Criar e gerenciar faturas

Crie faturas para clientes com base no tempo rastreado e marque as entradas como faturadas, para não cobrar em dobro dos clientes.

Para obter orientações passo a passo sobre como criar e gerenciar faturas no Clockify, assista ao vídeo e siga as instruções abaixo.

Criar faturas #

Para criar faturas: 

1. Acesse a página Faturas 
2. Clique em Criar fatura
3. Escolha o cliente
4. Altere a moeda, o número da fatura e as datas de emissão/vencimento (se necessário)
5. Clique em Criar

Depois de fazer isso, você também pode fazer algumas alterações adicionais, como:

• Adicione itens manualmente à fatura
• Importe seu tempo e despesas rastreados
• Baixe a fatura
• Defina o tipo de impostos

Há também algumas ações que você pode realizar, como duplicar a fatura existente e criar rapidamente uma nova. 

1. Escolha a fatura que você deseja duplicar
2. Clique no menu de três pontos
3. Escolha a opção Duplicar no menu suspenso

A fatura recém-criada contém as mesmas informações da original. Essas informações podem ser alteradas e editadas de acordo com sua necessidade. Quaisquer entradas de tempo importadas não terão sua dependência transferida.

Faturamento, nome, endereço e logotipo são obtidos nas configurações do espaço de trabalho e o Endereço de cobrança é obtido do cliente.

 Para editar o endereço do cliente: 

1. Vá para a página Clientes 
2. Escolha o cliente
3. Clique no ícone de edição e edite o endereço

Expanda sua lista de contatos nas configurações da página Faturas. Depois de adicionar mais contatos, eles aparecerão na conta no menu suspenso de qualquer fatura. 

Configurar faturas recorrentes #

Use Faturas recorrentes para automatizar faturas que se repetem em intervalos personalizados, como semanalmente ou mensalmente, economizando tempo e minimizando erros ao longo do processo.  

Configurações de faturas recorrentes

Você pode gerenciar todas as configurações de faturas recorrentes e interromper o processo de automação sempre que necessário.

Configurar faturas recorrentes

Para configurar uma fatura recorrente: 

1. Acesse a página de Faturas
2. Clique no menu de três pontos ao lado da fatura que deseja definir como recorrente 
3. Selecione Configurações recorrentes 
4. Na janela modal, escolha a sua recorrência (semanal, mensal, personalizada, etc.)
   Se escolher Personalizada, insira o número exato de dias para o intervalo
5. Defina a data para a próxima fatura
6. Ative a opção para habilitar a faturação recorrente
7. Clique em Salvar para concluir a ação

Notificações e alertas

Todos os usuários com permissão para gerenciar faturas receberão notificações quando uma fatura recorrente for gerada. 

Você receberá um e-mail contendo o ID da fatura, o nome do cliente e um link para revisar a fatura. 

Uma notificação pop-up também aparecerá no aplicativo com um link para a pré-visualização da fatura. 

Lembretes caso a fatura esteja vencida #

Mantenha-se informado sobre seus pagamentos pendentes enviando lembretes por e-mail e notificações no aplicativo quando uma fatura estiver vencida. Dessa forma, você pode gerenciar todos os seus pagamentos em dia. 

Como funciona

Você será notificado sobre suas faturas em atraso por e-mail e por meio de notificações no aplicativo. 
Todos os dias você receberá um e-mail com a lista de todas as faturas vencidas naquele dia. 
Você também receberá uma notificação separada no aplicativo para cada fatura em atraso. 

Todos os lembretes contêm um link direto (Revisar fatura) para uma fatura vencida, para acesso rápido. 

Gerenciar lembretes

Administradores e gestores de faturas podem configurar esses lembretes nas configurações e ativá-los ou desativá-los.

Todos os usuários que podem gerenciar a fatura receberão a notificação. 

Preferência de notificação por e-mail

Para gerenciar todas as notificações por e-mail relacionadas à faturação, acesse a aba Notificações por e-mail na sua página de Preferências. 

Editar fatura #

Para editar uma fatura: 

1. Vá até a fatura que você deseja editar
2. Escolha uma ação no menu suspenso Ações no canto superior direito
3. Escolha uma das seguintes ações:
   • Ver todas as suas faturas
   • Filtrar por status
   • Marcar faturas como Enviadas, Pagas, Anuladas
   • Modificar, excluir, alterar o status de uma fatura
   • Baixar despesas

Registrando pagamento #

A opção de registro de pagamento salva o pagamento da fatura.

Para registrar o pagamento da fatura:

1. Escolha a opção Registrar pagamento
2. A tela Registrar pagamento aparece
   • Data: Insira a data de hoje 
   • Valor: Insira o valor da fatura não paga que você gostaria de marcar como Pago
   • Opcionalmente, altere Data, Valor ou adicione uma Nota

Clique em Salvar para concluir a ação.

Como resultado, a fatura é marcada como: 

• Pago (você inseriu o valor total)
• Pago parcialmente: (você inseriu um valor menor que o valor da fatura)

Janela de pagamentos #

Quando uma fatura é marcada como Paga, você verá a opção Pagamentos no menu de três pontos. Isso abrirá uma lista de todos os pagamentos registrados para essa fatura.

A janela Pagamentos inclui os seguintes detalhes:

• Data: A data do pagamento
• Autor: A pessoa que efetuou o pagamento
• Valor: O valor total pago
• Nota: Campo opcional onde você pode adicionar uma nota

Status da fatura #

• Fatura com status Parcialmente paga, Totalmente paga e Anulada não pode ser editada; Para serem editadas, as faturas pagas precisam ser marcadas como Não enviadas ou Enviadas
• Se o status da fatura for Parcialmente pago, você poderá ver todos os pagamentos faturados anteriormente 
• Se o valor do pagamento registrado for um número negativo ou zero, a fatura poderá ser imediatamente marcada como Paga 
• Se a data de vencimento da fatura enviada passar, a fatura receberá o status Atrasado 
• Se o status for alterado para Não enviado, todos os pagamentos processados ​​anteriormente serão excluídos.

Todas as outras faturas precisam ser processadas através da opção Registrar pagamento.

Personalizar itens da fatura #

Você pode formatar os itens de linha em suas faturas para exibir os detalhes específicos que deseja que seus clientes vejam. 

Informação: Os itens de linha em uma fatura referem-se às entradas que especificam os bens ou serviços fornecidos, incluindo informações como descrição, quantidade, preço e custo total de cada item.

Para personalizar os itens de linha em sua fatura:

1. Clique em Importar tempo e despesas na página Criar fatura
2. Selecione os projetos relevantes e o intervalo de datas
3. Escolha o formato de item de linha desejado em Exibir tempo
4. Clique em Importar

Opções de tempo de exibição #

Aqui está um resumo das três opções para personalizar os itens da sua fatura:

Item único (combine todas as horas em uma única linha)

Detalhado (liste cada entrada de tempo em uma linha)

Agrupadas (combinar horas por projeto, usuário ou data)

Incluir relatório de tempo e despesas #

Você tem a opção de enviar aos clientes um PDF para download dos seus relatórios de tempo e despesas, mesmo ao usar um formato conciso e minimalista na fatura.

Para enviar um relatório detalhado de tempo e/ou despesas junto com a fatura:

1. Clique em Enviar Fatura
2. Role a página para baixo e marque a caixa ao lado de Incluir relatório de tempo e/ou Incluir relatório de despesas
3. Clique em Enviar

O cliente receberá um e-mail contendo um link para baixar a fatura em PDF, juntamente com um PIN de quatro dígitos para abrir o arquivo.

Configurar faturas manualmente #

Clockify permite marcar manualmente entradas de horas e despesas como faturadas/não faturadas. Dessa forma, você tem controle total sobre o fluxo de faturamento de trabalho, controle preciso de tempo e despesas sem erros de faturas duplicadas.

Para marcar manualmente a hora como faturada:

1. Acesse o Relatório detalhado
2. Escolha todas as entradas de tempo necessárias através da edição em massa 
3. Clique em Marcar como faturado (ao lado de Edição em massa no cabeçalho da tabela)

As entradas de tempo faturado têm uma etiqueta Faturado verde próxima a elas no Relatório detalhado.

Ao passar o mouse sobre a etiqueta Faturado, você verá o cliente e o ID da fatura sob a qual a entrada de tempo foi faturada (a menos que tenha sido marcada manualmente como faturada).

Por padrão, cada nova faturaID recebe automaticamente um número exclusivo em sequência, como fatura1, fatura2, fatura3 e assim por diante, graças ao recurso de incremento automático.

Para marcar o tempo como não faturado:

1. Escolha apenas entradas de tempo faturadas 
2. Clique em Marcar como não faturado

Conversão do formato relógio para decimal #

O valor total entre relatórios e faturas pode ser ligeiramente diferente.

O tempo de arredondamento das faturas é de duas casas decimais, enquanto os relatórios levam em consideração mais casas decimais. 

Por exemplo:
Você tem uma entrada de tempo cuja duração é de 20 minutos ou 0,3333333h quando convertida para o formato decimal. Quando um relatório o multiplica pelo valor de US$ 100 por hora, o resultado no relatório é US$ 33,33. Mas quando essa entrada é importada para uma fatura, a fatura importa o tempo arredondado para duas casas decimais (0,33h), que quando multiplicado por US$ 100 equivale a US$ 33,00.

A opção de agrupamento também pode resultar em valores totais diferentes.

Por exemplo:
Você tem três inscrições em algum projeto, cada uma com 20 minutos. Se você importar o tempo um por um com a opção Horas de grupo: Detalhado, a fatura terá três itens de linha de 0,33 e o valor total será de US$ 99,00 (3 x 0,33h x US$ 100). Mas se você escolher a opção Horas em grupo: Projeto, elas serão somadas e arredondadas com mais casas decimais (como nos relatórios), resultando em uma fatura de US$ 100,00.

Para evitar discrepâncias devido ao arredondamento decimal, arredonde o tempo para cima, para baixo ou para o número mais próximo 6/12/15/30 minutos (ou seja, qualquer número divisível por seis).

Filtrar faturas #

Você pode filtrar faturas por: 

• Status
• Data de emissão
• Cliente
• ID
• Cobrar do contato
• Quantia 

Para filtrar faturas:

1. Acesse a página Faturas
2. Escolha os critérios de filtro na parte superior da página Faturas:
   • Intervalo de datas
   • Clique em Aplicar filtro
   • Cliente
   • Status
   • Valor
   • Saldo
   • ID da fatura 

Todas as faturas serão filtradas de acordo com os critérios selecionados.

Classificar por entrada de tempo ou detalhes de despesas #

Ao criar uma nova fatura ou editar a existente e importar horas e despesas, você pode optar por exibi-las de acordo com os detalhes na Visualização detalhada. 

Para exibir entradas e despesas na Visualização detalhada:

1. Escolha a fatura na página Faturas
2. Clique em Importar tempo e despesas na parte inferior da página
3. Escolha Detalhado no menu suspenso Tempo de exibição 

No rótulo Mostrar na fatura escolha a etiqueta marcando a caixa e reorganize-as arrastando e soltando. A caixa de seleção que você escolheu aparecerá na descrição do item.

O mesmo comportamento é aplicado para Detalhes de despesas e Detalhes de entrada de tempo.

Configurações adicionais de fatura #

Você pode obter faturas em outro idioma ou dar nomes diferentes (por exemplo, alterar o rótulo de imposto para IVA):

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (configurações) ao lado do botão Criar fatura
3. Na guia Padrões, edite o conteúdo que você gostaria que fosse exibido em cada rótulo

Após as alterações feitas, cada PDF gerado exibirá os novos rótulos.
Ao criar uma nova fatura, ela pode herdar algum assunto, observação, data de emissão e taxas predefinidas.

Para definir padrões: 

1. Acesse a página Faturas
2. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) nas páginas Faturas 
3. Faça as alterações necessárias na guia Padrões

Personalize faturas exportadas em PDF na aba Aparência nas Configurações de fatura. Aqui, você tem a opção de ocultar as colunas Quantidade e Preço unitário, bem como alternar a direção do texto da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.
Habilite o faturamento detalhado incluindo as colunas IMPOSTO e IMPOSTO2 em suas exportações de PDF simplesmente marcando as caixas fornecidas.

Faturas existentes #

Quando o usuário clicar na aba Faturas e inserir qualquer fatura, após a coluna Valor, deverão aparecer duas colunas: IMPOSTO e IMPOSTO 2, dependendo se você aplicou um ou dois impostos às suas faturas. 

Baixar faturas em PDF #

Você pode escolher quais colunas devem ficar visíveis no arquivo PDF baixado. Você pode personalizar o PDF em Configurações da fatura > guia Aparência e escolher se deseja incluir o IMPOSTO e o IMPOSTO 2. 

Dependendo dos itens que você marcou, essas colunas serão exibidas no arquivo PDF. 

Configurar traduções #

Com as traduções, você pode personalizar rótulos em suas faturas, desde tipos de itens até valores totais devidos. 

As traduções aparecerão no PDF e nas versões impressas de todas as suas faturas.

1. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) ao lado do botão Criar fatura na página Faturas
2. Escolha a guia Traduções
3. Localize o campo denominado Tipo de item e insira sua tradução
4. Repita a etapa 3 para cada campo relevante
5. Salve suas traduções