Extras

Planejador

O Planejador simplifica o agendamento do projeto e a delegação de tarefas. Você pode visualizar cronogramas de projetos, atribuir tarefas aos membros da equipe e usar a visualização de Equipe para gerenciar a disponibilidade. Mantenha-se organizado e melhore a colaboração.

O Planejador é uma ferramenta extra, que você pode ativar atualizando seu espaço de trabalho para o plano PRO ou ENTERPRISE.

A interface do usuário exibida neste vídeo pode não corresponder à versão mais recente do aplicativo.

Para agendar projetos e equipes, ative o planejador de projetos e equipes nas configurações do espaço de trabalho.

Planejar projetos e tarefas #

Use o planejamento de projetos e tarefas para planejar e organizar seus projetos facilmente. Veja o cronograma do projeto, atribua tarefas à sua equipe e mantenha seus projetos sob controle.

  1. Navegue até a página Planejador na barra lateral
  2. Escolha a guia Projetos para ver a visualização de projeto

A visualização de projeto oferece uma visão geral baseada em cronograma de projetos e tarefas programadas e ativas. 

Adicionar um novo projeto: 

  1. Clique em Adicionar projeto
  2. Escolha o projeto na janela Projetos  

O projeto, juntamente com todas as suas atribuições (se houver) serão carregados e exibidos na linha do tempo do projeto.

Se você estiver trabalhando em muitos projetos ao mesmo tempo e achar a visualização do projeto ocupada e cansativa, poderá ocultar um projeto agendado para mais tarde e manter o cronograma claro e simples.

Ocultar um projeto:

  1. Navegue até o projeto
  2. Clique no menu de três pontos
  3. Escolha a opção Ocultar

Use metas se estiver lidando com um projeto complexo que precisa ser executado em etapas ou fases. Você pode adicionar uma meta e marcar a conclusão de cada etapa ou fase. 

Adicionar uma meta:

  1. Escolha uma etapa/data do cronograma que você gostaria que fosse sua meta
  2. Passe o mouse sobre essa data na linha do tempo e você verá Adicionar informações de meta
  3. Clique nesta data na linha do tempo
  4. Insira um nome e especifique a data da meta na janela Criar meta
  5. Clique em Criar para concluir o processo

Arraste e solte para movê-la para uma posição diferente na linha do tempo ou clique nela e altere seu nome. 

Se o cronograma do seu projeto mudou e você deseja remover uma meta:

  1. Clique em uma meta
  2. Clique nos três pontos na janela Editar meta
  3. Clique em Excluir para concluir o processo

Editar projetos programados #

Expanda o projeto para ver mais detalhes. 

Você pode ver quem está atribuído ao projeto e o número de horas que eles estão atribuídos. 

Para adicionar novas pessoas aos projetos e atribuições:

  1. Clique em +Integrante
  2. Pesquise e encontre um integrante

Pesquise um determinado projeto ou cliente com base nas datas em que os projetos foram agendados. 

  1. Navegue até o canto superior direito da página
  2. Modifique o período de datas ou a data específica no seletor
  3. Veja as tarefas de um período de tempo diferente (por exemplo, esta semana, no próximo mês ou algum período personalizado, como os próximos 30 dias). Observação: o intervalo mínimo é de 1 semana e o intervalo máximo é de 8 semanas

Use as setas para navegar para o período anterior ou seguinte.

O bloco de projeto sublinhado sugere que uma pessoa está programada para trabalhar naquele projeto o dia todo. Uma linha vermelha, significa que eles estão acima de sua capacidade. 

Aproxime-se ou afaste-se com o zoom para ver as tarefas com mais detalhes.

Veja o total de horas atribuídas para cada projeto no intervalo de tempo selecionado ao lado do nome do projeto.

Se o projeto for:

  • Ativo – você pode criar novas tarefas
  • Concluída – você não pode criar novas tarefas, apenas ver as existentes
  • Público – você pode agendar qualquer membro para ele
  • Privado – você precisa adicionar membros ao projeto e depois agendá-los para trabalhar no projeto
  • Arquivado – você não pode adicionar novas tarefas, mas somente visualizar as tarefas existentes

Para ver a programação dos membros da equipe com mais detalhes:

  1. Clique em um membro da equipe na guia Projetos
  2. Você irá para a guia Equipe onde poderá ver a linha do tempo com mais detalhes.

Caso seu plano e cronograma iniciais tenham mudado e você esteja atrasado ou adiantado em relação ao cronograma de seu projeto, você pode mudar a data de início.

  1. Selecione o projeto
  2. Clique nos três pontos
  3. Escolha o Mudar a linha do tempo
  4. Escolha a nova data de início de suas tarefas
  5. Clique em Mudar para concluir o processo

Planejar tarefas da equipe #

A visualização da equipe permite que você verifique rapidamente a capacidade de sua equipe (quem está disponível e quem está sobrecarregado).

As exibições de Projeto e Equipe usam os mesmos dados de atribuição para que você possa planejar o trabalho usando qualquer uma das exibições.

Você pode adicionar um novo integrante clicando em Adicionar integrante e o Clockify mostrará todas as suas atribuições (se houver). Você pode criar atribuições para usuários ativos, inativos e convidados. Filtre as atribuições por usuários e grupos no menu da Equipe no canto superior esquerdo da página Equipe.

Para remover um integrante, clique nos três pontos ao lado o seu nome. Excluir um integrante não exclui suas atribuições, apenas remove o usuário da linha do tempo.

Você pode ver o total de horas atribuídas a cada integrante no intervalo de tempo selecionado ao lado de seu nome.

Você pode clicar em um projeto para ver sua programação com mais detalhes.

Se um usuário estiver de folga durante esse período, você o verá em sua linha do tempo. Se você tiver uma tarefa nas horas vagas, verá que está acima de sua capacidade.

Edite a capacidade do usuário clicando nos três pontos ao lado dele ou na página Equipe editando seu perfil.

  • Completo – o usuário está na capacidade máxima (por exemplo, se a capacidade for de 8h/dia, ele recebe 8h de trabalho naquele dia em todos os projetos)
  • Xh aberto – o usuário tem X horas disponíveis (por exemplo, 1h aberta significa que você pode atribuir a ele uma hora adicional de trabalho naquele dia)
  • Xh extra – o usuário tem X horas atribuídas acima de sua capacidade (por exemplo, 1h a mais significa que ele está 1h acima de sua capacidade naquele dia)

Você pode optar por exibir a capacidade de um usuário na página Equipe em um nível diário ou semanal.

Para acompanhar o desempenho de seus funcionários, comparando as horas de trabalho atribuídas e reais com o Relatório planejado x rastreado.

Gerenciar tarefas #

Atribuição é um trabalho específico atribuído a um membro da equipe em um projeto. Ajuda a organizar o trabalho, acompanhar o progresso e garantir que todos que trabalham em um projeto conheçam sua função. Além das tarefas existentes, você pode adicionar novas e planejar a execução do seu projeto com mais detalhes.

Para criar uma atribuição:

  1. Abra a guia Projeto (ou a guia Equipe)
  2. Expanda um projeto ou adicione um novo (ou expanda um integrante ou adicione um novo)
  3. Clique em qualquer lugar na linha do tempo para adicionar um bloco (ou clique e arraste para criar uma faixa, ou linha)
  4. Especifique a tarefa do projeto (opcional, se o projeto tiver tarefas)
  5. Selecione quanto o funcionário terá que trabalhar naquele projeto durante na faixa selecionada
  6. Selecione a hora de início (opcional, se você planejar turnos)
  7. Adicione uma nota (opcional, se você tiver algumas instruções para eles)
  8. Adicione uma nota (opcional, se você tiver algumas instruções para eles)
  9. Clique Criar

Você pode criar várias tarefas no mesmo projeto dentro do mesmo período. Isso permite adicionar novas atribuições que podem se sobrepor às existentes.

Clique em uma tarefa para poder editá-la. Você também pode arrastar e soltar o bloco para movê-lo para outro dia ou arrastar as bordas para alterar as datas de início e fim.

Para dividir uma tarefa, passe o mouse sobre a linha que separa os dias e clique para dividir a tarefa em duas tarefas individuais (que você pode editar posteriormente).

Para copiar uma tarefa, clique nela para abri-la, copie clicando nos três pontos e escolha quem deve receber uma tarefa idêntica. Se um usuário tiver acesso à tarefa, ela será copiada junto com a atribuição. Caso contrário, a atribuição será duplicada sem a tarefa.

Para copiar uma tarefa, clique nela para abri-la, copie-a clicando nos três pontos e selecione quem deve receber uma tarefa idêntica

O total de horas é calculado multiplicando o número de dias úteis pelo número de horas atribuídas.

Os usuários podem ter várias atribuições de projeto para o mesmo dia, mas não podem ter várias atribuições para os mesmos projetos nas mesmas datas.

As tarefas que uma observação terão um ícone de nota no bloco de tempo. Você pode passar o mouse sobre o ícone para ver a mensagem completa.

Os dias não úteis (finais de semana, feriados e folga) não são incluídos nas atribuições.

Os blocos de folga e feriado são coloridos de forma diferente e exibem uma descrição ao passar o mouse.

Para planejar alguém em um dia não útil, você precisa clicar explicitamente nessa data. Atribuições nos fins de semana e dias de folga irão automaticamente colocar alguém acima de sua capacidade.

Recurring assignments #

Se uma atribuição deve ser repetida ou é repetida toda semana:

  1. Abra a tarefa
  2. Marque Repetir semanalmente
  3. Selecione e insira o número de semanas para repetir
  4. Salvar

As atribuições com mais de 7 dias não podem ser repetidas.

Se você alterar quantas semanas uma atribuição se repete:

  • Se você aumentar o número de semanas, novas tarefas serão criadas no futuro
  • Se você reduzir o número de semanas, as tarefas mais antigas serão excluídas das anteriores

Se você editar uma propriedade de qualquer atribuição (data, hora, nota), poderá escolher se deseja atualizar todas as atribuições em série ou criar uma série de atribuições separadas.

Publicar atribuições #

Você pode criar um calendário e, quando terminar, publicá-lo para que cada usuário possa ver no que precisa trabalhar e quando.

  • Contornada - A atribuição não é publicada e só pode ser vista pelos administradores
  • Colorida - A atribuição é postada e pode ser vista pelo seu funcionário(junto com seu gerente)

Cada atribuição que você cria começa como não publicada, o que significa que seu gerente não pode vê-la.

Se você tiver uma tarefa não publicada, o botão Publicar ficará azul e você verá um contador com o número de tarefas não publicadas.

Quando você clica em Publicar, todas as tarefas não publicadas que você vê serão publicadas e visíveis (além disso, os responsáveis receberão uma notificação por e-mail se Notificar usuários estiver marcado).

Se você editar ou dividir uma tarefa publicada, ela permanecerá publicada. Se você copiar uma tarefa publicada, sua cópia não será publicada.

As tarefas publicadas na página Planejador também ficam visíveis para os usuários na página Calendário e qualquer alteração na tarefa publicada será refletida na página Calendário , também. Se as tarefas contiverem tarefas, elas também estarão visíveis no Calendário.

Os esboços de tarefas não ficarão visíveis.

Você também pode acompanhar o desempenho de seus funcionários comparando as horas de trabalho atribuídas versus as reais com o Relatório planejado x rastreado.

Quem pode ver o quê #

  • Proprietário, administrador, gerente de projeto – criar, editar e publicar a programação e o calendário
  • Gerente de Equipe – visualizar horários e calendários publicados de seus integrantes
  • Gerente de Projetos – visualizar cronogramas e calendários publicados para seus projetos
  • Usuários regulares – visualizar sua programação e calendário publicados

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