette étiquette n'apparaîtra pas dans la version PDF de la facture.