El manual completo para la licitación de construcción (+ pasos y consejos)

El proyecto se realizará a tiempo y dentro de presupuesto — esa es la frase más agradable que los propietarios quieren oír de sus contratistas de construcción.

Sin embargo, ¿cómo los contratistas y sus colaboradores (subcontratistas) pueden lograr hacerlo? 

Bueno, por eso estás aquí.

En este artículo cubriremos:

• Qué es la licitación de construcción y cómo funciona,
• Por qué las ofertas eficientes son fundamentales para obtener ganancias, y
• Cómo seguir algunos pasos cruciales en la licitación de construcción para obtener mejores resultados.

Empezamos.

¿Qué es una licitación de construcción?

Una licitación de construcción es un procedimiento donde los contratistas generales (CG) presentan ofertas formales escritas a los clientes (también conocidos como propietarios o propietarios de proyectos) para completar un proyecto de construcción dentro de un período de tiempo determinado. 

En otras palabras, un cliente pide a contratistas generales que presenten ofertas por sus proyectos para ser contratados por el trabajo. En la jerga de la industria, los expertos se refieren a esto como una licitación (más sobre esto más adelante). Después de una licitación, el contratista general habla con subcontratistas para verificar su disponibilidad y obtener una información más detallada sobre los servicios específicos, como fontanería o electricidad.

Como hemos mencionado anteriormente, los términos propietario, propietario de proyecto, y cliente se usan indistintamente y representan lo mismo: la persona o entidad que solicita, revisa, y aprueba ofertas de los contratistas.

Para sobrevivir en el mercado, una empresa de construcción tiene que aprender a preparar una licitación de construcción competitiva. Sin embargo, competitivo significa no solo la oferta con el precio más bajo. De hecho, el término competitivo usualmente implica una mezcla cuidadosamente elaborada de coste, ganancias, y calidad.

Así que, el objetivo de cualquier contratista durante una licitación de construcción es ganar tantos contratos como sea posible equilibrando los siguientes aspectos:

• El dinero que ganan de su trabajo, 
• El coste de los materiales y mano de obra, y 
• La calidad que entregan al cliente.

Los contratistas presentan sus ofertas durante las licitaciones, pero hablaremos más sobre esto más adelante. 

A continuación, echamos un vistazo a cómo diferenciar una licitación de construcción de una estimación de construcción.

Licitación de construcción vs. estimación de construcción

Obtener beneficios en la industria de construcción es difícil. 

Según un informe hecho por National Association of Home Builders, las empresas de construcción obtuvieron beneficios netos de solo 7% en 2020 (lo que es el total de las ganancias después de deducir todos los gastos de los ingresos generados). 

Para poder ganar más, los contratistas no pueden simplemente ofertar por más proyectos, y este es el momento cuando la licitación y estimación entran en juego. 

Estimación de construcción es una parte de licitación de construcción. Precisamente, la estimación requiere que los contratistas predicen los gastos para la construcción de la estructura. Después de la recopilación de la información de costes de mano de obra y materiales, el contratista lo incluye en su oferta de construcción. En todos los casos, la estimación precede a la licitación.

Si se hace mal, la estimación puede llevar a pérdidas significativas después de firmar el contrato con el propietario. Para que un proyecto obtenga ganancias, aquí hay una lista breve de elementos que necesitan entrar en la estimación de coste:

• Equipo, materiales, y mano de obra,
• Estudios de viabilidad,
• Seguros e impuestos,
• Supervisión de campo,
• Pruebas e inspección, etc..

Adicionalmente, licitación y estimación requieren un conjunto de habilidades mutuamente distintas. 

Por ejemplo, la persona supervisando el proceso de licitación necesita fomentar una mentalidad estratégica y de esa manera:

• Observar el proyecto desde un punto de vista de pájaro, y
• Establecer objetivos mensurables y realistas.

En contraste, el individuo en cargo de la estimación de costes, también llamado estimador y estimador de costes, tienen que ser un mago en la delegación de tareas y gestión de proyectos.

Adicionalmente, los contratistas más pequeños a menudo pagan a una persona para que se encargue de la licitación de construcción y los procedimientos de estimación. Aún así, esta no es la mejor manera, especialmente para los proyectos grandes y recurrentes. Los expertos de construcción típicamente recomiendan contratar profesionales separados para manejar la licitación y estimación.

Hemos creado una tabla sencilla a continuación para hacer más tangibles las principales características de la licitación y estimación de construcción:

Licitación de construcción	Estimación de construcción
Implica presentar una oferta formal a un propietario o cliente potencial para construir una estructura (como un edificio)	Se centra en evaluar los costes potenciales de la construcción de la estructura; a menudo los expertos se refieren a la estimación como costes totales aproximados del proyecto (el énfasis está en la aproximación)
Se enfoca en la propuesta oficial dirigida al desarrollo y la gestión de la construcción de un edificio	Calcula los costes de las contratistas internas en la estructura del edificio, como costes de entrega, mano de obra, materiales, seguro e impuestos, y otros gastos
Constituye una actividad estratégica y requiere habilidades de liderazgo, es como preguntarte a ti mismo “¿Hacia dónde debería dirigirse mi negocio a continuación?”	Constituye una actividad táctica requierendo habilidades de gestión, como preguntarte a ti mismo “¿Necesito contratar los mejores subcontratistas para ayudarme en este proyecto?”
Constituye el compromiso legal al cliente cuando la oferta de construcción se envía	No sirve como un compromiso legal al cliente, sino como punto referente para los gastos

Tipos de licitación en construcción

Una oferta de construcción es una serie de documentos enviados al cliente para la revisión y aprobación. Aparte del coste de la estimación, una oferta de construcción incluye el alcance del trabajo para todo el proyecto.

Los propietarios y otros clientes solicitan las ofertas de construcción de los contratistas con 5 tipos de ofertas, también llamadas opciones de licitación o licitaciones:

• Licitación abierta,
• Licitación negociada,
• Licitación selectiva, 
• Licitación en serie, y
• Licitación marco.

Para aclarar, una licitación es una invitación a participar en un concurso y ganar un contrato. Por otra parte, una oferta es la respuesta del contratista a la licitación — ej. el contratista recopila la documentación necesaria para competir por el contrato.

En resumen, licitaciones y ofertas son dos caras de la misma moneda. En el siguiente párrafo, cubriremos 5 opciones de licitación en más detalles.

Empezamos.

Tipo 1 de licitación de construcción: Licitación abierta

La licitación abierta significa que el propietario invita a todos los contratistas interesados a presentar sus ofertas. Por lo tanto su nombre es licitación abierta, donde cualquier persona puede presentar su oferta de contratación.

Los propietarios usualmente usan la licitación abierta en los proyectos gubernamentales. 

Para los proyectos más grandes, los clientes pueden establecer un proceso de precalificación para contratar los contratistas más adecuados para el trabajo.

Según Kumar Neeraj Jha, un contratista experto y autor de Construction Project Management: Theory and Practice, la licitación abierta es, hasta cierto punto, un juego de bajo riesgo:

“El riesgo que implica el proyecto es menor aquí. El propietario específica algunos criterios mínimos elegibles para la emisión de la documentación de licitación. Si estos criterios se satisfacen por el contratista, se le entrega la documentación de licitación.”

Las ventajas de la licitación abierta en la construcción:

• Proporciona mayor responsabilidad y transparencia que otros tipos de ofertas, y
• Permite a los contratistas generales emergentes conseguir sus primeros proyectos.

Las desventajas de la licitación abierta de construcción: 

• Es altamente competitiva dado que está abierta para cualquier persona interesada en postularse, y
• A veces se critica por ser costosa para los contratistas una vez que se involucran en el proceso de licitación.

Tipo 2 de licitación de construcción: Licitación negociada

Con la licitación negociada, el cliente se acerca a un contratista para licitar el proyecto. Algunas de las razones por esto incluyen el historial del contratista y su relación previa con el cliente. En otras palabras, el propietario del proyecto tiene más confianza en que el contratista hará lo que afirma en su oferta de construcción.

En la mayoría de los casos, los clientes eligen la opción de la licitación negociada para los proyectos altamente especializados, como la construcción de fábricas, almacenes, o plantas de energía.

A diferencia de la licitación negociada, donde todos participan en el proceso de licitación, la licitación negociada puede ser anticompetitiva y exclusiva.

Las ventajas de la licitación negociada en la construcción:

• Una gran opción para los proveedores de proyectos de construcción altamente especializados, y 
• En el caso de problemas de seguridad y emergencias, los clientes prefieren la licitación negociada. 

Las desventajas de la licitación negociada en la construcción:

• Algunos expertos piensan que carece de responsabilidad debido a su naturaleza exclusiva, y
• Lleva a una reducción de trabajos disponibles para otros contratistas.

Tipo 3 de licitación de construcción: Licitación selectiva

La licitación selectiva es una forma de la licitación negociada más compleja y avanzada. Dicho de manera simple, la licitación selectiva significa que el cliente se acerca a un grupo selecto, experimentado, y confiable de contratistas para licitar un proyecto, a diferencia de la licitación negociada donde el cliente se acerca a un solo contratista.

Cuando un número restringido de licitadores está invitado a licitar, el propietario retiene el derecho de seleccionar las ofertas, independientemente de sus precios altos. Podemos entender la licitación selectiva como un fase de preselección de proveedores que compitan para ganar el proyecto.

De hecho, la licitación selectiva es el tipo más común de licitación en los proyectos de construcción privados. Algunos de los principales criterios que consideran los clientes con este tipo de licitación incluyen:

• El desempeño en los proyectos anteriores,
• La relación con el cliente, y
• La experiencia en campos específicos.

En cualquier caso, una licitación selectiva asegura mayor control de la calidad para el cliente.

Las ventajas de la licitación selectiva en la construcción:  

• Más eficiente de la licitación abierta puesto que lleva muy poco tiempo, y
• Solo los contratistas generales verdaderamente calificados reciben una invitación para presentar una oferta.

Las desventajas de la licitación selectiva en la construcción:

• Puede introducir sesgos ya que se insta a los clientes a volver a los mismo contratistas, y
• El precio del contrato es típicamente más alto que durante la licitación abierta.

Tipo 4 de la licitación de construcción: Licitación en serie

La licitación en serie es uno de los enfoques más raros, pero sigue siendo aplicable en algunos casos. La licitación en serie ocurre cuando el propietario quiere realizar una serie de proyectos similares dentro de un período de tiempo determinado. 

Un buen ejemplo de la licitación en serie es cuando un promotor de vivienda planea construir decenas de viviendas residenciales dentro de un solo año. Para evitar el agotador trabajo de seleccionar ofertas para cada proyecto separado, optan por elegir un solo contratista general para manejar todos los contratos de vivienda similares.

Las ventajas de la licitación en serie en la construcción:  

• Muchos expertos creen que es menos costoso tanto por el cliente como por el contratista, y
• Los pagos a tiempo por parte del cliente debido a la división de pagos en incrementos. 

Las desventajas de la licitación selectiva en la construcción:

• Los contratistas a menudo tienen que esperar semanas o incluso uno o dos meses para recibir las noticias del cliente, y
• La planificación a largo plazo se convierte en una pesadilla, debido a mucha incertidumbre.

Tipo 5 de la licitación de construcción: Licitación marco

Con la licitación marco, el propietario del proyecto compara varias ofertas frente la calidad y los precios. 

Como el segundo paso, elijan dos o más contratistas para realizar el proyecto de construcción. En otras palabras, cada licitador, por ejemplo contratista, obtiene el lugar que le corresponde en el esquema del proyecto. Por ejemplo, un contratista puede trabajar en diseño interno, por lo contrario, el siguiente contratista podría encargarse del manejo de las cercas y los aspectos externos del proyecto.

En algunos casos, los expertos se refieren a la licitación como empresas conjuntas. En cualquier evento, este tipo de licitación de construcción principalmente se refiere a los proyectos grandes y complejos.

Las ventajas de la licitación marco en la construcción:

• Un excelente punto de partida para futuros proyectos financiados por el gobierno, especialmente en la UE, y
• Debido a su duración, los contratistas pueden proporcionar ingresos a largo plazo para el contratista. 

Las desventajas de la licitación marco en la construcción:

• Los licitadores a menudo invierten mucho dinero y esfuerzos para conseguir este tipo de contrato, pero a veces no ganan la licitación lo que lleva a los serios problemas financieros, y
• A diferencia de otros tipos de licitaciones de construcción, a la licitación marco le falta la flexibilidad en cuanto a la personalización y negociación.

—

Ahora que hemos repasado los tipos de ofertas, exploramos algunos pasos comprobados que puedes tomar durante la licitación de construcción.

¿Cuáles son los pasos en una licitación de construcción?

Para tener éxito en una licitación de construcción, los contratistas deben seguir una estricta serie de acciones. 

En los siguientes párrafos, te presentamos los 6 pasos que los contratistas generales deberían seguir para ganar más licitaciones, incluyendo:

1. Solicitar ofertas,
2. Subcontratar,
3. Presentar ofertas,
4. Seleccionar ofertas,
5. Formular y firmar el contrato, y
6. Entregar el proyecto.

Sin más preámbulos, empezamos con los pasos más importantes en la licitación de construcción.

Paso 1: Solicitar ofertas

Como primer paso, los propietarios invitan a los contratistas generales a presentar ofertas. Los especialistas de la industria suelen llamar a esto la etapa de licitación de ofertas. 

En este punto del proceso de licitación y dependiendo del tipo de licitación, el contratista general necesita considerar los siguientes documentos:

• Solicitud de propuesta (SdP): un documento oficial emitido por el cliente que anuncie el proyecto, aclare el alcance del proyecto, y invite a los contratistas presentar ofertas,
• Solicitud de cotización o calificación (SdC): un proceso formal donde un cliente pregunta a grupo de contratistas seleccionados a presentar las ofertas para los proyectos de construcción, y
• Invitación a licitar (IaL): un documento oficial que los contratistas generales envían a subcontratistas con una solicitud para proporcionar precios para servicios de construcción especializados.

Estos paquetes de solicitudes también incluyen la información como especificaciones, dibujos, cuestionarios, fecha y hora de la licitación, y a veces incluso incluyen un borrador de contrato. De hecho, el cliente puede también compartir información sobre si el proyecto será público (emitido por el gobierno) o privado (comercial).

Aparte de los documentos relacionados con la empresa para los contratistas generales, el cliente a menudo solicita la información de los subcontratistas también. Después de todo, el cliente quiere saber con quién tratará día tras día.

El proceso de la licitación empieza tan pronto como todos los documentos de la licitación se comparten con los licitadores, como SdP, SdC, y IaL, como hemos mencionado anteriormente.

Paso 2: Subcontratar

En el segundo paso del proceso de licitación, el contratista general solicita a los subcontratistas para realizar servicios especializados para el proyecto. Por ejemplo, estos pueden incluir los servicios de plomería, servicios eléctricos, y servicios técnicos relacionados.

Tan pronto como el subcontratista presente la oferta a la contratista general, el contratista introduce toda la información de los subcontratistas en la oferta de construcción oficial que se envíe al cliente en la siguiente fase de licitación.

Durante el proceso de licitación de los subcontratistas, el contratista general a menudo selecciona a los subcontratistas con los que ha trabajado en proyectos anteriores. Aparte de eso, el contratista general también hojea los sitios web de ofertas (con base de datos de subcontratistas) para obtener los mejores subs, dado que a menudo se les llama en la jerga de la industria.

Con la información de costes colectados de los subcontratistas, el contratista general estima un coste realistico usando los siguientes herramientas de licitación de construcción:

• Planos de construcción: un dibujo detallado de los detalles del proyecto, 
• Cálculos de cantidad de material: una lista de materiales físicos que el contratista necesita para completar el proyecto de construcción, y 
• Cuenta de cantidades: una descripción detallada de cada coste para el proyecto.

Según Kumar Neeraj Jha, el escritor del libro de construcción al que nos hemos referido anteriormente, los subcontratistas constituyen una parte vital del rompecabezas de la construcción:

“El proceso de la gestión de subcontratista desde su selección hasta el cierre del subcontrato es esencial para el suceso del proyecto, dado que en algunos proyectos más de la mitad del valor del proyecto se subcontrata.”  

Paso 3: Presentar ofertas

El tercer paso en el proceso de licitación implica que los contratistas saquen sus calculadoras y presenten su documentación sobre los costes del proyecto, línea de tiempo, y su información comercial. Es como un concurso de belleza, pero para las empresas de construcción.

De todos modos, recuerda que los documentos de licitación deben ser fáciles de seguir e incluyen elementos como:

• Materiales y equipo,
• Costes laborales,
• Gastos generales, 
• Gastos de subcontratación, y
• Margen de beneficio.

Cuando los contratistas consideran esta información, es más probable que ofrezcan una oferta competitiva al cliente. 

Sin embargo, incluso si lo haces en el proceso de licitación, no olvides incluir las líneas de tiempo precisas.

En algunos proyectos, el cliente solicita que el contratista general presente una garantía de licitación junto con la oferta. La garantía de licitación garantiza que el proyecto se completará según la oferta presentada.

Consejo adicional: Recopila tu documentación de seguro, como seguro de responsabilidad general, seguro de recompensa de los trabajadores, y seguro contra riesgos de constructores. Si el contratista presenta esta documentación, puede aumentar la posibilidad de ganar el proyecto.

Paso 4: Seleccionar ofertas

El siguiente paso implica seleccionar algunas ofertas competitivas (o solo una) que capten la atención del cliente. Generalmente, los clientes usan un sistema de puntuación para clasificar todas las ofertas. 

Como una regla general, los propietarios de proyectos no gubernamentales consideran los siguientes puntos fuertes de un contratista, incluyendo:

• Precio y explicaciones detalladas de costes,
• Filosofía de programación, como optimización de flujo de trabajo,
• Experiencia con contratos similares, 
• Curriculum vitae del personal de los empleados, 
• Registros de seguridad de proyectos anteriores, y
• Otros criterios relevantes para el proyecto.

En casos raros, es posible que el cliente desee hacer una entrevista más detallada con el contratista general.

Los mismos principios se aplican también a los proyectos financiados por el gobierno, pero con una gran diferencia, los clientes gubernamentales dan prioridad al precio sobre todos los demás aspectos.

Durante la selección de ofertas, el cliente implementa la nivelación de ofertas. La nivelación de ofertas simplemente implica un esfuerzo concertado por parte del cliente para estandarizar su formato de oferta. En cambio, la nivelación de ofertas permite que el cliente compare adecuadamente las diferencias y similitudes entre una amplia gama de licitadores. 

Paso 5: Formular y firmar el contrato

Tan pronto como el cliente haya seleccionado la oferta más adecuada, discutirá todos los términos y la estructura del precio final con el contratista general. Así que, sí, los contratistas a menudo tienen espacio para negociar entre la presentación de oferta y la formulación de contrato.

Para aclarar, el contrato necesita contener lo siguiente:

• Dibujos de contratos,
• Especificaciones detalladas del proyecto, 
• Condiciones generales del contrato,
• Condiciones especiales del contrato, y
• Contrato (ej., documento real firmado por ambas partes).

Para aprovechar al máximo el proyecto, los contratistas primero deberían consultar a los expertos legales. La razón es que un contrato de construcción es sólo válido si toma en consideración 3 aspectos legales, incluyendo: 

1. Oferta: una entidad promete hacer una cosa en cambio de que la otra haga otra cosa,
2. Aceptación: todos los partes aceptan todos los términos de la oferta original (ej., oferta de contratista), y
3. Consideración: el contrato debe ser mutuamente beneficioso o, en otras palabras, ambas entidades deben recibir beneficios y proporcionar valor.

¿Hasta aquí, todo claro? ¡Excelente! 

Avanzamos al sexto y último paso en la licitación de construcción.

Paso adicional: Entregar el proyecto

Aunque no es una parte oficial del proceso de licitación, la entrega del proyecto puede revelar qué tan profesional y experto es realmente el contratista. Si el proyecto se hace bien, el contratista puede esperar ser contratado por el mismo cliente en el futuro.

Dicho de manera simple, el contratista general selecciona el método de entrega de proyecto antes de que empiece la licitación. El método de entrega de proyecto elegido tiene un papel que desempeñar, antes, durante, y después de la licitación.

En resumen, métodos de entrega de proyecto incluyen:

• Diseño-Oferta-Construcción: el método tradicional en el cual el propietario contrata a un diseñador separado de los contratistas. Una vez que el diseño del proyecto está completado, el propietario solicita ofertas de los contratistas para implementar el diseño.
• Gestión de Riesgos de la Constricción (GRG): diferentes empresas se encargan del diseño y construcción.
• Diseño-Construcción (D-C): un solo contratista se encarga de la construcción y el diseño.
• Entrega de Proyecto Integrada (IPD, por sus siglas en inglés): como uno de los métodos más recientes en la entrega de proyecto, el método IPD significa que el propietario, arquitecta, y contratista trabajan como un equipo para compartir el riesgo entre si mismo igualmente.

Al seleccionar cuidadosamente el método de la entrega de proyecto, el contratista general puede asegurar que su proyecto está completado efectivamente, a tiempo, y dentro del presupuesto.

¿Cómo funciona una licitación en el sector de la construcción (+ consejos de expertos)?  

Dado que estás leyendo este artículo, probablemente tienes algunas dudas sobre los trabajos de construcción. Así que, hemos consultado algunos expertos y nos hemos sumergido en la literatura.

Particularmente, exploramos algunos buenos consejos para potenciar tu oferta de construcción como contratista.

Empezamos.

Consejo 1: Evalúa los requisitos del proyecto

La licitación competitiva consiste en saber por cuáles proyectos deberías licitar y cuáles deberías omitir.

En otras palabras, sé realista, no licites proyectos que sabes que tendrás dificultades para implementar. 

Mientras lo haces, descubra tantos detalles como sea posible sobre los elementos de esta lista de verificación de licitación de construcción:

• Documentación importante,
• Condiciones actuales del sitio de construcción,
• Horario, 
• Alcance del proyecto,
• Condiciones de pago,
• Costes, y
• Información del contacto.

Kumar Neeraj Jha, el autor de Construction Project Management: Theory and Practice que ya hemos mencionado algunas veces, diferencia entre lo que él llama el contratista correcto e incorrecto.

“Los términos ‘correcto’ e ‘incorrecto’ son subjetivos. El término ‘contratista correcto’ significa ‘adecuación al propósito’ para el proyecto propuesto. El término ‘contratista correcto’ no tiene nada que ver con un contratista grande o pequeño, dado que puede suceder que el contratista grande no sea el contratista adecuado para un proyecto propuesto si es de bajo valor.”

Así que, nota que aún puedes ser la persona adecuada para el proyecto incluso si eres un pequeño contratista.

Consejo adicional: Cuando los subcontratistas o contratistas no están seguros sobre las áreas específicas de proyecto, las cosas pueden fácilmente ir de lado. Es por esta razón que siempre recomendamos verificar con el cliente para evitar cualquier confusión. De hecho, las incertidumbres no resueltas pueden llevar a pérdidas catastróficas de dinero y tiempo.

Consejo 2: Estima los costes 

La estimación de costes adecuada es lo fundamental de la licitación de construcción exitosa. De hecho, innumerables empresas todavía luchan con cosas como los cambios de precios del mercado, gestión de riesgo inadecuado, y gestión de recursos deficiente, todo llevando a estimación de coste deficiente (los gastos esperados del proyecto).

Para aprender más sobre las estimaciones de costes, hemos contactado a Greg Batista, CEO de G. Batista Engineering and Construction. Greg destaca la importancia de asegurar que las ofertas tengan en cuenta todos los factores relevantes:

Sin embargo, aparte de eso, los contratistas generales deberían recordar que la preparación de la estimación de coste no es barata. Los autores de Estimating Building Costs afirma que la estimación de coste puede hacer o deshacer tus operaciones comerciales:

“El coste de preparación de la estimación se contabiliza como gastos generales o el coste de hacer negocios. Si un contratista no tiene éxito con demasiadas ofertas, entonces el coste acumulado de estimación es alto y el volumen de trabajo disponible limitará el crecimiento del negocio y amenazará la supervivencia corporativa.”

Así que, ¡sé prudente con respecto a los proyectos a los que lícitas!

Consejo 3: Muestra la experiencia

En casi todos los casos, el propietario le pedirá al contratista que le presente pruebas convincentes de la ejecución de proyectos similares en los últimos años. En otras palabras, experiencia en el campo y buen material de referencia de los clientes hacen toda la diferencia.

Experto en la construcción Greg Batista tuvo algunos consejos más para compartir cuando dijo que presentarse como un contratista experimentado, con la documentación que lo respalde, siempre paga los dividendos:

Hablando de experiencia, la mejor unidad de medida para evaluar el éxito de las ofertas es el índice oferta-éxito. Esta medida te permite conocer tus ofertas ganadas y perdidas. Así que, ¿qué es un índice oferta-éxito?

En resumen, un índice oferta-éxito documenta cuántos contratos ha ganado un contratista general después de la licitación. Digamos que tu índice oferta-éxito es 5:1, esto significa que típicamente has ganado 1 de cada 5 ofertas. Un buen índice oferta-éxito para proyectos privados es 4:1, y un índice oferta-éxito adecuado para proyectos públicos es hasta 10:1.

Consejo 4: Usa un software para controlar el tiempo y mejorar la eficiencia de la licitación 

Durante el proceso de recopilación de documentos y completación de otras tareas relacionadas con la licitación, los contratistas necesitan crear, de manera eficiente, las ofertas confiables y gestionar los subcontratistas. En adición, también necesitan un software para ver los costes de un vistazo y presentarlos a clientes potenciales de manera transparente.

Por esta razón, los contratistas pueden usar la planilla de horarios para la construcción de Clockify para seguir:

• Los gastos generales, 
• Mano de obra, 
• Materiales, y 
• Otros gastos.

Con una planilla de horarios digital para la construcción, los contratistas pueden fácilmente:

• Ver quién está trabajando en qué y cuándo, y
• Marcar horas laborales como horas facturables o no facturables. 

Asimismo, durante las primeras 3 etapas de licitación, los contratistas tienen que invertir mucho tiempo para colectar y presentar la documentación. Para abordar retrasos innecesarios en la gestión de los documentos de la licitación, puedes usar Clockify con los fines de programación.

Con Clockify, puedes organizar fácilmente el tiempo y los recursos de fuerza laboral de siguiente manera:

• Visualizar y planificar proyectos de la manera que sigue la licitación de ofertas y subcontratación,
• Asignar los diseñadores, arquitectos, y subcontratistas a los proyectos, y
• Añadir hitos.

Todas estas funcionalidades te permiten continuar la preparación de las ofertas competitivas y puntuales para tener mejores resultados con clientes.

Consejo 5: Conoce la competencia (y el cliente)

En la industria de la construcción, la competencia frecuentemente suele ser feroz. La práctica general sugiere que los clientes necesitan recibir al menos 3 ofertas de construcción para que el proceso de licitación se cualifique justo (excepto cuando los clientes mismos elijan un contratista único o un grupo de contratistas en la fase de licitación de oferta).

En realidad, muchas licitaciones atraen a docenas e incluso cientos de ofertas. 

Brian Greenhalgh, el autor de Introduction to Estimating for Construction, escribe que se trata de ofrecer valor adicional al cliente:

“El objetivo clave es ofrecer mejor valor subyacente al cliente que la competencia, lo cual se logra a través de un combinación de: definir el valor de cliente, establecer la relación con los proveedores, integrar las actividades, gestionar los costes de manera colaborativa, desarrollar la mejora continua.”

Otra solución para sobrevivir a la competencia es presentar tu oferta antes que los demás. Los clientes también son humanos. Como resultado, es más probable que revisen las primeras 5 - 10 ofertas que han recibido con más detalles que hojear cientos de otras.

En resumen, necesitas entender mejor cuánto tiempo les toma a tus competidores presentar sus ofertas. Quizás incluso puedes aprender de ellos explorando las redes y mercados de licitación de construcción.

Consejo 6: Tómate tu tiempo con la oferta de construcción

Una cita atribuida a Benjamin Franklin es “una gran prisa genera un gran desperdicio”.

Con las restricciones que hemos mencionado anteriormente, también necesitas aprender cómo tomar tiempo en la recopilación de datos para tu oferta de construcción. No se limite a lanzar tus ofertas en un intento de ofertar en tantas licitaciones como sea posible.

Así que, se trata de lograr el equilibrio entre ser más rápido que tus competidores y tomar suficiente tiempo para preparar una oferta adecuada.

En la mayoría de los casos, los clientes conceden algunas semanas para que los posibles licitadores presenten su oferta de construcción. Eso es suficiente tiempo para evaluar los requisitos del proyecto, estimar los costes, y conocer la competencia (y el cliente).

Hemos contactado a Alaa Abdelhamid — un especialista en construcción y el CEO de Behind the Hard Hat. Alaa dice que unas pocas semanas deberían ser suficiente tiempo para preparar una oferta decente:

¿Por qué es importante una licitación de construcción eficiente?

Una licitación de construcción ayuda a los contratistas a mantener la rentabilidad y ganar más ofertas. Entonces no sorprende que los contratistas generales quieran presentar ofertas más competitivas en períodos más cortos. De hecho, presentando ofertas más competitivas a menudo se traduce en más contratos ganados.

La siguiente sección analiza los tres mayores beneficios de una licitación de construcción eficiente. Para un resumen general, la licitación de construcción eficiente:

• Ahorra el tiempo y otros recursos,
• Aumenta los beneficios, y
• Amplifica tu red profesional.

Exploramos cada beneficio en más detalles.

Beneficio 1: La licitación eficiente aumenta la proporción de oferta-éxito

Cuánto más eficientemente un contratista presente ofertas de alta calidad, más contratos ganará. En cambio, la proporción de oferta-éxito mejora con el tiempo.

Es por esta razón que el expertos en construcción Greg Batista dice que una licitación de construcción eficiente brinda beneficios al contratista general al largo plazo:

Beneficio 2: La licitación eficiente aumenta la satisfacción del cliente

Cuando los licitadores aplican para múltiples proyectos con ofertas de construcción de primer nivel, pueden aumentar significativamente sus ganancias. 

Aún así, al final del día, lo más importante es que tán satisfecho está tu cliente con la forma en que manejaste el proyecto de construcción.

Experto en la construcción Alaa Abdelhamid al que nos referimos anteriormente os dijo que no hay nada mejor que fusionar tu competencia industrial y tus recursos para obtener mejores ganancias:

Consejo adicional: Para que tus ofertas sean aún más eficientes, puedes considerar la gestión de ofertas como la próxima actualización. Dicho de manera simple, un gerente de licitación es una persona exclusivamente responsable de revisar licitaciones y presentar las ofertas de construcción a los clientes. Los gerentes de licitación también ayudan a los contratistas reducir sus errores manuales y automatizar tareas repetitivas.

Beneficio 3: La licitación eficiente amplifica tu red profesional

Una enorme red de profesionales ayuda mucho en la industria de construcción. Esta red se puede mejorar mediante:

• Representantes de clientes potenciales, 
• Arquitectas y diseñadores, 
• Subcontratistas, y
• Otros proveedores y profesionales de la construcción.

Por ejemplo, los contratistas generales están familiarizados con cientos de subcontratistas con quienes pueden ofertar en grandes licitaciones. Así que, cuanto antes los contratistas generales creen una red de profesionales de amplio alcance, mayores serán sus posibilidades de ser eficientes en recopilación de documentos de licitación.

Adicionalmente, trabajar con los mejores de los mejores dice algo sobre ti como contratista. Implícitamente, significa que otros valoran trabajar contigo. Todo esto se traduce en confianza entre los posibles clientes. En otras palabras, cuantos más proyectos de alta calidad realices con la ayuda de tu red profesional, mayor será la posibilidad de conseguir nuevos contratos.

Esta vez, Alaa Abdelhamid piensa que la licitación de construcción eficiente es la base desde cual todos los contratistas pueden hacer o deshacer su negocio:

Entonces, aquí hay algunos consejos rápidos sobre cómo construir una red profesional en la industria de construcción:

• Mejora desempeño laboral para tener algo que presentar,
• Aprovecha el poder de redes sociales para mostrar tu experiencia,
• Establece relaciones con partes interesadas de la industria, y
• Comunícate con clientes potenciales de vez en cuando.

—

Nota: Te aconsejamos consultar con un profesional de licitación de construcción antes de presentar tus ofertas de construcción. Clockify no es responsable de ningunas pérdidas o riesgos incurridos si esta guía de licitación de construcción se usa sin la orientación experta adicional.

Resumen: Una licitación de construcción adecuada tiene que ver con las estimaciones de costes y conocimiento sobre el cliente y la competición

Una oferta de construcción ejemplar se basa en un conjunto sustancial de datos, no en meros presentimientos. 

Este artículo analiza cómo hacer tus próximas ofertas de construcción más competitivas y ganar más contratos. En resumen, aquí están las principales conclusiones:

• Evita licitar en cada licitación que ves, algunos no merecen tu tiempo y esfuerzo,
• Crea un grupo de subcontratistas dependientes que te pueden ayudar con proyectos especializados,
• Calcula los costes en profundidad hazlo antes de presentar tu oferta,
• Encuentra un equilibrio entre enviar tu oferta antes que los demás y de pensarlo demasiado,
• Considera usar un software de seguimiento de tiempo y construcción para que todo funcione sin problemas, y
• Consulta a expertos con experiencia en la industria y a tus colegas antes de enviar tu siguiente oferta.

No te olvides de usar tu cinturón de herramientas y tu casco durante el proceso de licitación. Ya sabes, para vender realmente la imagen.

¡Suerte!

Glosario de la terminología básica de la licitación de construcción

• Índice de oferta-éxito (a veces llamado índice de ganancias) — Un índice de oferta-éxito sigue cuántos proyectos un contratista ha ganado después de licitación.
• Garantía de licitación (a veces llamada seguridad de licitación) — Una garantía legal (o contrato) que sirve como garantía que el contratista general cumplirá con sus obligaciones en un proyecto de construcción.
• Gestión de Riesgo de la Construcción (GRC) — Un método de entrega de proyectos en el que diferentes empresas de construcción se encargan de la construcción y diseño.
• Estimación de coste — Los gastos proyectados para el proyecto por el cual el contratista está licitando.
• Diseño-Oferta-Construcción — Un método de entrega de proyecto donde el cliente contrata a un diseñador para completar el diseño del proyecto antes de que la construcción empiece. Luego, el cliente solicita ofertas de los contratistas para implementar el diseño. Con este método de entrega de proyecto, se evitan superposiciones entre construcción y diseño.
• Diseño-Construcción (D-C) — Un método de entrega de proyecto donde un contratista se encarga del diseño y la construcción.
• Precio máximo garantizado (PMG) — La cantidad que pagarán los propietarios al contratista tras la completación del proyecto. Si el contratista cruza el umbral de PMG, el gerente de construcción asume todos los riesgos, como el aumento de los costes del proyecto.
• Contratista general (CG) — Un tipo de contratista que manda ofertas a los clientes y contrata subcontratistas para completar trabajo especializado.
• Invitación a licitar (IaL) — Un documento oficial que los contratistas generales comparten con los subcontratistas, pidiéndoles que proporcionaron precios para los servicios de construcción especializados.
• Entrega de Proyecto Integrada (IPD) — Un método de entrega de proyecto recién desarrollado; significa que el propietario, arquitecto, y contratista trabajan como un equipo grande para compartir el riesgo igualmente entre sí mismos.
• Margen de beneficio neto — El número que reciben los contratistas generales cuando restan todos los gastos de sus ventas. En otras palabras, es la cantidad de ganancias reales que han obtenido.
• Solicitud de propuesta (SdP) — Un documento oficial emitido por el cliente que anuncia el proyecto, explicando su alcance y solicitando los subcontratistas que presenten ofertas.
• Solicitud de cotización (SdC) — Un proceso formal donde un cliente solicita a un grupo de contratistas generales que presenten sus ofertas para trabajar en proyectos de construcción.
• Subcontratista — Un tipo de contratista que opera bajo el contratista general, ej., el subcontratista ofrece servicios especializados por los cuales el contratista general le paga, como fontanería.
• Licitación — Una invitación de un cliente a un empresa de construcción o contratista general para presentar ofertas para un proyecto.

Fuentes usadas para la tabla:

Apfelbaum, A. (2010). Construction Cost Management: Cost Engineering, Cost Controls & Controlled

Greenhalgh, B. (2013). Introduction to Estimating for Construction

Hanák, T., Drozdová, A., & Marović, I. (2021). Bidding Strategy in Construction Public Procurement: A Contractor’s Perspective https://doi.org/10.3390/buildings11020047 

Harvard Law School (2023), How To Avoid a Business Contract Bidding War

National Association of Home Builders (2022); Profit Margins Fall as Balance Sheets Grow https://www.nahb.org/blog/2022/04/eye-post 

Neeraj Jha, K. (2011). Construction Project Management: Theory and Practice

Popescu C.M., Phaobunjong K., Ovararin N., (2003). Estimating Building Costs

Salman, A. (2022). Selection of Construction Bidders Using the Analytical Hierarchy Process and Friedman Theory. Frontiers in Built Environment, 7, 815022 https://doi.org/10.3389/fbuil.2021.815022 

Wibowo, Mochamad & Astana, I Nyoman & H.A., Rusdi. (2015). An Analysis of Bidding Strategy, Project Performance and Company Performance Relationship in Construction. Procedia Engineering http://dx.doi.org/10.1016/j.proeng.2015.11.015